淺議財務(wù)信息化平臺建設(shè)對提升企業(yè)財務(wù)管理水平的推進(jìn)作用

王青

摘 要 本文主要探討企業(yè)利用信息技術(shù)手段，將原本分散、管理層次不一的各類軟件系統(tǒng)進(jìn)行有效的融合，徹底實(shí)現(xiàn)財務(wù)、業(yè)務(wù)一體化管理，在提升經(jīng)營業(yè)績的同時兼顧企業(yè)風(fēng)險防控，使得經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)開展更規(guī)范，財務(wù)監(jiān)管范圍更全面，促使企業(yè)資金使用和防風(fēng)險水平快速提升，實(shí)現(xiàn)服務(wù)與監(jiān)督機(jī)制相均衡的財務(wù)管理狀態(tài)。

關(guān)鍵詞 信息化 集成 財務(wù)管理 提升 目標(biāo)

一、引言

伴隨著中國經(jīng)濟(jì)的強(qiáng)勢發(fā)展，企業(yè)對管理效率的要求不斷提高，高效、領(lǐng)先、穩(wěn)定的信息化系統(tǒng)已經(jīng)成為企業(yè)開拓市場經(jīng)營、增強(qiáng)市場競爭和堅持可持續(xù)發(fā)展的一把利刃。以筆者所在企業(yè)（以物流、物資貿(mào)易為主業(yè)的央企二級集團(tuán)公司，以下稱“公司”）為例，近年來企業(yè)持續(xù)發(fā)展擴(kuò)張，業(yè)務(wù)規(guī)模日益壯大，日常管理難度隨之不斷增加，財務(wù)管理風(fēng)險，特別是資金風(fēng)險日益突出，而傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不再適應(yīng)企業(yè)的快速發(fā)展和市場變革頻率，企業(yè)管理者清楚意識到信息系統(tǒng)的開發(fā)與利用程度決定著企業(yè)發(fā)展的速度和發(fā)展前景，信息系統(tǒng)的優(yōu)化與集成已成為企業(yè)立足市場的新的核心競爭力。

二、傳統(tǒng)財務(wù)管理模式弊端及改進(jìn)措施

為了適應(yīng)經(jīng)濟(jì)形態(tài)轉(zhuǎn)化和社會進(jìn)步，提升企業(yè)自身競爭力，財務(wù)管理模式必須要配合好企業(yè)內(nèi)部管理轉(zhuǎn)型。財務(wù)管理必須順應(yīng)潮流，充分利用互聯(lián)網(wǎng)資源，對所有的分支機(jī)構(gòu)實(shí)行數(shù)據(jù)的遠(yuǎn)程處理、遠(yuǎn)程查賬、遠(yuǎn)程報表和遠(yuǎn)程審計等遠(yuǎn)距離財務(wù)監(jiān)控，掌握和監(jiān)控業(yè)務(wù)銷售和庫存等實(shí)際情況。也就是說，企業(yè)要從過去的局部、分散管理向遠(yuǎn)程處理和集中式管理轉(zhuǎn)變，只有這樣才能實(shí)時監(jiān)控財務(wù)狀況、統(tǒng)一調(diào)配資金，回避高速運(yùn)營產(chǎn)生的巨大風(fēng)險?，F(xiàn)在，越來越多的企業(yè)集團(tuán)已經(jīng)對財務(wù)管理模式有了新的認(rèn)識，明顯意識到集成財務(wù)在企業(yè)管理與投資活動中起到的導(dǎo)向作用，越來越多的公司財務(wù)負(fù)責(zé)人也開始重視財務(wù)信息集成化的管理。那么，什么是財務(wù)集成管理和信息化集成管理，實(shí)施財務(wù)集成化管理對企業(yè)發(fā)展到底能發(fā)揮怎樣的作用？

三、集成化財務(wù)管理的意義

集成化財務(wù)管理可以為企業(yè)帶來的巨大經(jīng)濟(jì)效益的吸引與誘導(dǎo)，使得集成管理理念逐漸滲透到傳統(tǒng)的財務(wù)管理實(shí)踐當(dāng)中。其發(fā)揮的作用主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

