基于企業集團檔案管理的問題與現狀研究

李明

內容摘要：隨著互聯網絡技術、多媒體等其他技術的發展，檔案的管理從實體管理進入到信息管理，檔案的實體管理是信息管理發展的堅實基礎，信息管理是知識管理躍進的必經之路，知識管理則是時代賦予檔案發展的鮮明寫照，本文重點就企業集團檔案管理的問題與現狀進行了研究和分析。

關鍵詞：企業集團 檔案管理 信息管理

檔案是社會組織在所屬社會背景活動中形成的各種記錄，檔案中所記錄的信息內容反映著記錄事件的面貌，其信息屬性則可見一斑。檔案的本質屬性之一是內容的原始性，當前信息社會，人們對于檔案的需求不僅僅在于其本質屬性的內容原始性，更多的是對于利用檔案中所記載的信息內容，和信息屬性要求逐漸提高。當前檔案學界不僅僅研究基礎理論，對于檔案中信息屬性與信息價值也給予了很高的關注。因此，企業中的檔案管理者如何更好地對檔案進行管理，成為其要思考的首要問題，并在管理檔案的過程當中能為企業更好地服務。隨著經濟的快速發展和新時代的進步，企業檔案管理在企業中的地位也越來越重要。

一.檔案管理理論分析

檔案管理的最終目的是服務于檔案的需求者，檔案管理的服務對象是需要使用到相關檔案的工作人員。由于人類社會以及企業的發展歷史悠久，檔案種類繁多并且數量大，如果沒有專門的管理人員做好管理工作，則會出現檔案散亂、分類不明確甚至是出現遺失的情況。因此檔案管理的工作人員主要工作是將散亂的檔案進行整理分類，并按照相關的制度要求對其進行統一化的管理，這也是現代社會對檔案管理的基本要求。而檔案的管理水平則和社會對檔案的需求有關。如果社會的發展對檔案的要求不大，對檔案不夠重視，那么檔案管理的工作自然也會水平不高。但是現在的社會為了發展的需求，需要對大量的檔案進行保存和參考，因此對檔案管理工作也越來越重視。目前，企業是社會經濟發展中創造經濟價值的中堅力量，因其發展的需求，企業對檔案的管理工作要求也越來越高，檔案管理者的工作也變得越來越復雜。

二.企業集團檔案管理中的問題分析

在目前企業的檔案管理中，存在著管理制度不健全的問題，導致管理的工作效率和水平比較低。對檔案的管理工作一般有收集、存檔、歸類、保管、外借和保密等多個環節。有些企業在這些管理環節上所制定的制度并不完善健全，存在著檔案收集不完整、存檔歸類不明確、保管不妥造成檔案遺失以及因為外借時登記的信息不健全，從而導致檔案沒有及時歸還或者是被損壞。這些情況都會嚴重阻礙企業檔案管理工作的發展，給檔案自身帶來損害。對檔案管理進行評估是指對階段性的管理工作進行總結和評價。但是目前由于大部分企業對檔案管理工作的不重視或者是管理制度不夠健全，從而導致檔案管理的評估體系也不健全。不健全的評估體系意味著企業不能對檔案管理的工作情況及時了解，也無法清楚地得知在階段性的工作當中，檔案管理會存在哪些問題，不能因此而及時提出相對應的解決方案。檔案管理工作中的問題由于不健全的評估體系而逐漸增多，最終有可能在后續的管理工作中引發相應的風險。目前，隨著經濟發展的需求，對檔案管理的需求也有所增強，如果企業繼續忽視自身的檔案管理工作，只著眼于眼前的經濟利益，最終會阻礙企業自身的發展。

三.企業集團檔案管理工作對策與方法

1.建立健全檔案管理評估體系

對企業的檔案管理工作，企業的領導者要對其進行及時的評估。企業檔案管理也是企業日常工作運轉的一項重要環節之一，企業在對經濟營銷狀況進行階段性評估總結的同時，也要把檔案管理工作納入到評估的范圍之內。針對檔案管理工作的特點，制定相關的評估規則和條例。在評估的過程當中，及時發現檔案管理中存在的問題，并把問題在企業會議中進行討論，尋找相對應的解決方法，防止因問題的積壓而在管理工作中出現風險。

2.提高檔案管理中的信息化程度

在信息化全面發展的經濟時代，企業檔案管理的工作也要緊跟時代的步伐。企業應在內部根據檔案的特點建立一個獨立的信息化體系，根據企業發展的需要以及對檔案的需求，形成方便快捷的檔案信息化管理系統，把能夠電子化的檔案備份電子文檔，同時保留紙質文檔，讓檔案的管理人員做好兩方面的管理工作。這樣既可以利用信息化的特點來實現對檔案更加方便快捷的管理，同時可以提高檔案管理人員的工作效率，進而從整體上提高企業整體的工作效率。

目前的企業檔案管理工作中，還存在著不少的問題，因此為了提高企業檔案管理的工作效率和工作質量，就要著手解決以上存在的問題。提高企業領導者對管理工作的重視，完善管理制度和評價體系以及提高管理信息化的程度，同時還要提高檔案管理者的業務素質，這樣才能進一步促進企業檔案管理的發展，為企業帶來更好的經濟效益。

參考文獻

[1]張向陽.如何做好企業檔案管理工作[J].黑龍江檔案，2015（03）.

[2]徐愛萍.新時期如何做好企業檔案管理工作[J].經營管理者，2016（11）.

（作者單位：遼寧出版集團有限公司）