檔案數字化建設中注意的幾點問題探討

鮑玉剛

【摘要】檔案數字化建設有利于提高檔案管理的效率，節約成本，大大減輕了人工管理的工作量，而且還有利于管理的規范化和標準化，減少了信息誤差。本文對檔案數字化建設中存在的問題進行了探討。

【關鍵詞】檔案數字化；建設；問題；探討

檔案數字化建設是檔案管理發展的必然趨勢，隨著電腦網絡技術的發展，信息時代的到來，各行各業都大量使用了電腦辦公。極大提高了工作效率，節約了時間、成本。減輕了工作人員的勞動量。數字化檔案將紙質版檔案輸入電腦進行管理，與網絡技術的融合，實現了檔案管理的信息化、遠程化管理，實現了異地共享檔案查閱信息，極大方便了相關部門的工作。雖然數字化檔案有很多優勢，但是完全做好檔案數字化建設還存在很多問題。

一、檔案數字化建設存在的幾個問題

（一）紙質版檔案的完善程度影響檔案數字化建設。雖然紙質版檔案工作量大，管理麻煩，但是要進行檔案數字化建設，首先必須借助紙質版檔案才能將檔案中的各種信息輸入電腦里面，因此紙質版檔案成了數字化檔案輸入的依據。而紙質版檔案的正確性和完整性將影響數字化檔案管理的正確性和完整性。也就是說有了完善的紙質版檔案才能有高質量的數字化檔案。所以它的完善程度將影響檔案數字化建設。特別對于一些檔案管理知識不熟，業務不精的管理者來說，做好紙質版檔案的正確性和完整性也是問題。

（二）沒有形成統一的數字化檔案管理軟件。現在各行各業的檔案管理，雖然是用了電腦管理，但是僅僅是建立文件夾進行管理，沒有正式的軟件管理系統，因此用文件夾建立的檔案管理無法提交互聯網識別，這也就失去了數字化建設的意義。進而也就無法實現檔案數字化信息共享和遠程操控。其次，有些行業和部門雖然使用了檔案數字化管理軟件，但是處于本行業本部門的需要而進行的軟件開發，這種管理軟件其使用范圍窄，軟件內容和格式專一，只能適合本行業本部門的檔案管理。甚至是管理軟件與本行業的計算機相匹配，一旦離開本行業的計算機則其他計算機無法打開或者查閱，嚴重限制了管理軟件的作用。

（三）計算機病毒始終是檔案數字化建設中的困擾。計算機病毒是電腦中的最大弊端，而且也無法克服，只能設置防火墻和安裝殺毒軟件進行預防。事實上計算機病毒對檔案管理會造成毀滅性的損害。一旦計算機感染病毒，不但使檔案無法打開，而且造成永久性的檔案數據和信息丟失。其檔案數字化建設將毀于一旦，功虧一簣。造成很大的經濟損失。其次，電腦黑客的侵入將竊取檔案信息，使得檔案管理的隱私權被破壞，不僅給單位造成損失，而且給個人造成不可估量的傷害。所以計算機的安全性是進行檔案數字化建設必須解決的問題。

（四）檔案信息管理人員的業務知識單一。檔案數字化建設必須具備檔案管理專業知識和計算機知識，只有融合兩者才能勝任數字化檔案管理。事實上很多單位和部門，其檔案管理人員不具備兩門知識，很多檔案管理人員都是單位委任的，把檔案管理相近的職工或者計算機專業的職工拿來進行檔案管理。這種情況不利于檔案數字化建設，也不利于單位檔案管理。所以嚴格來說具備兩門知識的人才很少，現任的檔案管理人員其檔案管理水平不高，那么數字化檔案建設更是困難。

二、針對檔案數字化建設問題的幾點思考

（一）保管好紙質版檔案。雖然紙質版檔案管理工作量大管理效率低，但是鑒于數字化檔案的弊端，為了管理安全還需完善紙質版檔案。為此，一是做好紙質版檔案管理，包括檔案中的日期、個人信息、文件內容、數字標點等。只有正確無誤，那么輸入電腦里面的檔案信息才會正確，才具有數字化建設的意義。否則錯誤的數字化檔案不僅造成他人損失，而且誤導管理者一錯再錯。二是做好紙質版檔案的完整性和延續性，個人檔案或者單位檔案，因職工調動或者單位搬遷建設，會發生紙質版檔案的丟失，一旦丟失再也找不回。因此必須確保紙質版檔案的完整性。

（二）加強數據庫建設和管理。檔案數字化建設的關鍵問題就是數據庫的建設和管理，要應用當前快速發展的信息技術，不斷建設和完善數據庫。另一方面我們也要看到數據庫的建立是一個漫長的、由單個到群體的循序漸進的過程，而要加強數據庫建設和管理必須要求單位上下要統一認識，領導要認識到數據庫建設的重要性，堅持計算機技術人員同檔案業務人員協同配合，遇到問題共同探討和解決。數據庫管理過程中要能夠重點面向應用，建立活庫，可以應用數據庫的使用頻率和使用效率考核數據庫的活性等。

（三）要引進和應用先進的檔案管理軟件。管理軟件作為檔案數字化建設的管理系統，必須與計算機和網絡升級相同步，也就是說必須讓管理軟件進行相應的升級更新，否則計算機系統的發展，將無法打開管理軟件，或者網絡升級使得管理軟件在互聯網中無法識別，從而影響檔案數字化建設。其次引進和應用先進的檔案管理軟件，加快和促進檔案數字化建設的更新升級。使得數字化檔案管理更加順暢，應用更加方便。真正起到數字化檔案管理的目的。

三、結語

綜上所述，要做好檔案數字化建設，必須從根本上抓起，引進和應用先進的檔案管理軟件，強化對管理者檔案管理知識和計算機知識培訓，熟練操作先進的管理軟件，充分應用好計算機知識，避免出現病毒感染和黑客攻擊，破壞檔案資料信息。只有確保檔案管理的安全性，數字化檔案建設才具有意義，才能順應數字化檔案信息管理的發展。

【參考文獻】

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