中等衛生職業學校檔案信息化的現狀和建設

丁一彥

摘 要：中職衛生學校檔案管理情況復雜，任務艱巨，搞好中職衛生學校檔案管理信息化建設工作是順應時代發展的需要，也是順應職業教育發展的需要。通過對中職衛生學校檔案管理信息化建設工作的現狀梳理，探討相關對策。

關鍵詞：中職衛生學校；檔案管理；信息化；對策

中職衛生學校檔案管理涉及學生檔案、教師檔案、財務檔案、教學檔案、文件制度檔案、學校史志等諸多方面，信息量大，情況異常復雜、檔案管理信息化是以原紙質或實物檔案為依據，在不改變檔案的信息內容的情況下，對檔案本身的內容及檔案存在形式進行符合信息轉變原則的改變，使得檔案信息化。由于檔案管理信息化具有檢索迅速，查找方便，可靠性高，存儲量大，保密性好，壽命長，成本低等優點，隨著信息時代的到來和職業教育的迅猛發展，加快中職衛生學校檔案管理信息化的建設大勢所趨。

1 中職衛生學校檔案信息化建設的現狀

1.1 檔案管理信息化重視程度不高

一是檔案管理機制不健全，大部份中職衛生學校未能建立檔案管理長效機制，管理制度也不健全，把檔案管理的重點只局限于學生資助檔案、財務檔案等方面，而且由相關的多個學校處室或部門分別管理，檔案分散，形式多樣，責任不明，不能及時分類，歸檔和存放，一旦相關管理人員發生異動，就容易導致檔案的缺失。

二是硬件設施不能滿足需要。由于各中職衛生學校對檔案管理信息化重視不夠，在檔案管理信息化的硬件設施上投入不大。一些學校沒有專門的檔案室，一些學校即便有檔案室也形同虛設，“六防”設備不配套，檔案室小，燈光昏暗，潮濕。導致檔案霉變，蟲蛀，甚至損壞，丟失，部分學校由于資金等問題，檔案管理信息化必備的電器、復印機、掃描儀等現代化設備嚴重缺乏。

三檔案信息化管理力量薄弱。學校檔案管理信息化工作長期未得到應有的重視，在人員配備上更是如此。從事學校檔案信息化管理的人員大多數沒有經過專業的培訓，對檔案的重要性，管理要求，檔案材料的收集，整理，數字化，信息化等業務不太了解，有的管理人員身兼數職，對檔案管理的信息化工作投入的精力不夠，造成材料不能及時，準確地信息化和歸檔。

1.2 檔案管理信息化程度有限

一是檔案信息化建設需要工作人員處理大量的基礎性數據。完成從收集，整理，保管信開發利用等多個環節的各項工作，繁重的勞動制約了檔案管理信息化工作的正常開展。

二是檔案中大多是紙質檔案和實物，雖然部分學校在檔案管理中配備了電腦等設備，也只是進行輔助性管理，部分實現了檢索查詢等最基本的管理工作，信息化、數字化程度不高。

三是檔案管理專業技術人才缺乏，計算機應用水平較低。檔案管理系統還不能聯網，共享，很難適應檔案信息化建設的要求。

四是思想存在偏差。一些人認為檔案信息化工作推進尚早，在等上級部門的通知要求和看兄弟院校的工作進展。一些人認為只要買幾臺電腦建一個網站就行了。由于認識上存在偏差，檔案信息化工作受到制約。

1.3 檔案信息化缺乏標準

檔案信息化管理是一項非常專業的，科學的管理系統。涉及到將物化的檔案進行數字化和信息化的改變。各中職衛生學校在這個改變過程中，主要根據管理人員喜好進行，缺乏一個科學適用的參照標準，導致各學校檔案管理形式多樣，五花八門，信息化管理水平參差不齊。

2 檔案管理信息化建設的對策

采用先進的計算機技術來開展學校的檔案管理工作，改變以前學校檔案管理以實體檔案為主的管理模式，實現檔案管理的信息化，提高學校檔案管理的效率和水平。才能為學校的發展提高更好的優質服務。

首先，能夠充分發揮網絡信息技術的作用。隨著學校規模不斷的擴大，大量的檔案需要傳遞，要發揮信息化檔案高速、快捷的優勢。其次，對重點的檔案信息能夠進行數字化和網絡化建設。一些比較特殊的檔案，信息數量多，用途廣泛，師生都經常利用的信息，比如學習資料等。還有與教職工自身利益密切相關的信息，需要對重要數據進行數字化、網絡化的管理，并且加大對這些重要數據的保密工作。最后，能夠加快現有信息檔案目錄數據庫的建設。只有將學校檔案進行數據化整理，才進一步提高學校檔案管理的效率。具體的步驟如下：

1）建立健全檔案信息化建設的制度和運行機制，落實專門機構或專門、專業人員從事此項工作，保障此項工作的順利進行。

2）制定檔案信息化標準體系，指導，規范檔案信息化建設工作。在一定范圍內“統一標準，統一規劃，分步實施”。這樣使檔案信息化建設工作有章可循，有據可依。

3）抓好檔案信息化建設的基礎工作。盡快建立檔案數據庫。一是紙質檔案數字（電子）化。利用掃描儀、數碼相機對海量的紙質檔案進行數字化。二是建立數據庫。在海量的資料完成數字電子化后，建立一套信息管理系統對這些信息進行分類，整 理，組卷，存儲。三是建立局域網。利用網絡進行檔案的資源共享，通過設置權限進行查詢瀏覽和使用。利用信息化檔案利用的經濟價值和社會價值達到最大化、最優化。

4）建立健全數據庫的安全管理制度。一是建立數據庫異地備份制度。保障數據庫的安全。二是設置檔案查閱、瀏覽使用的權限，確保使用檔案的安全。

5）加大檔案信息化建設的投入。學校應該高度重視此項工作，加大資金投入，添置信息化管理的設施，設備，確保檔案信息化建設的持續發展。

6）加強檔案管理人員的業務培訓，提高信息化建設的業務能力。