房產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理創(chuàng)新探索

王春蓮

[提要] 隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，尤其是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步完善，很多企業(yè)都開始走向現(xiàn)代化管理的道路，對傳統(tǒng)的管理模式進(jìn)行較為深入的改革。對于房產(chǎn)檔案來講，使用現(xiàn)代化管理模式能夠更好地提高管理效率，降低管理人員工作量。本文圍繞房產(chǎn)檔案管理相關(guān)內(nèi)容開展論述，介紹房產(chǎn)檔案的管理特點(diǎn)及現(xiàn)代化管理的優(yōu)勢，進(jìn)而提出促進(jìn)房產(chǎn)檔案進(jìn)行現(xiàn)代化管理的創(chuàng)新路徑。希望為我國房產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理創(chuàng)新路徑的實(shí)現(xiàn)提供可參考意見和建議。

關(guān)鍵詞：房產(chǎn)檔案；現(xiàn)代化管理；創(chuàng)新

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

收錄日期：2017年3月15日

一、房產(chǎn)檔案管理的特點(diǎn)

房產(chǎn)檔案與傳統(tǒng)的檔案不同，在管理方面有著自己的特點(diǎn)，主要體現(xiàn)在：第一，較強(qiáng)的法律性特點(diǎn)，房產(chǎn)檔案是房產(chǎn)所有人具有的法律方面的證明材料，房產(chǎn)所有人在申請和使用其他權(quán)利的過程中，可能需要使用房產(chǎn)檔案進(jìn)行相關(guān)的證明，因此房產(chǎn)檔案具有較強(qiáng)的法律性特點(diǎn)；第二，動(dòng)態(tài)屬性，雖然說房產(chǎn)檔案的內(nèi)容一般是不需要改變的，但是當(dāng)遇到特殊情況時(shí)，也會(huì)對其中的信息進(jìn)行變動(dòng)。所以，還需要對房產(chǎn)檔案進(jìn)行妥善的管理，變更的內(nèi)容需要及時(shí)地提交并體現(xiàn)出來；第三，多元化服務(wù)的特性，這是因?yàn)閷τ诜慨a(chǎn)檔案來講，在很多地方都需要使用這些信息進(jìn)行相關(guān)的操作，所以需要多種類型的服務(wù)。因此，房產(chǎn)檔案的管理需要滿足這些需求，從而提供更加多元化的服務(wù)；第四，壟斷的屬性，對于房產(chǎn)檔案來講，一般某個(gè)地區(qū)的房產(chǎn)檔案都由當(dāng)?shù)氐南嚓P(guān)部門進(jìn)行統(tǒng)一管理，所以這些房產(chǎn)檔案具有壟斷的屬性。其他地區(qū)只有通過特定的流程才能夠獲取房產(chǎn)檔案的內(nèi)容。

二、房產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理的意義

（一）提高房產(chǎn)檔案管理效率。目前，隨著我國城市化進(jìn)程的逐漸加快，很多居民的住房都需要進(jìn)行房產(chǎn)檔案的登記和管理，從而在一定程度上增加了房產(chǎn)檔案管理的工作量。同時(shí)，目前很多地方都需要對房產(chǎn)檔案進(jìn)行查閱工作，所以必須要更好地提高房產(chǎn)檔案的管理效率。而對房產(chǎn)檔案進(jìn)行現(xiàn)代化管理，能夠有效地提高其管理效率，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，檔案檢索的效率增加，在過去主要是采用人工的方式，對房產(chǎn)檔案的紙質(zhì)版本進(jìn)行管理，效率比較低下；修改紙質(zhì)檔案的流程比較復(fù)雜，效率比較低，處理流程比較長；同時(shí)，人工管理的方式，很多處理流程都需要相關(guān)人員的介入，需要大量的人力物力進(jìn)行維護(hù)。第二，目前使用現(xiàn)代化管理的方式對房產(chǎn)檔案進(jìn)行管理，則可以實(shí)現(xiàn)對房產(chǎn)檔案進(jìn)行電子版的管理方式，修改、復(fù)制、打印、備份等日常操作都比較方便；同時(shí)，現(xiàn)代化的管理方式使得很多管理流程都能夠?qū)崿F(xiàn)自動(dòng)化，從而能夠更好地降低人工處理的工作量，進(jìn)一步提高房產(chǎn)檔案的管理效率。

