城建檔案管理信息化建設(shè)探討

摘 要：城建檔案作為國家和城市發(fā)展的重要戰(zhàn)略資源，是再現(xiàn)歷史和書寫未來的決策依據(jù)。社會的巨大變革使得城建檔案的信息量開始急劇的膨脹，因此利用計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通信傳播技術(shù)等實現(xiàn)城建檔案管理的信息化建設(shè)成為必然。文本從城建檔案信息化建設(shè)的必要性出發(fā)，分析現(xiàn)階段我國城建答案管理中的存在問題并提出促進城建檔案信息化建設(shè)的方案，旨在促進城建檔案的現(xiàn)代化早日實現(xiàn)。

關(guān)鍵詞：城建檔案；管理；信息化；建設(shè)

在我國的城市檔案體系中，城建檔案占據(jù)著不可比擬的重要地位，是城市發(fā)展和建設(shè)的寶貴資源。實現(xiàn)城建城建的信息化建設(shè)，就是以系統(tǒng)論和控制論等理論為先進的理論指導(dǎo)，充分并有效的利用信息化技術(shù)來逐步的實現(xiàn)城建檔案建設(shè)的現(xiàn)代化程度。

1 城建檔案管理信息化概述

城建檔案是記載城市的規(guī)劃、建設(shè)和管理過程中形成的資料和信息，包括一些文字、影像、圖片等內(nèi)容，是城市的發(fā)展“日記”（1）。對城建檔案進行信息化的建設(shè)，主要是包括現(xiàn)有檔案的數(shù)字化，并收集與整理各方面的電子文檔，并將其統(tǒng)一的納入到信息的數(shù)據(jù)庫中。

2 城建檔案信息化建設(shè)的必要性

1.使工作效率得到提升。建立一種信息化的檔案管理模式，為工作人員的檔案建立與查詢提供了極大的方面。現(xiàn)階段紙質(zhì)檔案的建設(shè)，使得管理人員工作任務(wù)十分的繁重，導(dǎo)致他們工作壓力相對加大，極易出現(xiàn)差錯。計算機技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，能夠幫助工作人員效率的提升，做到輕松處理的效果，同時也節(jié)省了檔案儲存的占地空間。

2.使城建檔案管理的服務(wù)更加全面。城建檔案管理中計算機技術(shù)的廣泛應(yīng)用使得檔案管理的服務(wù)質(zhì)量更加的優(yōu)化，同時對檔案機構(gòu)中的人員設(shè)置也有了一定的影響，這在整體上更加的完善了檔案管理工作的服務(wù)性能和操作效果。以計算機技術(shù)作為依托的檔案管理能夠讓用戶通過軟件單獨進行操作，達到資源的最有效整合。檔案信息的條理化儲存，能夠更加的方便用戶進行信息查詢與操作。

3.操作效率較高。傳統(tǒng)的城建檔案管理需要在設(shè)備維護上投入大量的人力和經(jīng)費，這對政府來說，是一項重要的支出成本，由于檔案的管理人員素質(zhì)高低不一，也對檔案的管理帶來了一種潛在的危害，加之部分城市的檔案管理制度不夠完善，也會導(dǎo)致城建檔案管理的危險性。但是計算機技術(shù)的使用，能夠在很大程度上減少了檔案管理的人力工作量，能夠直觀有效的提高檔案的管理和服務(wù)水平，同時也優(yōu)化了資源的高效配置，使得檔案的管理更加系統(tǒng)化。

4.持續(xù)性更好。傳統(tǒng)的城建檔案儲存和管理方式是將紙質(zhì)的答案放在固定地點存放，一旦發(fā)生意外事件如火災(zāi)、水災(zāi)等，就會對檔案帶來毀滅性的損失，這很容易對城建檔案帶來阻礙，難以保證檔案存儲的完整性。計算機信息化的檔案管理方式是給網(wǎng)絡(luò)云技術(shù)的儲存方式來進行管理的，這樣就能夠保證檔案被分類的保存在計算機的服務(wù)器中，避免了因為災(zāi)害事件造成的檔案資料損失，使得檔案的保存持續(xù)性更加的好。

