高校人事檔案信息化管理研究

黃莉雯

摘要： 在新形勢下，人事檔案管理模式由實體檔案向數字檔案方向轉變已是大勢所趨。本文從實現信息化對高校人事檔案管理工作的重要性出發，闡述高校人事檔案管理系統研究及應用現狀，對高校實現人事檔案信息化建設存在的主要問題進行研究，并結合當前實際，提出了高校實現人事檔案信息化建設的有效途徑。

Abstract： Nowadays， it is a general trend that the mode of personnel archives management will be transformed from physical file to digital file. In this study， the significance of realizing the informatization of university personnel archives management was investigated， the status quo of application and research on the system of university personnel archives management was illustrated and the main problems and difficulties we will face were analyzed. Collectively， combined with current reality， we promote an effective and pragmatic method to establish the system of information management of university personnel archives.

關鍵詞： 高校；人事檔案管理；信息化；管理

Key words： university；personnel archives management；informatization；management

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2017）03-0033-03

0 引言

中組部于 2014 年 6 月在《中共中央組織部關于進一步從嚴管理干部檔案的通知》（中組發[2014]9號）中指出：“要創新干部檔案管理的方法和手段，積極推進干部檔案數字化，不斷提高管檔工作水平”[1]?？梢?，隨著計算機的廣泛應用和網絡技術的飛速發展，人事檔案管理模式由實體檔案向數字檔案方向轉變已是大勢所趨。不置可否，加快高校人事檔案信息化建設，不斷提高管檔工作水平，促進檔案的可延續性發展，已是高校人事檔案管理工作需著力解決的主要問題。

1 高校人事檔案管理信息化管理的重要性

實現信息化是我國社會建設的主要目標之一，是判斷現代化水平的重要指標之一。人事檔案信息化，就是通過計算機、數據庫和網絡等現代化技術手段，將紙質檔案材料轉換成數字化檔案信息資源，并對數字化檔案信息資源進行整理、分析、分類、提取，建成各類全文數據庫和多媒體數據庫，在一定的保密技術處理下，通過計算機目錄查詢系統，方便、快捷、高效地查閱人事檔案各類信息，為人事檔案管理工作提供智力服務。

1.1 有利于提高檔案管理工作效率

對實體檔案進行手工管理一直是人事檔案管理的傳統模式，管檔人員需花費大量的時間對其進行分類、整理、保存。尤其是人事檔案的編號保存方法，比如姓氏筆劃編號法、姓氏聲母編號法、部門編號法、職務（職稱）編號法、調進時間編號法等，無論是哪種編號保存方法，都不同程度地存在著檔案存放位置不固定、檢索費事、以及常常需要調整檔案柜等問題，不但工作量大、效率低，還容易出現錯誤。而實現人事檔案信息化管理，利用計算機技術和網絡技術代替傳統的手工管理模式，不僅提高了檢索和查詢的速度，還能以網絡為平臺實施信息資源共享，提供檔案資源的利用效率。

1.2 有利于紙質檔案的保存

人事檔案手工操作的傳統管理模式，不僅費時費力，效率低下，而且經常反復的翻閱、拆裝紙質檔案材料，容易造成紙質檔案材料的丟失及損壞。紙質檔案材料也不易保存，在潮濕的環境下容易受潮，經常翻閱，會使檔案材料字跡變得模糊不清，無形中影響了檔案材料的完整性，縮短了使用壽命。而加快人事檔案信息化管理，以電子載體為存儲方式，減少了使用紙質檔案材料的頻率，有效地保護了檔案材料原件。且電子載體不易受到溫濕度環境影響，保存的時間更長，具有保存方便、查閱方便、安全性強等特點，為人事檔案管理工作的可持續發展提供了有效的保障。

