淺談高速公路檔案收集整理和信息化建設(shè)

摘 要：隨著現(xiàn)代計算機技術(shù)和科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，人們已經(jīng)步入了信息時代，在社會進(jìn)步中扮演著重要角色的檔案管理面臨社會的變革必須進(jìn)行適當(dāng)?shù)母母铮瑢崿F(xiàn)信息化和現(xiàn)代化管理。高速公路的檔案管理工作具有工作量大、時間跨度大、分類繁多等特點，需要進(jìn)行專業(yè)的收集歸納，并且傳統(tǒng)模式的檔案已經(jīng)跟不上社會的進(jìn)步，如何利用現(xiàn)代新興技術(shù)的進(jìn)步實現(xiàn)高速公路檔案管理的信息化和現(xiàn)代化，建立健全完善的高速公路檔案收集管理系統(tǒng)與信息共享平臺，是現(xiàn)代高速公路檔案管理機構(gòu)面臨的最大挑戰(zhàn)。本文在此基于現(xiàn)代新興技術(shù)，研究高速公路檔案管理過程中的具體措施，促進(jìn)高速公路檔案管理的信息化和現(xiàn)代化，跟上時代的步伐。

關(guān)鍵詞：高速公路；檔案管理；收集整理；信息化

隨著計算機技術(shù)的進(jìn)步，我國已經(jīng)成功地從工業(yè)化時代過渡到信息化時代，計算機技術(shù)不斷滲透到我們生活的方方面面。由于成熟的計算機技術(shù)在檔案管理機構(gòu)中實現(xiàn)了大規(guī)模的應(yīng)用，滿足了用戶的無紙化閱讀需求。同時在現(xiàn)代化技術(shù)的帶動下，檔案管理從思想、模式、解決問題的方法等各個層次都在順應(yīng)現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展趨勢。尤其針對高速公路檔案的收集與整理，唯有完整、精確、有效的檔案資料才能保證高速公路日常的正常運營與維護(hù)。在高速公路運行過程中，檔案的收集整理起到了舉足輕重的作用，高速公路檔案必須保持其原始性和功能性。可是在復(fù)雜的高速公路運行過程中，不可控因素太多，難免會造成檔案收集整理出現(xiàn)誤差，而且很多高速公路檔案管理員沒有從思想觀念上對新時代下的檔案管理做出改變，直接造成高速公路檔案收集整理流程的效益低下，很難真正發(fā)揮高速公路檔案資料本身的價值與作用，目前為止，雖然很多企業(yè)還沒有意識到高新技術(shù)給高速公路檔案管理模式帶來的實質(zhì)性變革，但是高速公路檔案管理的技術(shù)革新和管理模式創(chuàng)新是不可避免的。

1 針對高速公路檔案收集整理的嚴(yán)格要求

科技的進(jìn)步日新月異，高新技術(shù)讓高速公路檔案管理產(chǎn)生了巨大的變化。高速公路檔案管理的社會價值大幅度提升。不得不承認(rèn)檔案資料這種資源具有較強的時效性，只有在管理的過程中不斷進(jìn)行規(guī)范整理，才能實時地滿足用戶的需求。尤其針對高速公路這種時效性很強的資源，社會對于高速公路檔案收集整理效率與質(zhì)量的要求遠(yuǎn)遠(yuǎn)高出其他行業(yè)的檔案管理。

1.1 針對整理材料的要求

在高速公路檔案的收集整理過程中，必須保證材料的真實性、可靠性、時效性、系統(tǒng)性和完整性，每一份資料的辦理程序要完整齊全，最終在檔案管理部門手中的資料也必須保證是原件，不可以造假糊弄其他工作人員。另外，高速公路檔案管理部門收集整理的檔案資料應(yīng)該是由高速公路其他各個部門在完成各自職能的過程中產(chǎn)生的，應(yīng)該是紙質(zhì)形式的各類材料。

1.2 針對收集整理檔案的質(zhì)量要求

高速公路檔案管理部門所面對的材料必須可以真實有效全面的反射出各自單位的精神氣貌，任何事件和會議造成的檔案應(yīng)該以原本的面貌被繼續(xù)保持與維護(hù)，檔案管理部門的責(zé)任便是延長這些資料檔案的使用時間。對于那些比較重要以后極有可能會用到的檔案要注意復(fù)印件的保管，將復(fù)印件與原件裝訂在一起后妥善保存。

