信息化背景下的檔案管理工作

摘 要：在企事業(yè)單位大力實(shí)施信息化工程的背景下，檔案管理工作的信息化建設(shè)作為其中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，將迎來巨大的機(jī)遇與變革。檔案管理部門能否在這次變革期中抓住機(jī)遇，將是在信息化設(shè)計(jì)、生產(chǎn)的背景下檔案管理部門能否強(qiáng)化職能與提升地位的一個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)。本文通過對(duì)現(xiàn)有檔案管理模式的分析，提出現(xiàn)有檔案管理模式中所存在的問題，并針對(duì)這些問題進(jìn)行了一些探討。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案管理；創(chuàng)新

1 目前檔案管理體系中存在的問題

1.1 對(duì)檔案工作的重視程度不夠

在以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心的社會(huì)背景下， 有些人認(rèn)為檔案工作的改革和發(fā)展似乎對(duì)本單位的發(fā)展并不重要，檔案工作并不能提高單位的經(jīng)濟(jì)效益。各單位通常把有限的財(cái)力用在促進(jìn)科研或生產(chǎn)的發(fā)展上， 對(duì)檔案工作的投入較少，導(dǎo)致人才與設(shè)備緊缺，檔案工作發(fā)展緩慢。

1.2 檔案管理部門的自身定位產(chǎn)生偏差

現(xiàn)代企事業(yè)單位特別是大型科研與機(jī)械制造單位，已把縮短產(chǎn)品的研制與生產(chǎn)周期、提高產(chǎn)品質(zhì)量、降低成本作為其根本目的。現(xiàn)在進(jìn)行的信息化工程更是為這些根本目的所服務(wù)的。檔案管理部門如果還把自己的職責(zé)定位于管好歸檔紙質(zhì)文件、完成下發(fā)工作、更改到位等傳統(tǒng)意義上的檔案管理工作，不參與到產(chǎn)品的設(shè)計(jì)與生產(chǎn)流程中去，不用信息化的手段從產(chǎn)品的源頭開始介入管理，不把自身的職責(zé)與單位的根本目的所相關(guān)聯(lián)，那檔案管理部門的地位從何而提高，價(jià)值從何而體現(xiàn)。

1.3 檔案管理部門的創(chuàng)新力與改革意識(shí)不強(qiáng)

檔案管理部門在思想上總是認(rèn)為檔案工作是一項(xiàng)附屬工作，按照現(xiàn)有的流程進(jìn)行就完全可以管好現(xiàn)有的檔案。更有些檔案工作人員還抱有不求有功但求無過的心里，缺乏創(chuàng)新意識(shí)與自強(qiáng)精神，無意對(duì)現(xiàn)有的工作流程進(jìn)行實(shí)質(zhì)性的改革。

1.4 檔案管理部門工作的主動(dòng)性不強(qiáng)

現(xiàn)階段，一些檔案管理部門的檔案工作還處于被動(dòng)式服務(wù)狀態(tài)，工作總是在“等”的階段，有了任務(wù)再去執(zhí)行。服務(wù)手段嚴(yán)重滯后，影響了檔案服務(wù)功能的發(fā)揮，以致使檔案信息資源無法得到充分的利用。

2 檔案管理部門如何應(yīng)對(duì)問題與自身改革

2.1 檔案管理部門在單位中的定位

檔案管理部門在各單位信息化過程中自身定位的正確與否，將決定了檔案管理部門在以后各單位中所處于的地位和影響力。目前各單位大力開展的信息化工程目的是為了為縮短研制與生產(chǎn)周期、提高產(chǎn)品質(zhì)量、降低成本這一各單位發(fā)展的根本目的而服務(wù)的。檔案管理部門在信息化過程中應(yīng)緊密結(jié)合這一根本目的，利用自身信息資源豐富的優(yōu)勢(shì)，為這一根本目的做好信息資源上的支持工作，加快產(chǎn)品的研制與生產(chǎn)周期、提高產(chǎn)品質(zhì)量。使自身的命運(yùn)與產(chǎn)品的命運(yùn)緊密相聯(lián)，成為產(chǎn)品從研制到生產(chǎn)，再到交付過程中不可或缺的重要支撐部門之一。只有這樣檔案管理部門才能在以后各單位發(fā)展過程中提高自身的地位。

2.2 檔案工作人員思想意識(shí)的改變

思想意識(shí)即觀念，是人的頭腦對(duì)于客觀物質(zhì)世界的反映，是感覺、思維等各種心理過程的總和。檔案工作人員思想意識(shí)上能否改變，將很大程度上決定檔案工作能否有改革與創(chuàng)新。現(xiàn)在，檔案工作人員急劇面對(duì)著思想觀念上的改變與服務(wù)意識(shí)上的創(chuàng)新。

2.2.1 檔案工作人員在思想觀念上的改變

檔案工作者在信息化的大背景下，行駛的將是一條前人從來沒有走過的道路。如果檔案工作人員還沉寂在以前的思維模式當(dāng)中，片面的強(qiáng)調(diào)原則，習(xí)慣于按現(xiàn)有的流程辦事，在思想上患得患失，工作上縮手縮腳，抱著不求有功但求無過的心理。不愿去改革，不想去創(chuàng)新；或者總是片面的強(qiáng)調(diào)繼承，對(duì)過去的經(jīng)驗(yàn)做法、流程一味的照搬照抄，從不用辯證的觀點(diǎn)去分析以前的經(jīng)驗(yàn)、做法、流程在現(xiàn)階段是否還是正確的，有用的。從而導(dǎo)致工作上墨守成規(guī)，按照現(xiàn)有的流程一步一步的進(jìn)行，無法去創(chuàng)新、改革。信息化時(shí)代的檔案工作人員應(yīng)“跳出檔案來看檔案”，檔案工作人員唯有解放思想，更新觀念，大膽嘗試，用于創(chuàng)新，才能在信息化大道上探索前進(jìn)。