第一，有利于降低交易成本。傳統(tǒng)財務(wù)管理由于企業(yè)之間的交易活動存在許多障礙，導(dǎo)致成本居高不下。實(shí)行集成化財務(wù)管理后，各個企業(yè)在區(qū)位上可以相互靠近，通過空間集聚可以大大減少交易成本。

第二，有利于資源共享，獲得外部規(guī)模經(jīng)濟(jì)。其實(shí)就是通過實(shí)現(xiàn)資源共享，加快資金周轉(zhuǎn)，降低各類成本，利用人才優(yōu)勢促進(jìn)企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新、開放和競爭，從而獲得外部規(guī)模經(jīng)濟(jì)效應(yīng)。

第三，集成化財務(wù)管理可以大大加速企業(yè)理財?shù)倪\(yùn)作能力，既提高自身在資本市場上的應(yīng)變能力，又提高在產(chǎn)品市場、內(nèi)部管理方面的應(yīng)變能力。

第四，有利于風(fēng)險防范，通過信息匹配實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化操作，提高了內(nèi)部審核監(jiān)督，規(guī)范了制度執(zhí)行，有效防止人為性質(zhì)造成的風(fēng)險漏洞。

四、信息系統(tǒng)集成和提升管理的關(guān)系

目前，我國企業(yè)信息系統(tǒng)的運(yùn)用正面臨一個新的發(fā)展階段。一方面應(yīng)用程序得到了迅速發(fā)展和普及，出現(xiàn)了不少高效的單項系統(tǒng)成果；另一方面，信息系統(tǒng)普遍分散存在，即每個公司，甚至到個別部門都開發(fā)了適用本身工作的管理系統(tǒng)，導(dǎo)致多重硬件平臺和軟件平臺共存，不能為企業(yè)決策提供綜合統(tǒng)一信息服務(wù)。

五、筆者所在企業(yè)基本情況及財務(wù)管理中存在的急需解決的問題

（一）企業(yè)基本情況

筆者所在企業(yè)以物資貿(mào)易銷售為主業(yè)，主要經(jīng)營鐵路運(yùn)輸、建設(shè)所需的鋼軌及配件、油料、火工品，大型基建項目所需鋼材、水泥等相關(guān)物資貿(mào)易、工程物流、物資倉儲、配送等業(yè)務(wù)，同時是鐵路建設(shè)項目部管物資代理公司和鐵路建設(shè)用鋼軌招標(biāo)代理服務(wù)商。下轄20個全資子公司、8個控股子公司以及4個參股子公司，在多地區(qū)地設(shè)有70余分支機(jī)構(gòu)，擁有全國25個交通樞紐城市的31處大型倉儲基地。

（二）行業(yè)現(xiàn)狀

到目前為止，真正意義上的鋼貿(mào)企業(yè)數(shù)量從原來的15萬家下降到8萬家左右，有2/3已經(jīng)退出或正在退出市場，并且這種洗牌還將持續(xù)。幸存下來的鋼貿(mào)企業(yè)中，留守觀望、不能正常開展業(yè)務(wù)的空殼公司也占到20%左右，真正能夠保持以往年度經(jīng)營水平的不到40%。

（三）自身財務(wù)管理現(xiàn)狀及問題

限于外界環(huán)境因素，筆者所在企業(yè)多少也受到了市場環(huán)境的影響，出現(xiàn)了不小的資金回流風(fēng)險。眾所周知，貿(mào)易型企業(yè)是資金密集型企業(yè)，資金就是企業(yè)的“血脈”，筆者所在企業(yè)內(nèi)部組織層級多，業(yè)務(wù)范圍廣，資金需求量大而分散；業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中上下游客商數(shù)量多，自身要求與客戶需求各有不同，導(dǎo)致了業(yè)務(wù)模式或流程細(xì)節(jié)煩瑣，結(jié)算方式多樣化，這就更加要求企業(yè)財務(wù)在商品流轉(zhuǎn)、儲藏和資金運(yùn)籌方面必須具備謹(jǐn)慎的管理素質(zhì)。

