關于民政社會救助檔案管理的思考

洪坦秋

【摘 要】社會的救助工作對維持我國的穩定發展有著非常重要的作用，它不僅是我國社會保障中的最后一道防線，同時也是解決我國民生問題的重點內容。民政社會救助體系的構建所涉及的文件材料非常復雜，而且數量龐大，如何進行民政社會救助的檔案管理工作已經成為了檔案管理著重點研究的課題。在本文中，筆者將對目前我國民治社會救助檔案管理中存在著的問題和解決對策進行詳細的分析，希望可以給相關工作者提供一些參考。

【關鍵詞】社會救助；檔案管理；存在問題；管理對策

一、民政社會救助檔案管理工作中存在的問題

通過對相關文獻研究以及結合筆者多年工作實踐來看，現階段在民政社會救助檔案管理工作中主要存在著以下四方面問題：

（一）檔案管理意識不強

檔案管理意識是檔案管理工作這所必須具有的基礎條件，但在目前的民政社會救助檔案管理工作中，管理意識欠缺的情況還比較嚴重。由于受到“輕檔案，重業務”傳統思想的影響，許多民政社會救助檔案管理人員都不重視檔案知識以及檔案管理的法律法規，甚至還有部分的領導干部認為檔案管理工作只是管理人員的個人事情，這種思想的存在非常容易導致檔案資缺少、檔案管理混亂的情況出現，大大降低了檔案資料的保存壽命。

（二）檔案資料缺失或不全

由于民政社會救助工作所涉及的內容非常官廣泛，使得檔案的資料的數量越來越大，而且在其管理工作中，還存在著比較嚴重的各自管理問題，不同業務的部門、科室都存在著各自為陣的情況，無法實行統一的管理，非常容易導致檔案的缺失。不僅如此，在檔案的收集、整理過程中，許多部門的都存在著歸檔資料遺漏的情況，這就加大了民政社會救助檔案管理的難度。

（三）檔案人員專業知識缺乏

在近些年中，我國的有關部門雖然已經逐步建立起了有檔案管理工作的規章制度，當在實際工作中，制度的落實程度并不是很高，導致規則制度的實際作用沒有能夠充分的發揮除了“名存實亡”的情況非常明顯。之所以會出現這樣的情況，主要有兩個方面的原因：第一，相當一部分的檔案管理人員的專業知識不足，缺乏檔案管理和檔案開發建設的基本知識；第二，部分檔案管理工作者認為，檔案管理工作就是簡單的對相關業務資料進行收集、整理，不明白什么樣的檔案資料需要上交，也不清楚怎么樣才算是科學規范的管理。

（四）檔案利用效率不高

民政社會救助工作具有較強的專業性，而且涉及部門繁多，檔案的種類、數量都比較復雜，部分檔案是為廣大群眾直接提供服務的，當在實際的檔案使用過程中，存在著比較明顯的利用效率不高的情況，許多需要經常使用到的檔案資料的使用程序過于復雜，在加深檔案的缺、錯漏等情況，使得檔案的利用變得更加困難，從而大大降低的民政社會救助檔案的使用效率。

二、加強民政社會救助檔案管理工作的對策

針對現階段民政社會救助檔案管理工作中所存在問題，要想確保救助檔案得以發揮其巨大作用，筆者認為民政部分應當采取以下對策將此項工作做好。

（一）強化檔案管理意識，注重資料的系統化收集

要全面提升民政社會救助檔案管理工作的科學性及規范性，首先，必須強化檔案管理工作者的管理意識，讓領導干部、管理人員等從根本上意識到檔案管理工作的重要性。與此同時，還應該加強檔案管理法律法規的宣傳工作，讓民政社會救助的檔案管理工作變得更加科學嚴謹，根據管理制度去進行檔案管理的每一項工作，有效的提升工作人員的積極性、自覺性，嚴格的進行歸檔資料的上交工作。除此之外，還應該動員所有工作人員都參與到檔案的收集工作中，盡最大的努力去保證檔案資料的準確性與完整性。在檔案資料的使用過程中，必須進行嚴格交接登記工作，以便清楚的知道檔案的使用動態。

（二）加強隊伍建設，強化業務素質

隨著民政社會救助工作的不斷深入，檔案資料的數量也在不斷增加、內容也變得越來越的富。同時檔案資料的載體形式也逐漸多樣化起來，管理手段也變得更為現代化。現代化的民政社會救助檔案管理工作要求檔案管理人員必須具有較好的專業知識和業務水平，并能夠數量的運用現代化設備來進行相應的檔案管理工作。從長遠的問題上看，加強檔案管理的隊伍建設，強化管理人員的業務素質是一項非常重要的工作。首先，應該通過開展各種專業技能的培訓來提高相關工作人員的管理意識和也是素質，并進行定期的民政歷史、民政實踐、民政理論等相關內容的學習，突出檔案管理工作的針對性與超前性。其次，合理的進行管理工作經驗交流會，促進管理人員間的學習和提高，為提升檔案管理工作的效率打下良好的基礎。第三，對檔案管理工作者給予一定的重視和關系，其中包括政治、生活、工作等方面上的支持和獎勵，積極的去了解工作人員的需求和困難，并采取有效的解決措施，這樣不僅可以提高檔案工作人員的積極性和主動性，還有利于管理隊伍的穩定。

（三）完善管理制度，并強化制度的落實

檔案管理制度是檔案管理工作的重要指導，為此應該在深入貫徹并實施《檔案法》的同時，還應該不斷的完善有關的檔案管理制度，并建立起一個健全的保密制度來維護和檔案資料的完整性和隱私性。不僅如此，還應加強管理制度的落實工作，讓檔案工作符合規章制度中的要求，同時還要求并檔案管理工作向著朝標準化、規范化、科學化以及現代化的方向發展。重視檔案管理工作的各項業務，并將其歸入到民政工作目標考核當中，讓民政社會借助的檔案管理事業能夠與民政的業務共同發展，共同進步。

（四）注重檔案的利用，提高檔案的實際意義

檔案的收集、管理等工作都是為了可以更好的對其進行利用，所以在加強民政社會救助檔案資料的管理中，還應該注重檔檔案資料的利用，讓檔案資料可以更好的服務于社會。建立統一的檔案管理部門，讓各部門、個科室中的檔案資料可以進行統一的管理，這樣不僅個可以簡化檔案的分析、整理過程，也可以提高檔案的使用率。同時，還可以剔除檔案使用過程中的一些不必要步驟，例如：檔案使用的逐級申請等，從根本上去簡化檔案管理、檔案使用的步驟，讓民政社會救助的檔案規律工作更規范，讓檔案的更具有實際意義。

三、結束語

總的來說，現代化的民政社會救助檔案管理工作，不僅要符合時代的發展，將先進的技術設備運用當檔案管理工作中，從根本上去保證檔案資料的準確性與完整性，同時還要提高管理的人員的管理意識，為提高檔案的使用率帶來更大的幫助。

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