淺議醫院職工專業技術檔案管理存在的問題及對策

林怡

摘 要：醫院職工專業技術檔案是醫院人事檔案的重要構成部分，是醫院職工醫療、科研等活動的真實記錄，具有較強的研究價值。醫院職工專業技術檔案不僅體現了醫院綜合醫療水平，還反映了職工在業務活動中的具體表現，是評優評模的重要參考依據。基于此，本文對醫院職工專業技術檔案管理進行了分析，探討了實際管理過程中存在的問題，并提出了相關對策，以供參考。

關鍵詞：專業技術；檔案；管理；醫院

1 醫院職工專業技術檔案概述

醫院職工專業技術檔案是記錄醫院職工各項信息，如經歷、學歷、業務能力等的重要載體。它是醫院職工個人業務活動的原始記錄與真實反映。同時，醫院職工專業技術檔案也體現了醫院職工在長期醫療實踐及科研活動當中獲得的成果，一定程度上反映了醫院綜合醫療水平及相關科研能力，是醫院發展過程中的重要無形資產[1]。在醫院規模不斷擴大，醫療技術水平不斷提升的過程中，醫院職工專業技術檔案管理也愈來愈受到重視。首先，醫院專業技術檔案為職工晉升提供了可靠參考。結合相關檔案信息，能夠將職工的真實工作情況清晰地反映出來，有利于客觀、真實地對人才進行合理評價。其次，醫院專業技術檔案為職工自我能力提升提供了重要依據。這些檔案清楚地記錄了職工的成長經歷，職工能夠從檔案信息當中了解自身能力不足之處，并逐漸完善自我，使自身業務能力及綜合素養水平不斷提升。總體上來看，醫院職工專業技術檔案在醫院日常業務、管理等活動開展過程中發揮了重要的支持作用，是醫院穩定發展的基礎，應給予重視。

2 醫院職工專業技術檔案管理過程中存在的問題分析

2.1 相關制度缺失

近年來，我國醫療衛生事業發展較快，社會整體醫療水平有了很大提升。公立醫院作為我國醫療衛生系統當中的先導者，無論在規模、設備，還是在技術、人才等方面，均取得了較大進步，醫療實力明顯提升。然而，在醫院不斷發展的過程中，檔案管理工作并未得到應有的重視，檔案管理制度未能結合醫院及外部發展形式進行調整，使得檔案管理滯后較為嚴重。部分醫院內部未建立專門的職工專業技術檔案部門，導致職工專業技術檔案分散于各個部門[2]。這種分散化的管理方式，無法對相關檔案材料信息進行有效整合，嚴重制約了檔案管理工作的效率及質量。同時，部門之間的檔案材料經常出現重復，查閱起來十分不便。長期以往，各部門的專業技術檔案不斷累積，但由于制度上的缺失及管理模式的不規范，無法對相關資源進行有效整合，使得檔案管理工作趨于紊亂。在這種情況下自然無法客觀、真實地反映出醫院員工的實際情況，約束了專業技術檔案的功能。

2.2 重視程度不夠

一方面，醫院職工對專業技術檔案重視程度不夠，缺乏良好的存檔意識。某些職工為了方便自身工作，未及時提交檔案資料，甚至遺失檔案資料，使得檔案資料不夠完整，影響了專業技術檔案的真實性與完整性。另一方面，檔案管理人員對自身工作重視程度不夠，缺乏責任感，影響了實際工作成效。部分醫院檔案管理人員都是兼職人員，并不是專業出身，甚至某些人員未經過系統化的崗前培訓就直接投入到崗位工作當中，容易出現失誤。同時，兼職檔案工作人員可能因為本職工作繁忙或工作調動等原因，造成臨時換人管理。交接工作未得到充分落實，導致檔案管理秩序紊亂[3]。一些檔案工作人員對專業技術檔案的認知程度只是停留在資料收集、材料整理上，未能理解檔案管理工作的本質。除此之外，院內領導對醫院檔案建設也不夠重視，未給予充分的財政支持，導致檔案設施費用不足，制約了檔案管理工作的成效。

