信息化時代煤礦企業文秘工作探析

吳歡

摘要： 作為組織體系的重要機構，文秘工作發揮著不可替代的作用，肩負著統籌協調、“上傳下達”的責任，對組織體系運轉效率有著極大的影響。與其他機構相比，辦公室職能稍顯特殊，工作水平與人員思維關聯密切。所以，新形勢下，文秘工作也應積極轉變思路，積極引入以互聯網思維為代表的創新思維，以不斷提高工作水平。

Abstract： As an important organization of the organizational system， secretarial work plays an irreplaceable role， shouldering the responsibility of co-ordination and transition， and has great influence on the operation efficiency of the organization system. Compared with other institutions， the office function is slightly special. The level of work and personnel thinking are closely related. Therefore， in the new situation， the secretarial work should also actively change ideas， and actively introduce the Internet thinking as the representative of the innovative thinking to continuously improve the work level.

關鍵詞： 信息化時代；煤礦企業；文秘工作

Key words： information age；coal mine enterprise；secretarial work

中圖分類號：C931.46 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2017）13-0032-03

0 引言

近幾年來，計算機技術和通信技術的不斷發展，以及互聯網的不斷普及，這給人們的生活帶來了極大地方便了人們的生活和企業的生產，給人們的工作方式也帶來了非常重要的改變，煤礦企業和煤礦企業的文秘工作也不例外。在這樣信息化時代的社會發展背景下，對于文秘工作者來說，無論是工作技能方面還是工作特征方面，都呈現出了非常大的變化，要想勝任文秘工作，首先就必須具備出謀劃策的能力，要能夠針對企業當前的發展形勢，做出正確的分析，還要對文秘工作的特點有一定的了解，熟練掌握各項工作技能，才能更好地為企業服務。

1 煤礦企業中文秘工作的特點

煤礦企業中文秘工作的作用越來越呈現出其重要性，同時文秘工作的職能也增加了很多，肩負的責任也更加重大，煤礦企業中文秘工作的特點主要有以下幾個方面。

1.1 服務性

在煤礦企業文秘工作中，服務性是其最基本的一項屬性和特點，通常文秘人員的工作內容實際上是根據領導的工作內容而決定的，也就是說文秘人員的工作內容是將領導的工作作為核心與指導的。不管是類似于整理文檔這樣的日常事務，還是像組織召開會議這樣需要通過領導授意的事務，又或者是類似于市場調研這樣需要文秘人員主動準備的事務，這些事務的出發點都確保領導的工作可以順利開展，并以此為最終目的而開展服務。所以說，服務性是煤礦企業文秘工作的第一特點。

1.2 綜合性

在煤礦企業文秘工作中，綜合性是其一個比較明顯的特點，這就和文秘人員工作內容的繁瑣有很大的關系了。在文秘人員的實際工作中，他們通常是以多重身份出現在領導身邊的，可以是計劃員、參謀員，也可以是辦事員、接待員，有時充當的又是信息員，像接打電話、統計報表、接待客戶、草擬文件以及組織活動等工作全在他們的工作范圍內，不僅要協調好左右關系，還要聯系好上下關系。所以說，煤礦企業文秘工作具有一定的綜合性，同時也非常的復雜。

1.3 高效性

在煤礦企業文秘工作中，高效性也是其一大特點，是相對于信息化時代這一社會背景來說的，因為現代社會是一個要求效率的時代。特別是在市場競爭越來越激烈的當下社會，文秘工作人員的工作效率，對領導的工作效率有直接的關系，從而會影響到領導者做決策的效率以及決策質量，良好的工作效率，有助于煤礦企業把握市場競爭的先機，降低整個企業的風險程度，同時也能夠提高煤礦企業的經濟效益。所以說，高效性也是信息化時代煤礦企業文秘工作的特點。

