大數據時代下專科院校檔案管理系統的研究與設計

許敏

摘 要：利用教育的信息化來促進和實現教育的現代化，已成為教育界的共識。檔案管理信息化是檔案管理工作的發展趨勢和方向。該文首先對專科院校檔案管理工作進行系統的分析，提出了在大數據時代下檔案管理系統的需求；其次，研究和設計了檔案管理系統的具體功能，最后，針對不同類型數據進行不同方式的加密，保障系統的安全性。

關鍵詞：教育信息化 檔案管理系統 數據加密

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2017）01（c）-0129-02

隨著計算機及互聯網的持續快速發展，以云計算、物聯網、智能城市、智慧校園為代表的各種新技術、新應用如雨后春筍般涌現出來，正在影響和改變著我們每一個人，無論你是否愿意被影響和改變。隨著應用軟件的增多和普及，產生了大量的數據，而且，這些數據以指數級的速度增長，人類已邁入大數據時代。檔案是機關、組織和個人在社會活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、音像及其他各種形式和載體的歷史記錄。隨著學校的快速發展，不同類別、不同形式的檔案快速增加，檔案管理工作變得更加復雜，傳統的檔案管理方式和方法已不能適應互聯網環境下數據量大和高安全性等要求。因此，研究和設計一款符合學校實際需求的檔案管理系統迫在眉睫。

1 專科院校檔案工作的現狀

1.1 檔案管理工作部門和人員情況

專科院校一般沒有專門的檔案室或檔案館等獨立的檔案管理機構。以筆者所在的漯河醫學高等專科學校為例，檔案室是學校行政辦公室的下屬機構，不是獨立設置的檔案室，隸屬于學校行政辦。筆者學校檔案室僅有兩名專職檔案管理人員，缺乏專業的計算機網絡信息技術人員，每年疲于應對學校各類檔案的收集、分類、整理、上架、日常查詢、借閱和印章使用等工作，沒有更多的時間和精力去研究和學習檔案信息化方面的知識。

1.2 檔案管理工作硬件投入情況

筆者學校檔案室設有辦公室和檔案庫房，分別用于辦公和存放檔案。其中，檔案庫房約200m2，內有打印復印一體機、掃描儀、計算機、刻錄機、照相機、空調等電子設備和滅火器、鐵門、鐵窗等防火防盜設備，但沒有配備去濕機、磁盤陣列、溫濕度和防火防盜自動報警器等設備。計算機和打印復印一體機等辦公設備較為老舊，經常出現各種各樣問題，嚴重影響檔案管理人員和檔案借閱人員的工作效率。

1.3 檔案管理工作信息化使用情況

目前，該校還沒有專門的檔案管理系統，都是以自建Excel電子表格形式進行管理，且僅保存基本的文件名、文件類型、時間等信息，只能進行簡單的信息查詢和搜索，不能提供詳細的信息檢索；館藏檔案以傳統的紙質檔案為主，當前流行的多媒體電子檔案如圖像、音頻、視頻、掃描件等較少，無法大規模地實時、在線提供檔案，與當前檔案管理信息化發展潮流不符，檔案管理工作信息化水平總體不高。

2 檔案管理系統的需求和功能設計

我國大部分本科高校都有自己的檔案管理軟件，各高校檔案管理軟件的功能大同小異。作為專科學校，由于歷史原因，大部分都沒有自己的檔案管理軟件，隨著時代的進步，特別是在互聯網和大數據時代，也急需要有自己的檔案管理軟件。該文在總結高校檔案管理需求的基礎上，調查和收集該校檔案管理工作的實際需求，并進行相關功能設計，為下一步的實現打下堅實的基礎。根據學校各類用戶需求，確定檔案管理系統的功能模塊，各類需求如圖1所示：主要分為用戶登錄模塊、檔案管理模塊、檔案查詢模塊、檔案借閱模塊、系統管理模塊和印章使用模塊。