財務(wù)資金管理與控制方面，近年來公司一直實(shí)行資金集中管理，主要表現(xiàn)為定點(diǎn)上劃、審批下?lián)?，充分發(fā)揮資金內(nèi)部調(diào)劑作用，建立收支兩條線原則。特別是在“NC資金管理軟件”的開發(fā)上線后，公司銀行賬戶的開立審批、資金需求計劃的報批、資金定點(diǎn)上劃、資金分配撥付和資金占用情況的計算全部實(shí)現(xiàn)線上處理，有效提高了公司資金使用效率和降低了融資成本。這些舉措主要體現(xiàn)在公司賬面現(xiàn)有資金的管理和分配上，公司資金管理雖然取得了一些成效，但依然存在一些管理缺失，特別是在公司業(yè)務(wù)開展過程中對資金去向和回流情況一直無法做到實(shí)時監(jiān)督，導(dǎo)致很多隱形風(fēng)險。

主要問題表現(xiàn)有：

第一，銀行賬戶監(jiān)控不到位，資金集中管理有提升空間。實(shí)際情況中，個別下屬成員單位為了資金使用便捷，減少審批流程，存有私自開立銀行賬戶不上報現(xiàn)象，并將經(jīng)營回流資金藏匿于此賬戶中不做歸集，在集團(tuán)監(jiān)管外私自支配使用，大大增加了資金使用風(fēng)險。

第二，內(nèi)部資金使用不規(guī)范，易于出現(xiàn)違反支付規(guī)定的現(xiàn)象。集團(tuán)公司要求所屬下級單位在申請內(nèi)部調(diào)劑時必須明確款項用途，但資金撥付后可能存在滯留或挪作他用的情況，嚴(yán)重影響到集團(tuán)公司整體資金支配和資金安全。

第三，合同簽訂不嚴(yán)謹(jǐn)、業(yè)務(wù)開展較為隨意。實(shí)踐中，個別下屬成員單位合同簽訂不嚴(yán)謹(jǐn)、不規(guī)范，不按規(guī)定嚴(yán)格履行合同義務(wù)，出現(xiàn)賒銷行為多、客戶回款慢的現(xiàn)象。很多企業(yè)都建立了合同評審管理體系，但審閱合同人員可能由于個人疏忽將不合規(guī)的合同審批通過，從前端就埋下風(fēng)險。再有情況，合同條款內(nèi)容是合理的，評審是通過的，但在落實(shí)執(zhí)行中常有背離，如公司明確指出嚴(yán)禁賒銷，但對企業(yè)來說由于激烈的競爭，產(chǎn)品賒銷是永遠(yuǎn)存在的，大量賒銷造成資金嚴(yán)重占用。另外，由于回款期限長、金額小，存在不同等級的減值風(fēng)險。

六、財務(wù)信息集成體系的建立是解決企業(yè)現(xiàn)存問題的重要手段

我們既然清楚地看到了自身存在的問題和產(chǎn)生問題的原因，為了企業(yè)健康、平穩(wěn)的發(fā)展，必須通過有效手段解決舊問題，遏制新問題萌生。而最好的辦法就是順應(yīng)社會和經(jīng)濟(jì)發(fā)展，建立企業(yè)自身強(qiáng)大的財務(wù)信息化集成體系。

（一）公司信息化推進(jìn)進(jìn)程

2009年，公司終止了財務(wù)端浪潮和業(yè)務(wù)端鋼聯(lián)系統(tǒng)的使用，全力打造了適合自身業(yè)務(wù)模式的ERP管理系統(tǒng)，將財務(wù)與業(yè)務(wù)信息在同一軟件中呈現(xiàn)，形成了從采購入庫到銷售出庫的一個鏈條管理，對提升庫存管理有了極大的幫助。而隨著市場的不斷變化，業(yè)務(wù)模式不再單一，ERP的使用也出現(xiàn)了弊端，特別是在資金支付環(huán)節(jié)上不能有效防控。為配合資金集中管理，將更多的人員從繁重而重復(fù)的基礎(chǔ)工作中解脫出來，公司投入大量時間和財力研發(fā)集團(tuán)層面推廣的“NC資金管理軟件”。同時，公司門戶網(wǎng)、合同管理系統(tǒng)、客商系統(tǒng)和集中采購管理管理系統(tǒng)陸續(xù)開發(fā)完成，加之電商平臺“大宗物資網(wǎng)”的建立，公司已經(jīng)有了較為全面，但又各自單一的信息化體系。2013年，公司開始研發(fā)“NC供應(yīng)鏈系統(tǒng)”，并努力實(shí)現(xiàn)與企業(yè)客商系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、物料系統(tǒng)和NC資金管理系統(tǒng)的有效銜接。

