淺談設(shè)計(jì)院科技檔案信息化建設(shè)

孫輝+王梓林

摘 要：工程勘察設(shè)計(jì)類企業(yè)科技檔案的管理伴隨著科技的發(fā)展，正面臨著革新管理、更新硬件、培養(yǎng)信息化人才等挑戰(zhàn)。本文從遼寧省水利水電勘測設(shè)計(jì)研究院科技檔案管理和應(yīng)用的實(shí)際情況出發(fā)，闡述基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目工程類科技檔案管理在應(yīng)對大數(shù)據(jù)和信息化變革中的措施與想法。

關(guān)鍵詞：科技檔案 數(shù)字化 信息化

隨著國家“十三五”規(guī)劃發(fā)展要求，以及部分事業(yè)單位轉(zhuǎn)制政策推出，部分事業(yè)單位的經(jīng)營形式被重新定位，企業(yè)經(jīng)營領(lǐng)域和范圍不斷擴(kuò)大，業(yè)務(wù)量激增，隨之而來的是成倍增長的業(yè)務(wù)信息和傳統(tǒng)科技檔案保存與應(yīng)用效率滯后的矛盾。基礎(chǔ)的檔案信息化已經(jīng)不能勝任數(shù)字化時(shí)代的檔案信息的管理和利用，面對這種矛盾，本文做如下探討。

一、基本建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理和利用現(xiàn)狀

（一）檔案磨損嚴(yán)重查考不利

基本建設(shè)項(xiàng)目檔案是指在整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目從醞釀、決策到建成投產(chǎn)（使用）的全過程中形成的、具有保存價(jià)值的各種形式的歷史紀(jì)錄，包括基建項(xiàng)目的提出、調(diào)研、可行性研究、評估、決策、計(jì)劃、勘測、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、生產(chǎn)準(zhǔn)備、竣工、試生產(chǎn)、（使用）等工作活動(dòng)中形成的文字材料、圖紙、圖表、計(jì)算材料、聲像材料、以及其他形式與載體的文件材料。

其相對于文書檔案的查考更頻繁，許多項(xiàng)目在竣工后5-10年既要維護(hù)、又要擴(kuò)建或是改建，使用頻率更高，給檔案帶來的磨損非常嚴(yán)重。本單位承擔(dān)省內(nèi)外大型水利項(xiàng)目工程的建設(shè)，許多水庫建設(shè)的項(xiàng)目檔案在長時(shí)期內(nèi)反復(fù)使用，長期保存對于這類紙質(zhì)檔案來說，相當(dāng)困難，磨損再所難免面。在本單位的基本建設(shè)項(xiàng)目檔案中，許多檔案是由稿紙裝訂成冊，部分壽命超過30年的藍(lán)圖內(nèi)容模糊，紙邊磨損嚴(yán)重，給工程師、設(shè)計(jì)師查考起來，帶來諸多不便。與此同時(shí)，這些檔案，每年被查借閱頻率在8-10次之間，保存及其不宜。

同時(shí)，在20世紀(jì)80～90年代間出現(xiàn)機(jī)打鉛印的紙質(zhì)檔案，檔案內(nèi)容多為運(yùn)算數(shù)據(jù)，但隨著保存時(shí)間的增長，許多數(shù)據(jù)逐漸模糊不清，已不具備查考性，但數(shù)據(jù)內(nèi)容卻是非常重要，許多工程師在查考的時(shí)候，往往因?yàn)橐粋€(gè)數(shù)據(jù)，費(fèi)時(shí)查找卻終無所獲。因此，紙質(zhì)的基本建設(shè)項(xiàng)目檔案在長久的使用中磨損嚴(yán)重，查考不利。

（二）永久保存的檔案修復(fù)差

許多重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目是在建國初期立項(xiàng)并實(shí)施建設(shè)，例如大伙房水庫、湯河水庫，這些水庫沿用至今甚至未來百年。這種大型基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目工程檔案的保存是長期的、永久的、涉密的，利用起來是頻繁的。即使保有多分副本，在永久的保存、利用中，磨損、丟失的情況不可避免。在信息化時(shí)代尚未到來時(shí)，本院依規(guī)定，進(jìn)行了透明圖、藍(lán)圖、白圖三種紙質(zhì)配套保存，以應(yīng)對在管理和利用中出現(xiàn)的丟失和磨損。本院自1954年建院，共完成了遼河、大凌河流域等各類規(guī)劃、工程勘察、涉及、監(jiān)理等工作1000余項(xiàng)，館藏偽滿水利工程科技檔案430卷、科技檔案26000余卷，科技底圖8000余卷。這些科技檔案的紙質(zhì)版仍被頻繁查借閱中，利用率高，磨損、丟失情況嚴(yán)重。因此，為滿足這些利用率高的紙質(zhì)檔案永久保存，信息化、數(shù)字化迫在眉睫。