用戶登錄模塊：登陸系統是各類用戶安全進入系統的第一步，系統只允許特定的用戶，即用自己的工號或學號登錄系統，登錄后可以自行修改密碼。

檔案管理模塊：檔案管理模塊功能如圖2所示，包括檔案錄入功能、檔案審核功能、檔案鑒定功能、檔案歸檔功能、檔案修改功能和檔案刪除功能。由檔案提供者把檔案的基本信息錄入到系統中，同時將電子稿導入，做到檔案基本信息、紙質稿完整信息、電子稿完整信息一一對應。檔案管理員對檔案提供者錄入的信息進行審核，如果有必要保存，則審核通過；如果沒有必要保存，則不通過。如果通過，則對檔案的密級和保存的時間進行鑒定，密級程度分為公開、保密、機密、絕密4種，根據檔案的性質鑒定為不同的密級和保存時間。最后由系統管理員對需要歸檔的檔案的所有信息進行審核，查看是否滿足檔案信息化建設的各種標準，對通過審核的檔案進行立卷、編目和保存。對不符合檔案信息化建設標準的檔案退回，給出不符合標準的條目，并限期重填。此外，系統管理員可以對檔案的個別屬性進行修改，若某些檔案沒有保存的必要或保存時間到期時，系統管理員將檔案刪除。

檔案查詢模塊包括檔案查詢和查詢統計兩個功能，查詢者在查詢框中輸入文件的關鍵字、文件號、文件名等關鍵字信息進行查詢，系統會根據查詢者的權限快速地反應查詢到檔案的詳細信息。查詢統計主要是對各類檔案信息查詢次數、查詢者部門、查詢內容等進行統計。

檔案借閱模塊：包括檔案借閱和借閱統計兩個功能，用戶提交檔案借閱申請，包括借閱的檔案、借閱日期、歸還日期等，經檔案管理部門人員審核批準后，即可完成檔案借閱。借閱統計主要是對借閱檔案、借閱次數等進行統計，可以分析檔案利用率，進而為決策者提供決策支持。

系統管理模塊包括數據備份、數據恢復、日志查詢、用戶權限管理功能。

印章使用模塊：由于學校公章保存在檔案室，傳統印章使用手續繁瑣、費時費力，因此有必要加上印章使用功能，印章使用者只需網上提交申請，審核人網上審核，且審核人必須在規定時間內審核，保障印章使用手續正常、快速進行。

3 檔案管理系統的安全

安全性是擺在每一個應用系統面前的大問題，檔案管理系統也不例外。這里主要從數據信息安全、程序安全和網絡安全3個方面來討論系統的安全性。該系統對用戶密碼采用MD5算法進行加密，系統在保存密碼時將密碼信息用MD5算法加密后存入數據庫，數據庫中只保留加密后的信息，當用戶登錄后，輸入的密碼信息先用MD5算法加密，將加密后的信息與數據庫中的信息進行比對，若一致，則允許登錄，若不一致，則提示重新輸入用戶名和密碼。針對圖片信息采用基于混沌的圖像加密技術進行加密。程序測試主要是進行黑盒測試和白盒測試，以驗證程序的功能和邏輯正確性。由于服務器放到學校機房中，所以要確保機房網絡安全，防火墻，UPS和入侵檢測系統都是必不可少的。此外，系統還需具備數據備份和數據恢復功能，其主要作用是提高檔案管理系統的數據可靠性和安全性。該系統采用的備份策略是：每周進行一次完整備份，備份系統中所有的數據，優點是恢復時間短，操作最方便、可靠。每天進行一次增量備份，備份上一次備份以后更新的所有數據，優點是每次備份的數據量少，占用空間少，備份時間短。

4 結語

該文主要分析和設計了基于該校現狀的檔案管理系統，隨著高校信息化建設的逐步深入，會有更多的電子數據信息流入到檔案管理系統中，數據安全是一個必須重視和要解決的問題。一方面，隨著智能手機的快速普及，越來越多的工作可以在手機上完成，如何盡快實現基于智能手機的檔案管理系統；另一方面，大量的數據積累必然形成大數據，如何讓大數據通過數據分析、數據挖掘來發揮出其應有的作用，是今后需要努力的方向。

參考文獻

[1] 胡欽太，鄭凱，林南暉.教育信息化的發展轉型：從“數字校園”到“智慧校園”[J].中國電化教育，2014（1）：35-39.

[2] 李紅，蘇水廣.密碼學的發展研究[J].網絡安全技術與應用，2007（4）：84-85.

[3] 張倩.大數據技術在高校檔案信息服務中的應用探索[J].檔案與建設，2014（3）：66-67.

[4] 胡鴻杰.中國檔案期刊的基本狀況與功能劃分[J].檔案學通訊，2005（1）：23-26.

[5] 劉樂鵬，張雪鋒.基于混沌和位運算的圖像加密算法[J].計算機應用，2013（4）：1070-1073.