論述學校人事檔案管理信息化

王蔚麗

加快檔案信息自動化系統建設，實現檔案工作各個環節的計算機化，是實現檔案工作現代化，提高檔案系統整體功能的物質技術基礎和重要手段。檔案信息自動化系統是一項需要運用多種學科知識，多專業配合，多部門協作，多環節配套的復雜系統工程，系統建設發展到目前階段，研究探討對系統的協調組織、加強管理和科學決策，是十分必要的。近年來，計算機網絡技術的廣泛運用為檔案信息管理提供了可靠的保證，傳統的學校人事檔案管理方式面臨著越來越嚴峻的挑戰。為了充分發揮檔案工作在信息社會中的重要作用，學校應該積極地將信息技術與檔案管理技術和方法結合起來，促進檔案的信息化管理。做好學校的人事檔案管理，不僅是學校人力資源管理的重點內容，還是營造良好教風和校風的基礎。信息時代的來臨，使學校人員流動性越來越大，而信息時代的學校人力資源管理工作，則對人事檔案的依賴程度越來越高。提高學校人事檔案管理工作質量，已經成為各學校管理工作的重點和難點，如何在信息時代背景下，實現學校人事檔案的信息化管理，提高人事檔案的完整性、可靠性和有效性，更是成為各學校教務工作創新的關鍵之一。

1 信息技術在人事檔案管理中的作用

人事檔案是記錄個人從事各種社會活動的文件，是學校人事部門對個人管理的重要憑證和開展各種工作的基礎，同時對學校考察和識別干部，選拔優秀人才，加強師資隊伍建設，促進教學、科研、黨政管理工作的開展具有重大作用。在檔案信息計算機檢索系統中采用現代計算機網絡通信技術，可以將檔案信息檢索方式由脫機檢索、聯機檢索，發展為智能檢索及網絡檢索，實現檔案信息傳遞網絡化。人事檔案通過計算機管理，對檔案信息資源進行分類、提取、分析、加工，可以直接提高檔案工作效益。

2 實現學校人事檔案管理信息化的重要意義

2.1 有利于適應檔案管理改革的發展方向。隨著我國對事業單位人事檔案管理工作要求的不斷提高，學校作為事業單位系統的重要組成部分，只有實現人事檔案管理信息化，才能進一步提高學校教務管理水平。學校作為教學單位，必須緊跟時代發展，并滿足上級管理部門對人事檔案管理工作的要求，人事檔案管理信息化，是提高人事檔案管理質量的有效措施，對學校的發展和建設意義重大。

2.2 有利于開發學校人才的潛在優勢。隨著時代的發展和社會的進步，學校作為人才培養的重要陣地，必須實現與時俱進，不斷創新才能為社會培養和輸送合格人才。學校的人事檔案記錄著教職員工成長歷史和綜合素質的各項信息，實現人事檔案信息化管理，提高人事檔案管理的完整性和有效性，便于教務管理工作者把握教職員工的專業素養和職業發展潛力，有助于選擇和選拔人才，挖掘學校人才的潛在優勢，有利于學校人才資源潛力的開發和教務工作團隊的建設。

2.3 符合人事檔案管理工作自身的發展需求。現代的人事檔案管理工作向動態化、細節化發展著，在人才流動日益頻繁的今天，更加完整、可靠、有效的人事檔案管理是時代發展對人事檔案管理工作的具體要求。將信息技術應用于學校人事檔案管理工作中，能夠提高檔案資料搜集的完整性和可靠性，并提高人事檔案管理服務質量。人事檔案管理信息化，能夠為教務管理人員提供更加高效、可靠的檔案資料查閱、調用和傳輸需求，有助于實現學校內和學校間的人事檔案資源共享。

2.4 有利于重要人事檔案載體的持久保護。傳統的學校人事檔案是以紙質媒介記錄和儲存的，紙質檔案相比于電子檔案，其安全性和可靠性得不到保證。隨著時間的推演和學校的發展，紙質檔案很容易丟失、模糊和字跡褪變，當需要調用檔案時很容易由于檔案資料不完整影響工作開展。實現人事檔案管理的信息化，將紙質檔案轉化為電子檔案儲存在電子設備中，這種儲存不僅調用效率較高，而且其保存更加簡單方便，也不易造成損壞。因此，實現學校人事檔案的信息化管理，有利于重要人事檔案載體的持久保護，對學校檔案管理工作的發展意義重大。