在管理的過程中，高速公路檔案管理工作人員必須維持井然有序的心態(tài)，實時依據(jù)自身的實地工作經(jīng)驗優(yōu)化管理程序，更進(jìn)管理制度，引進(jìn)合理的管理模式。在新時期下，針對檔案管理的收集整理，高速公路檔案管理部門有著自身不可推卸的責(zé)任，理應(yīng)制定相關(guān)的合理的分類指標(biāo)，依據(jù)這些指標(biāo)進(jìn)行檔案的收集整理工作。在完成檔案管理工作時，高速檔案管理工作人員必須嚴(yán)格按照工作流程，保證檔案資料的可靠性，結(jié)合多項指標(biāo)與未來檔案管理的發(fā)展走勢，遵循管理制度。同時高速公路檔案管理體制要對檔案管理的各個流程進(jìn)行詳細(xì)的限制與相關(guān)說明，確定并劃分各位工作人員的基本責(zé)任和義務(wù)，將每一個工作職位落實到位。加強高速公路檔案管理工作人員的培訓(xùn)力度，督促高速公路檔案管理工作人員，并讓他們能夠積極參與數(shù)據(jù)的分析與預(yù)測，保證高速公路檔案收集整理工作的規(guī)范化與現(xiàn)代化。

2 高速公路檔案管理信息化建設(shè)流程

2.1 建立檔案管理機構(gòu)

高速公路檔案收集整理的工作量遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于其他行業(yè)的類似工作，范圍廣、強度高、時間緊都給高速公路檔案收集整理工作帶來了極大的挑戰(zhàn)，想要實現(xiàn)高速公路檔案管理的信息建設(shè)，首先就要加大高速公路檔案管理設(shè)備的資金投入，建立完善的檔案管理機構(gòu)，確立等級分明，責(zé)任分明的人才梯度，如分類管理的小組組長、檔案室室長、相關(guān)處處長等等，唯有落實相關(guān)工作人員的具體工作與職能，制定詳細(xì)的高速公路檔案管理工作的進(jìn)度流程和未來計劃，才有可能保證高速公路檔案管理信息化建設(shè)的實施效果。

2.2 制定詳細(xì)的管理制度與績效考核制度

高速公路檔案收集整理工作的前期準(zhǔn)備主要包含紙質(zhì)文件數(shù)字化、電子文件歸納、檔案安全保密協(xié)議、檔案資料網(wǎng)上共享平臺建設(shè)、檔案資料管理績效評估、檔案審核評判制度以及基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備的維護(hù)和使用等制度的制定。這些制度要求高速公路工作人員針對相關(guān)檔案管理工作有足夠的重視度，并在相應(yīng)的時間內(nèi)及時制定出科學(xué)合理的制度，保證高速公路檔案收集與整理工作可以在信息技術(shù)的幫助提高價值。

2.3 加大相關(guān)設(shè)施設(shè)備的資金投入，建立有效的檔案管理系統(tǒng)

高速公路檔案收集整理工作的信息化離不開高新科技的協(xié)助，唯有依靠有效的檔案管理系統(tǒng)，建立合理的檔案管理模式，才會實現(xiàn)高速公路檔案收集整理工作的信息化與現(xiàn)代化。其中，高速公路相關(guān)工作人員應(yīng)該列舉詳細(xì)的設(shè)備建設(shè)清單，加大基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備的資金投入，購買如檔案管理所需電腦、掃描器、刻錄機、打印機等設(shè)施設(shè)備。

2.4 明確數(shù)字化檔案的類別

高速公路相關(guān)檔案涉及很多方面，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者必須確定需要進(jìn)行數(shù)字化的檔案類別，比如必須進(jìn)行數(shù)字化的文字檔案、會計檔案、業(yè)務(wù)處理檔案、聲音檔案以及相片檔案等其他檔案，想要實現(xiàn)高速公路檔案管理系統(tǒng)的合理運行，基本上全部檔案資料都要經(jīng)過掃描等數(shù)字化處理轉(zhuǎn)化為電子資源，這樣不僅可以方便檔案使用者的檢索使用和處理，還會方便高速公路檔案管理人員對檔案的收集、儲存、整理等工作，提高工作人員的工作效率之外，充分發(fā)揮高速公路檔案的使用價值。

3 結(jié)語

科學(xué)技術(shù)和信息技術(shù)不斷革新，日益成熟的高新技術(shù)已經(jīng)深入應(yīng)用到我們生活和工作的方方面面，信息化的高速公路檔案管理在人類社會的進(jìn)步中也逐漸受到人們的重視。隨著檔案信息化管理的革新，高速公路檔案資料的數(shù)量呈現(xiàn)指數(shù)增長趨勢，檔案管理人員表示檔案管理的難度日益提升，這給高速公路檔案管理工作人員與其他相關(guān)部門帶來了巨大的挑戰(zhàn)。越來越多的管理者也逐漸意識到只有將高新信息技術(shù)與高速公路檔案管理工作結(jié)合起來，實現(xiàn)高速公路檔案收集整理工作的信息化和現(xiàn)代化，才能有助于高速公路檔案管理工作的長久發(fā)展與持續(xù)進(jìn)步，滿足政府相關(guān)部門對于檔案信息的需求。

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作者簡介

阮喜燕（1988-），女，寧德，福建華閩通達(dá)信息技術(shù)有限公司。