論現代辦公室文秘人員的“職業素質”培養

高苗

摘要：隨著現代社會的飛速發展，辦公室文秘人員也要面臨工作性質、崗位、層次性與技術的諸多變化，這在某種程度上也可以視為辦公室文秘工作人員的一次機會。辦公室文秘自身的工作屬性決定了其要在不斷的工作歷練中培育多重的職業素質和修養，從而確保文秘工作的穩步前行。本文擬以此為論述的重點，系統分析了新時期辦公室文秘人員在工作中如何通過努力來提升自身的職業素質，從而確保文秘工作可以不斷得以進步。

關鍵詞：文秘；職業素質；職業道德；辦公室；職業技能

一、現代辦公室文秘要轉變職業思維，樹立外向型的職業思維

新時期，辦公室文秘的工作正在發生很大的轉變，因為辦公室文秘人員也必須適應這種變化，通過切實轉變工作思維來保證個人工作的進步。比如，當前傳統意義上的技能型的辦公室文秘正在被全面的智能型文秘人員所取代。簡言之，新時期辦公室文秘人員的角色和特征也必須更加智能化、全面化和多元化。與此同時，進入到21世紀的第二個十年，信息化與新媒體時代已然來臨，辦公室文秘人員也要適應這樣的變化，主導調整和轉變職業思維，樹立更為開放與外向型的職業思維模式，既要做好文書的各類工作，也要為領導決策及實施提供參考輔助，從多個方面來體現辦公室文秘的價值。

另外，現在很多辦公室文秘在進單位之前所處的社會環境跟現在不一樣，從而形成了心理、自我意識等因素的個人的獨特性。這些獨特性主要體現在文秘人員的性格上形成的一些興趣愛好、氣質。所以辦公室文秘人員的發展和成長進步都來與先天的影響，那么這些獨特都會反映出文秘個體的不同發展情況。如果你有一個好的個性，就有利于你的進步和發展，如果你缺乏個性，那么你的發展會有阻礙，影響你在工作中實現自身的價值[1]。所以，轉變心理狀態，走向主動輔助的外向型角色，是辦公室文秘發展的必然，也啟示辦公室文秘人員要革新思維，提升自己的各項職業素質。

二、現代辦公室文秘要加強職業道德素養的培養，提升道德水平

職業道德是現代辦公室文秘人員職業素質的重要內容，而文秘職業素養的存在是為了確保文秘的道德素質得到更好的彰顯。從另一個角度看，辦公室文秘的職業道德和職業化素質是密切相關的，二者須臾不可分離，是相輔相成的關系。比如，為了提高文秘的職業道德的功能，就要求文秘要時刻注意提醒自己，良好的文秘形象，不單單需要姣好的容貌，更需要有著堅貞的職業操守和過硬的自身本領。很多時候，職業道德對于辦公室文秘人員來說是至關重要的。

基于此，辦公室文秘人員要立足于工作崗位，要做到愛崗敬業，忠于職守，要在領導的下面立足自己的崗位，扎扎實實的完成好自己的工作任務，同時為領導提供必要的輔助和參謀。同時，辦公室文秘的工作也要為其他同事提供幫助。同時，辦公室文秘人員要善于合作，要把合作精神在情感的基礎上，上升為意志，應變能力要強，心理承受能力要強大。如果一個辦公室文秘人員能夠具備如此良好的職業道德素質，那么就可以對個人工作的推進帶來顯著的幫助[2]。再如，辦公室文秘經常要處理接待類工作，好的禮儀和文明禮貌是必不可少的。比如文秘人員在接待的過程中要選擇正確合適的稱呼，用正確的方式握手是對對方的尊重，正確的握手應該是身體微微前傾，與此同時，眼睛直視對方并面帶微笑。注意這些小的細節，對于提高辦公室文秘人員的職業道德水平都是很重要的，應該引起重視。

三、現代辦公室文秘要完善職業技能與專業能力，為文秘工作提供支撐

現代的辦公室文秘，除了要具備科學思維與良好的職業道德素質之外，還必須在文秘的專業工作領域有所造詣，要提升個人的職業技能與專業化能力。唯有此，辦公室文秘人員才能在工作中不斷展現出個人的價值與水平。比如，辦公室文秘人員必須有著良好的自我判斷能力，要對當下、未來的工作形勢、局面有著清晰的認知和判斷。文秘也必須對自己所從事的工作有很好的認知，要形成良好的感知能力。同時，辦公室文秘必須八面玲瓏，具備隨機應變的基本能力，這樣才能適應復雜多變的工作局面[3]。事實上一名優秀的辦公室文秘人員不僅在人際關系方面處理好，同時心理承受能力與調適能力也要足夠，要心思細膩、考慮周全。勇于去面對一切地挑戰，在工作中，不怕吃苦，不怕失敗，在現實的客觀實際中不斷努力，提高自己的素養，培養對文秘工作的興趣。

再如，文秘的文字組合中有一個“文”字，即辦公室文秘人員很大的一個功能就是要負責書面的書寫、摘抄、謄寫和整理。雖然隨著計算機時代的到來，這種直接書面化的工作正在減少，但是辦公室文秘還是必須具備專業化的書寫能力、較扎實的文字組織能力和文采。此外，辦公室文秘良好的形象是建立在自身的文化修養基礎之上的。只有具備了一定的文化修養，才能使文秘形象更加豐滿、完善。與此同時，在人際關系方面中也要善于去處理，辦公室文秘人員要與單位的每一個同事關系和睦相處，構建和諧的同事關系。只有處理好了社交過程中面臨的各類問題，文秘的工作才能更加順暢，自身的價值才因此彰顯。

總之，辦公室文秘人員只有將工作置于更為重要的位置上，通過職業道德、職業能力和技能的培育，來形成自身“核心競爭力”，文秘工作才能不斷進步，才能為辦公室及所在單位作出更新貢獻。

參考文獻：

[1]王敏.辦公室文秘工作效率提高策略分析[J].辦公室業務，2017（02）：15-17.

[2]賀彥龍.淺談如何做好辦公室文秘工作[J].辦公室業務，2016（18）：22-23.

[3]李俊.企業轉型期如何做好文秘工作[J].中外企業家，2015（09）：19-21.