3 學校人事檔案管理信息化過程中存在的問題

3.1 信息數據建庫質量參差不齊。人事檔案管理信息庫是檔案信息化管理的關鍵環節，建立符合實際的、完整的、安全的檔案信息庫，不僅是提高檔案儲存質量的關鍵，也是提高人事檔案管理服務工作質量的前提。但現如今我國學校人事檔案數據信息庫建設卻并不完整，雖然部分學校在檔案信息庫建設中投入大量的人力、物力和財力，但是無法保證檔案數據的準確性，由于設備更新換代慢，也無法滿足日益提高的檔案調用服務需求。

3.2 檔案資源開發利用有待深化。由于檔案信息資源開發利用意識淡薄，“重藏輕用”現象普遍存在，檔案信息的內涵資源未能得到充分開發，客觀限制了人事檔案資源充分開發與利用，難以適應檔案管理自身發展規律的要求。在確保信息安全的前提下，如何加強檔案資源深度開發利用，切實發揮檔案信息化管理作用，是高校檔案信息化管理工作中迫切需要解決的問題。

3.3 缺乏足夠的高素質復合型管理人才。人事檔案管理的信息化對檔案管理崗位人員提出了更高的從業要求，為了發揮人事檔案管理系統的作用，要求人事檔案崗位工作人員不僅要具有扎實的專業技術，還要求掌握足夠的計算機信息技術和應用技能。但由于學校人事檔案管理常年不受重視，大部分學校人事檔案管理團隊綜合素質不足，無法滿足人事檔案管理信息化建設和發展的需求。

4 學校人事檔案信息化管理的有效策略

人事檔案管理信息化，是校園信息化管理的重要組成部分。隨著信息技術的發展和應用普及，學校也積極開展了信息化管理改革。但在人事檔案管理工作中，受技術、人才和資金的限制，大部分學校人事檔案管理信息化系統仍然比較落后，為了促進學校人事檔案管理信息化建設，可以采取以下策略對學校人事檔案管理工作系統進行優化。

4.1 加大檔案信息化建設投入力度。人事檔案管理的信息化的實現，需要投入大量的人力成本、資金成本和時間成本。人事檔案管理的信息化作為學校人事檔案管理發展的必然方向，學校管理者一定要加大重視力度，加大成本投入，持續推進檔案管理信息化建設。只有確保了硬件設施、人才儲備的充足，才能保證人事檔案信息化管理逐步實現，并為學校的發展做出貢獻。

4.2 規范檔案信息數據庫的建庫標準。檔案數據的標準化、完整性、真實性直接關系到檔案信息數據庫的質量，也是由信息化向網絡化共享、聯網發展的保障基礎。其中，需要重點解決檔案信息的標準化問題及安全傳輸、技術保護等問題，要加強人事檔案材料的收集歸檔工作，規范檔案著錄。利用計算機掃描、數碼照相等手段，加快檔案的目錄數據庫和必要全文數據庫建設，加快干部人事檔案數字化建設和深度開發進程，規范建庫標準，建立科學的檢索體系和干部信息適時更新制度，做到“查得快、查得準、查得全”，逐步實現高校人事檔案信息化管理的規范化、科學化、系統化。

4.3 加強檔案信息化管理隊伍的建設。學校人事檔案管理團隊綜合素質不足，是制約學校人事檔案管理信息化實現的重要因素。為了促進檔案管理信息化的建設，提高學校人事檔案管理服務質量，必須不斷強化檔案信息化管理隊伍的建設。只有確保檔案信息化管理隊伍每個人都具備扎實的專業技術和綜合素質，才能激發整個團隊的工作效率，通過實現學校人事檔案管理信息化，提高學校人事檔案管理的工作和服務質量。

信息化的人事信息管理模式及人事檔案管理現代化建設對實現學校的人事人才信息管理工作的社會化服務有非常突出的現實意義。學校檔案管理人員要積極創造條件，盡快實現人事檔案管理的信息化，實現學校的檔案管理的根本變革。檔案管理工作是學校基礎工作的重要組成部分，我們在做好檔案的收集、整理、歸檔工作的同時，又做到主動提供服務。還要及時對利用的反饋信息進行綜合性的分析、研究，找出工作中的不足，以科學的態度，把學校檔案工作做得更好，使之發揮出更好的作用。

綜上所述，學校人事檔案管理信息化，對學校的發展和建設意義重大。為了提高學校人事檔案管理工作水平和質量，必須堅持推進人事檔案管理信息化建設，并加大檔案管理專業人才的培養力度。最終通過學校人事檔案管理信息化的實現，提高學校的信息化管理水平，為學校教學管理水平的提高和未來的發展打下基礎。

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