“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下的學(xué)校檔案管理方法分析

杜曉娟

摘 要：檔案工作是學(xué)校綜合管理工作的重要組成部分，當(dāng)前“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下傳統(tǒng)的學(xué)校檔案管理方法已經(jīng)無法適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，因此新時(shí)期對(duì)學(xué)校檔案管理方法進(jìn)行全面創(chuàng)新勢(shì)在必行。本文從“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境對(duì)學(xué)校檔案提出的新要求入手，對(duì)學(xué)校檔案管理方法進(jìn)行創(chuàng)新的措施進(jìn)行了分析，希望能夠?yàn)椤盎ヂ?lián)網(wǎng)+”環(huán)境下學(xué)校檔案管理工作質(zhì)量的全面提升提供重要的支持。

關(guān)鍵詞：“互聯(lián)網(wǎng)+”；學(xué)校檔案；管理方法

“互聯(lián)網(wǎng)+”是隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展和信息技術(shù)在社會(huì)上的廣泛應(yīng)用而提出的新思想，是我國(guó)政府部門在對(duì)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代進(jìn)行全面分析的基礎(chǔ)上形成的對(duì)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的全新認(rèn)識(shí)，這一理念的提出也促使社會(huì)各界對(duì)互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的應(yīng)用進(jìn)入到新的發(fā)展時(shí)期。對(duì)于學(xué)校檔案管理工作來說，“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境對(duì)學(xué)校檔案管理工作產(chǎn)生了一定程度上的影響，要想在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下保證學(xué)校檔案管理的質(zhì)量和效率，就應(yīng)該對(duì)學(xué)校檔案管理工作進(jìn)行改革創(chuàng)新，提出更為科學(xué)的管理方法，為學(xué)校檔案資源的有效利用提供良好的支持。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代對(duì)學(xué)校檔案管理工作產(chǎn)生的影響

在學(xué)校中，檔案數(shù)據(jù)的管理和使用是學(xué)校綜合管理的必要環(huán)節(jié)，對(duì)學(xué)校檔案在學(xué)校管理工作中的有效利用產(chǎn)生了一定的積極影響，并且能夠?yàn)閷W(xué)校各項(xiàng)決策的制訂提供良好的支持。但是學(xué)校傳統(tǒng)的檔案管理方式不夠科學(xué)合理，對(duì)檔案的管理相對(duì)重視，卻忽視了對(duì)檔案資源的有效利用，檔案管理工作在推動(dòng)學(xué)校穩(wěn)定發(fā)展方面的作用無法得到充分發(fā)揮。而“互聯(lián)網(wǎng)+”理念的提出，對(duì)學(xué)校檔案管理工作提出了新的要求，希望檔案管理者能夠嘗試將信息技術(shù)大量應(yīng)用到學(xué)校檔案管理工作實(shí)踐中，為學(xué)校管理工作提供良好的支持。首先，“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來為學(xué)校檔案管理工作指明了方向，學(xué)校檔案管理應(yīng)該重視對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用，逐步探索檔案數(shù)據(jù)管理的轉(zhuǎn)型和升級(jí)，增強(qiáng)學(xué)校檔案管理的信息變化發(fā)展力度。其次，“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來為學(xué)校檔案數(shù)據(jù)管理提供了更為全面的數(shù)據(jù)和技術(shù)支持。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下對(duì)學(xué)校檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化創(chuàng)新的措施

結(jié)合“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代對(duì)學(xué)校檔案管理工作提出的新要求，新時(shí)期對(duì)學(xué)校檔案管理工作方法進(jìn)行創(chuàng)新可以從以下方面入手。

