分析事業單位人事檔案管理的重要性

【摘要】人事檔案在事業單位中發揮著十分重要的作用，是在人事部門管理活動中逐漸形成的一種機密文件資料，主要就是記錄相關人員的工作表現、專業信息以及學習情況。人事檔案記載著人才的個人信息和來源，在事業單位選擇人才和認識人使用人的過程中，人事檔案都起到了非常重要的作用。所以，一定要認識到人事檔案管理的重要性，在一定程度上促進事業單位能更好的開發和利用人才資源。

【關鍵詞】事業單位 人事檔案管理 重要性

在事業單位對人力資源的開發以及對用人標準提升的過程中，人事檔案管理在其中起到了非常重要的作用。事業單位在對工作人員的實際情況進行了解的時候，可以通過人事檔案管理，對工作人員的就業信息以及人事調動信息等進行相應的記錄。也可以結合檔案資料中記錄的信息和實際中對崗位的要求，然后選擇出最合適的人才。另外，事業單位還可以通過有效的人事檔案管理，對工作人員的工作和生活情況進行了解，在一定程度上可以幫助企業培養出更多的人才。

一、事業單位人事檔案管理的特點體現

將事業單位人事檔案管理與常見的企業人事檔案管理相比較，能夠明顯的看出，事業單位的人事檔案管理更加具有真實性以及機密性。在事業單位的人事檔案資料中，對于個人的相關信息都有著非常全面并且真實的記錄，在事業單位進行人事調動的時候，這些信息起到了非常的參考作用。因為這些信息都是真實的被記錄下來的，能夠將相關人員的特點以及生活習慣充分的體現出來。同時個人的信息會隨著時間的遞進不斷的發生改變，所有，在進行信息記錄的時候，也要對相應的內容進行不斷的添加，這樣就可以看出，事業單位人事檔案管理還具有了動態性特點。事業單位人事檔案資料都是屬于一些機密文件，所以，保密規格特別的高，還制定了相應的保密制度，因此，在對檔案資料進行修改和更新的時候，一定要遵守國家檔案管理制度，最終實現對檔案資料的完善。

人事檔案管理工作不但有著一定的機密性，對于專業性的要求也是非常的高。事業單位的人事管理部門一定要對人事檔案管理引起高度的重視，對于人事檔案管理中出現的問題要進行及時的解決，只有這樣才能為事業單位人事檔案管理工作的發展提供保障。因為人事檔案承載著大量的人才信息，所以人事檔案的管理直接影響著事業單位對人才的選擇。目前，隨著我國人事制度的不斷改革，機關事業單位一定要加強人事檔案的管理工作。在人事檔案資料中詳細的記錄著每個人的學習與工作經歷，是對一個人進行評價時的重要參考信息，不管是事業單位還是機關單位，都可以對人事檔案進行全面的了解，然后結合人事檔案中的人力資源進行合理的選擇，最終實現人力資源配置的不斷改進，還可以通過人事檔案了解到單位人員的綜合素質，然后結合單位的實際發展情況，對員工進行相應的培訓工作，只有員工自身素質提高了，才能為單位創造出更大的價值。

二、事業單位人事檔案管理的重要性

（一）人力資源結構的改善

在事業單位中，要想有效的實現先進的人力資源結構，需要部門崗位以及人才優勢的互相結合才能完成。目前，我國的社會經濟正處在快速發展的階段，事業單位在工作的模式上也發生了相應的變化，并且，事業單位的職工也發生了一定的改變。針對于這些變化，在事業單位的人事檔案管理中都有著非常詳細的記錄，因此，事業單位在進行人才選擇以及調動的時候，可以充分的利用人事檔案資料中的信息，然后對職工做出相應的分析，提升人力資源的運用效率，從而對人力資源結構進行不斷的改善，將人事檔案的功能充分的發揮出來。

（二）人事檔案管理對人事調動的作用

在我國的事業單位中，如果在人員上需要進行調動，都需要對相應人員的工作經歷和學習經歷進行全面的了解，同時對職工的性格以及才能進行全面的分析。要想獲得這些信息，事業單位除了通過人際關系來了解之外，最主要的途徑就是通過人事檔案來獲得。因此，事業單位一定要對人事檔案管理引起高度的重視，在提供一些相關資料的時候，事業單位通過人事檔案管理就可以提供出更加前面系統的資料，在一定程度上能促進人事管理的順利進行。

（三）人事檔案管理對個人能力進行全面分析

在事業單位的人事檔案中，會對個人的學習情況、發展歷程以及教育程度等都會有非常詳細的記錄。所以，事業單位在進行人事調動和上任的時候，就可以通過人事檔案管理，結合檔案中的一些相關資料，有目的性的進行一些專業培訓。并且還可以結合個人的一些愛好和專業，更有針對性的對個人的能力進行提升，從而可以提高人才的培養效率。

（四）個人考評任用的信息基礎

在目前的事業單位中，對于績效和最后的考核都非常的嚴厲，個人考核的最終結果直接影響著自身的晉升以及自己的利益。人事檔案管理能對個人評估以及考核提供出足夠的條件，并且，還能將最后的考核結果記錄到相應的檔案資料中。事業單位在對職工的信息進行全面了解的時候，就可以充分的利用人事檔案管理來實現，能夠進一步的對相應人員作出合理的判斷。

三、結語

通過以上內容的分析可以知道，人事檔案作為一種文件資料在事業單位中起到了十分重要的作用，在資料上詳細的記錄了各個工作人員的學習經歷以及工作經歷。并且事業單位人事檔案管理在信息的記錄上都具有一定的真實性，同時對重要信息也具有一定的機密性。事業單位的相關管理人員，一定要全面的認識到人事檔案管理的重要性，只有這樣才能保障事業單位能合理的進行人事調動，才能不斷的完善事業單位的人才結構，使事業單位的工作效率能得到進一步的提升。

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作者簡介：楊婷婷（1989-），女，重慶秀山人，職務：工資福利科工作人員，學歷：本科，研究方向：干部檔案管理。