淺議數(shù)字檔案的管理

任琦

摘 要：隨著科技的發(fā)展，數(shù)字檔案數(shù)量激增，成為檔案管理工作中重要的一部分。本文就數(shù)字檔案的構(gòu)成、檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)、數(shù)字檔案的優(yōu)缺點(diǎn)對(duì)數(shù)字檔案的管理進(jìn)行探討。

關(guān)鍵字：數(shù)字檔案；檔案管理系統(tǒng)

0 引言

科學(xué)界將文字的出現(xiàn)作為界定文明的重要標(biāo)志，通常人們把文字出現(xiàn)以后的歷史稱之為人類(lèi)文明史，而把文字出現(xiàn)以前的歷史算為史前史。歷史學(xué)家通過(guò)文字的載體，推斷人類(lèi)文明的起源。為了記錄文字、為了有效地存儲(chǔ)知識(shí)、為了準(zhǔn)確地傳播訊息，從古至今人類(lèi)通過(guò)各式各樣的物理載體來(lái)記錄信息。古代人類(lèi)的文字主要記錄在甲骨、獸皮、青銅器、木櫝、竹簡(jiǎn)、錦帛等上面。而漢代造紙術(shù)的出現(xiàn)，使人類(lèi)的文字載體逐漸開(kāi)始以紙張為主。隨著第三次工業(yè)革命的推進(jìn)，電子計(jì)算機(jī)技術(shù)被廣泛地運(yùn)用到人們的日常生活中，文字也出現(xiàn)了新興的載體，如磁帶、縮微膠卷、光盤(pán)、U盤(pán)等。文字載體的變化使得檔案載體也發(fā)生了變化，檔案開(kāi)始了數(shù)字化的進(jìn)程。

1 數(shù)字檔案的構(gòu)成

檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄。因此在文字的載體變化的同時(shí)，檔案的載體也在隨之變得多元化。在計(jì)算機(jī)已經(jīng)完全普及到人們生活和工作的背景下，數(shù)字化檔案已經(jīng)成為一個(gè)不可避免的趨勢(shì)。不論是將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，還是電子檔案的存檔，都是檔案工作現(xiàn)在需要面對(duì)的考驗(yàn)。

1.1 紙質(zhì)檔案電子化

紙質(zhì)檔案在很長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)占據(jù)檔案載體的主要組成部分，多數(shù)基層檔案管理部門(mén)的庫(kù)存檔案都是以紙質(zhì)檔案為主。將這些紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字檔案需要硬件設(shè)施，而管理數(shù)字檔案需要軟件。但電子化檔案所需的軟件及硬件設(shè)施需要的資金也不容小覷，并不是所有的檔案管理部門(mén)都能夠及時(shí)購(gòu)置相關(guān)數(shù)字化的設(shè)備。

在沒(méi)有足夠的軟件及硬件設(shè)施的支撐的情況下，可以利用現(xiàn)有工具對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行初步梳理，為將來(lái)紙質(zhì)檔案數(shù)字化做好前期準(zhǔn)備。我們可以在excel中先錄入檔案的抬頭、撰稿人、發(fā)文單位、收文單位、文件編號(hào)、生成日期、存放位置等關(guān)鍵信息，形成詳細(xì)的數(shù)字化目錄信息。數(shù)字化目錄可以更精準(zhǔn)的捕捉到關(guān)鍵信息，使檔案工作人員能夠更快更便捷地查找到相應(yīng)的紙質(zhì)檔案。而將這樣的目錄信息共享，既不用擔(dān)心文件內(nèi)容被泄漏、篡改，也能有效提高檔案利用的效率。檔案利用者能夠通過(guò)目錄查找所需檔案是否歸檔及存放位置，再到檔案部門(mén)進(jìn)行查閱，避免無(wú)謂地奔波。

