大數(shù)據(jù)時(shí)代下專科院校檔案管理系統(tǒng)的研究與設(shè)計(jì)

許敏

摘 要：利用教育的信息化來促進(jìn)和實(shí)現(xiàn)教育的現(xiàn)代化，已成為教育界的共識。檔案管理信息化是檔案管理工作的發(fā)展趨勢和方向。該文首先對專科院校檔案管理工作進(jìn)行系統(tǒng)的分析，提出了在大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理系統(tǒng)的需求；其次，研究和設(shè)計(jì)了檔案管理系統(tǒng)的具體功能，最后，針對不同類型數(shù)據(jù)進(jìn)行不同方式的加密，保障系統(tǒng)的安全性。

關(guān)鍵詞：教育信息化 檔案管理系統(tǒng) 數(shù)據(jù)加密

中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-098X（2017）01（c）-0129-02

隨著計(jì)算機(jī)及互聯(lián)網(wǎng)的持續(xù)快速發(fā)展，以云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、智能城市、智慧校園為代表的各種新技術(shù)、新應(yīng)用如雨后春筍般涌現(xiàn)出來，正在影響和改變著我們每一個(gè)人，無論你是否愿意被影響和改變。隨著應(yīng)用軟件的增多和普及，產(chǎn)生了大量的數(shù)據(jù)，而且，這些數(shù)據(jù)以指數(shù)級的速度增長，人類已邁入大數(shù)據(jù)時(shí)代。檔案是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、音像及其他各種形式和載體的歷史記錄。隨著學(xué)校的快速發(fā)展，不同類別、不同形式的檔案快速增加，檔案管理工作變得更加復(fù)雜，傳統(tǒng)的檔案管理方式和方法已不能適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下數(shù)據(jù)量大和高安全性等要求。因此，研究和設(shè)計(jì)一款符合學(xué)校實(shí)際需求的檔案管理系統(tǒng)迫在眉睫。

1 專科院校檔案工作的現(xiàn)狀

1.1 檔案管理工作部門和人員情況

專科院校一般沒有專門的檔案室或檔案館等獨(dú)立的檔案管理機(jī)構(gòu)。以筆者所在的漯河醫(yī)學(xué)高等專科學(xué)校為例，檔案室是學(xué)校行政辦公室的下屬機(jī)構(gòu)，不是獨(dú)立設(shè)置的檔案室，隸屬于學(xué)校行政辦。筆者學(xué)校檔案室僅有兩名專職檔案管理人員，缺乏專業(yè)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)人員，每年疲于應(yīng)對學(xué)校各類檔案的收集、分類、整理、上架、日常查詢、借閱和印章使用等工作，沒有更多的時(shí)間和精力去研究和學(xué)習(xí)檔案信息化方面的知識。

1.2 檔案管理工作硬件投入情況

筆者學(xué)校檔案室設(shè)有辦公室和檔案庫房，分別用于辦公和存放檔案。其中，檔案庫房約200m2，內(nèi)有打印復(fù)印一體機(jī)、掃描儀、計(jì)算機(jī)、刻錄機(jī)、照相機(jī)、空調(diào)等電子設(shè)備和滅火器、鐵門、鐵窗等防火防盜設(shè)備，但沒有配備去濕機(jī)、磁盤陣列、溫濕度和防火防盜自動(dòng)報(bào)警器等設(shè)備。計(jì)算機(jī)和打印復(fù)印一體機(jī)等辦公設(shè)備較為老舊，經(jīng)常出現(xiàn)各種各樣問題，嚴(yán)重影響檔案管理人員和檔案借閱人員的工作效率。

1.3 檔案管理工作信息化使用情況

目前，該校還沒有專門的檔案管理系統(tǒng)，都是以自建Excel電子表格形式進(jìn)行管理，且僅保存基本的文件名、文件類型、時(shí)間等信息，只能進(jìn)行簡單的信息查詢和搜索，不能提供詳細(xì)的信息檢索；館藏檔案以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案為主，當(dāng)前流行的多媒體電子檔案如圖像、音頻、視頻、掃描件等較少，無法大規(guī)模地實(shí)時(shí)、在線提供檔案，與當(dāng)前檔案管理信息化發(fā)展潮流不符，檔案管理工作信息化水平總體不高。

2 檔案管理系統(tǒng)的需求和功能設(shè)計(jì)

我國大部分本科高校都有自己的檔案管理軟件，各高校檔案管理軟件的功能大同小異。作為專科學(xué)校，由于歷史原因，大部分都沒有自己的檔案管理軟件，隨著時(shí)代的進(jìn)步，特別是在互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)時(shí)代，也急需要有自己的檔案管理軟件。該文在總結(jié)高校檔案管理需求的基礎(chǔ)上，調(diào)查和收集該校檔案管理工作的實(shí)際需求，并進(jìn)行相關(guān)功能設(shè)計(jì)，為下一步的實(shí)現(xiàn)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。根據(jù)學(xué)校各類用戶需求，確定檔案管理系統(tǒng)的功能模塊，各類需求如圖1所示：主要分為用戶登錄模塊、檔案管理模塊、檔案查詢模塊、檔案借閱模塊、系統(tǒng)管理模塊和印章使用模塊。

用戶登錄模塊：登陸系統(tǒng)是各類用戶安全進(jìn)入系統(tǒng)的第一步，系統(tǒng)只允許特定的用戶，即用自己的工號或?qū)W號登錄系統(tǒng)，登錄后可以自行修改密碼。