1.3 有利于提高高校信息現代化管理水平

現今計算機已廣泛應用于高校行政工作和教學工作中，而高校人事檔案的管理還主要以手工操作為主，跟不上時代發展的步伐。實現人事檔案信息化管理，將人事檔案信息化管理與行政檔案管理、教學科研管理連接起來，對檔案信息資源進行實時共享，為高校對教職工進行工作績效考核及人力資源的合理調配提供信息依據，為高校信息化管理水平的提高添加了濃墨重彩的一筆。

2 高校人事檔案信息化建設探索與應用現狀

早在上世紀80年代，哈工大人事處就已使用人事檔案計算機管理系統進行人事管理[2]。雖然目前高校人事檔案管理系統建設程度還不高，但不少研究者也對該系統做出不少探索與應用[3-9]。

2.1 系統功能探索

目前，少數高校已引入或自己設計了人事檔案管理系統，雖然各高校系統各異，但普遍涵蓋檔案錄入與管理、檢索查詢、打印輸出、系統管理等基本功能模塊[4-6]。系統更為全面的，則將薪酬管理、人才招聘、人事變動、職稱管理、年度考核管理、報表統計等功能[7-9]包含其中。更有研究者，綜合考慮高校行政領導、教務、人事、科研、院系、教師等不同層級的實際需要，建立了高校教師檔案管理系統的模型，并基于B/S模式實現了基于分級授權模式的檔案管理系統[10]。圖1為結合我校業務需求設計的以人力資源管理為核心的高校人事檔案管理系統功能模型圖。

2.2 系統開發技術

目前高校人事檔案管理系統有C/S（客戶機/服務器）、B/S（瀏覽器/服務器）與二者相結合三種模式開發[7，9，11]， 開發工具多見微軟.Net 架構[6，7，9]、基于java的可跨平臺的J2EE架構[7，8]。有研究者提出基于SOA開發此系統，實現各模塊保持松散耦合狀態，可使系統具有可擴展性[8]。隨著云技術理念的深入推廣，也有學者倡導高校人事檔案管理云平臺的運作機制，從而降低高校人事檔案管理成本、信息系統建設成本，解決高校地域分散，信息資源共享困難及維護繁瑣等問題[12]。該運作機制還需進一步考證其可行性，目前還未發現相關應用報道。

高校在建設該系統時，不應求大求全，而是充分結合本校規模與實際需求而定。規模較大的，應充分考慮系統配置容量、界面友好性、可擴展性、兼容性及使用年限等問題；規模較小的，可考慮引入較為靈活的小系統，或利用高校計算機儲備人才集中的優勢，根據本校需求自行開發。

3 高校人事檔案信息化建設存在的主要問題

3.1 檔案信息化建設重視程度不夠

人事檔案管理要求安全性和保密性的特性，使此項工作一直是一項不引人注意、默默無聞的工作，高校認識人事檔案管理工作也亦然。由于社會公眾的認知度較低，高校領導重視程度也不高，甚至有的檔案管理員在這種社會氛圍的影響下，對自己的工作也不夠重視，所以高校領導和檔案管理員通常忽視了創新和改進人事檔案管理的業務技能和工作方法，對高校人事檔案管理水平的全面提升產生了非常不利的影響。

3.2 檔案管理體制有待完善

一直以來，高校人事檔案管理分散，有的由組織部門管理，有的由人事部門管理，設有檔案館的高校則由檔案管理部門管理，甚至有的高校把人事檔案分成兩部分分散管理，中層干部由組織部門管理，科級及以下干部則由人事部門管理。組織人事部門的工作重心一直圍繞組織建設、人才建設及教職工管理等方面開展，沒有將人事檔案管理工作至于核心地位。通常，檔案管理部門也認為人事檔案工作主要是為組織人事部門提供服務，不受重視理所應當。由于人事檔案管理體制的不夠完善，造成人事檔案的管理分散，專職人員少，兼職人員多，管理條件差，管理水平低等問題，使人事檔案的作用沒有得到充分發揮。顯然，機制尚未協調，也是難以實現檔案信息化建設的原因之一。

