淺議數(shù)字檔案的管理

任琦

摘 要：隨著科技的發(fā)展，數(shù)字檔案數(shù)量激增，成為檔案管理工作中重要的一部分。本文就數(shù)字檔案的構(gòu)成、檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)、數(shù)字檔案的優(yōu)缺點對數(shù)字檔案的管理進行探討。

關(guān)鍵字：數(shù)字檔案；檔案管理系統(tǒng)

0 引言

科學(xué)界將文字的出現(xiàn)作為界定文明的重要標志，通常人們把文字出現(xiàn)以后的歷史稱之為人類文明史，而把文字出現(xiàn)以前的歷史算為史前史。歷史學(xué)家通過文字的載體，推斷人類文明的起源。為了記錄文字、為了有效地存儲知識、為了準確地傳播訊息，從古至今人類通過各式各樣的物理載體來記錄信息。古代人類的文字主要記錄在甲骨、獸皮、青銅器、木櫝、竹簡、錦帛等上面。而漢代造紙術(shù)的出現(xiàn)，使人類的文字載體逐漸開始以紙張為主。隨著第三次工業(yè)革命的推進，電子計算機技術(shù)被廣泛地運用到人們的日常生活中，文字也出現(xiàn)了新興的載體，如磁帶、縮微膠卷、光盤、U盤等。文字載體的變化使得檔案載體也發(fā)生了變化，檔案開始了數(shù)字化的進程。

1 數(shù)字檔案的構(gòu)成

檔案是國家機構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。因此在文字的載體變化的同時，檔案的載體也在隨之變得多元化。在計算機已經(jīng)完全普及到人們生活和工作的背景下，數(shù)字化檔案已經(jīng)成為一個不可避免的趨勢。不論是將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，還是電子檔案的存檔，都是檔案工作現(xiàn)在需要面對的考驗。

1.1 紙質(zhì)檔案電子化

紙質(zhì)檔案在很長的一段時間內(nèi)占據(jù)檔案載體的主要組成部分，多數(shù)基層檔案管理部門的庫存檔案都是以紙質(zhì)檔案為主。將這些紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字檔案需要硬件設(shè)施，而管理數(shù)字檔案需要軟件。但電子化檔案所需的軟件及硬件設(shè)施需要的資金也不容小覷，并不是所有的檔案管理部門都能夠及時購置相關(guān)數(shù)字化的設(shè)備。

在沒有足夠的軟件及硬件設(shè)施的支撐的情況下，可以利用現(xiàn)有工具對紙質(zhì)檔案進行初步梳理，為將來紙質(zhì)檔案數(shù)字化做好前期準備。我們可以在excel中先錄入檔案的抬頭、撰稿人、發(fā)文單位、收文單位、文件編號、生成日期、存放位置等關(guān)鍵信息，形成詳細的數(shù)字化目錄信息。數(shù)字化目錄可以更精準的捕捉到關(guān)鍵信息，使檔案工作人員能夠更快更便捷地查找到相應(yīng)的紙質(zhì)檔案。而將這樣的目錄信息共享，既不用擔(dān)心文件內(nèi)容被泄漏、篡改，也能有效提高檔案利用的效率。檔案利用者能夠通過目錄查找所需檔案是否歸檔及存放位置，再到檔案部門進行查閱，避免無謂地奔波。

在有相應(yīng)的軟件及硬件設(shè)施的情況下，為了更好地提供檔案利用，我們可以將紙質(zhì)檔案通過掃描、微縮等方式電子化，通過軟件對數(shù)字檔案進行系統(tǒng)的管理。在通過掃描儀、微縮設(shè)備等硬件設(shè)備將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字檔案的過程中，檔案工作人員需要確認檔案在轉(zhuǎn)換的過程中沒有出現(xiàn)信息的缺失、亂碼等問題，保證檔案信息的完整性。紙質(zhì)檔案完成轉(zhuǎn)換后，檔案工作人員在軟件中將數(shù)字檔案與檔案目錄進行一一對應(yīng)鏈接。在檔案管理系統(tǒng)中，檔案利用者可以直接通過目錄鏈接到相關(guān)的數(shù)字檔案進行查閱。軟件通過對查閱人員的身份進行辨識，提供不同層級的檔案信息。檔案利用者可以在檔案管理系統(tǒng)中獲取所需信息，并可實現(xiàn)多人同時查閱或異地查閱。僅在借用檔案原件的情況下，檔案利用者需要到檔案部門進行借閱。

1.2 數(shù)字檔案的歸檔

隨著科技的進步，計算機、攝像機、照相機等電子設(shè)備已經(jīng)融入日常生活的方方面面，也成為我們工作中必不可少的一部分。在生活、工作中，我們通過攝像機、照相機記錄下重要的時刻；在工作中，我們通過郵件溝通工作；在工作中，我們通過OA系統(tǒng)提交申請流程……