（二）解決目前房產(chǎn)檔案管理中的問題。目前，房產(chǎn)檔案在進(jìn)行管理的過程中，還存在一些問題，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，目前房產(chǎn)檔案管理中抗風(fēng)險(xiǎn)的能力比較低，紙質(zhì)版的資料其應(yīng)對風(fēng)險(xiǎn)的能力比較低，這是因?yàn)椋汉芏喾慨a(chǎn)檔案都具有區(qū)域化的特點(diǎn)，在某個(gè)省市或者地區(qū)都只有一份，如果遭遇地震、火災(zāi)、洪水等不可抗的自然災(zāi)害時(shí)，這些紙質(zhì)版的資料抵抗風(fēng)險(xiǎn)的能力比較低。另外，雖然現(xiàn)在很多房產(chǎn)檔案都使用電子版的方式對檔案進(jìn)行存儲(chǔ)，但是在管理過程中缺乏定時(shí)備份或者遠(yuǎn)程存儲(chǔ)機(jī)制，在面對斷電或者其他自然災(zāi)害時(shí)，抗風(fēng)險(xiǎn)能力依然比較低；第二，房產(chǎn)檔案管理人員不僅僅需要對相關(guān)的檔案進(jìn)行管理，而且還應(yīng)該提供多種服務(wù)，供相關(guān)人員方便地進(jìn)行查閱工作。然而，目前房產(chǎn)檔案管理工作依然無法實(shí)現(xiàn)這些功能，所以需要進(jìn)一步促進(jìn)其現(xiàn)代化管理流程的創(chuàng)建，進(jìn)而能夠更好地為相關(guān)人員提供個(gè)性化的服務(wù)；第三，房產(chǎn)檔案管理的安全問題，對于房產(chǎn)的擁有者來講，相關(guān)的房產(chǎn)信息屬于隱私信息，所以管理部門需要對這些信息進(jìn)行保護(hù)。然而，目前很多房產(chǎn)檔案管理部門在進(jìn)行檔案管理的過程中，還存在安全方面的問題。而現(xiàn)代化的管理方式，能夠有效地提高管理人員的安全意識，從而更好地對房產(chǎn)檔案進(jìn)行安全性地保護(hù)和管理。

三、房產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理創(chuàng)新路徑

根據(jù)以上的分析和論述可知，房產(chǎn)檔案有著自身的特點(diǎn)，所以在管理過程中與其他檔案具有一定的差別。現(xiàn)代化管理對于房產(chǎn)檔案的管理工作具有劃時(shí)代的意義，因此必須要不斷推進(jìn)房產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理的創(chuàng)新途徑，為此可以參考以下幾個(gè)方面：

（一）提高服務(wù)質(zhì)量。房產(chǎn)檔案的管理主要是為相關(guān)人員提供服務(wù)，所以在促進(jìn)房產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理創(chuàng)新路徑時(shí)，還需要更好地提高服務(wù)質(zhì)量，為此可以參考以下幾個(gè)方面：第一，將計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用到現(xiàn)代化管理過程中，以此為基礎(chǔ)建設(shè)房產(chǎn)檔案的自助查詢系統(tǒng)，可以使得人們能夠利用這一系統(tǒng)更好地查詢相關(guān)的信息，在降低房產(chǎn)檔案管理人員工作量的同時(shí)，也能夠?yàn)橄嚓P(guān)人員提供個(gè)性化的查詢服務(wù)；第二，需要對房產(chǎn)檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，使得他們能夠熟練地使用計(jì)算機(jī)等終端設(shè)備，可以高效地運(yùn)用相關(guān)的查詢技術(shù)，更好地提高服務(wù)質(zhì)量。同時(shí)，還需要對房產(chǎn)檔案信息進(jìn)行收集、查詢、管理等流程進(jìn)行不斷地優(yōu)化，從而能夠進(jìn)一步推進(jìn)房產(chǎn)檔案管理的現(xiàn)代化水平。

