鄉鎮政府檔案管理信息化建設路徑分析

摘 要：檔案管理工作是鄉鎮政府工作的重要組成部分，其工作效率的高低直接關乎鎮政府其他各項工作是否能夠順利進行。利用現代信息技術對鄉鎮政府檔案進行歸類管理和儲存，能夠有效的改善之前檔案管理中存在的種種局限和不足，從而為鄉鎮政府檔案管理工作的進一步發展提供有力的支持，這也已經成為時代的召喚和社會進步和發展的必然要求。基于此，本文將緊密圍繞如何提升鄉鎮政府檔案管理的信息化水平這一問題做簡要探討。

關鍵詞：鄉鎮政府；信息化；檔案管理；途徑

伴隨著計算機技術的發展、通信技術的進步，信息化、數字化已經走入人們的生活，并給人們生活帶來前所未有的快捷體驗。但是，我們也必須意識到，在向信息化社會前進的過程中，政府憑借其特有的職能已經成為社會最為重要的信息主體和信息管理主體。因此，從這一點來看，加快鄉鎮政府檔案管理信息化水平建設步伐，借助互聯網技術對鄉鎮政府檔案信息資源進行深入了解，能夠更好地發揮檔案資源的作用，提升其利用價值。

1 鄉鎮政府檔案管理進行信息化建設的必要性分析

隨著時代的發展、社會的進步，鄉鎮政府的檔案管理工作越來越體現出其重要性。面對急速變化的社會新形勢，政府要想實現其可持續發展就必須要實現檔案管理的信息化建設。

1.1 鄉鎮政府檔案管理信息化工作的主要內容

鄉鎮政府檔案管理信息化其主要工作內容就是通過網絡操作實現檔案資料由紙質化到電子化、信息化的轉變。同時還要注意在轉變過程中對檔案進行重新整理、歸類、保存等。

1.2 檔案管理信息化建設具有其特殊優點：

之所以要實現檔案管理的信息化建設，一個很重要的原因在于相較于傳統的檔案管理方法，檔案管理信息化建設具有很多的優點。首先表現為檔案管理不受時空限制，任何時間、任何地點都能夠快速的查閱到所需要內容；其次，實現檔案管理信息化后就可以直接通過計算機終端進行相關的查找瀏覽操作，使得紙質檔案的翻閱和復印次數大大降低，從而實現對檔案的保護。最后，檔案的信息化管理，是通過網絡來進行操作，簡單方便并易于操作，因而能夠有效提升工作效率。

2 現階段鄉鎮政府檔案管理信息化建設路徑中存在的問題

2.1 設備不足問題突出

在我國，相較于城市而言，由于鄉鎮的發展較為落后，加之缺乏上級資金、技術支持，這就導致鎮政府在檔案信息化管理過程中缺乏一些專業的設備，從而阻礙了鄉鎮政府檔案管理信息化的發展進程。

2.2 檔案管理人員的專業素質較弱，信息操作水平較低

目前，大多數的鄉鎮政府檔案管理工作人員都是非科班出身，有些甚至都不是與檔案管理相關的專業出身。工作與所學專業完全不對口，加之部分工作人員對于現代信息技術及檔案管理相關軟件的應用不熟練，不僅會使檔案管理工作效率和成果落后，更甚者會導致檔案出現安全隱患。此外，由于檔案管理工作程序單一而瑣碎。這就使得一些辦公室檔案管理人員工作積極性不高，對工作缺乏熱情，敷衍了事，為了完成工作而工作，缺乏主動性，從而拉低了鎮政府檔案管理工作的效率。

2.3 檔案管理信息化建設缺乏系統而專業的理論指導

紙質版的檔案管理工作大多以檔案的搜集、保存為重點，而信息化建設路徑不再是僅僅為了收集資料、歸檔保存而工作，更重要的是要實現對檔案內容的有效利用，以發揮出檔案的最大價值。但是反觀當下，在我國大多數的鄉鎮政府中，由于缺乏專業人員、專業理論的指導，大部分的檔案管理工作人員仍然沿用傳統思想意義上的檔案管理方式，重收錄而忽視輸出，沒有形成一套科學、系統、完善的管理方案，不僅加大了檔案查找難度而且阻礙了檔案信息化建設進程。

