高校檔案管理信息化建設(shè)舉措

朱文立+程依萍+向紅

摘要：互聯(lián)網(wǎng)及信息技術(shù)的發(fā)展，給各行各業(yè)信息化發(fā)展帶來了新的契機(jī)。校園也不例外，數(shù)字化校園建設(shè)已經(jīng)成為校園信息化發(fā)展主流方向之一。而檔案管理作為高校管理的重要組成部分，檔案信息化管理對于促進(jìn)高校檔案管理效率的提升至關(guān)重要。本文中，筆者首先概括的闡述了當(dāng)前我國高校檔案管理信息化的現(xiàn)狀，并指出了其中較為突出的幾點問題，進(jìn)而有針對性的提出了相關(guān)的可行性建議，就有較強的實踐參考價值。

關(guān)鍵詞：高校檔案管理信息化建設(shè)途徑

一、問題提出

眾所周知，檔案管理對于高校管理工作十分重要，檔案管理是對高校教學(xué)科研、后勤、人才引進(jìn)等重要方面的有力的資料、信息與數(shù)據(jù)支撐。因此，各個高校都十分重視學(xué)校的檔案管理工作。隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，特別是科技信息的進(jìn)步，高校檔案管理也逐步開始了信息化的建設(shè)，并不斷創(chuàng)新與發(fā)展。21世紀(jì)，知識經(jīng)濟(jì)與信息化發(fā)展十分迅猛，高校應(yīng)當(dāng)把握契機(jī)，在檔案管理中積極應(yīng)用先進(jìn)的科技信息手段。但是現(xiàn)階段我國高校檔案管理工作中還存在諸多的不足，因此，筆者認(rèn)為有必要對高校檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并尋求相關(guān)的策略，以促進(jìn)我國高校檔案管理信息化建設(shè)的整體水平。

二、高校檔案管理信息化建設(shè)中的問題

（一）管理意識和觀念落后

很多高校的領(lǐng)導(dǎo)思想意識較為落后，沒有對檔案管理信息化管理做到應(yīng)有的重視，很多領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理的工作人員片面的認(rèn)為只要是利用了計算機(jī)錄入檔案信息就是檔案信息化管理。殊不知，這是最低層次的應(yīng)用，嚴(yán)重影響了檔案管理的信息化進(jìn)程。高校領(lǐng)導(dǎo)往往認(rèn)為我只要管好教學(xué)科研和人事變動就可以了，至于檔案信息管理由檔案部門做好就可以了，但是由于領(lǐng)導(dǎo)的疏忽，檔案部門人員也這是敷衍了事。

（二）信息化配套設(shè)施陳舊、落后

高校檔案信息化建設(shè)離不開先進(jìn)的計算機(jī)硬件及軟件系統(tǒng)的支持，但是現(xiàn)階段很多高校的計算機(jī)設(shè)備較為陳舊，而且軟件運行緩慢，功能性差，大大影響了檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。加之沒有足夠的資金支持，很多高校的檔案管理只能過分依賴傳統(tǒng)的人工檔案管理，極大的影響了檔案管理的效率。但是實際上高校的經(jīng)費大多用在了教學(xué)與科研上，因此又加劇了設(shè)施設(shè)備的落后。

（三）檔案管理人員安全意識較弱

信息化是一把雙刃劍，網(wǎng)絡(luò)給信息傳輸及共享帶來極大的便捷的同時，也給信息安全帶來了隱患，在一定程度上給信息安全管理帶來了困難。開放的、傳播速度極快的網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)，使得很多高校在檔案管理中拿捏不準(zhǔn)信息公開的“度”，既要保護(hù)相關(guān)人員的隱私，又要對社會公開信息資源，以至于陷入尷尬的局面。另外，網(wǎng)絡(luò)信息的環(huán)境的不安全給檔案管理信息化帶來了安全風(fēng)險，比如檔案信息化系統(tǒng)一旦被黑客攻擊或者感染病毒，就可能出現(xiàn)信息泄露、數(shù)據(jù)損壞或丟失等問題，甚至?xí)霈F(xiàn)社會、經(jīng)濟(jì)、文化機(jī)密的外泄，造成嚴(yán)重后果。