3.3 檔案信息系統內容有待健全

高校是高學歷高層次人才的聚集地，但傳統的人事檔案主要記錄個人的社會經歷、政治面貌、品德作風等方面，鑒定評語多簡單重復，籠統沒有新意，不能反映出教職員工的專業特長、工作能力及師德師風等方面的情況。特別是對于專職教師，檔案材料的“千人一面”，體現不出教師的教學水平及科研成果，很難反映出教師的綜合素質，這種內容空洞及缺乏個性化信息的人事檔案，給人事檔案信息資源的開發利用帶來了一定的困難。

3.4 “信息孤島”現象嚴重，阻礙信息共享

許多高校擁有多個校區，由于缺乏統一規劃，出現了一校多區、一校多系統的局面，再加上高校的組織人事部門的各個科室基本上都已經根據自身工作需求建立了相應的信息管理系統，如人事檔案管理系統、工資管理系統、干部信息管理系統等，這些系統處于“各自為政”狀態，不能實現數據共享，“信息孤島”現象嚴重[7]。另外，數據冗余，也極易產生數據不一致。因此，需要站在更高的層次規劃和開發一套以人力資源管理為核心的高校人事檔案管理信息系統，使其具有可擴展性、兼容性，促進高校人力資源優化配置，從而實現信息共享的目的，提高高校信息化建設效益。

3.5 檔案管理人員素質有待提高

人事檔案的信息化，不僅要求管理人員具有較高的專業素養，還需要掌握現代化的技術手段，能熟練運用信息技術管理檔案。從目前看，高校管理人員隊伍整體素質不高，多為“半路出家”，且以兼職為主。由于人事檔案受重視程度不高及學校經費有限，也很少有機會參加與人事檔案相關的業務培訓。人事檔案管理工作得不到重視，信息化管理更是無從談起，難以吸引既掌握人事檔案管理又熟悉信息化操作技能的復合型人才，嚴重制約著高校人事檔案信息化建設之路的發展。

4 高校人事檔案信息化建設的有效途徑

4.1 加強宣傳，樹立檔案信息化意識

①加大宣傳力度，讓高校領導了解檔案管理信息化對人力資源優化優化配置的重要作用，改變領導認為人事檔案管理工作不重要的意識形態，從而將此項工作納入學校工作發展規劃。只有這樣，才能得到學校的制度支持，爭取到足夠的政策及經費支持，確保人事檔案信息化建設的不斷發展。②檔案管理員要增強責任感與使命感，建立人事檔案信息化管理理念，學校也可通過建立嚴格的獎懲制度，激勵檔案管理員積極進行信息化建設，并給予參加各類業務培訓，全面提升管理員的業務及信息化水平，使之成為承擔人事檔案信息化建設的中流砥柱。③提高教職工對人事檔案信息化的認識，使教職工認識到實現人事檔案的信息化，與教職工的利益息息相關，它能更好更快的為教職工服務，從而推進人事檔案信息化建設的發展。

4.2 完善檔案管理體制，統籌規劃，建立統一標準

①要統一管理機構。高校人事檔案管理的多頭管理和分散管理，造成了人事檔案管理的空洞現象。國家應該統一高校人事檔案的管理范疇和管理權限，對高校進行統一要求，統一機構，解決檔案管理的混亂現狀[13]。②制定科學合理的人事檔案管理制度。為推進高校人事檔案信息化建設得以順利實施，高?？山Y合國家人事檔案管理規定及學校情況，制定相關人事檔案管理制度，并與時俱進不斷修訂與完善。管理制度應明確檔案管理者的崗位職責和檔案管理的各項流程，其中包括檔案的接收、整理、分類、查閱、借閱、檢索、傳遞、保存、安全保密等環節，使人事檔案管理工作有章可循。③統一技術標準規范化。包括數據的記錄、存儲、壓縮、傳遞、轉換、加密、水印技術和軟硬件系統設施技術標準等，避免出現數據沖突、不兼容等問題，促進人事檔案信息化有條不紊推進，并實現信息資源共享，提高檔案信息化的實施效益。