（1）聲像檔案

聲像檔案是國家機構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中形成的有價值的照片（包括底片、反轉(zhuǎn)片）、影片（正負片）唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以聲像為主，并輔以文字說明的歷史記錄。在有重大活動、事件的時候，人們喜歡通過攝像機、照相機等對生活、工作進行直觀的記錄，由此產(chǎn)生了不少的聲像檔案。在聲像檔案歸檔的時候，檔案工作人員需要確定檔案載體的可讀取性。聲像檔案載體的不穩(wěn)定性較高，容易受到磁性等影響，而不當(dāng)使用會對聲像檔案造成不可逆的損壞，甚至導(dǎo)致載體上的檔案信息無法讀取。因此在保管和利用聲像檔案的時候，檔案工作人員需要根據(jù)載體特性進行妥善保管和使用，盡量延長聲像材料的使用壽命，并在聲像檔案載體發(fā)生問題前做好相應(yīng)的備份，以防檔案信息的遺失。

（2）郵件

郵件在日常工作中有著舉足輕重的作用，很多時候我們需要以郵件為工作及處理問題的憑證。然而郵件多保存在個人電腦的本地磁盤中，有的甚至因為內(nèi)存不足并未保存而直接刪除，這使得郵件處于失控狀態(tài)。大部分人都沒有意識到其實郵件也是數(shù)字檔案的一種，是歸檔內(nèi)容的一部分，導(dǎo)致這一部分數(shù)字檔案的缺失。檔案工作人員應(yīng)當(dāng)對此加以重視，督促相關(guān)人員將重要郵件保存歸檔。

（3）OA流程

過去人事任免等通知公告都是以紙質(zhì)文件進行張貼或者傳閱，歸檔的也是這些加蓋公章的紙質(zhì)文件。現(xiàn)在的企事業(yè)單位很多都是通過OA系統(tǒng)（或其他內(nèi)部系統(tǒng)）進行人事任免、節(jié)假日休假等通知的發(fā)布。這些通知會打印成紙質(zhì)文件歸檔，而不會歸檔原始的電子文件。OA系統(tǒng)（或其他內(nèi)部系統(tǒng)）做數(shù)字時代的產(chǎn)物，為現(xiàn)代工作帶來巨大的便利，人們可以用它提交流程，而不用像過去拿著申請單到處找人簽字。通常提交流程時需要上傳所需審批的文件，系統(tǒng)會記錄各節(jié)點審批人員及審批意見或在簽署文件上加注電子簽名。OA系統(tǒng)（或其他內(nèi)部系統(tǒng)）能夠更完整更全面地記錄整個審批過程，然而這些通知、流程等數(shù)字檔案一般都存儲在IT后臺，傳統(tǒng)的檔案歸檔范圍并不包括后臺數(shù)據(jù)，這也是檔案工作人員需要加強關(guān)注的。

檔案的數(shù)字化不僅需要配備計算機、服務(wù)器、掃描儀、縮微設(shè)備等硬件設(shè)施，還需要數(shù)據(jù)庫、管理制度的跟進。沒有硬件設(shè)施，紙質(zhì)檔案無法完整地轉(zhuǎn)化成數(shù)字檔案；沒有相應(yīng)的管理制度，數(shù)字檔案就會處在失控的狀態(tài)。數(shù)字檔案的轉(zhuǎn)化和儲存需要依靠硬件設(shè)施，而數(shù)字檔案的管理和利用則需要依托軟件系統(tǒng)。

2 檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)

檔案的最終目的是利用，如何管理數(shù)字檔案的利用是重中之重。只管理不利用，會使檔案失去它的價值。只注重利用，卻無法妥善地管理將會導(dǎo)致檔案的失控。要管理好檔案的利用，需要檔案管理系統(tǒng)與檔案管理制度雙管齊下。

按檔案管理制度的需求，檔案管理系統(tǒng)需要可以按不同身份設(shè)置不同權(quán)限，具備瀏覽目錄、瀏覽內(nèi)容、下載及打印等幾種不同權(quán)限，并記錄瀏覽、下載及打印數(shù)字檔案的人員名單和時間等信息。目錄瀏覽功能可以讓檔案利用者按目錄的查詢結(jié)果判斷所需檔案是否歸檔，是否需要進行權(quán)限申請或查找原件等后續(xù)工作，不需要檔案工作人員對檔案是否歸檔等信息再行確認。記錄瀏覽、下載、打印數(shù)字檔案的人員、時間的這一功能可以更好地掌控數(shù)字檔案的走向。由于一個部門的員工的權(quán)限一般都是一致的，系統(tǒng)需要能夠批量進行權(quán)限設(shè)置，這樣可以避免檔案工作人員無謂的重復(fù)勞動。對跨權(quán)限的查閱，系統(tǒng)需要能夠?qū)ξ募M行特定人員及時間開放的設(shè)定。

管理保密性高的數(shù)字檔案，特別是機密檔案，需要和一般數(shù)字檔案區(qū)別對待。數(shù)字檔案在檔案管理系統(tǒng)中即使不開放下載及打印功能，瀏覽人員依然可以通過截屏等方式對檔案內(nèi)容進行存儲。為了保證檔案內(nèi)容不遭到泄漏，可通過配備公用機的方式來提供機密文件的查閱。

