企業會計信息化檔案風險分析

李佳玉

[摘 要] 近幾年，隨著科技信息技術的不斷更新和發展，我國很多企業對會計信息化發展的重視程度逐漸增加。但是，企業在進行會計信息化建設和發展過程中，很多重要的檔案信息被電子化，與此同時，由于企業的風險意識不足、技術能力有限等原因，會計信息化暴露出很多檔案風險問題，因此，企業必須對此引起足夠的重視，應充分認識到可能面臨的檔案風險以及風險存在的原因，從而在實際工作中有效規避問題的發生，為企業會計信息化發展創造良好的環境，促進企業的綜合經濟發展。

[關鍵詞] 會計信息化；檔案風險；風險控制；措施

[中圖分類號] F230 [文獻標識碼] B

前言

隨著計算機技術的不斷更新和發展，企業對信息技術的發展越來越重視，所以信息技術逐漸成為企業各項經濟業務發展的有效推動力。當今社會，網絡技術發展日新月異，會計信息化建設成為很多企業關注的焦點，并且得到了空前的發展，同時國家也相繼出臺相關政策，將信息化建設納入未來發展目標中，這也為企業會計信息化建設奠定了堅實的基礎。會計信息化與傳統的財務工作有很大不同，很多工作不需要會計人員手工處理，簡化了手工憑證編制流程，為會計人員節省了工作時間，帶來很多方便。但是，在會計信息化發展過程中，很多檔案信息存儲在電子介質中，容易受運行環境和人為操作的影響，存在著很多潛在的風險。因此，企業在會計信息化的建設過程中，應充分認識到可能面臨的檔案風險以及風險存在的原因，從而在實際工作中有效規避問題的發生，為企業會計信息化發展創造良好的環境，促進企業的綜合經濟發展。

一、相關理論概述

（一）會計信息化的涵義

狹義上的會計信息化是指企業以計算機技術為主體將財務工作與信息技術有效結合并充分應用，詳細分析是指企業通過運用財務軟件，利用計算機設備完成手工記賬或處理手工記賬難以完成的財務工作內容。會計信息化是會計理論、會計實務操作、信息技術以及計算機設備相結合并加以運用的總稱，實際上就是會計信息系統在計算機設備上得到運用。它不僅實現了會計數據的自動化處理，改變了傳統手工會計工作模式，同時對會計工作的發展起到了重要的促進作用，是會計行業發展史上的重要改革。廣義上的會計信息化是指與會計工作信息化相關的一切工作內容，包含會計信息化應用軟件的研發與推廣、會計信息化從業人員的培養、會計信息化的宏觀發展規劃、會計信息化的發展體制建設、會計信息化未來發展方向等等。會計信息化實現了從業人員與計算機相結合進行工作，包括了從業人員、計算機設備、硬件環境和軟件環境等因素，其重要部分是完善的財務軟件系統。會計信息化在很大程度上減輕了從業人員的工作量，提高了財務工作質量和工作效率。

（二）檔案風險的涵義

風險是指企業在完成其生產目標的管理活動中，會遇到各種不確定事件，這些事件出現的幾率以及其影響程度是無法事前預知的，這些事件的出現將會對企業的生產活動產生不同程度的影響，從而影響企業生產目標的完成進度。簡單來說，所謂風險就是指在一個特定的時間內和一定的環境條件下，人們所期望的目標與實際結果之間的差異程度。本文研究的檔案風險是指企業在進行會計信息化建設過程中，檔案信息可能存在的潛在風險，也就是說檔案信息存在的某種不確定性，并且這種不確定性可能會對企業的生產發展帶來影響，從而影響企業正常生產活動的進行。

二、會計信息化的特征

（一）無紙多樣化

企業的會計信息化需要借助信息技術才能實現，因此需要將所有的財務數據信息通過計算機信息技術進行重新輸入和輸出，并經過一系列的數據處理。在這個過程中，除企業日常活動中使用的發票和合同等紙質檔案外，其他所有信息在通過計算機的輸入操作處理后，都將保存在計算機內部介質中，且整個操作過程不存在任何紙質介質。與此同時，這種無紙化的操作也使得會計信息化處理具有多樣化，這也意味著會計信息處理不再是單純的會計數據信息，還包括了企業各項發展參考數據、管理信息、人事數據、企業生產運營情況以及重大的決策參考依據等。

（二）智能開放化

隨著互聯網技術的逐漸應用和發展，會計信息化得到發展同時也將財務工作帶入了智能化發展的時代。會計信息系統可以將輸入的財務數據信息進行自動處理并生成與企業相關的發展動態數據，同時對數據進行智能分析為企業的未來發展決策提供重要的參考依據。當財務數據信息處于非正常運行狀態時會出現提示信息，同時，企業運用的會計信息系統是處于開放狀態的，可以將其他管理系統中的信息進行相互整合和傳輸，從而實現資源信息共享，為企業的發展提供多方面的綜合性數據分析資料。隨著網絡技術的日益更新，會計信息系統將會向更高的智能化目標發展，逐漸減少手工處理流程，同時也會實現與其他管理系統的進一步合作。

