特殊載體檔案管理現(xiàn)狀及對策分析

關紹鵬

摘要：特殊檔案對于一個企事業(yè)單位的發(fā)展來說至關重要，尤其是在企事業(yè)單位舉辦大型展覽、慶祝活動時，就需要這些特殊檔案來對企事業(yè)單位的形象加以補充。本文主要介紹了特殊檔案管理的現(xiàn)狀，并進一步分析了特殊檔案管理的對策。

關鍵詞：特殊檔案 企事業(yè)單位 管理 現(xiàn)狀 對策

所謂特殊檔案管理，就是指對照片、證書、獎狀、錄像等內容的管理。在內這份工作對職工的工作思路教育大有裨益，對外也有助于宣傳企事業(yè)單位的形象，有著直觀性的特點，所以，特殊檔案的管理是十分重要的，它的保存完善與否，也會影響到檔案利用的成果，廣大的檔案工作者需要加強對特殊檔案的管理，才能夠切實、有效地發(fā)揮其價值。當下我國的企事業(yè)單位檔案信息化管理建設是一項系統(tǒng)的任務，無論是管理者還是相關的工作者，都需要有積極的態(tài)度來投入這項工作。所以，這項工作需要較高的社會責任感、相應的理論和技術支撐。

一、特殊檔案管理的現(xiàn)狀

（一）資料收集不全面

一些來源于企事業(yè)單位重大活動、重要事項的錄像以及照片檔案，因為參與的人員較多，且規(guī)模較大，在這個時候，就容易出現(xiàn)職責不清的問題，攝像錄影人員缺乏檔案管理意識，收集工作普遍落后，這就導致錄像以及照片的檔案管理質量不高，且數(shù)量不全。其次，一些重要的證書、獲獎檔案以及獎狀的歸檔情況不主動，容易出現(xiàn)各種漏歸的現(xiàn)象。最后，因為錄像帶有重復利用的功能，所以它往往在多次利用之后，其資料的流失就較為嚴重。

（二）缺乏規(guī)范的整理

沒有一個規(guī)范的整理，主要表現(xiàn)在照片的拍攝時間、背景以及原因上，都不夠詳細，甚至沒有充分的說明文字，這就從一定程度上降低了照片檔案的可靠性，對于使用者來說，要想全面地了解照片的相關信息，更是難上加難。

（三）保存條件不好

首先，在庫房的硬件設施上，缺乏相關的防潮防濕的安排，庫房通風條件不好，獎牌容易出現(xiàn)生銹、彎曲的問題。其次，聲像檔案沒有專門的防磁柜，錄像盤有太多的消磁現(xiàn)象。最后，在對獎杯的存放上，沒有固定的擺放位置，那么就很容易受到外力的碰撞，破損的現(xiàn)象層出不窮。

（四）信息化程度不高

特殊檔案的載體是多種多樣的，且材料和形式各異，大小也不同，這就使得其信息化管理的方式參差不齊，管理起來難度較大。例如證書的檔案，有的幅面較小，可以用掃描地方式進行管理，而一些面積較大的，就只能利用拍照的方式來解決。獎杯、獎牌的檔案只能通過拍照。但是因為獎牌的材質具有一定的特殊性，一些獎牌特別光亮，拍起照來就十分困難。而一些錄像帶要轉換成光盤，就需要有可靠的設備。所以，綜合來看，由于各式各樣的條件的限制，檔案的信息化建設的可行性較低，且困難重重。

二、特殊載體檔案管理的對策

（一）強化收集力度

檔案管理人員身負社會財富管理的重任，所以，要本著對歷史、未來負責的精神，不僅要做好當下的檔案資源管理，同時也要對一些新來的檔案資料進行全面的收集與整理，這就使得檔案在未來可以全面真實地反應歷史情況。針對一些特殊檔案管理收集難的現(xiàn)狀，在各種制度的保障下，檔案員要負起責任，和有關部門多多溝通，注重企事業(yè)單位的重大活動事項。在某個活動事項中，可能出現(xiàn)哪些檔案，哪些檔案應該怎么收集，以及向誰收集，我們都應該做到心中有數(shù)，做到事前的策劃。這樣才能夠及時、完好地完成檔案的收集。其次，我們要做好宣傳工作，無論何時都要有一種宣傳檔案收集的意識，這樣才能夠有效地提升廣大職工干部的宣傳意識，敦促其主動存檔。