當(dāng)今，全行業(yè)在廣泛的進(jìn)行著信息化工作與數(shù)字檔案館建設(shè)工作，在這兩項(xiàng)工作中，要清楚的認(rèn)識(shí)到設(shè)備將是其基礎(chǔ)，人員將是決定因素。因此，能否培養(yǎng)與留住一批檔案信息化建設(shè)人才，建立一支懂技術(shù)、懂管理、高效率、快反應(yīng)、結(jié)構(gòu)合理的檔案信息化建設(shè)隊(duì)伍成為了重中之重。對(duì)于這些人員不但要在政策上對(duì)其傾斜，還應(yīng)該對(duì)其加大計(jì)算機(jī)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)、信息管理知識(shí)、法律與安全知識(shí)等方面的培訓(xùn)。只有這樣檔案信息化工作才能飛速的發(fā)展。

2.2.2 檔案工作人員在服務(wù)意識(shí)上的創(chuàng)新

檔案工作人員在服務(wù)意識(shí)上也面臨著改變。首先，檔案工作人員的服務(wù)意識(shí)要加以強(qiáng)化，變被動(dòng)式服務(wù)為主動(dòng)式服務(wù)，從等著別人來查到主動(dòng)提供。從只提供基礎(chǔ)檔案，上升到提供編研后深層次的檔案信息。只有這樣檔案服務(wù)才能得以體現(xiàn)，檔案服務(wù)的認(rèn)知度才能得以提高，檔案管理部門的服務(wù)功能才能被認(rèn)可。

其次，檔案工作人員的服務(wù)觀念要加以改變。檔案工作人員應(yīng)具有全過程服務(wù)意識(shí)。在各類文件的形成初期，檔案工作人員就應(yīng)該介入進(jìn)去。特別是對(duì)重大的固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目，檔案工作人員就應(yīng)該從合同的簽定、設(shè)備的開箱驗(yàn)收、安裝調(diào)試、正式付款、國(guó)家對(duì)項(xiàng)目驗(yàn)收合格，以及以后的設(shè)備檢修；基建項(xiàng)目從設(shè)計(jì)到驗(yàn)收全過程的參與其中，做到前端介入，過程跟蹤。

2.3 檔案管理部門服務(wù)手段的創(chuàng)新

檔案工作服務(wù)機(jī)制只有不斷創(chuàng)新，檔案工作才能生機(jī)勃勃，檔案部門的服務(wù)水平，才能隨著形勢(shì)及任務(wù)的變化發(fā)展得到不斷提高。當(dāng)前，檔案服務(wù)機(jī)制的不斷創(chuàng)新和改革，應(yīng)為領(lǐng)導(dǎo)決策，為生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和各部門工作提供服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案工作服務(wù)由被動(dòng)服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變，由一般服務(wù)向深層次服務(wù)轉(zhuǎn)變，把檔案實(shí)體的靜態(tài)管理轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案信息動(dòng)態(tài)管理。檔案工作人員參與到型號(hào)線中去，參加型號(hào)線例會(huì)。在型號(hào)現(xiàn)例會(huì)中可以更方便的與各部門人員進(jìn)行交流，聽取別人的意見，提出檔案部門的建議，并且可以與各個(gè)部門進(jìn)行工作上的協(xié)調(diào)。這樣不僅能第一時(shí)間得到型號(hào)和各部門的需求信息，為檔案部門主動(dòng)式服務(wù)占得先機(jī)；還能使各部門對(duì)檔案部門加以重視，從而提高檔案部門的地位。

2.4 檔案管理部門管理手段的創(chuàng)新

隨著各單位信息化工程的推進(jìn)，電子文件將會(huì)大量的、持續(xù)不斷的產(chǎn)生。對(duì)于檔案工作人員提出挑戰(zhàn)的同時(shí)也提供了機(jī)遇，檔案工作人員應(yīng)抓住時(shí)機(jī)積極開展數(shù)字檔案館的建設(shè)工作。在數(shù)字檔案館建設(shè)過程中，要增強(qiáng)緊迫感，把信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)作為實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的一項(xiàng)重要任務(wù)納入到日常工作中去，大膽運(yùn)用新技術(shù)開創(chuàng)檔案工作的新局面。檔案工作人員要充分的認(rèn)識(shí)這一點(diǎn)的必要性，從思想上加以重視，認(rèn)識(shí)檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)對(duì)檔案工作的深遠(yuǎn)意義。

3 總結(jié)

總之，在信息化的大背景下，檔案工作人員的任務(wù)是抓住這次信息化工程建設(shè)開展的契機(jī)，使檔案的工作方式由傳統(tǒng)的手工式向網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化轉(zhuǎn)型。充分利用檔案管理本身信息資源豐富的優(yōu)勢(shì)，對(duì)這些信息資源進(jìn)行深層次的開發(fā)與利用。并在工作實(shí)踐中不斷的改革與創(chuàng)新，建立完善的更符合信息化環(huán)境下的檔案管理流程與服務(wù)機(jī)制，積極主動(dòng)的開展各種新的服務(wù)方式，為本單位的發(fā)展決策提供高質(zhì)量的信息資源作為支持。只有這樣檔案管理部門的地位才能得以提高，價(jià)值才能得以體現(xiàn)。

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作者簡(jiǎn)介

陸亮（1983-），上海，中國(guó)空空導(dǎo)彈研究院。