淺談如何加快檔案管理的信息化建設

李春崢

摘 要：檔案信息資料作為企事業單位活動記錄的主要體現，作為實施決策活動的重要依據，對其發展有著一定的指導、規范和監督作用。實現檔案管理的信息化是社會發展的要求，從業人員應該立足實際，不斷創新工作思路，采取有效的對策加快信息化建設，這樣才能讓檔案管理發揮應有的實效性。

關鍵詞：檔案管理；信息化；建設

目前，隨著科學技術的進步、網絡的發展和社會發展節奏的加快，知識和信息已經處于爆炸式的增長階段，由此而產生的信息檔案資料檔案出現了猛增的局勢。檔案信息資料作為企事業單位活動記錄的主要體現，作為實施決策活動的重要依據，對其發展有著一定的指導、規范和監督作用。在以往，我國對檔案資料的管理沒有給與足夠的重視，一定程度上阻礙和限制了他們的發展。近些年，隨著檔案資料管理理論的發展，我國企事業單位開始重視檔案資料的開發與利用，并且已經把檔案資料管理看成是企事業單位管理的有機組成部分。目前的問題是如何提升檔案管理的質量，信息化建設已經成為重要的路徑，筆者就探究了加快信息化建設的方法，希望能提升檔案資料管理的質量。

1 發展檔案管理思想，提高檔案管理地位

加快檔案管理的信息化建設是檔案管理發展的必然要求，首先要轉變檔案管理思想，給予檔案管理應有的地位和重視。我國的檔案管理工作起步晚，雖然近些年有了較大的發展，但是依然存在一些問題，在管理態度、管理方法和檔案從業人員的待遇上依然呈現出滯后性的發展困境。檔案資料的信息化建設需要發揮從業人員的工作積極性和主觀能動性，為此就必須正確的對待他們，給予他們應有的公平待遇。檔案管理工作本來就是比較枯燥乏味和單調無趣的工作，在以往，檔案管理部門被冷落，從業人員也受到了一定的歧視，這些都是當下信息化建設需要極力改變的現狀。對檔案資料的重視還需要主管領導給予公平待遇，在檔案資料信息化建設的過程中，在條件允許的情況下給檔案資料管理部門提供相應的檔案管理硬件設施，確保檔案管理信息化建設的順利開展。在檔案管理信息化建設的過程中，要對信息化有一個全面的全新的了解，不能曲解和誤解信息化建設，檔案的信息化建設不是簡單的在管理中使用電腦、網絡、打印機等所謂的信息化硬件，還包括檔案管理、開放和利用的過程中能夠巧妙的使用現代信息技術和管理手段，提升檔案開發、管理和利用的效率，做到管理與開發并行，開發與利用同步。檔案管理的信息化建設不僅僅是檔案的有效搜集、整理、保存，還包括開發和利用，管理的目的就是讓檔案資料發揮自身的價值，為企事業單位的發展提供服務和指導。這一觀念需要檔案管理人員重新界定自身的工作性質和工作內容，為檔案的信息化建設做到思想準備和觀念鋪墊。

2 強化信息化硬件建設，確保信息化管理的實現

實現檔案管理的信息化建設，不僅僅需要依靠人們觀念的革新和檔案從業人員掌握應有的現代化管理理念與技術，也需要確保信息化建設中所需要的設備和機械工具，這是實現檔案管理信息化建設的基礎工作。隨著社會的發展，檔案管理工作面臨著前所未有的挑戰，從檔案的搜集、整理、歸檔、開發和利用，都需要實現智能化、動態化、自動化和規范化的挑戰，同時隨著檔案資料的增多，需要從業人員借助信息化建設的硬件設施來提高工作效率。隨著計算機技術的普及和網絡的發展，以及打印機、復印機、各種通訊設備等技術的應用，極大的提高了工作效能，實現了檔案資料管理的無紙化和科學化辦公，為檔案管理的信息化建設提供了技術保障。為了強化和加快檔案資料的信息化建設，企事業單位的主管部門和相關單位應該購置一些有助于檔案信息化建設的硬件，真正的把檔案管理的信息化落到實處。為此，企事業單位可以在條件允許的情況下采購一些檔案管理的硬件設施，如：電腦、復印機、打印機、照相機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯網設備等現代化辦公設備，要充分發揮現代科技、縮微技術在檔案管理中的應用，加速實用、通用軟件的研制，加快檔案信息數字化處理步伐。