（二）信息集成系統(tǒng)建立成果

2013年9開始，公司選擇了業(yè)務(wù)較為全面的子公司作為試點(diǎn)企業(yè)開始“NC供應(yīng)鏈系統(tǒng)”的研發(fā)，至2014年9月初見模型，后期將研發(fā)的中心轉(zhuǎn)入集團(tuán)公司層面，繼續(xù)完善系統(tǒng)設(shè)置，在滿足現(xiàn)有模式的運(yùn)行基礎(chǔ)上，同時考慮未來業(yè)務(wù)模式的變化，根據(jù)各成員單位的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，不斷完善流程建設(shè)和流程管理。

“NC供應(yīng)鏈系統(tǒng)”的運(yùn)行模式是以合同為起點(diǎn)，以資金為主線，將客商、物料分類、會計科目、銀行賬戶的基礎(chǔ)資料進(jìn)行統(tǒng)一管理，支持不同類型業(yè)務(wù)開展，通過合同管理系統(tǒng)、客商系統(tǒng)、物料系統(tǒng)、與資金管理等軟件的有效結(jié)合，形成系統(tǒng)集成體系，實(shí)現(xiàn)上級監(jiān)督職能，加強(qiáng)資金支付控制。后期我們還將與更多的單項系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對接，實(shí)現(xiàn)更為高效的集成效果。

1.與合同管理系統(tǒng)對接，建立合同跟蹤，努力提升財務(wù)業(yè)務(wù)一體化進(jìn)程。“NC供應(yīng)鏈系統(tǒng)”是以合同發(fā)起，同時又以合同結(jié)束為閉環(huán)，也就是說每一筆業(yè)務(wù)的執(zhí)行過程都必須在系統(tǒng)中與合同相關(guān)聯(lián)。以往業(yè)務(wù)人員自己登記合同臺賬，容易疏忽造成錯誤，查閱起來也不方便，現(xiàn)在由于與合同管理系統(tǒng)做了技術(shù)并聯(lián)，合同信息可以被直接提取，合同具體內(nèi)容一目了然。系統(tǒng)關(guān)于商品入庫、出庫、付款、回款等操作環(huán)節(jié)，其中的商品型號、數(shù)量、價格等信息都要與合同信息相對應(yīng)，財務(wù)人員對單筆合同的執(zhí)行情況可以實(shí)時掌控，解決了付款依據(jù)不充分的問題，隨后系統(tǒng)還會將合同執(zhí)行情況回寫到合同管理系統(tǒng)，形成信息對應(yīng)，便于更多的人掌握合同執(zhí)行情況。

2.與物料系統(tǒng)對接，改善庫存管理與監(jiān)督。“NC供應(yīng)鏈系統(tǒng)”建立了統(tǒng)一的物料分類原則，建立了龐大而標(biāo)準(zhǔn)的物料信息庫，有效提升了數(shù)據(jù)統(tǒng)計的準(zhǔn)確性。在以往對庫存核算時，財務(wù)并不能完全實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)實(shí)時管理，很多庫存信息嚴(yán)重滯后，財務(wù)人員無法掌握真正的庫存情況。比如貨物長期滯待或發(fā)出貨物未做結(jié)算的財務(wù)根本無法得知、債權(quán)確認(rèn)不及時、回款期被人為拖后，新的業(yè)務(wù)開展又需要資金支持，嚴(yán)重增加了公司資金壓力和資金成本。