1.4 輔助性

在煤礦企業文秘工作中，還具有一定程度的輔助性，這主要針對的就是文秘工作人員起到的參謀作用，也就是說文秘工作人員有責任、有義務，必須為煤礦企業的領導者提供一定的建議，幫助領導者做出正確、合理的決策，從而促進煤礦企業的健康穩定發展。這就要求文秘工作人員必須具備超前的服務意識，做好充分的準備工作，但是不能自以為是，超越自己該有的權限。

2 信息化時代煤礦企業文秘工作流程

簡單的來說，煤礦企業中的文秘工作人員實際上就是領導的參謀和得力助手，文秘工作人員工作效率的高低對很多方面都有重要的影響，小到領導的工作是否可以順利開展，大到可能影響整個煤礦企業是否能夠健康穩定的發展。文秘工作的具體流程如圖1所示。

3 信息化時代煤礦企業文秘工作探究——以煤礦文秘工作者為例

3.1 具備一定的文字功底和語言表達能力

一定的文字功底和語言表達能力對于煤礦企業文秘工作人員來說是最基本的工作技能之一。就拿煤礦來說，在這樣信息化時代的背景下，煤礦企業的信息資源在不僅在數量上增加了很多，其表現形式也是多種多樣的，所以，作為煤礦企業的文秘工作者，就必須要依靠自己扎實的文字功底和語言表達能力來對這些信息資源進行總結、概括以及提煉，確保拿給領導者的文件是重點突出、表述清楚流暢的，從而來提高領導者的工作效率。此外，在XX煤礦中，有一些會議記錄、草擬信函、寫演講稿等一些日常的工作也是需要文秘來完成的，這也需要文秘工作人員具有一定的文字功底。在煤礦企業中還會涉及到一些合同、法律、公文等工作，所以，文秘工作人員還要對這些有一定程度的了解，并且要掌握一些必要的類似于速寫速記等技能。

3.2 具備熟練地技術操作能力

信息化時代的到來，帶動了辦公自動化水平的提高，煤礦企業中文秘工作人員更應該緊跟時代發展的腳步，熟練的掌握現代化辦公設備的使用方法，從而提高工作效率以及工作質量，例如打印機、通訊設備、傳真機等一些常用的辦公設備都應該能夠熟練的使用，對一些例如Word、Excel、ppt等計算機辦公軟件也應該可以熟練地操作。另外，對于文件下載、信息搜索、遠程會議等也是需要文秘工作人員掌握的基本技能。

3.3 具備處理日常事務的能力

對于煤礦企業來說，文秘工作會涉及到各個方面，工作內容也相對來說比較繁雜瑣碎，所以，煤礦企業文秘工作人員要不斷地鍛煉自己處理繁雜瑣碎事務的能力，在工作中做到謹慎高效、精益求精，可以將任何涉及到的事情都處理到位。例如，日常事務中的檔案管理和文件傳閱工作，文秘工作人員需要確保及時、準確以及保密，而且在實際的工作中，文件和檔案的數量很多，這就要求文秘工作人員在滿足基本要求的前提下，不斷地提高自己的工作效率，從而更好的服務于煤礦企業的領導者。另外，對于像職工上訪這樣的突發事件，文秘工作人員也要做到積極冷靜的應對，顧全大局，并及時的做出處理，避免給領導造成不必要的麻煩和影響，給企業帶來損失。

3.4 具備良好的組織協調能力

在煤礦企業中，文秘工作人員是聯系上下關系、溝通左右關系的橋梁和紐帶，所以，煤礦企業的文秘工作人員必須要具備良好的組織協調能力，這也是對文秘工作人員最基本的工作技能要求。具體的說，就是文秘工作人員不僅要將煤礦企業領導者或者管理層的決策或者意見及時、準確的傳達給企業基層人員，同時要確保企業基層各個部門的工作成果能夠及時的報告給管理層或者領導者，還要與企業中各個部門的工作人員保持良好的協作關系以及日常人際關系，從而確保領導者的工作能夠順利的完成，企業的相關活動可以有序的進行，這就要求煤礦企業文秘工作人員要具備很好的心理素質以及較高的道德修養，在工作中做到禮貌待人、誠懇守信、靈活機智等。