（三）網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展沖擊原有管理制度

檔案管理制度建設(shè)無法跟上日益加速的經(jīng)營發(fā)展，傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案借閱制度與科技檔案信息化管理不搭配。檔案借閱制度繁瑣，查找費(fèi)時(shí)，信息化只進(jìn)行到檢索平臺的搭建，而信息資源內(nèi)容調(diào)取繁瑣。這些務(wù)必會(huì)增加生產(chǎn)經(jīng)營的時(shí)間和成本。由于基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目承擔(dān)國家重點(diǎn)項(xiàng)目工程，有些甚至涉及保密工程建設(shè)，在借閱和使用時(shí)需要逐層領(lǐng)導(dǎo)審批，制度把控做到保密，卻給利用帶來了不便。以本單位為例，工程師需要查考一項(xiàng)數(shù)據(jù)，通過檔案查找，往往時(shí)間在20～30分鐘，其中還要往返各領(lǐng)導(dǎo)辦公室批準(zhǔn)簽字，給予查找檔案的許可權(quán)限。檔案借閱管理制度的繁復(fù)性，不但影響檔案信息利用，更增添不必要的時(shí)間成本。

二、新科技、新技術(shù)給科技檔案的管理和利用帶來挑戰(zhàn)

（一）應(yīng)用軟件繁多給保存原始運(yùn)算數(shù)據(jù)帶來困難

不同行業(yè)的設(shè)計(jì)軟件種類繁多，每個(gè)行業(yè)的設(shè)計(jì)軟件又有多款。以水利行業(yè)的設(shè)計(jì)軟件為例，主要有：從事水工用ansys，從事邊坡或者小農(nóng)水用理正巖土，從事水文計(jì)算主要用EXCEL，水文模型類的軟件主要有：新安江模型、TOPMODEL模型、SWAT模型等。以上只是眾多應(yīng)用軟件中普遍使用的簡單介紹。據(jù)簡單統(tǒng)計(jì)，本單位涉及水利水電的規(guī)劃、勘測、涉及、施工，業(yè)務(wù)體系較完善，涉及專業(yè)共48個(gè)，每個(gè)專業(yè)的設(shè)計(jì)軟件細(xì)分也很多。許多數(shù)據(jù)除最后出現(xiàn)在報(bào)告中，其運(yùn)算是無法保存，經(jīng)常數(shù)據(jù)無法獲得運(yùn)算，難以檢驗(yàn)，有時(shí)查找到的數(shù)據(jù)無。

（二）新圖紙打印技術(shù)給圖紙保管帶來挑戰(zhàn)

工程科技類檔案通常是白圖、藍(lán)圖、透明圖配套保存，以確保查考之間的互相轉(zhuǎn)換。隨著制圖軟件（CAD）的普及，在使用時(shí)，為防丟失，或提供給施工單位或業(yè)主參考，通常需要反復(fù)出圖，或在丟失情況下轉(zhuǎn)換圖紙形式，即藍(lán)圖轉(zhuǎn)白圖或白圖轉(zhuǎn)藍(lán)圖。但是，隨著科技發(fā)展，透明圖（即硫酸圖）的保存受到了新科技的挑戰(zhàn)。目前市場上已出現(xiàn)藍(lán)白圖互相轉(zhuǎn)換印刷的機(jī)器，而透明圖則無需再保存，部分單位已經(jīng)不再保存透明圖。

透明圖的出圖和保管一直是我單位的一大難題，該材質(zhì)圖紙制作耗時(shí)、材質(zhì)脆弱，排架查找困吶。由于單位工作需要，一個(gè)項(xiàng)目專業(yè)的圖紙出圖后，下一個(gè)編號可能在十年后才會(huì)編制印刷，隨后的編輯和查找利用工作即繁瑣又費(fèi)時(shí)。

（三）信息時(shí)代的保密問題

信息時(shí)代科技檔案的信息化面臨多重挑戰(zhàn)。隨著人類社會(huì)進(jìn)入到信息化、網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代，信息是以電子的形式存在。信息的傳輸采用的是光電技術(shù)，現(xiàn)在，信息的存儲采用的是光磁技術(shù)，信息的處理采用了計(jì)算機(jī)技術(shù)、借助大數(shù)據(jù)、云計(jì)算技術(shù)等等，總之，由于信息的存在形式發(fā)生了變化，那么信息的安全問題由此而來。