檔案管理模塊：檔案管理模塊功能如圖2所示，包括檔案錄入功能、檔案審核功能、檔案鑒定功能、檔案歸檔功能、檔案修改功能和檔案刪除功能。由檔案提供者把檔案的基本信息錄入到系統(tǒng)中，同時(shí)將電子稿導(dǎo)入，做到檔案基本信息、紙質(zhì)稿完整信息、電子稿完整信息一一對應(yīng)。檔案管理員對檔案提供者錄入的信息進(jìn)行審核，如果有必要保存，則審核通過；如果沒有必要保存，則不通過。如果通過，則對檔案的密級和保存的時(shí)間進(jìn)行鑒定，密級程度分為公開、保密、機(jī)密、絕密4種，根據(jù)檔案的性質(zhì)鑒定為不同的密級和保存時(shí)間。最后由系統(tǒng)管理員對需要?dú)w檔的檔案的所有信息進(jìn)行審核，查看是否滿足檔案信息化建設(shè)的各種標(biāo)準(zhǔn)，對通過審核的檔案進(jìn)行立卷、編目和保存。對不符合檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的檔案退回，給出不符合標(biāo)準(zhǔn)的條目，并限期重填。此外，系統(tǒng)管理員可以對檔案的個(gè)別屬性進(jìn)行修改，若某些檔案沒有保存的必要或保存時(shí)間到期時(shí)，系統(tǒng)管理員將檔案刪除。

檔案查詢模塊包括檔案查詢和查詢統(tǒng)計(jì)兩個(gè)功能，查詢者在查詢框中輸入文件的關(guān)鍵字、文件號、文件名等關(guān)鍵字信息進(jìn)行查詢，系統(tǒng)會根據(jù)查詢者的權(quán)限快速地反應(yīng)查詢到檔案的詳細(xì)信息。查詢統(tǒng)計(jì)主要是對各類檔案信息查詢次數(shù)、查詢者部門、查詢內(nèi)容等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

檔案借閱模塊：包括檔案借閱和借閱統(tǒng)計(jì)兩個(gè)功能，用戶提交檔案借閱申請，包括借閱的檔案、借閱日期、歸還日期等，經(jīng)檔案管理部門人員審核批準(zhǔn)后，即可完成檔案借閱。借閱統(tǒng)計(jì)主要是對借閱檔案、借閱次數(shù)等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，可以分析檔案利用率，進(jìn)而為決策者提供決策支持。

系統(tǒng)管理模塊包括數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)恢復(fù)、日志查詢、用戶權(quán)限管理功能。

印章使用模塊：由于學(xué)校公章保存在檔案室，傳統(tǒng)印章使用手續(xù)繁瑣、費(fèi)時(shí)費(fèi)力，因此有必要加上印章使用功能，印章使用者只需網(wǎng)上提交申請，審核人網(wǎng)上審核，且審核人必須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)審核，保障印章使用手續(xù)正常、快速進(jìn)行。

3 檔案管理系統(tǒng)的安全

安全性是擺在每一個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)面前的大問題，檔案管理系統(tǒng)也不例外。這里主要從數(shù)據(jù)信息安全、程序安全和網(wǎng)絡(luò)安全3個(gè)方面來討論系統(tǒng)的安全性。該系統(tǒng)對用戶密碼采用MD5算法進(jìn)行加密，系統(tǒng)在保存密碼時(shí)將密碼信息用MD5算法加密后存入數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫中只保留加密后的信息，當(dāng)用戶登錄后，輸入的密碼信息先用MD5算法加密，將加密后的信息與數(shù)據(jù)庫中的信息進(jìn)行比對，若一致，則允許登錄，若不一致，則提示重新輸入用戶名和密碼。針對圖片信息采用基于混沌的圖像加密技術(shù)進(jìn)行加密。程序測試主要是進(jìn)行黑盒測試和白盒測試，以驗(yàn)證程序的功能和邏輯正確性。由于服務(wù)器放到學(xué)校機(jī)房中，所以要確保機(jī)房網(wǎng)絡(luò)安全，防火墻，UPS和入侵檢測系統(tǒng)都是必不可少的。此外，系統(tǒng)還需具備數(shù)據(jù)備份和數(shù)據(jù)恢復(fù)功能，其主要作用是提高檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)可靠性和安全性。該系統(tǒng)采用的備份策略是：每周進(jìn)行一次完整備份，備份系統(tǒng)中所有的數(shù)據(jù)，優(yōu)點(diǎn)是恢復(fù)時(shí)間短，操作最方便、可靠。每天進(jìn)行一次增量備份，備份上一次備份以后更新的所有數(shù)據(jù)，優(yōu)點(diǎn)是每次備份的數(shù)據(jù)量少，占用空間少，備份時(shí)間短。

4 結(jié)語

該文主要分析和設(shè)計(jì)了基于該校現(xiàn)狀的檔案管理系統(tǒng)，隨著高校信息化建設(shè)的逐步深入，會有更多的電子數(shù)據(jù)信息流入到檔案管理系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)安全是一個(gè)必須重視和要解決的問題。一方面，隨著智能手機(jī)的快速普及，越來越多的工作可以在手機(jī)上完成，如何盡快實(shí)現(xiàn)基于智能手機(jī)的檔案管理系統(tǒng)；另一方面，大量的數(shù)據(jù)積累必然形成大數(shù)據(jù)，如何讓大數(shù)據(jù)通過數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)挖掘來發(fā)揮出其應(yīng)有的作用，是今后需要努力的方向。

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