從信息與溝通要素淺談高校內(nèi)控制度建設(shè)

張蓉

【摘 要】自2008年我國頒布《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》，大力推進(jìn)企業(yè)內(nèi)部控制制度建設(shè)并取得成效后，財(cái)政部于2012年印發(fā)《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》要求提高行政事業(yè)單位內(nèi)部管理水平，規(guī)范內(nèi)部控制，該規(guī)范為建立行政事業(yè)單位內(nèi)部控制基礎(chǔ)框架奠定了基礎(chǔ)，后2016年財(cái)政部又發(fā)布了《關(guān)于全面推進(jìn)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)的指導(dǎo)意見》，要求全面推進(jìn)、科學(xué)規(guī)劃行政單位內(nèi)部控制制度建設(shè)，有效控制和防范單位管理中經(jīng)濟(jì)活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)的控制和防范，因此建立、健全高校內(nèi)部控制制度已經(jīng)成為當(dāng)前高等學(xué)校急需解決的一項(xiàng)重要工作。根據(jù)COSO研究報(bào)告，內(nèi)部控制主要分為控制環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、控制活動(dòng)、信息與溝通和監(jiān)控五個(gè)要素，本文從信息與溝通要素的角度對(duì)高校內(nèi)控現(xiàn)狀進(jìn)行分析并提出建議。

【關(guān)鍵詞】內(nèi)部控制；信息與溝通；高校

一、內(nèi)部控制中的信息與溝通要素

信息與溝通是內(nèi)部控制建設(shè)基本要素之一，其中，信息是通過系統(tǒng)的識(shí)別、追蹤、獲取、加工、維護(hù)，為組織機(jī)構(gòu)的運(yùn)行提供支撐，信息系統(tǒng)有現(xiàn)代信息技術(shù)的信息系統(tǒng)和傳統(tǒng)的手工系統(tǒng)。溝通則分為內(nèi)部溝通與外部溝通，其中內(nèi)部溝通可以通過自下而上、自下而上，平行傳遞等方式，內(nèi)部溝通必須要建立起溝通的機(jī)制和體系；外部溝通是與監(jiān)管部門、業(yè)務(wù)交往部門以及外部相關(guān)者之間的溝通，外部溝通的方式也多種多樣，有匯報(bào)、文字傳遞、組辦會(huì)議等。信息與溝通雖有各自內(nèi)容，但同時(shí)是緊密聯(lián)系在一起的，信息是溝通的具體內(nèi)容，溝通是傳遞信息的手段，讓信息和溝通兩者有效結(jié)合，才能達(dá)到有效率的傳達(dá)有質(zhì)量的信息的目的。

二、高校內(nèi)部控制中信息與溝通存在的問題

（一）信息系統(tǒng)建設(shè)落后

相對(duì)企業(yè)信息系統(tǒng)的建設(shè)，高校的信息管理系統(tǒng)建設(shè)較為落后，信息化管理層次低，雖然在財(cái)務(wù)控制方面，各高校都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)電算化，但是各部門之間各自都使用自己的系統(tǒng)，如資產(chǎn)管理活動(dòng)中的財(cái)務(wù)資產(chǎn)管理系統(tǒng)與國有資產(chǎn)管理部門的資產(chǎn)管理系統(tǒng)信息不匹配，合同管理活動(dòng)中科研合同管理系統(tǒng)和物資采購合同管理系統(tǒng)不同等。部門系統(tǒng)互不兼容，信息難以共享、一些信息需要在不同的部門之間重復(fù)錄入管理，由于部門間各成體系，造成跨部門活動(dòng)的工作流程優(yōu)化難度增加，有時(shí)一個(gè)活動(dòng)，需要通過多個(gè)系統(tǒng)完成，影響工作效率。

（二）溝通傳遞渠道局限性

由于高校規(guī)模較大，組織層級(jí)較多，在通過縱向方式傳遞信息時(shí)，信息傳遞的路徑較長，會(huì)影響信息傳遞的效率，信息下上傳遞過程經(jīng)過層層環(huán)節(jié)，信息內(nèi)容會(huì)經(jīng)過前一層極的壓縮，信息傳遞的層級(jí)越多，越容易會(huì)造成信息傳遞緩慢、內(nèi)容失真等現(xiàn)象。同時(shí)，橫向溝通渠道受限制，資源難以實(shí)現(xiàn)有效共享，造成信息資源浪費(fèi)，影響信息傳遞效率。信息的反饋，也是溝通體系的重要環(huán)節(jié)，高校溝通多使用下行方式來保證組織的運(yùn)作，而上行渠道有限，基層的管理信息時(shí)常不能及時(shí)、全面地反饋給管理者。

（三）信息監(jiān)督管理機(jī)制不健全

通過對(duì)信息系統(tǒng)的設(shè)置，系統(tǒng)可以達(dá)到監(jiān)控、管理的功能，但對(duì)于信息系統(tǒng)的監(jiān)督機(jī)制不健全，可以通過人共干預(yù)，大大的減弱信息系統(tǒng)功能， 令信息傳遞失真。比如，目前大部分高校都可以通過財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)對(duì)各部門和二級(jí)單位、科研項(xiàng)目等經(jīng)費(fèi)預(yù)算執(zhí)行情況實(shí)施監(jiān)控，同時(shí)可以對(duì)超預(yù)算支出設(shè)置預(yù)警功能等，通過系統(tǒng)設(shè)置可以防范超預(yù)算支出情況發(fā)生，但部分高校對(duì)預(yù)算管理不重視或不規(guī)范，通過人為調(diào)整信息系統(tǒng)，弱化信息系統(tǒng)的本有的監(jiān)督管理作用。