在有相應(yīng)的軟件及硬件設(shè)施的情況下，為了更好地提供檔案利用，我們可以將紙質(zhì)檔案通過(guò)掃描、微縮等方式電子化，通過(guò)軟件對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行系統(tǒng)的管理。在通過(guò)掃描儀、微縮設(shè)備等硬件設(shè)備將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字檔案的過(guò)程中，檔案工作人員需要確認(rèn)檔案在轉(zhuǎn)換的過(guò)程中沒(méi)有出現(xiàn)信息的缺失、亂碼等問(wèn)題，保證檔案信息的完整性。紙質(zhì)檔案完成轉(zhuǎn)換后，檔案工作人員在軟件中將數(shù)字檔案與檔案目錄進(jìn)行一一對(duì)應(yīng)鏈接。在檔案管理系統(tǒng)中，檔案利用者可以直接通過(guò)目錄鏈接到相關(guān)的數(shù)字檔案進(jìn)行查閱。軟件通過(guò)對(duì)查閱人員的身份進(jìn)行辨識(shí)，提供不同層級(jí)的檔案信息。檔案利用者可以在檔案管理系統(tǒng)中獲取所需信息，并可實(shí)現(xiàn)多人同時(shí)查閱或異地查閱。僅在借用檔案原件的情況下，檔案利用者需要到檔案部門(mén)進(jìn)行借閱。

1.2 數(shù)字檔案的歸檔

隨著科技的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)、攝像機(jī)、照相機(jī)等電子設(shè)備已經(jīng)融入日常生活的方方面面，也成為我們工作中必不可少的一部分。在生活、工作中，我們通過(guò)攝像機(jī)、照相機(jī)記錄下重要的時(shí)刻；在工作中，我們通過(guò)郵件溝通工作；在工作中，我們通過(guò)OA系統(tǒng)提交申請(qǐng)流程……

（1）聲像檔案

聲像檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的有價(jià)值的照片（包括底片、反轉(zhuǎn)片）、影片（正負(fù)片）唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以聲像為主，并輔以文字說(shuō)明的歷史記錄。在有重大活動(dòng)、事件的時(shí)候，人們喜歡通過(guò)攝像機(jī)、照相機(jī)等對(duì)生活、工作進(jìn)行直觀的記錄，由此產(chǎn)生了不少的聲像檔案。在聲像檔案歸檔的時(shí)候，檔案工作人員需要確定檔案載體的可讀取性。聲像檔案載體的不穩(wěn)定性較高，容易受到磁性等影響，而不當(dāng)使用會(huì)對(duì)聲像檔案造成不可逆的損壞，甚至導(dǎo)致載體上的檔案信息無(wú)法讀取。因此在保管和利用聲像檔案的時(shí)候，檔案工作人員需要根據(jù)載體特性進(jìn)行妥善保管和使用，盡量延長(zhǎng)聲像材料的使用壽命，并在聲像檔案載體發(fā)生問(wèn)題前做好相應(yīng)的備份，以防檔案信息的遺失。

（2）郵件

郵件在日常工作中有著舉足輕重的作用，很多時(shí)候我們需要以郵件為工作及處理問(wèn)題的憑證。然而郵件多保存在個(gè)人電腦的本地磁盤(pán)中，有的甚至因?yàn)閮?nèi)存不足并未保存而直接刪除，這使得郵件處于失控狀態(tài)。大部分人都沒(méi)有意識(shí)到其實(shí)郵件也是數(shù)字檔案的一種，是歸檔內(nèi)容的一部分，導(dǎo)致這一部分?jǐn)?shù)字檔案的缺失。檔案工作人員應(yīng)當(dāng)對(duì)此加以重視，督促相關(guān)人員將重要郵件保存歸檔。

（3）OA流程

過(guò)去人事任免等通知公告都是以紙質(zhì)文件進(jìn)行張貼或者傳閱，歸檔的也是這些加蓋公章的紙質(zhì)文件。現(xiàn)在的企事業(yè)單位很多都是通過(guò)OA系統(tǒng)（或其他內(nèi)部系統(tǒng)）進(jìn)行人事任免、節(jié)假日休假等通知的發(fā)布。這些通知會(huì)打印成紙質(zhì)文件歸檔，而不會(huì)歸檔原始的電子文件。OA系統(tǒng)（或其他內(nèi)部系統(tǒng)）做數(shù)字時(shí)代的產(chǎn)物，為現(xiàn)代工作帶來(lái)巨大的便利，人們可以用它提交流程，而不用像過(guò)去拿著申請(qǐng)單到處找人簽字。通常提交流程時(shí)需要上傳所需審批的文件，系統(tǒng)會(huì)記錄各節(jié)點(diǎn)審批人員及審批意見(jiàn)或在簽署文件上加注電子簽名。OA系統(tǒng)（或其他內(nèi)部系統(tǒng)）能夠更完整更全面地記錄整個(gè)審批過(guò)程，然而這些通知、流程等數(shù)字檔案一般都存儲(chǔ)在IT后臺(tái)，傳統(tǒng)的檔案歸檔范圍并不包括后臺(tái)數(shù)據(jù)，這也是檔案工作人員需要加強(qiáng)關(guān)注的。