現(xiàn)在，系統(tǒng)對業(yè)務(wù)權(quán)限進(jìn)行了細(xì)分，設(shè)置了采購崗、銷售崗和庫管崗，要求職權(quán)分離，后期一旦有商品入庫或售出業(yè)務(wù)人員就必須在系統(tǒng)中錄入出入庫信息，完全實(shí)現(xiàn)了商品流轉(zhuǎn)實(shí)時跟蹤，財務(wù)人員可以清晰了解本單位的庫存管理情況，可以有效督促業(yè)務(wù)結(jié)算和款項催收。

3.與資金管理軟件對接，規(guī)范資金支付和回收，嚴(yán)格執(zhí)行合同條款?！癗C供應(yīng)鏈系統(tǒng)”與NC資金管理軟件同時運(yùn)行后，在付款環(huán)節(jié)，集團(tuán)公司可以對撥付資金的使用流向進(jìn)行實(shí)時監(jiān)控。單筆支付時，業(yè)務(wù)人員在編制付款申請時必須注明對應(yīng)的合同信息，財務(wù)審核人員在付款審核時必須查閱該筆對應(yīng)合同的情況，根絕合同結(jié)算方式和支付條款對付款信息進(jìn)行審核，確保每筆款項支付都嚴(yán)格按照合同執(zhí)行，當(dāng)合同呈現(xiàn)大量預(yù)付且長期無商品入庫時，財務(wù)審核人員要詳細(xì)了解發(fā)貨情況，并合理控制支付。系統(tǒng)全面上線后，公司將更多地選擇銀企直聯(lián)和電子承兌的支付方式，從業(yè)務(wù)申請付款到款項支付出去全部在NC系統(tǒng)中完成，提高款項支付的時效性和實(shí)時跟蹤功能。在收款環(huán)節(jié)，各單位的收款賬戶首先必須是已經(jīng)通過資金管理系統(tǒng)審批的，從而杜絕藏匿賬戶、藏匿資金的情況。單筆回款時，要求由業(yè)務(wù)發(fā)起，即收到款后由業(yè)務(wù)人員編制應(yīng)收單，單據(jù)需與合同、出貨批次信息對應(yīng)，明確是哪個合同、哪批次貨物的回款，當(dāng)某合同呈現(xiàn)大額應(yīng)收賬款時，財務(wù)人員可以控制出貨、控制開票，減少賒銷行為。

4.與客商系統(tǒng)對接，規(guī)范統(tǒng)計口徑。公司新增客商必須先走客商系統(tǒng)審批，審批通過后在“NC供應(yīng)鏈系統(tǒng)”可以自動提取，以往各單位隨意添加客商，多字少字的現(xiàn)象頻繁，通過集中審核，避免了重復(fù)客商出現(xiàn)，集團(tuán)公司財務(wù)可以直接查看同一客商下各下屬成員單位的業(yè)務(wù)開展以資金收付情況，對公司掌握債權(quán)債務(wù)關(guān)系有直接的幫助。

5.與久其報表系統(tǒng)對接，實(shí)現(xiàn)報表數(shù)據(jù)實(shí)時匯總功能。“NC供應(yīng)鏈系統(tǒng)”將建立統(tǒng)一的報表模板，然后設(shè)計好提數(shù)公式，每月的報表數(shù)據(jù)將會自動生成，再通過與“久其報表系統(tǒng)”的技術(shù)并聯(lián)，今后報表的填報將變得尤為簡單，也許只需要輕輕點(diǎn)擊或者將模板數(shù)據(jù)導(dǎo)入即可生成，即準(zhǔn)確又及時。通過此功能，集團(tuán)公司層面可以輕松對下屬單位報表進(jìn)行稽核，無需擔(dān)心賬表不一致的現(xiàn)象出現(xiàn)，有效提供財務(wù)分析與財務(wù)評價的數(shù)據(jù)支持。

（三）集成系統(tǒng)建立的最終目標(biāo)

公司集成信息平臺建立的最終目標(biāo)之一就是強(qiáng)化財務(wù)管理，通過對各類信息系統(tǒng)的技術(shù)銜接和信息提取，公司基本形成了符合自身需求的信息集成效果，對日后提升公司財務(wù)管理水平和領(lǐng)導(dǎo)決策建議有了強(qiáng)大保障，但這也僅是冰山一角，我們將通過不斷努力，爭取在以下三個方面取得更大地進(jìn)步。