定期對檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行備份。注重數(shù)字化檔案的備份，對系統(tǒng)內(nèi)的檔案資料定期進行備份，可以盡量避免由于系統(tǒng)崩盤、防火墻漏洞等導(dǎo)致數(shù)據(jù)的遺失、缺失，保證檔案的完整性。對待重要數(shù)字檔案，可以進行異地備份。“5·12”汶川特大地震不僅造成巨大的人員傷亡和財產(chǎn)損失，也對檔案造成了無可挽回的破壞，它給我們敲響警鐘，自然災(zāi)害、人為災(zāi)害都有可能會讓檔案遭受毀滅性的損毀。因此，檔案的異地備份必須受到重視。

3 數(shù)字檔案的優(yōu)缺點

由于數(shù)字檔案的虛擬性、可復(fù)制性強、載體多樣等特點，使其具有優(yōu)于紙質(zhì)檔案的便利性和一些無法回避的缺陷性。我們要認識到數(shù)字檔案的優(yōu)缺點才能做好數(shù)字檔案的管理工作，在提供數(shù)字檔案利用的同時，保證數(shù)字檔案的完整與安全。

3.1 數(shù)字檔案的優(yōu)點

數(shù)字檔案具有虛擬性，查閱利用不受地域限制。檔案利用者即使出差，只要在網(wǎng)絡(luò)暢通的地區(qū)，依然可以通過檔案管理系統(tǒng)查閱到臨時所需的檔案資料，查閱檔案的便捷度大大提升，這是過去紙質(zhì)檔案所無法做到。

數(shù)字檔案復(fù)制性強，可以填補紙質(zhì)檔案在備份方面的缺失。就時間、人力等方面而言，數(shù)字檔案備份比紙質(zhì)檔案備份更為快捷方便。而數(shù)字檔案也可以作為紙質(zhì)檔案的備份，起到間接保護紙質(zhì)檔案的作用。在不是必需原件的情況下，可以查閱電子檔案，減少對紙質(zhì)檔案的磨損，盡可能地保護檔案原件。

數(shù)字檔案載體體積小，儲存信息量大，可以極大地節(jié)省空間，也更便于異地備份。U盤、光盤、移動硬盤等存儲設(shè)備體積較小，存儲容量最大能達到幾TB 。數(shù)字檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存儲等量檔案所需的存儲空間可謂天壤之別，這一點為異地備份提供了巨大的便利。

數(shù)字檔案便于檢索，檔案查找速度快，可以高效地提供利用，提高檔案的利用率。過去紙質(zhì)檔案通常只能通過檢索卡片等人工檢索方式進行檢索，檢索效率較低。而現(xiàn)在，紙質(zhì)檔案及數(shù)字檔案都可以通過計算機技術(shù)的機器檢索，極高地提升了檢索效率。

3.2 數(shù)字檔案的缺點

數(shù)字檔案的虛擬性使其即使被篡改，也不容易被察覺。這就需要檔案工作人員對歸檔的數(shù)字檔案進行鑒別，判斷歸檔文件的真實性。對已歸檔的數(shù)字檔案進行權(quán)限設(shè)置、備份等防篡改措施。同時，紙質(zhì)檔案也要妥善保管，在數(shù)字檔案受損、遺失的時候，能夠做到及時修復(fù)、補充的作用。

數(shù)字檔案的可復(fù)制性強、傳播性好、信息流轉(zhuǎn)速度快，這也導(dǎo)致數(shù)字檔案比較容易被泄漏、竊取。因此需要數(shù)據(jù)庫具有強大的防火墻，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和入侵；同時也需要完善數(shù)字檔案的管理制度，防止內(nèi)部的篡改和泄漏。

數(shù)字檔案的載體更新?lián)Q代速度較快，對硬件設(shè)備依賴性強。十幾年前主流的儲存載體是軟盤，現(xiàn)在又有多少電腦能讀取軟盤內(nèi)的信息。所以檔案工作人員需要定期對數(shù)字檔案的儲存載體進行檢查、更新，避免發(fā)生由于無法讀取載體導(dǎo)致檔案信息的缺失。

4 結(jié)語

數(shù)字檔案的出現(xiàn)是對傳統(tǒng)檔案管理的嚴峻挑戰(zhàn)，也是一次巨大的機遇。檔案數(shù)字化是檔案管理的必然趨勢，檔案工作人員應(yīng)當(dāng)更新自己的知識結(jié)構(gòu)，學(xué)習(xí)新型技術(shù)開展、改進數(shù)字檔案管理。管理好數(shù)字檔案，能夠更好地保護紙質(zhì)檔案；管理好數(shù)字檔案，能夠更好地保障檔案的完整性；管理好數(shù)字檔案，能夠更好地實現(xiàn)檔案的社會價值。與此同時，檔案工作人員不應(yīng)松懈對紙質(zhì)檔案的管理，要以長遠的目光來做好檔案管理工作，對檔案管理雙管齊下，做好檔案的歸檔、保管、利用工作。

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