三、高校檔案管理信息化建設(shè)舉措

（一）規(guī)范檔案管理流程及標(biāo)準(zhǔn)

無規(guī)矩不成方圓，檔案管理信息化建設(shè)也不應(yīng)當(dāng)是盲目混亂的，而需要遵循合理的管理標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范，按照科學(xué)的管理流程和程序，提高檔案管理信息化的效率。因此，各個高校應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身實際情況，建立一套切實可行的檔案管理工作規(guī)范，并有效配置資源和人力，權(quán)責(zé)明晰，責(zé)任到人，積極執(zhí)行并落實到位，實現(xiàn)檔案信息管理的標(biāo)準(zhǔn)化與流程化。首先，從全校層面來講，應(yīng)當(dāng)制定統(tǒng)一的檔案目錄體系，規(guī)范檔案的錄入、整理、調(diào)出等工作，確保檔案管理的統(tǒng)一協(xié)調(diào)與便捷規(guī)范，讓使用者便捷、準(zhǔn)確的獲取所需檔案信息與資料。其次，高校的檔案部門應(yīng)當(dāng)建立健全系統(tǒng)化的檔案信息化管理制度，明確檔案管理的內(nèi)容，應(yīng)當(dāng)全面包含檔案信息資源、管理程序、管理方法、計算機(jī)及軟件管理規(guī)范等。

（二）檔案信息數(shù)據(jù)庫的數(shù)字化

現(xiàn)階段對于信息管理最為先進(jìn)和有效的方式就是建立數(shù)據(jù)庫。數(shù)字化的信息庫能夠大大提高高校檔案信息管理的高效性和安全性。全球經(jīng)濟(jì)化的背景決定了高校的檔案管理也要逐步向社會開放，尤其是應(yīng)當(dāng)密切與其他高校建立檔案信息共享與傳輸，實現(xiàn)檔案資源的最大化利用。因此，可以設(shè)立一個高校檔案管理信息聯(lián)盟或者門戶，在確保本校檔案中機(jī)密信息安全的基礎(chǔ)上，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案資源，讓各個高校之間有效進(jìn)行資源共享。另外，要積極對檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行整理與分析，建設(shè)數(shù)字化高校檔案，節(jié)約檔案管理空間，提升管理效率，加強信息化應(yīng)用及服務(wù)水平，優(yōu)化信息庫數(shù)據(jù)的數(shù)字化建設(shè)。

（三）提升管理人員素質(zhì)

高校檔案管理信息化建設(shè)離不開專業(yè)人才的支持，因此，檔案管理工作者應(yīng)當(dāng)既懂檔案管理知識，又會計算機(jī)操作及軟件應(yīng)用，還應(yīng)當(dāng)具備信息分析能力及信息保密的意識，可謂是綜合的復(fù)合型的檔案管理人才。全球化市場經(jīng)濟(jì)競爭日益激烈，高校檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)當(dāng)積極引進(jìn)上述人員。而對于在職的檔案管理信息人員，應(yīng)當(dāng)積極通過學(xué)習(xí)或者培訓(xùn)等方式，提高人員的信息意識、知識與道德。還應(yīng)當(dāng)積極提高員工的信息化處理能力和計算機(jī)應(yīng)用能力，幫助信息化建設(shè)朝著健康、高效的方向發(fā)展。同時，高校還要建立與其他院校的合作和交流，讓人才“流動”起來，通過學(xué)習(xí)達(dá)到信息化技術(shù)的提升，達(dá)到人員素質(zhì)的進(jìn)一步發(fā)展。

時代的發(fā)展和進(jìn)步讓高校檔案管理發(fā)生了巨大的變化，將信息化融入到管理中，能夠有效提升管理的效率，提升管理的質(zhì)量。無論管理層還是教師，都要積極探索檔案管理的信息化建設(shè)，不斷提升信息化管理水平，讓高校的檔案管理更加科學(xué)、高校，讓高效的檔案建設(shè)發(fā)展得越來越規(guī)范。

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