檔案的數(shù)字化不僅需要配備計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、掃描儀、縮微設(shè)備等硬件設(shè)施，還需要數(shù)據(jù)庫(kù)、管理制度的跟進(jìn)。沒(méi)有硬件設(shè)施，紙質(zhì)檔案無(wú)法完整地轉(zhuǎn)化成數(shù)字檔案；沒(méi)有相應(yīng)的管理制度，數(shù)字檔案就會(huì)處在失控的狀態(tài)。數(shù)字檔案的轉(zhuǎn)化和儲(chǔ)存需要依靠硬件設(shè)施，而數(shù)字檔案的管理和利用則需要依托軟件系統(tǒng)。

2 檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)

檔案的最終目的是利用，如何管理數(shù)字檔案的利用是重中之重。只管理不利用，會(huì)使檔案失去它的價(jià)值。只注重利用，卻無(wú)法妥善地管理將會(huì)導(dǎo)致檔案的失控。要管理好檔案的利用，需要檔案管理系統(tǒng)與檔案管理制度雙管齊下。

按檔案管理制度的需求，檔案管理系統(tǒng)需要可以按不同身份設(shè)置不同權(quán)限，具備瀏覽目錄、瀏覽內(nèi)容、下載及打印等幾種不同權(quán)限，并記錄瀏覽、下載及打印數(shù)字檔案的人員名單和時(shí)間等信息。目錄瀏覽功能可以讓檔案利用者按目錄的查詢結(jié)果判斷所需檔案是否歸檔，是否需要進(jìn)行權(quán)限申請(qǐng)或查找原件等后續(xù)工作，不需要檔案工作人員對(duì)檔案是否歸檔等信息再行確認(rèn)。記錄瀏覽、下載、打印數(shù)字檔案的人員、時(shí)間的這一功能可以更好地掌控?cái)?shù)字檔案的走向。由于一個(gè)部門(mén)的員工的權(quán)限一般都是一致的，系統(tǒng)需要能夠批量進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，這樣可以避免檔案工作人員無(wú)謂的重復(fù)勞動(dòng)。對(duì)跨權(quán)限的查閱，系統(tǒng)需要能夠?qū)ξ募M(jìn)行特定人員及時(shí)間開(kāi)放的設(shè)定。

管理保密性高的數(shù)字檔案，特別是機(jī)密檔案，需要和一般數(shù)字檔案區(qū)別對(duì)待。數(shù)字檔案在檔案管理系統(tǒng)中即使不開(kāi)放下載及打印功能，瀏覽人員依然可以通過(guò)截屏等方式對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行存儲(chǔ)。為了保證檔案內(nèi)容不遭到泄漏，可通過(guò)配備公用機(jī)的方式來(lái)提供機(jī)密文件的查閱。

定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。注重?cái)?shù)字化檔案的備份，對(duì)系統(tǒng)內(nèi)的檔案資料定期進(jìn)行備份，可以盡量避免由于系統(tǒng)崩盤(pán)、防火墻漏洞等導(dǎo)致數(shù)據(jù)的遺失、缺失，保證檔案的完整性。對(duì)待重要數(shù)字檔案，可以進(jìn)行異地備份。“5·12”汶川特大地震不僅造成巨大的人員傷亡和財(cái)產(chǎn)損失，也對(duì)檔案造成了無(wú)可挽回的破壞，它給我們敲響警鐘，自然災(zāi)害、人為災(zāi)害都有可能會(huì)讓檔案遭受毀滅性的損毀。因此，檔案的異地備份必須受到重視。

3 數(shù)字檔案的優(yōu)缺點(diǎn)

由于數(shù)字檔案的虛擬性、可復(fù)制性強(qiáng)、載體多樣等特點(diǎn)，使其具有優(yōu)于紙質(zhì)檔案的便利性和一些無(wú)法回避的缺陷性。我們要認(rèn)識(shí)到數(shù)字檔案的優(yōu)缺點(diǎn)才能做好數(shù)字檔案的管理工作，在提供數(shù)字檔案利用的同時(shí)，保證數(shù)字檔案的完整與安全。

3.1 數(shù)字檔案的優(yōu)點(diǎn)