3 城建檔案信息化建設(shè)的策略

1.提高對檔案進行信息化管理的意識。為了能夠保證城建檔案的管理問題更好解決，檔案組織管理人員需要具備一種創(chuàng)新意識，發(fā)揮現(xiàn)代的先進科技設(shè)備的真正作用。以前傳統(tǒng)的檔案管理都是采用的紙質(zhì)印刷品進行資料的儲存，但現(xiàn)在，計算機技術(shù)的進步促進了儲存方式的改變，大部門的檔案管理部門都是采用聲像、光盤、磁介質(zhì)等工具進行的資源管理（2），這就要求檔案館需要對服務(wù)進行相關(guān)轉(zhuǎn)變，以適應(yīng)社會的需求，讓管理人員明白城建檔案的歸檔和管理都是他們應(yīng)該完成的工作，打破思想上的局限，更好的為社會服務(wù)。

2.建立城建檔案信息的數(shù)據(jù)庫。城建檔案是記載城市的規(guī)劃、建設(shè)和管理過程中形成的資料和信息，包括一些文字、影像、圖片等內(nèi)容。城建資料原件是檔案管理的最原始資料（3），有著不可替代的作用，這種原始資料是建立檔案數(shù)據(jù)庫的最重要來源。因此城建檔案的管理必須施行多元化、全方位的模式，建立網(wǎng)站是一種溝通政府和民眾的重要橋梁。發(fā)揮我國政府的主導(dǎo)作用，將城建檔案中的重要信息公布到網(wǎng)絡(luò)上，供相關(guān)人員和用戶根據(jù)實際需要查詢（4）。在網(wǎng)站上設(shè)置溝通平臺，用戶可以將自己不明白的問題通過網(wǎng)站來咨詢相關(guān)人員，方便管理人員及時的了解用戶的需要，并通過問題的回答來提高自己的服務(wù)質(zhì)量，做好檔案的管理工作，方便群眾。

3.提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)。城建檔案管理的相關(guān)人員是連接政府和社會的重要紐帶，而檔案的管理人員專業(yè)素質(zhì)和服務(wù)質(zhì)量的高低也是影響檔案利用效率的直接因素，管理人員的服務(wù)影響著政府相關(guān)部門在民眾心目中的形象。因此，為了能夠保證管理人員專業(yè)素質(zhì)的合格，就要加強對檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)，提高和充實人員的知識體系，更好的為檔案管理工作貢獻力量。

4 結(jié)束語

城建檔案是城市起源與發(fā)展的重要資料，可以為城市今后的發(fā)展決策和規(guī)劃提供真實有效的依據(jù)，能夠促進城市的不斷完善發(fā)展。科學(xué)技術(shù)的巨大進步有效的改變了傳統(tǒng)的檔案管理方式，是城建的檔案管理朝著信息化的方向發(fā)展，通過對城建檔案的信息化建設(shè)，以提高我國的城建檔案管理模式的創(chuàng)新和水平的提高。

參考文獻

[1]劉雅慧.加強城建檔案管理信息化建設(shè)的對策[J].中外企業(yè)家，2013，19（02）：144-145.

[2]于偉杰.加強城建檔案管理信息化建設(shè)的探討[J].信息化建設(shè)，2016，07（05）：128-129.

[3]宋曉艷.新時期城建檔案管理信息化建設(shè)探究[J].城建檔案，2016，08（11）：116-117.

[4]喻德雯.城建檔案管理信息化建設(shè)[J].科技展望，2016，32（16）：220-221.

作者簡介

向玲，涪陵人，本科，重慶市涪陵區(qū)建筑勘察設(shè)計質(zhì)量審查中心，綜合科分管檔案，檔案中級，館員，研究方向：檔案管理。