（二）加強(qiáng)對房產(chǎn)檔案的安全管理。對于房產(chǎn)檔案來講，其安全性的保障也是現(xiàn)代化管理的重要內(nèi)容，所以為了更好地進(jìn)行房產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理的創(chuàng)新，必須要加強(qiáng)檔案的安全管理。為此可以參考以下幾個(gè)方面：第一，利用先進(jìn)的技術(shù)，對房產(chǎn)檔案進(jìn)行安全管理。由于相關(guān)的安全技術(shù)需要專業(yè)的人員進(jìn)行操作和維護(hù)，因此在對房產(chǎn)檔案進(jìn)行現(xiàn)代化管理的過程中，需要招聘安全方面的專業(yè)人員，從而能夠更好地加強(qiáng)房產(chǎn)檔案的安全管理；第二，需要加強(qiáng)對房產(chǎn)檔案服務(wù)的身份認(rèn)證功能，建立嚴(yán)格的服務(wù)訪問安全流程，使得具備相應(yīng)資格的人員才能夠訪問房產(chǎn)檔案。防止詐騙及相關(guān)糾紛現(xiàn)象的出現(xiàn)，更好地維護(hù)房產(chǎn)檔案的安全；第三，要加強(qiáng)對房產(chǎn)檔案管理人員的安全意識培訓(xùn)，使得他們能夠加強(qiáng)對信息的安全保護(hù)，例如：定期修改密碼、不將密碼隨意放置或者告訴他人等等，從而能夠避免由于人為失誤造成的房產(chǎn)檔案信息泄露問題。

（三）提高房產(chǎn)檔案管理人員素質(zhì)。房產(chǎn)檔案管理人員的素質(zhì)對于促進(jìn)現(xiàn)代化管理有著直接的影響，同時(shí)也是促進(jìn)管理途徑創(chuàng)新的重要突破口。所以，在提高房產(chǎn)檔案管理人員素質(zhì)方面，還可以做到以下幾點(diǎn)：第一，提高房產(chǎn)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，使得他們能夠更好地利用自身的專業(yè)知識，對房產(chǎn)檔案進(jìn)行現(xiàn)代化的管理。利用他們的專業(yè)能力，為客戶提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，提高房產(chǎn)檔案管理工作的效率；第二，提高他們的服務(wù)意識，對房產(chǎn)檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，使得他們樹立以客戶為中心的服務(wù)觀念。在實(shí)際工作中，始終以用戶的需求為工作的方向和動(dòng)力，更好地滿足客戶的需求，進(jìn)一步體現(xiàn)房產(chǎn)檔案管理工作的社會(huì)價(jià)值。

（四）加強(qiáng)房產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理的宣傳工作。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，房產(chǎn)檔案管理人員可以更好地利用現(xiàn)代化的技術(shù)，進(jìn)一步提高工作效率，同時(shí)也能夠?yàn)橛脩籼峁└觾?yōu)質(zhì)的服務(wù)。但是，為了更好地對房產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，還需要加強(qiáng)宣傳工作的力度，為此可以參考以下幾個(gè)方面：第一，在開展房產(chǎn)檔案管理工作時(shí)，可以在相關(guān)的服務(wù)位置存放宣傳手冊，幫助人們更好地了解房產(chǎn)檔案管理服務(wù)的相關(guān)流程。同時(shí)，對于現(xiàn)代化的管理服務(wù)進(jìn)行相關(guān)的宣傳，能夠使得客戶更好地利用自主服務(wù)渠道獲得相關(guān)的服務(wù)，進(jìn)一步降低管理人員的工作量，也能夠更好地為客戶節(jié)約排隊(duì)的時(shí)間；第二，建立房產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理的公共網(wǎng)站，在網(wǎng)站上對相關(guān)的服務(wù)進(jìn)行引導(dǎo)和宣傳。同時(shí)，可以通過網(wǎng)站的服務(wù)模塊虛心采納客戶的意見，更好地完善房產(chǎn)檔案的現(xiàn)代化管理服務(wù)，能夠?yàn)榭蛻籼峁└觾?yōu)質(zhì)的服務(wù)。

四、小結(jié)

總之，房產(chǎn)檔案現(xiàn)代化創(chuàng)新管理的實(shí)現(xiàn)不僅僅是涉及到檔案管理工作改革這一項(xiàng)工作的重要任務(wù)，更是對當(dāng)今社會(huì)房地產(chǎn)行業(yè)的有序發(fā)展、社會(huì)經(jīng)濟(jì)的騰飛起著重要的促進(jìn)作用。因此，作為房產(chǎn)檔案管理的工作人員而言，我們有責(zé)任也有義務(wù)去通過自己的努力來創(chuàng)新房產(chǎn)檔案管理路徑，完善房產(chǎn)檔案管理辦法，以此來實(shí)現(xiàn)社會(huì)的全面化發(fā)展。

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