（三）高效準確化

會計信息化需要依靠計算機技術才能完成，計算機設備對財務數據的輸入、輸出和處理具有高效準確性。會計信息化不僅可以為財務人員減輕繁重的工作量，同時還可以對財務信息進行全面科學的分析處理，并通過特定的程序將其轉化為實用的數據信息，因此，會計信息化要比傳統的手工會計處理工作更加高效、更加準確。

三、企業會計信息化面臨的檔案風險

（一）投資風險

投資風險是指會計信息化建設過程中可能面臨的投資選擇和投資資金的風險。企業在進行會計信息化建設過程中，需要購買計算機設備、財務軟件、培訓從業人員、支付相關服務費用等，這些投資都需要大量的資金，同時還涉及會計信息系統的維護、升級、調配等潛在的費用，這些都可能成為企業會計信息化面臨的投資風險。當然企業在進行會計信息化過程中也會得到直接利益，比如提高工作效率、減少人工成本等。但是任何項目的發展都將面臨投資風險，我們無法估計整個過程中可能存在的不確定性因素，從而導致企業面臨不同程度的檔案風險。

（二）發展目標風險

企業進行會計信息化建設過程中，很多重要的財務信息都以電子檔案形式被存儲在計算機介質中，如果企業在檔案信息管理過程中出現目標定位不準確或是偏離企業發展方向，都將面臨不同程度的風險。企業在會計信息化建設初期，對檔案信息的管理缺乏相關制度約束、對發展目標認識模糊，都將阻礙企業會計信息化的發展進程。而有的企業雖然制定了發展目標，但是由于目標的制定過高或過低，都將導致會計信息化檔案風險的發生，無法發揮其重要的依據作用。

（三）檔案信息損壞風險

由于企業業務的不斷發展，會計信息紙質檔案的存儲方式已經不能滿足企業發展的需求，因此會計信息化的發展，使得企業的重要財務數據信息可以保存在計算機內部存儲中，同時可以傳輸到U盤或光盤中，方便攜帶。這樣大大增加了會計信息檔案的儲存量，提高了會計工作的質量和效率。但是由于電子檔案信息的保管路徑我們無法肉眼看見，而且容易受運行環境、溫度、濕度或人為操作的影響，也增加了檔案信息被損壞的風險，并且一旦檔案信息出現損壞，很難恢復被破壞的檔案信息，導致會計信息缺乏完整性。

（四）檔案信息保存風險

傳統的會計檔案信息都以紙質為主，保存過程中不易受外界因素影響，面臨被破壞的風險較低。但是企業實行會計信息化，檔案信息以電子形式被保存在計算機媒介中，極易受運行環境的影響，造成檔案信息數據的丟失，無法保證檔案信息的完整性。同時部分從業人員的技能水平較低，對會計信息系統操作不熟悉，如果出現錯誤的檔案信息保存方式，將對檔案信息的保存造成不同程度的風險問題。

四、造成企業面臨會計信息化檔案風險的原因

（一）企業缺乏檔案風險防范意識

由于會計信息化為企業的財務工作提供很多便利，同時提高了企業的財務工作質量，因此很多企業積極進行會計信息化建設，但是卻缺乏足夠的檔案風險防范意識。無論是企業的領導者還是從業人員，都比較看重會計信息化的積極作用，卻沒有充分考慮其可能存在的潛在風險。因此企業在會計信息化檔案信息的管理過程中，忽視了風險隱患可能給企業造成的經濟損失。比如某些不法分子通過不正當手段盜取企業的財務數據信息，或是篡改企業的財務數據報告，導致企業運用不正確的財務報告作出不正確的發展決策，損害公司的經濟利益。

（二）企業會計信息系統運行環境不安全

首先，企業的會計信息系統運行環境容易受到網絡病毒的攻擊。檔案信息在輸入、輸出、傳輸等過程中，會隨之產生一些病毒，由于計算機病毒傳播速度快且影響嚴重，同時不易被察覺和徹底清除，因此對某些檔案信息會產生破壞作用，其次，企業的會計信息系統運行環境容易受到網絡黑客的攻擊。由于經濟發展不斷加速，企業之間面臨的競爭日益激烈，部分企業為獲取更多的經濟利益，利用網絡黑客盜取或破壞同行業的機密信息，進而打擊對方的業務發展。最后，企業的會計信息系統的正常運行與網絡服務器狀態有直接關系，如果服務器連接不穩定，或是存在故障，都將對會計信息系統的運行造成影響，給公司帶來無法預計的檔案風險。

（三）企業缺乏完善的內部控制體制

企業在進行會計信息化建設過程中，往往忽視對財務軟件的設置問題，帶來很多潛在的內部控制風險。目前各類財務軟件種類較多，如果企業在購買軟件前，不充分考慮軟件是否符合標準、程序設置是否嚴謹、與企業發展是否相匹配等因素，則會給企業帶來一些風險問題。企業在選用財務軟件不僅需要考慮軟件的實用性，同時應該考慮軟件程序的維護、升級以及售后服務工作，保證軟件的正常運行。另一方面，部分企業沒有考慮財務職務不相容問題。由于會計信息化減少了企業的人工成本，一人可進行多崗位工作，因此不相容職務合并現象頻繁出現，這些都將影響檔案信息的準確性。