2.3 檔案內容不完整

在進行歸檔時，由于檔案工作人員的不嚴謹，未對檔案資料進行嚴格審核，導致部分檔案信息不完整，甚至存在嚴重失真的情況。部分醫院依然以紙質檔案管理為主，通過紙張來保存相關資料，經常會出現無序、零散存放的情況，容易造成檔案丟失。有些醫院盡管已經實施了電子檔案管理，但未能建立電子信息文件標準，缺乏統一的電子信息格式。在檔案信息傳遞過程中，由于兼容性問題，導致部分信息丟失，使得檔案內容不夠完整。另外，醫院內部未能建立統一的檔案管理系統，無法對專業技術檔案相關信息進行整合化處理，使得檔案內容得不到及時更新。

3 加強醫院職工專業技術檔案管理的相關對策

3.1 對相關管理制度進行完善

首先，醫院內部要加強檔案管理意識培養，特別是院內領導要重視醫院職工專業技術檔案管理。醫院領導及管理層應該充分認識到加強醫院職工專業技術檔案管理是醫院發展、建設的必然性需求，這樣才能在院內形成一種良好的檔案管理氛圍，為相關制度實施奠定基礎。其次，要對相關管理制度內容進行補充、調整、完善。醫院要結合市場環境及自身發展需求，對檔案管理制度進行細化，將粗放式管理轉變為精細化管理、集成化管理，構建出標準化的認識管理流程及配套細則，促使專業技術檔案管理工作規范化實施。例如，在檔案收集及歸檔方面，要明確規定歸檔時間、歸檔流程、歸檔范圍，并加強檔案材料審核工作，確保檔案材料真實可靠，保證檔案內容的真實性與完整性[4]。另外，要加強制度執行力。院內可構建專門的檔案工作監督小組，對檔案制度執行情況進行監督，并實行獎懲機制作為督促，以此來激發檔案工作人員的積極性。

3.2 將個人技術檔案管理與信息化技術相互融合

在醫院職工專業技術檔案管理工作具體實施過程中，要轉變傳統觀念，善于應用信息化技術實現檔案信息化管理，進一步提升檔案管理工作成效。一方面，要加大相關軟硬件設施投入，完善檔案室建設，根據行業及國家標準，構建出現代化的檔案工作室。同時，醫院內部要建立檔案信息管理平臺，平臺包括檔案檢索系統、查詢系統及人才信息庫等，方便檔案信息查詢、管理、調用[5]。另一方面，要加快傳統紙質檔案文件轉化工作。由專業檔案人才負責檔案信息轉錄、整合，將紙質化檔案管理逐步轉變為電子檔案信息化管理。同時，要做好電子檔案信息備份、存儲、安全保護等工作，將信息化技術與醫院職工技術檔案管理充分結合起來。

3.3 及時更新、完善相關檔案資料

當醫院職工出現人事變動或崗位調整時，其專業技術檔案也要得到及時更新。因此，醫院可根據實際管理需要，周期性地對職工專業技術檔案進行審查，并對職工進行考核。考核過程中，可及時收集相關人員檔案材料，以此為依據對檔案內容進行更新。同時，每個季度可集中時間抽調人員對醫院職工專業技術檔案資料進行針對性完善、補充，保證檔案信息與職工真實情況相符合。另外，要充分利用檔案數據庫，實現職工專業技術檔案動態跟蹤管理。

4 結語

醫院職工專業技術檔案是醫院人才發展的真實寫照，同時也是醫院穩定發展不可或缺的重要無形資產。通過完善制度、更新技術、深化理念，在醫院內部形成良好的檔案管理氛圍，讓專業技術檔案得到重視，以此來提升相關管理工作的成效，將這些檔案資源的潛在價值充分挖掘出來。

參考文獻

[1]符慧欣.淺談醫院職工專業技術檔案的管理[J].中小企業管理與科技（中旬刊），2015（08）：36.

[2]覃巧裕.淺談衛生專業技術人員檔案管理工作存在的問題與對策[J].右江民族醫學院學報，2013（04）：584-585.

[3]閆琴，曾秀鳳.醫院個人專業技術檔案的管理及利用[J].中國社區醫師，2014（22）：168-169.

[4]胡智麗.醫院專業技術人員業務檔案建設與管理[J].城建檔案，2011（05）：54-55.

[5]李玲.醫院專業人員技術檔案管理探析[J].蘭臺世界，2012（S1）：47.