（二）創(chuàng)新管理手段

隨著新媒體技術的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理在內容更新、升級方面顯示出了一定的滯后性。隨著一項新技術、一些新軟件的誕生，往往可以將紙質檔案的缺陷在幾天的時間內得到解決。紙質材料的更新明顯跟不上信息技術應用的速度，這樣勢必會給企業(yè)檔案調動工作帶來一定的困難。檔案管理也應該與時俱進，充分地利用現(xiàn)代化的科技手段，實現(xiàn)對檔案的數(shù)字化整理。將老照片通過掃描的方式進行儲存，對于證書、獎牌以及錦旗等實物類檔案，應該進行拍照，進一步制作成電子檔案，存放在檔案管理的系統(tǒng)當中。通過數(shù)碼設備形成有關照片，直接存放在數(shù)據(jù)庫當中，實現(xiàn)與實物的同步對照。除此之外，對于形成的電子檔案，要利用U盤、移動光盤和移動硬盤進行雙份備份，做好數(shù)據(jù)的儲存工作。其中一份可以交由使用者使用，變了每次利用者都需要拍照、掃描的問題，這樣既可以有效地節(jié)約時間，也可以完成資源的共享。在保存資料完好無損的狀態(tài)下，進而提升檔案的管理水平以及利用率。另外，因為榮譽檔案的利用者大多都是對某一級別以上的榮譽進行利用，所以，在實物檔案的模板中增添了級別的滋養(yǎng)，這樣就可以有效地用“級別”來檢索檔案，提升檔案查找的便利性。

（三）強化設施投入

隨著社會科學技術的不斷發(fā)展，企事業(yè)單位應該逐步完善自身的軟件功能。一些智能化的系統(tǒng)的設計遠遠跟不上當下對軟件系統(tǒng)的需求，不能滿足企事業(yè)單位檔案建設工作的需求，使得企事業(yè)在檔案建設的過程中，有些系統(tǒng)不能發(fā)揮應有的作用，所以，加強對檔案建設系統(tǒng)軟件的更新，保持與時俱進性，這樣可以有效地避免被時代淘汰。雖然檔案管理不會直接地創(chuàng)造出哪些經(jīng)濟效益，但是它能夠創(chuàng)造的長期的社會效益與價值卻是不可估量的。我們要做好檔案的管理工作，進一步提升檔案管理的水平，在這個過程中，無論是硬件還是軟件都是必不可少的。所以，加強對檔案基礎設施的投入，為檔案管理提供一個優(yōu)質的平臺很有必要。所以，針對當下的獎牌、獎杯容易破損的現(xiàn)狀，我們可以利用榮譽展示臺，將各類的獎牌、獎杯放在固定位置上，這樣不僅美觀，還能夠有效地提升人們管理的可靠性。對于錄像帶重復利用情況，聲像資料的缺失問題，可以給攝像部門提供刻錄機，將錄像弄成光盤的形式，這樣不僅有利于聲像資料的完整，同時也有助于檔案管理人員通過電腦合適，針對當下照片檔案收集不全面的情況，給檔案部門配備相關的攝影器材，檔案管理者可以根據(jù)檔案管理的具體需求，親自參與拍攝，及時添加有關注釋，說明錄入的時間與地點，確保照片的文字真實且全面，保證照片的數(shù)量和質量。

（四）豐富知識儲備

領導干部要轉變思路，擺脫傳統(tǒng)觀念的束縛。積極做好特殊檔案的建設。其次，要擴充網(wǎng)絡構建隊伍，這要求工作者需要具備一定的責任性，充分認識到檔案管理工作的重要性，并以此次作為自己義不容辭的責任。鼓勵特殊檔案管理人員及時了解國內外的特殊檔案建設動向，總結相關經(jīng)驗教訓。管理部門對特殊檔案建設人員的言行加以嚴格要求，以謹慎地態(tài)度要求其認真負責，并實時關注國家的相關政策。同時，也要求普通的管理者擁有一定的網(wǎng)絡知識，為信息化建設提供后備軍，以此來擴大網(wǎng)絡建設的隊伍。檔案管理的工作人員要主動地學習有關業(yè)務知識，積極涉獵新的學科與領域，提升自身的綜合素質。檔案管理不僅有較強的專業(yè)性，同時也和其他的學科息息相關。這就需要廣大的檔案管理工作者，不僅有豐富的專業(yè)知識、工作技能，同時也要掌握與其他學科有關的知識，隨著現(xiàn)代信息技術的不斷發(fā)展，檔案管理工作也迎來了重重挑戰(zhàn)。所以，檔案管理人員必須結合新的形勢，有效地改善自身的工作思路，用新的方法解決新的問題，用于打破傳統(tǒng)的枷鎖，在檔案業(yè)務上創(chuàng)新、突破，不斷學習新的知識，拓寬視野，更要熟悉電子計算機技術、信息技術、影像技術，在工作中做到觸類旁通，靈活運用各種技能，將自己從一個單一的選手轉變?yōu)閺秃闲腿瞬牛朴诳偨Y工作經(jīng)驗，創(chuàng)新自身的管理方式，進而提升檔案管理方法的水平。

三、結語

總的來說，因為特殊檔案本身有著這樣和那樣的特點，所以，在具體的管理過程中，難免會出現(xiàn)這樣或者那樣的問題，隨著科學技術的不斷發(fā)展，還會出現(xiàn)更多的載體檔案，如何去管理他們，如何去利用先進的科學方法保存他們，就需要廣大工作者不斷深入研究，豐富相關理論體系的構建，以此來促進我國檔案又好又快地發(fā)展。

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（作者單位：遼寧省委黨校）