個(gè)人隨身攜帶信息存儲和傳輸?shù)慕K端——手機(jī)，可以簡單的將各種內(nèi)容和格式信息拷貝，無需任何阻攔的傳輸?shù)皆贫?、手機(jī)、計(jì)算機(jī)中。面對這種情況，保密工作一般靠個(gè)人自覺和個(gè)人道德，實(shí)在無法對本單位檔案負(fù)責(zé)。除加大保密宣傳工作，還需工具上的革新。

三、數(shù)字化管理帶來的變革

綜上所訴，多種科技共同作用下，科技檔案的管理和利用正面臨改革，從制度到工具都應(yīng)有全面的調(diào)整，以便更適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展需要和科技的變革。

（一）基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目技檔案管理制度革新

根據(jù)信息化需要更新科技檔案的管理制度及其歸檔流程?；A(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目科技檔案記錄著科研項(xiàng)目的發(fā)展過程，它不是記錄單一的科研項(xiàng)目。這類項(xiàng)目的科技檔案就具有極強(qiáng)的專業(yè)性、系統(tǒng)性、綜合性及階段性。對此科技檔案管理者務(wù)必要按照我國出臺的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》來進(jìn)行檔案管理，同時(shí)，部分項(xiàng)目設(shè)有專門針對該項(xiàng)目的檔案管理工作條例，對科技檔案的歸檔工作要做到“完整、詳細(xì)、統(tǒng)一、安全及充分利用”，杜絕科技檔案的不規(guī)范歸檔及內(nèi)容外流。基于此，要把科技檔案工作和計(jì)劃管理、課題管理、成果管理等工作系統(tǒng)性地統(tǒng)一起來，這樣以來不僅落實(shí)好了科研工作而且高效地完成建檔工作，以此制定出一套科學(xué)的歸檔流程，從而確?？萍紮n案的準(zhǔn)確性、完整性及系統(tǒng)性。只有這樣才能讓科技檔案的管理工作平穩(wěn)發(fā)展，使之逐漸與世界科技檔案管理工作接軌，實(shí)現(xiàn)高效率、高質(zhì)量的檔案管理工作。

（二）加強(qiáng)科技檔案利用和管理的宣傳工作

科技檔案的利用通常是針對本單位的工程師們在生產(chǎn)工作中的查考。應(yīng)用人群主要是工程師，而管理人群是檔案室的業(yè)務(wù)人員。因此對于科技檔案的宣傳利用工作，就分為兩方面。其一，檔案業(yè)務(wù)人員，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)的科技檔案管理規(guī)定，從事檔案的收集、整理和日常維護(hù)工作，同時(shí)，關(guān)注新的管理課題。其二，應(yīng)針對本單位各部門的工程師做日常的檔案利用和保密的宣傳和培訓(xùn)。具體內(nèi)容涉及該類科技檔案歸檔、整編、檢索、借閱流程、保密等信息內(nèi)容，在單位內(nèi)部，樹立檔案應(yīng)用和保護(hù)意識，既能提高單位科技信息保護(hù)，又能提高日常檔案查考效率。

（三）檔案信息保密建設(shè)

檔案信息保密問題一直是老生常談的話題。這一問題應(yīng)貫穿信息化建設(shè)的始終。無論是基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、還是應(yīng)用系統(tǒng)平臺搭建、信息化資源建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范建設(shè)以及人才隊(duì)伍建設(shè)都應(yīng)充分考慮保密工作建設(shè)?；A(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目科技檔案涉及保密部分，從生產(chǎn)到歸檔，從檔案信息到查考利用，整個(gè)生命周期過程中都應(yīng)時(shí)刻注重檔案保密。這方面既要單位內(nèi)部做好宣傳工作，又要檔案部門和其他部門之間做好相互配合，同時(shí)，在網(wǎng)絡(luò)平臺搭建時(shí)充分考慮保密工作，權(quán)限賦予可以參考國外先進(jìn)管理模式。網(wǎng)絡(luò)鋪設(shè)時(shí)可以采用雙網(wǎng)管理、責(zé)任制管理等制度建設(shè)也是必不可少的，以確保保密的科技檔案信息資源不泄密，追責(zé)有道。

參考文獻(xiàn)：

[1]張玉梅.電力企業(yè)科技檔案的管理利用[J].檔案工作，2016（04）：120；

[2]孫紅梅.從信息化的角度談科技檔案管理[J].信息工作，2016（01）：77；

[3]李曉.初探勘察測繪科技檔案管理系統(tǒng)涉及于實(shí)現(xiàn)[J].中小企業(yè)管理與科技，2016（11）；

[4]華林.科技檔案管理學(xué)[M].中國社會(huì)科學(xué)出版社，2015