2.4 鄉鎮政府檔案編研工作滯后

檔案管理工作具有交融性與復雜性的特點，但是目前很多工作人員對檔案的管理僅僅局限于眼前工作、只注重對資料的簡單收集而忽視了后期運用計算機技術編研處理或者是缺乏編研工作的能力，這就使得檔案資源缺乏整合性及系統性。不僅使得檔案管理工作無法實現自身的創新發展，也會對鄉鎮政府其他各方面工作的開展產生極為不利的影響。

3 關于提升鄉鎮政府檔案管理信息化建設水平的幾點措施

3.1 提高對政府信息化檔案管理工作的認識，加大對信息化檔案管理工作的支持力度

實現鄉鎮政府檔案管理信息化是促進政府其他各方面工作可持續發展的必由之路，這也是檔案管理實現自身現代化發展的必要條件。因此第一必須充分認識到鄉鎮政府檔案管理信息化的重要性，并將其納入到工作日程；第二要積極通過各種形式的宣傳教育，使工作人員提升對鎮政府檔案管理信息化建設的認知水平，并以此增強自己的使命感和責任感，使自己積極投入到工作中去。

3.2 建立健全鄉鎮政府信息化檔案管理制度，實現信息化檔案管理的規范化

由于缺乏與信息化檔案管理制度建設有關的經驗，因而目前的鄉鎮政府檔案管理信息化建設出現了很大的隨意性和不規范性，不僅降低了檔案的安全性也使得檔案管理制度化發展進程較為緩慢。因此，檔案管理工作人員應當結合實際情況，建立起一套系統的鄉鎮政府檔案管理制度。制度應該囊括檔案管理信息化建設工作的各個方面，使檔案管理工作人員在工作中有法可依，每個環節、每項工作都有其工作依據和指導。另外，還要制定一套與檔案管理信息化建設有關的監督制度，通過對檔案管理信息化建設工作的監督，實行對檔案的安全保護，從而保證檔案管理規范化建設的順利進行

3.3 完善鄉鎮政府檔案管理信息化建設所必需的設備

要想促進鄉鎮政府檔案管理信息化建設進程，盡快實現檔案管理的信息化，就必須要完善與檔案信息化管理有關的設備。這就要求相關單位不僅要通過加大對檔案管理工作的資金支持，以使其有能力積極引入一些操作簡便快捷的設備。而且還要為檔案管理工作設置專門的工作場所，配置熟悉計算機操作的具有鉆研性的管理人員和監督人員。這樣一來不僅能夠提高工作效率，還能有效提升檔案的準確性與安全性。

3.4 依托現代信息技術，建設起信息化的鄉鎮政府檔案管理系統

隨著經濟發展，社會逐步進入自動化、信息化、網絡化階段，信息技術在各領域各行業中的作用越來越突出。利用現代信息技術對鄉鎮政府檔案進行歸類管理和儲存，能夠有效的改善之前檔案管理中存在的種種局限和不足。因此單位要積極運用現代信息技術、充分發揮人才優勢，建設起符合本地發展實際的，既能保證檔案安全性又能提高資料整合性及系統性的科學的檔案信息管理系統。

3.5 加強鎮政府檔案管理信息化人員隊伍建設，培養起具有較高專業素質的人才

首先應當把引進專業的復合型的檔案管理人才提上日程。其次要針對不同工作人員的特殊情況經常地規范化的進行職業道德培訓、專業基礎理論與技能培訓、信息技術培訓、現代化管理方法和技術培訓等。不斷更新他們的專業知識和技能，鍛煉工作人員對信息技術的運用的熟練程度，提高他們的信息專業化程度，從而使他們適應不斷發展的檔案管理信息化建設。

4 小結

改進鄉鎮政府檔案管理工作，建設起信息化的鄉鎮政府檔案管理系統是提高辦公室工作效率的必經之路，也是時代發展的必然要求。雖然目前鄉鎮政府的檔案管理工作已經在向著信息化方向邁進，并有了一定的進步。但是我們也必須意識到，我們的檔案管理工作還存在一定的缺陷，因此應在現有的基礎上根據現存問題，盡快實施有效措施，以切實提升政府檔案管理工作的效率。

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作者簡介

盧云（1971-），女，江蘇省張家港人，本科，畢業于中央黨校函授學院，檔案圖資文博專業初級職稱；研究方向：檔案管理。