1.繼續(xù)優(yōu)化資金調(diào)控。進(jìn)一步提升資金控制和使用水平，后期將堅持以預(yù)算和計劃指標(biāo)為管理導(dǎo)向，提升資金上存度，在準(zhǔn)確了解各單位資金需求的前提下集中辦理資金分配、銀行授信、貸款、票貼等業(yè)務(wù)，切實(shí)降低公司整體的財務(wù)費(fèi)用。通過對業(yè)務(wù)支付的集中審核，不單單要掌握資金流向，更重要的是控制資金流向，填補(bǔ)資金對外收支的風(fēng)險漏洞，有效防止資金的坐收坐支現(xiàn)象出現(xiàn)。我們可以根據(jù)準(zhǔn)確的資金計劃，將未來可能閑置的資金進(jìn)行有效整合，通過銀行短期理財實(shí)現(xiàn)即期收益，創(chuàng)造資金價值。

2.增強(qiáng)財務(wù)執(zhí)行監(jiān)督。以往業(yè)務(wù)開展中，財務(wù)審核常受公司不同層面影響，可能出現(xiàn)個別違背規(guī)定或需要變通的情況，信息系統(tǒng)建立完善后，審批流程環(huán)環(huán)相扣，所有審批均按設(shè)定好的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，杜絕一切人為操縱，防止?jié)撛陲L(fēng)險問題萌生。以往，公司多通過收集下屬成員單位上報數(shù)據(jù)的形式了解公司全面經(jīng)營和資金情況，現(xiàn)在通過集成系統(tǒng)，公司財務(wù)人員可在事前、事中全程監(jiān)控，強(qiáng)化預(yù)算執(zhí)行分析。

3.提升領(lǐng)導(dǎo)決策。集成模式建立后可以全面綜合的反映企業(yè)資金、基礎(chǔ)核算、報表數(shù)據(jù)、預(yù)算執(zhí)行的真實(shí)情況，為財務(wù)領(lǐng)導(dǎo)和公司領(lǐng)導(dǎo)提供完善的問題對策依據(jù)和發(fā)展決策依據(jù)，以保證企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在最短的時間做出最合理準(zhǔn)確的選擇，帶領(lǐng)企業(yè)健康、快速發(fā)展。

七、實(shí)現(xiàn)集成化管理的保障措施

第一，注意內(nèi)部溝通協(xié)調(diào)與管理。公司財務(wù)部應(yīng)該充分借助信息化平臺，加強(qiáng)公司內(nèi)部部門間的溝通和約束；加強(qiáng)對下屬單位成本費(fèi)用、投資決策等財務(wù)事項的控制；充分發(fā)揮資金中心作用，優(yōu)化資金結(jié)構(gòu)。

第二，加快信息平臺和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建設(shè)。在適應(yīng)自身組織結(jié)構(gòu)變化和管理模式的前提下加快信息系統(tǒng)開發(fā)，為集成化財務(wù)管理提供堅實(shí)的基礎(chǔ)。

第三，改變思想，注重人才培養(yǎng)。人是集成管理的組織者和實(shí)施者，要通過學(xué)習(xí)培訓(xùn)從根本上改變財務(wù)人員對集成管理思想的認(rèn)識和執(zhí)行，努力推動財務(wù)集成管理成型并深入。企業(yè)管理中財務(wù)管理是核心，而在外部市場風(fēng)險突出和內(nèi)部管理存在缺陷的前提下，如果能夠有效加強(qiáng)企業(yè)財務(wù)管理，特別是實(shí)現(xiàn)資金風(fēng)險控制、規(guī)范會計核算，必能促使企業(yè)管理水平顯著提升，站穩(wěn)腳跟。在國際化發(fā)展的今天，我們將繼續(xù)借助集成的管理思想和技術(shù)手段努力改善現(xiàn)有管理模式，為企業(yè)更好地服務(wù)。

（作者單位為中鐵物資集團(tuán)有限公司）