3 提升隊伍建設，打造高素質的檔案從業隊伍

人類的一切社會活動都是圍繞著人而展開的，人也是一切活動的核心所在。所以針對檔案管理的信息化建設來說，檔案從業人員的建設和素質的提升是優化檔案管理工作的重中之重。在我國，由于檔案管理起步較晚，對人才的培養上也略顯滯后，導致檔案專業人才十分的匱乏，即使有檔案管理學習背景的人在實際的工作中也很少人掌握到了嫻熟的工作技能。在以往，企事業單位的檔案管理人員都是其他科室的人員兼職所組成，很多的人沒有專業背景，也沒有專業知識，他們只能簡單的處理檔案資料，導致檔案資料的管理局限于檔案的搜集和保存上，很少發揮應有的作用。近些年，隨著人們對檔案資料的重視，企事業單位為了應對較為復雜的檔案管理，也開始應聘一些具有專業背景的人士來開展檔案資料的管理，但是這些人幾乎沒有過多的工作經驗，又加上他們對工作的挑剔，導致檔案管理的信息化建設還停留在理論上，而實踐中老一套的檔案管理方式依然存在。對于檔案管理的信息化建設來說，最重要的是人才，所以對于檔案從業人員來說，如果是新招錄的人員，單位要給與適當的培訓，實現老帶新最好。對于具有一定工作經驗的檔案從業人員來說，要激發他們的工作積極性，培養他們的創新精神，讓其檔案管理工作開創新的格局。檔案管理人員還應立足本職工作，強化自我學習意識，積極參與信息化教育培訓，不斷更新專業知識，提高自身的業務素質和工作水平。

4 統一規格管理，規范檔案管理標準

對于檔案的管理來說，在強化信息化建設的同時一定要確保檔案管理的安全、檔案管理的工作效能，就必須構建相關的管理制度，實現科學化和規范化管理，這樣才能實現責任明晰，權責分明，保障檔案資料信息的及數據的安全運行。在管理制度上，按照法治建國的思路，在檔案管理中還需要實現規范化和創新化。在以往的檔案管理中，更多的時候都是人為命令管理，制度成為了一種擺設和形式，所以在制度的構建中首先要確立制度至上的原則，用制度約束人為。在加快檔案信息化建設的時候，在制度的建設中要實現同步化和適應化，構建彼此匹配的制度規范：一是健全和完善檔案管理業務流程和技術規范，細化電子檔案工作環節和步驟；二是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性；三是統一檔案管理標準，在檔案的管理中，最為繁瑣的工作就是設備檔案進行分類和歸檔，所以建立統一的管理標準就可以減少相關的工作量，提升工作效率。在檔案標準化建設的過程中，要規定檔案收集的標準、檔案整理的標準、檔案統計的標準、檔案利用的標準、檔案封存的標準等。如果設備檔案管理沒有標準的話，檔案數據庫中的信息資源就無法建立，實現資源共享，所以實現檔案的標準化管理已經成為檔案發展的必經之路。

現階段，人們對檔案資料的認知進入了一個全新的階段，除了給與一定的重視之外，還開始開發和利用檔案資料，讓其產生了一定的實用性價值。實現檔案管理的信息化是社會發展的要求，從業人員應該立足實際，不斷創新工作思路，采取有效的對策加快信息化建設，這樣才能讓檔案管理發揮應有的實效性。

參考文獻

[1]田園.淺談加快醫院檔案管理信息化建設，菏澤學院報，2013（s2）.

[2]劉國偉.以信息化建設促進檔案管理利用與開發，城市建設理論研究，2013（s2）.