4.3 加強數據庫建設，建立人事檔案信息化管理系統

①選用科學合理的高校人事檔案信息化管理系統，實現對人事檔案信息資源的統一管理。系統應當集成檔案掃描、圖像處理、業務管理、目錄管理、信息查詢、數據分析、網上查閱、輸入輸出打印等功能，具有較強的兼容性和安全性。②采集教職工的基本信息，構建基本信息數據庫，為人事檔案的信息化管理提供基礎數據。高校人事部門保留有教職工的基本信息，這些數據可直接導入系統，成為人事檔案信息化管理系統的基礎數據。③建立電子檔案，通過掃描儀掃描、數據壓縮等技術手段將紙質檔案材料轉換為電子檔案，這是實現檔案信息化的主要內容。轉換過程要遵循一定的標準，便于復制及查閱，同時要確保檔案信息的準確性、完整性和完全性。④建立數字檔案，將電子檔案材料存入電腦，進行信息資源整合與管理，建立數字化檔案庫。檔案目錄數據庫是查詢人事檔案的入口，從目錄可以清晰了解到該教職工的檔案全貌，因此要齊心協力確保目錄數據庫信息的準確、完整。五是建立人事檔案網絡化管理體系。以校園網為基礎平臺，將人事檔案信息化管理系統與學校OA系統對接，在保證檔案信息安全的前提下，通過網絡驗證系統，對可以開放的信息資源進行共享，實現“一站信息化”，有效提高人事檔案工作的效率和管理水平。

4.4 加強學習，提高檔案管理員的業務技能

人事檔案信息化管理，需要既精通人事檔案管理技能又能熟練運用信息技術管理檔案的復合型人才，而大部分高校的檔案管理人員，既不是檔案管理專業科班出身，對于計算機技術方面的知識也只能應付日常的工作文檔，對于計算機的操作程序、信息互動等方面的能力較差。因此，高校必須建立起長效的培訓機制，定期組織在職管理員進行人事檔案學、計算機技術、網絡技術、安全教育等方面的培訓教育，努力吸取國內外高校人事檔案信息化管理的成功經驗，使其培養成為既懂人事檔案管理知識、又懂得信息化管理的復合型人才。同時，在引進人才方面，高校可以引進具有計算機專業背景的畢業生，通過對其進行系統的業務培訓后，便可投入到人事檔案管理工作中，為加快實現人事檔案信息化打下堅實的基礎。

4.5 建立安全保障體系，確保人事檔案信息的保密性和安全性

網絡現代化技術給人事檔案管理帶來便利的同時，也給人事檔案的保密及安全性帶來隱患，因此必須采取措施加以防范。首先，人事檔案信息資源的共享，要嚴格設置訪問權限，采用更嚴格的身份鑒別、訪問控制、加密存儲和傳輸、審計跟蹤、防電磁泄漏等安全保密措施，務必防止個人信息的泄露及信息安全[14]。其次，加強網絡及操作系統的技術保障，防止密碼不被盜竊或者更改，規避檔案信息網絡安全風險。最后，建立信息資源備份制度，避免因外力等不確定因素導致故障，造成數據的丟失，這就要求管理人員要定期對數據庫進行備份，即使服務器損壞或系統崩潰，也可恢復全部的數據信息，確保人事檔案信息的安全。

5 結語

高校人事檔案由傳統的手工管理向數字化、信息化方向的轉變，是一次工作方式上的變革與創新，是與時俱進的必要要求。通過高校人事檔案數字化管理，真正告別了手工收集、整理、歸檔等一系列手工環節，也大大降低了發生錯誤的可能性，同時方便實現瀏覽、借閱、查詢、統計等功能，并為人才培訓、黨員發展、職稱評審等人力資源管理與決策提供準確依據，促進檔案管理工作效率及擴展性的有效提高，強化人事檔案的科學管理，符合信息化時代對人事檔案管理的新要求。

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