4 煤礦企業文秘工作具體建議措施

4.1 從文秘工作者角度

4.1.1 強化協調與組織能力開展職能創新

協調與組織能力是辦公室文秘人員工作的重要組成部分。其中協調組織能力分為對內協調組織和對外協組織協調兩個方面。對內協調組織有上下關系、文秘人員與領導的關系、各級領導之間的關系、職能部門之間關系等協調組織。外部協調組織包括公共關系的處理、政府部門機構的溝通、各類企事業單位和社會團體的交流等。

在協調與組織時處理好局部與整體的關系，樹立全局觀念。只有樹立全局觀念，才能主動將自己的工作置于全盤工作的大視野中，才能正確處理好局部與整體的關系，才能促進全局工作的協調發展。

在協調與組織時要注意自己的權限范圍。辦公室文秘人員在對內協調組織和對外協調組織時，大部分情況下屬于受權辦事。受權辦事指領導干部依據工作的需要，將自己權限范圍內的事務授權給辦公室文秘人員處理。在這種情況下，辦公室文秘人員要對授權的方式和任務內容進行清晰界定，是屬于確定授權還是彈性授權、亦或不確定授權，依據授權方式決定處理事務的步驟和方法。

4.1.2 強化服務意識與質量開展服務創新

辦公室文秘人員從工作內容和職責來說，對單位領導、基層員工也是服務性質的人員。這就要求辦公室文秘人員必須開展服務創新工作，擴大自己能力創新的范圍。第一是轉化思維，化被動為主動，第二是改變態度，從死板到熱情。第三是力求務實，致力于解決實際問題。要從服務方式的創新到服務質量的提升，圍繞企事業單位的中心工作，以領導放心、員工滿意為標準進行工作。在服務意識方面要有主動服務和超前服務的意識，應用現代化的眼光了解工作的現實需求和潛在需求及其規律性，積極探索辦公室文秘工作對領導和員工服務的動態適應性。

4.1.3 利用現代化理論與工具開展技術創新

信息化、自動化作業對我國普遍的辦公環境提出了嚴峻的挑戰。加速辦公自動化，進一步改進辦公設施，改善辦公條件，提高辦公室文秘人員工作質量和效率，是當今社會的大勢所趨。實現辦公自動化可以促進辦公室的管理工作改革，輔助領導實現時間管理自動化。同時辦公自動化能夠更加及時準確的進行信息分享，建立單位內部信息分享網絡，實時進行信息傳遞和反饋。辦公室文秘人員要不斷加強專業能力和技術能力的學習，利用現代化的理論進行內部協調組織和文件檔案管理；利用現代化的工具提高工作效率和工作質量。

4.2 從煤礦企業角度

①煤礦企業應當統籌規劃，合理利用企業內部管理機制管理企業，不斷深化改革辦公室職能，讓辦公室與企業內部各部門相互聯系，彼此配合，促使辦公室效率最大化。

②由于煤礦事故頻發，下礦員工生命安全沒有得到合理保障，隨著國家相關條例頒發，煤礦企業應當建立福利機制，保障員工基本權利。

5 結束語

總的來說，在煤礦企業中，文秘工作人員是領導者的幫手也是依靠，是領導者最得力的助手，所以，煤礦企業中的文秘工作人員必須要更隨時代發展的腳步，不斷地充實自己、完善自己、提高自己更方面的能力。尤其是在當下信息化日益深入的時代，煤礦企業的文秘工作已經呈現了出新的特點，對文秘工作人員的工作技能也有了更高的要求，煤礦企業的文秘工作人員更應該積極地應對信息化時代帶來的改變，努力的適應信息化時代高速發展的需求，更好的服務于煤礦企業。

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