1.搜集檔案資源，使學(xué)校檔案資源獲得良好的信息數(shù)據(jù)支持

學(xué)校檔案資源的優(yōu)化整合需要大量真實(shí)、可靠的數(shù)據(jù)支持，因此在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下對(duì)學(xué)校檔案管理工作方法進(jìn)行創(chuàng)新，應(yīng)該從搜集檔案資源入手，為學(xué)校檔案管理工作提供大量真實(shí)、可靠的數(shù)據(jù)信息，促使學(xué)校檔案管理工作逐步實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)。在加強(qiáng)檔案資源信息化建設(shè)過程中，應(yīng)該注意對(duì)信息資源搜集范圍進(jìn)行有效拓展，即不僅將招生、教研、日常教學(xué)活動(dòng)方面的檔案信息納入到檔案搜集和管理工作中，也應(yīng)該重視學(xué)校的公文書涵、相關(guān)活動(dòng)的影像資料、教師發(fā)表的論文等，搜集整理并融入檔案管理工作中，在提升學(xué)校檔案管理工作全面性的基礎(chǔ)上，為檔案資源的有效整合提供良好的數(shù)據(jù)支持。

2.構(gòu)建完善的檔案管理制度，凸顯檔案資源整合工作的規(guī)范化

制度建設(shè)工作是保證檔案管理工作逐步朝著規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展的必要舉措。因此，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下，要想使我國(guó)學(xué)校的檔案管理工作能夠逐步取得發(fā)展，就應(yīng)該積極構(gòu)建檔案管理工作制度，保證學(xué)校在組織開展檔案數(shù)字化和信息化建設(shè)的過程中可以按照規(guī)章制度辦事，實(shí)現(xiàn)檔案資源整合的規(guī)范化和有序化發(fā)展。具體來說，學(xué)校應(yīng)結(jié)合本校實(shí)際情況以及我國(guó)檔案管理方面的法律法規(guī)，從工作人員責(zé)任制度、資料搜集管理制度、檔案信息平臺(tái)管理制度等方面入手，明確不同崗位工作人員的責(zé)任，加強(qiáng)學(xué)校檔案管理部門和其他各科系、部門的聯(lián)系，為檔案資源的信息化整合提供良好的支持，推進(jìn)學(xué)校檔案的信息化建設(shè)進(jìn)程。

3.提升檔案信息服務(wù)能力，凸顯學(xué)校檔案的服務(wù)機(jī)制

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作，不僅要加強(qiáng)檔案資源的管理，還應(yīng)對(duì)檔案信息服務(wù)能力進(jìn)行開發(fā)，促使學(xué)校檔案資源能夠?yàn)閷W(xué)校各項(xiàng)決策的制訂提供良好的支持。具體來說，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下，學(xué)校檔案管理工作人員應(yīng)該注意對(duì)信息檔案資源進(jìn)行搜集和整理，并構(gòu)建相對(duì)科學(xué)的歸檔制度，方便檔案使用者對(duì)檔案信息的查詢和調(diào)取。另一方面，還應(yīng)該重視檔案信息服務(wù)的主動(dòng)性建設(shè)，即在充分分析用戶需求的基礎(chǔ)上為學(xué)生、教師、行政人員等提供合理使用學(xué)校檔案資源的教育和指導(dǎo)，讓受眾群體對(duì)學(xué)校檔案資源形成新的認(rèn)識(shí)，有效提升學(xué)校檔案資源的服務(wù)質(zhì)量，為檔案管理的科學(xué)發(fā)展提供相應(yīng)的保障。

在當(dāng)前信息化時(shí)代背景下，有效加強(qiáng)對(duì)學(xué)校檔案資源建設(shè)和整合工作的重視，推進(jìn)檔案管理信息化和數(shù)字化建設(shè)成為學(xué)校檔案管理部門重點(diǎn)關(guān)注的問題，只有檔案管理人員真正認(rèn)識(shí)到“互聯(lián)網(wǎng)+”對(duì)學(xué)校檔案管理工作產(chǎn)生的影響，并制訂相應(yīng)的優(yōu)化創(chuàng)新檔案管理工作措施，才能真正發(fā)揮學(xué)校檔案管理的重要作用，為學(xué)校穩(wěn)定發(fā)展提供相應(yīng)的支持。

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