數(shù)字檔案具有虛擬性，查閱利用不受地域限制。檔案利用者即使出差，只要在網(wǎng)絡(luò)暢通的地區(qū)，依然可以通過(guò)檔案管理系統(tǒng)查閱到臨時(shí)所需的檔案資料，查閱檔案的便捷度大大提升，這是過(guò)去紙質(zhì)檔案所無(wú)法做到。

數(shù)字檔案復(fù)制性強(qiáng)，可以填補(bǔ)紙質(zhì)檔案在備份方面的缺失。就時(shí)間、人力等方面而言，數(shù)字檔案?jìng)浞荼燃堎|(zhì)檔案?jìng)浞莞鼮榭旖莘奖恪６鴶?shù)字檔案也可以作為紙質(zhì)檔案的備份，起到間接保護(hù)紙質(zhì)檔案的作用。在不是必需原件的情況下，可以查閱電子檔案，減少對(duì)紙質(zhì)檔案的磨損，盡可能地保護(hù)檔案原件。

數(shù)字檔案載體體積小，儲(chǔ)存信息量大，可以極大地節(jié)省空間，也更便于異地備份。U盤(pán)、光盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等存儲(chǔ)設(shè)備體積較小，存儲(chǔ)容量最大能達(dá)到幾TB 。數(shù)字檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)等量檔案所需的存儲(chǔ)空間可謂天壤之別，這一點(diǎn)為異地備份提供了巨大的便利。

數(shù)字檔案便于檢索，檔案查找速度快，可以高效地提供利用，提高檔案的利用率。過(guò)去紙質(zhì)檔案通常只能通過(guò)檢索卡片等人工檢索方式進(jìn)行檢索，檢索效率較低。而現(xiàn)在，紙質(zhì)檔案及數(shù)字檔案都可以通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)的機(jī)器檢索，極高地提升了檢索效率。

3.2 數(shù)字檔案的缺點(diǎn)

數(shù)字檔案的虛擬性使其即使被篡改，也不容易被察覺(jué)。這就需要檔案工作人員對(duì)歸檔的數(shù)字檔案進(jìn)行鑒別，判斷歸檔文件的真實(shí)性。對(duì)已歸檔的數(shù)字檔案進(jìn)行權(quán)限設(shè)置、備份等防篡改措施。同時(shí)，紙質(zhì)檔案也要妥善保管，在數(shù)字檔案受損、遺失的時(shí)候，能夠做到及時(shí)修復(fù)、補(bǔ)充的作用。

數(shù)字檔案的可復(fù)制性強(qiáng)、傳播性好、信息流轉(zhuǎn)速度快，這也導(dǎo)致數(shù)字檔案比較容易被泄漏、竊取。因此需要數(shù)據(jù)庫(kù)具有強(qiáng)大的防火墻，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和入侵；同時(shí)也需要完善數(shù)字檔案的管理制度，防止內(nèi)部的篡改和泄漏。

數(shù)字檔案的載體更新?lián)Q代速度較快，對(duì)硬件設(shè)備依賴性強(qiáng)。十幾年前主流的儲(chǔ)存載體是軟盤(pán)，現(xiàn)在又有多少電腦能讀取軟盤(pán)內(nèi)的信息。所以檔案工作人員需要定期對(duì)數(shù)字檔案的儲(chǔ)存載體進(jìn)行檢查、更新，避免發(fā)生由于無(wú)法讀取載體導(dǎo)致檔案信息的缺失。

4 結(jié)語(yǔ)

數(shù)字檔案的出現(xiàn)是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，也是一次巨大的機(jī)遇。檔案數(shù)字化是檔案管理的必然趨勢(shì)，檔案工作人員應(yīng)當(dāng)更新自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)，學(xué)習(xí)新型技術(shù)開(kāi)展、改進(jìn)數(shù)字檔案管理。管理好數(shù)字檔案，能夠更好地保護(hù)紙質(zhì)檔案；管理好數(shù)字檔案，能夠更好地保障檔案的完整性；管理好數(shù)字檔案，能夠更好地實(shí)現(xiàn)檔案的社會(huì)價(jià)值。與此同時(shí)，檔案工作人員不應(yīng)松懈對(duì)紙質(zhì)檔案的管理，要以長(zhǎng)遠(yuǎn)的目光來(lái)做好檔案管理工作，對(duì)檔案管理雙管齊下，做好檔案的歸檔、保管、利用工作。

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