信息時代電力系統檔案一體化管理探究

陳芳文

摘要：本文對檔案以及檔案一體化管理的涵義進行了敘述，將信息時代電力系統檔案一體化存在的不足以及具體的提高策略進行了詳細的探究。

關鍵詞：信息時代；電力系統；檔案一體化；探究

一體化就是將一些相互之間獨立的實體結合為一個實體的過程。檔案一體化管理是將電子類文件、信息以及計算機這些技術作為一體的檔案管理工作方式，是一個全新的管理技術、方法及思想。檔案一體化管理模式逐步的取代傳統的檔案管理方式，成為信息時代的必然選擇。

一、檔案及檔案一體化管理的涵義

人類在實踐的過程中所保存下來很豐富的最原始的那些信息類的資源，就是現在所說的檔案。檔案傳達出來的是事實的真相及歷史，檔案的管理工作就代表著尊重經驗、歷史及事實。伴隨信息時代的到來，對信息的管理工作已經開始由之前的紙質類開始向電子化，檔案開始變的越來越具有綜合性，開始集科學、政治以及服務為一體，作用也非常明顯，成為電力系統非常重要的組成部分。

傳統意義上的檔案管理已經不能適應不斷發展的時代需求，電子類文件與計算機系統的一體化管理應運而生，成為時代發展的必然結果。檔案管理工作具有三層的特性，即政治、管理以及服務，檔案管理工作的存在就是將檔案與檔案管理人之間所存在的矛盾進行解決。檔案信息非常關鍵的特點就是數據精度要求高，信息量非常的大，信息時代的到來恰好可以解決這些問題，檔案一體化的利用及管理指的是用科學的組織及方法、指導思想及手段等有效的對檔案進行管理，將檔案工作的質量及效率進行提高，為檔案管理提供現代化的理論基礎，檔案一體化的管理工作呈現多越來越多的優勢。

二、信息時代電力系統在檔案一體化管理中存在的不足

（一）傳統的檔案管理給現在留下了很多麻煩

信息時代的到來，電力系統越來越意識到檔案管理的重要性，慢慢的也在加大資金的投入，所以，以前的檔案管理的還算不錯。但是，由于之前電力系統的檔案特別多，很多都是紙質，并沒有全面的掃描進行電子化的保管，利用過程中，就很容易出現翻爛的情況，這樣是很不利于電力系統檔案的保管的。

（二）對檔案一體化管理和利用還是很不規范

信息時代的到來，對電力系統提出了更高的要求，但是在實際的操作過程中，還是很難做好科學的對檔案進行立卷以及科學分類，在管理的過程中很難系統、規范且非常科學的管理檔案。

（三）檔案的管理人員整體的綜合素質還需要進一步加強

電力系統以前很多的管理工作都是手工來完成，相比較而言還是很落后的。伴隨著信息時代的到來，信息化在不斷的加強過程中，可是現在很多檔案工作者并沒有經過很特別的訓練，不能滿足信息時代電力系統的要求，需要不斷的提升自身的綜合素質，來滿足不斷發展的時代需要。

（四）檔案一體化管理配套的設備還不是很齊全

由于電力系統傳統的管理工作都是通過手工完成，所以并沒有配備很多先進的設備。在這種情況之下，即使檔案的工作者具有很高的綜合素質，若沒有完善的網絡化設備，也難以完成電子系統檔案一體化的管理工作，這很不利于電子系統檔案一體化的實施。

三、在信息時代促進電力系統檔案一體化管理的措施

（一）進一步加強電力系統的檔案一體化管理工作

信息時代的到來，在帶來方便的同時也帶來了很多弊端，因為網絡技術還是存在很多弊端的。所以，一定要進一步加強電力系統的檔案一體化管理工作。電子類的檔案應該進行專項式的管理，在對電力系統檔案技術方面相關的文件整理的過程中，應該加強管理以及存儲方面的管理工作，整理原件資料的時候，應該特別注意將原件保存好。

（二）健全信息時代檔案一體化管理相應的法律法規制度

檔案一體化管理工作的實施其主要的目的就是確保檔案信息的安全，所以，一定要健全對應的法律法規制度。當今社會，人類賴以生存的最基本的生產要素就是信息、物質及能源。介于此，一定要相應的制定出相符合的法律法規制度。將檔案的管理工作在制度方面進行細化，盡量做到一個人一個崗位，一個崗位一臺電腦機器，將檔案一體化管理的制度全面的完善。使檔案的信息安全的進行運轉，系統的予以建設，檢測也要規范并標準。在具體的建設過程中要做到有具體的標準可參考，有法律法規可遵循，真正的做好檔案一體化管理的標準化及規范化。

（三）完善電力系統檔案一體化管理體系，將系統存在的不足找到并彌補好，提升防范的水平

在對檔案一體化進行管理的過程中，要將檔案管理人員的綜合素質提升起來，將安全的防范意識加強，將個人的職責明確下來，將管理人員在培訓方面的教育工作加強，提升檔案管理人員的綜合能力。

（四）將電子系統檔案一體化資料相關的配套基礎設施落實好

信息時代，電子檔案系統的一體化離不開完善的基礎設備的建設，在對電子系統檔案一體化的資料進行管理的過程中，若配套的基礎設備質量特別差，外部的環境也非常的惡劣，就很容易使檔案資料出現不可預測的問題，檔案所存儲的時間也將相應的縮短。

四、結語

信息時代電力系統檔案的一體化管理是一個全過程的管理工作，主要強調的主體是電子文件。這種信息的記錄模式具有歸納及連續的特性，是對信息檔案的歸檔及整理、處理并保存，在實際的過程中進行應用的過程，值得推廣。

參考文獻：

[1]劉岳華，魏蓉，楊仁良，張根紅，李圣，肖力.企業財務業務一體化與財務管理職能轉型——基于江蘇省電力公司的調研分析[J].會計研究，2013，10：51-58+97.

[2]楊秉光，王永梅.企業數字檔案系統的建設研究——江蘇省電力公司數字檔案系統案例研究[J].中國檔案，2010，07：40-41.