論檔案管理人員素質的提高

丁慧娟

摘要：人是社會活動中最活躍的要素，人可以創造世界上沒有的東西，人可以為改變社會的性質，人可以為公司爭取更大的價值，社會組織也要利用合理的方式對人進行管理。首先檔案管理就是一項重大的工作，最原始的檔案記錄著人類的社會活動，隨著社會的發展，檔案已經發展成為對一個人的過去經歷的真實記錄，一家公司根據檔案對求職者進行了解，然后才決定是否聘用。檔案利用文字的形式進行記錄，因為文字可以持久的流傳下去，我們看到的文字信息大部分都是真實可靠的，所以在檔案的記錄必須做到真實準確，這也需要提高檔案管理人員的努力，本文就檔案管理人員素質的提高展開論述。

關鍵詞：檔案管理；工作人員的素質；必要性；有效措施

中圖分類號：G271.6

文獻識別碼：A

文章編號：1001-828X（2016）036-000123-01

檔案具有權威性和憑證性。一些珍貴的歷史檔案，一旦被銷毀，就沒有辦法復原，隨著科學技術在檔案管理中的運用，這樣的遺憾在未來的發展中會逐漸消失。人們可以利用優秀的檔案資料在找工作中獲得先機，但是在一些公司對檔案的管理毫不重視，為以后的工作帶來隱形的麻煩，有些檔案管理人員的自身素質不高，對工作沒有什么要求，所以給公司帶來巨大的損失。提高檔案管理人員的素質，有利于檔案事業的健康發展，提高檔案管理人員的素質，有利于公司檔案管理的規范化、科學化，提高檔案管理人員的素質，有利于公司在激烈的競爭中發展壯大自己的隊伍。

一、檔案管理人員素質提高的必然性

（一）可以適應艱難的工作環境

多功能人才不僅檔案管理方面的專業知識掌握的扎實，而且可以還精通各方面的知識，主要是高科技知識，這樣的員工可以促進公司的建設，可以將公司帶到時代的前沿。筆者曾經在書上看到過這樣一個例子，一個在東京大學上學的學生，專業課主修管理學，大二的時候他又修了雙學位，修的專業是計算機，在一些大型的活動中，他表現出了管理和指導能力，在還沒有畢業的時，就被美國的一些大公司看中。其實如果他僅有學歷和學位，或許只能在保證自己的工作中辛苦的堅持，但是像他這樣的學生，給公司帶來無盡的價值，在檔案管理的同時，還可以進行其他的工作，而且可以利用電子信息技術管理檔案，這樣不僅僅是檔案管理規范化那么簡單，他將公司的檔案的管理進行了創新，這樣的檔案管理人才，可以在多變的工作環境中，總是可以找到創新的出路Ⅲ。

（二）防止短板效應

短板效應在哲學中的例子就是，大家都知道的制作木桶的例子，利用幾塊木塊制作一個木桶，但是這幾塊木塊的長短不一樣，在木桶里面盛水時，決定盛水容量的不是最長的那一塊木板，而是最短的那一塊木板。同樣也適用于一個公司的發展中，因為在公司中只要有一方面的工作存在問題，那么就會對整個公司產生不良的影響，所以公司為了防止短板效應，都加強了以前沒有重視的檔案管理，檔案管理要隨著社會的進步而進步，首先要提高檔案管理人員的整體素質。這樣才可以將木桶的短板逐漸加長，才可以擴大木桶的盛水容量。

二、檔案管理人員素質提高的有效策略

（一）對檔案管理人員進行專業技能培訓

公司想要提高檔案管理人員的整體素質，就必須要求工人員持證上崗，在公司現有檔案管理人員中，對其進行專業的培訓，而且要有針對性，根據工作崗位的需求為員工進行培訓，請一些社會中承認的專家，高校中的一些教授到公司為員工進行系統的授課，專業的教師將豐富的實踐活動傳授給工作人員，這樣不僅傳授了專業知識，也傳授了實踐經驗。有學習就會有考核，在學習一段時間之后，要對員工進行考核，在考核中，合格的工作人員持證上崗，不合格的工作人員自然淘汰。中原油田深化企業內部體制改革的成功表明，公司對員工實行專業技能培訓考核，是提高員工整體素質的有效方法。

（二）檔案管理人員要精益求精

現在社會對檔案管理人員的素質要求越來越高，一般公司為了檔案事業的健康發展，都會聘請一些高素質、多功能的人才，這樣有利于檔案管理的專業化、標準化。公司的每一個員工的知識能力都存在差異，所以公司對檔案管理人員要精益求精，在爭奪奧運會乒乓球女子單打冠軍的比賽中，無論多少普通女青年加在一起，也沒有辦法與鄧亞萍和王楠相比較。因此，檔案管理人員的素質高低、檔案服務質量優劣，決不是單純地在檔案管理人員的數量上奪得先機，而是取決于檔案管理人員的整體素質、專業技術水平、先進的工作方法和科學的管理體制，這樣的檔案管理屯把對才可以為公司的發展創造條件。

三、結語

綜上所述，提高檔案管理人員的素質是必然的，這樣才可以做到對檔案負責，對于公司來講，意義重大而深遠。經過專業培訓的檔案管理工作者，在工作中可以少犯錯誤，逐漸提高工作的積極性，增加自信。社會中對檔案管理工作人員的要求也逐漸提高，檔案管理工作人員要求持證上崗，這樣也保證了在競爭崗位時的公平性，一個公司想要在招聘中獲得合格的檔案管理人員，就要面向全社會進行招聘，在面試中優勝劣汰，這樣的檔案管理人員，會將檔案歸類、整理，使公司的大大小小的命令、時間安排都有跡可循，這樣可以節省時間，提高工作的效率，使檔案管理不僅科學化，而且適應時代的發展與巨變。