三、對(duì)完善高校內(nèi)部控制信息與監(jiān)督要素的建議

（一）加強(qiáng)信息化建設(shè)，統(tǒng)一校園信息管理系統(tǒng)

運(yùn)用電子信息化功能，能夠快速對(duì)基礎(chǔ)信息進(jìn)行識(shí)別、分類和處理，建立統(tǒng)一的信息管理系統(tǒng)，能夠提高信息傳遞的速度以及廣度。目前信息技術(shù)已經(jīng)在高校運(yùn)行中被廣泛的運(yùn)用，將各環(huán)節(jié)信息系統(tǒng)資源進(jìn)行整合的需求也日益增大，內(nèi)部控制的信息化能夠?qū)⒖刂苹顒?dòng)的內(nèi)容、過程、監(jiān)控結(jié)果通過系統(tǒng)客觀的呈現(xiàn)，同時(shí)能夠提升內(nèi)部控制政策和控制措施的實(shí)施效果。高校應(yīng)梳理各部門工作流程，優(yōu)化各控制活動(dòng)，搭建統(tǒng)一信息平臺(tái)系統(tǒng)，將財(cái)務(wù)、資產(chǎn)、人事、教學(xué)、學(xué)生管理、科研等環(huán)節(jié)管理通過信息系統(tǒng)整合，將信息資源集合，實(shí)現(xiàn)對(duì)信息化系統(tǒng)控制活動(dòng)的過程監(jiān)管，通過統(tǒng)一的信息管理系統(tǒng)，可以搭建信息的共享平臺(tái)，提高信息共享效率。

（二）完善溝通機(jī)制，拓寬溝通渠道

為了保障高校內(nèi)部管理信息溝通能夠有效運(yùn)作，應(yīng)當(dāng)完善溝通機(jī)制，確保溝通機(jī)制的有效運(yùn)行，達(dá)到高質(zhì)量信息的有效傳遞。健全的溝通體系包括溝通的理念、溝通的政策、溝通的內(nèi)容、溝通的渠道和溝通意見反饋。溝通的理念反應(yīng)高校的溝通文化氛圍，體現(xiàn)高校管理者的管理理念，運(yùn)用溝通政策即溝通的策略和管理手段，將溝通內(nèi)容、對(duì)象，通過組織機(jī)構(gòu)、管理流程、溝通技術(shù)等正式和非正式渠道進(jìn)行傳遞，最終信息進(jìn)行處理后再進(jìn)行反向信息反饋。針對(duì)高校下行溝通和縱向溝通較多，上行溝通和橫向溝通較少等特點(diǎn)，高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)鼓勵(lì)開放的溝通理念，積極建立良好的溝通文化，創(chuàng)造暢通的溝通途徑，拓寬溝通的渠道，完善信息公開制度，鼓勵(lì)拓展多渠道意見反饋途徑，利用網(wǎng)絡(luò)和通訊技術(shù)的發(fā)展，結(jié)合縱向和橫向溝通、正式與非正式溝通等方式，減少信息傳遞層級(jí)，完善溝通機(jī)制。

（三）探索優(yōu)化信息監(jiān)督管理機(jī)制

優(yōu)化反舞弊機(jī)制，開展持續(xù)性的監(jiān)督管理工作。對(duì)重點(diǎn)領(lǐng)域進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)排查，明確關(guān)鍵領(lǐng)域和環(huán)節(jié)，利用反舞弊機(jī)制獲取信息，發(fā)揮舉報(bào)監(jiān)督的作用，設(shè)置多渠道的群眾意見反饋途徑，確保渠道暢通，防范舞弊行為的發(fā)生，達(dá)到對(duì)活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)的控制。同時(shí)內(nèi)部審計(jì)部門結(jié)合日常工作，關(guān)注信息系統(tǒng)內(nèi)外部的漏洞與風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)信息進(jìn)行追蹤檢查，對(duì)信息傳遞形成監(jiān)督，目前由于高校信息化水平不高，所以高校鮮有開展IT審計(jì)業(yè)務(wù)的，但是隨著高校內(nèi)部控制的逐步健全，信息化建設(shè)腳步加速，內(nèi)部審計(jì)可以逐步探索IT審計(jì)業(yè)務(wù)，完善對(duì)內(nèi)部控制活動(dòng)的監(jiān)督作用。

四、結(jié)束語

隨著現(xiàn)代信息科技的不斷進(jìn)步，信息與溝通要素在內(nèi)部控制建立體系中的作用也明顯提升，高校想要完善內(nèi)控制度必須加強(qiáng)信息化系統(tǒng)建設(shè)，完善溝通機(jī)制，并在機(jī)制運(yùn)行時(shí)防范運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)，確保溝通渠道設(shè)計(jì)合理，信息傳遞真實(shí)有效，從而讓內(nèi)部控制制度能夠有效的運(yùn)行。

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