（四）從業人員缺乏職業道德和技術能力

會計信息化依據信息技術而發展，因此財務信息容易被篡改、銷毀或偽造，而且這些不正當行為十分不易被察覺。有些從業人員職業道德較低，受他人蠱惑或受經濟利益的誘惑，對企業的財務信息進行更改，進行一些不正當的行為。另一方面，會計信息化要求從業人員有較高的專業知識基礎和較強的實操技術能力。目前很多企業的從業人員的綜合素質較低，沒有接受過正規的會計信息化工作培訓，對會計理論、系統的操作等十分不熟練，專業技能水平較低，比如檔案信息保存不正確、不按正常程序退出軟件、隨便關機等，都可能對檔案信息的存儲帶來一定的風險。

五、提高企業會計信息化檔案風險控制的措施

（一）提高企業檔案風險防范意識

企業在進行會計信息化建設過程中，應首先樹立檔案風險防范意識，應充分意識到檔案信息特殊的存儲環境和存儲媒介，企業領導者要高度重視檔案信息的管理。企業應建立檔案風險防范組織，明確組織的管理者和工作人員的崗位職責，建立完善的工作體系，同時應建立檔案風險管理制度、督查程序以及風險防范的應急預案等。一旦發生檔案信息被破壞事件，立即啟動應急預案，保護企業未遭受破壞的檔案信息不被入侵，同時立即恢復被破壞的檔案信息，將企業的經濟損失降到最低。

（二）建立安全的會計信息系統運行環境

首先，企業應定期對財務軟件進行檢查，并聘請專業的計算機人員對財務軟件與計算機設備進行定期維護、升級，做好病毒查殺等工作。同時安裝財務軟件的計算機最好不用于其他工作用途，避免產生病毒或不安全的網站帶來的影響。其次，企業應對計算機進行加密處理。不僅要對計算機安裝正版防火墻，同時應對軟件中重要的財務信息進行加密處理，并且設備多層訪問權限。最后，企業應安裝防御工具，在一定程度上可以對抗黑客的攻擊，保護重要的檔案信息，同時可以對黑客造成反攻擊。

（三）加強檔案信息的備份、恢復及保管管理

首先，企業應完善檔案信息的備份和恢復程序。計算機媒介存儲的檔案信息容易受到外界因素影響，一旦發生意外或存儲環境遭到破壞，檔案信息極易丟失。因此企業應注重計算機媒介存儲系統的質量，完善軟件的自動備份功能，同時加強軟件系統還原功能的建立。這樣可以增強檔案信息的保管安全性，減少檔案信息被破壞的風險。其次，企業應重視檔案信息的保管，應增強保管人員的檔案信息風險防范意識。企業應聘請專業的保管人員，保管人員需懂得會計知識和計算機運用知識，同時具有較高的技術能力，了解保管過程中的注意事項。

（四）建立完善的企業內部控制體制

企業應建立完善的企業內部控制體制，包括檔案信息管理制度、會計信息化操作制度、從業人員崗位制度等，通過建立完善的內部管理制度，規范從業人員的工作行為和工作流程，確保會計工作有序進行。同時企業應建立有關監督制度，做好不相容職務分離工作，明確從業人員的職責，制定完善的獎懲制度，這樣可以對從業人員起到一定的監督作用和約束作用。

（五）提高相關從業人員的綜合素質

企業應定期為從業人員安排專業的理論知識培訓、實操技能培訓和職業道德培訓，全面提高從業人員的綜合素質，進而提高從業人員的工作質量和工作效率，保證企業財務工作的真實性和準確性，這是企業實現會計信息化發展的重要保障。從業人員也應該加強自我約束，端正工作態度，恪盡職守，不被外界利益誘惑，以企業的經濟利益為出發點，提高自己的工作責任感。

結論

會計信息化成為企業經濟發展的必然趨勢，為企業的發展決策提供的重要的參考依據。本文通過研究企業會計信息化檔案風險，而出了以下結論：（1）企業會計信息化面臨的檔案風險有投資風險、發展目標風險、檔案信息破壞風險、檔案信息保存風險。（2）造成企業面臨會計信息化檔案風險的原因有企業缺乏檔案風險防范意識、會計信息系統運行環境不安全、缺乏完善的內部控制體制、從業人員缺乏職業道德和技術能力。（3）為促進企業的會計信息化發展，可以通過提高檔案風險防范意識、建立安全的會計信息系統運行環境、加強檔案信息的備份、恢復及保管管理、建立完善的企業內部控制體制和提高相關從業人員的綜合素質等途徑提高檔案風險控制能力，進而為企業帶來更多的經濟利益。

[參 考 文 獻]

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[責任編輯：潘洪志]