檔案管理工作現代化的新方向

摘 要：檔案管理工作的發展方向應該符合現代化的要求，即相關的檔案管理單位需要利用一些現代化的技術手段來進行日常的所有檔案管理得工作，從而全面提升檔案服務的質量以及水平，實現檔案管理工作的系統化。目前，檔案管理工作應該跟上時代的潮流，做出質的改變，檔案管理的相關工作人員一定要對這一點有明確的認識。本文對檔案管理工作在現代化發展過程中的幾個主要方向進行了針對性的分析以及探討，希望可以為從事檔案管理的相關工作者提供一些參考，更好的開展檔案管理工作。

關鍵詞：檔案管理；現代化；無紙虛擬化；微縮數字化

0 引言

檔案管理是記錄以及存儲各類技術信息與生產知識的重要手段。隨著社會的不斷發展，以及實現了信息化，越來越多的高科技手段被用做檔案的管理工作，推動了檔案管理行業的飛速發展。這些先進的方式方法對檔案管理工作起到了很大的影響，不斷推動著檔案管理工作的發展與進步，并同時，在這個過程當中的檔案管理工作發展還出現了許多新的方向，重點的幾個方面如下文所示。

1 無紙虛擬化發展方向

隨著社會的進步，信息技術的不斷發展，計算機網絡的應用也越來越廣泛，應用到了社會的各個領域之中。就檔案管理這個行業來說，引入先進的計算機網絡技術，辦公方式實現了無紙化，以往使用多年的紙質管理檔案的方法已經跟不上時代的發展，需要被摒棄。雖然檔案管理中一些最原始的記錄方式已經傳承了好幾千年，但是對于如今的時代來說，已經符合不了人們的需求，計算機技術的發展，僅僅經過了數十年的時間就替代了舊有檔案管理方式，實現了辦公的無紙化，并從根本上改變了檔案管理工作的模式。檔案管理這項工作具有很重要的作用，可以實現信息資源的共享，前提基礎是檔案館的藏量應該足夠多，與此同時，采用虛擬化的管理模式就是根據互聯網的特點，實現全球范圍內的檔案資源的共享，從而對檔案的信息資源進行豐富。若是把整個人類所有的檔案全部在互聯網中輸入，那么可以發現，此時的資源儲存量快要接近于無限大，不管你身在何地，都可以在第一時間內獲取到想要了解的資源信息，從而將傳統檔案管理中所出現的根本性問題進行了解決。資金投入少、可存儲容量大、資源占用的面積較小，同時管理工作也會更方便，用戶對資源的查找工作將會變得很方便、快捷。因此可知，檔案管理工作未來的發展方向應該朝著上文所提到的趨勢進行。

2 微縮數字化發展方向

通過將微縮攝影與數碼影像等技術手段應用在檔案管理工作中，可以更直接的推動檔案管理工作的發展越來越數字化。檔案信息數字化從本質層面來看就是利用一些現代化手段，對所有的檔案館的信息資源進行處理，將其直接轉變為電子檔案信息，在完成微縮數字化的處理之后，便能夠利用計算機設備來實現智能化的搜索，并且具有極高的搜索效率，這樣覆蓋的范圍會更寬。數碼縮微技術運用的好處為：面對舊有的文件資源的數量極多，難以處理的特點，將其進行占用面積的縮小直到它們成為不能再小的微縮品，接著將其轉化成電子文件，而數碼影像技術則是指處理影像時，使用光磁轉換以及數碼相機可以實現高清晰度的特點，上述的所有技術手段共同的特點就是利用計算機設備對電子化文件資源進行存儲、甄別和管理，通過對一定數量的電子文件資源進行積累就能產生相應的數據庫。由此將傳統的紙質文件過多時會形成實體空間的極大占用問題進行了有效的改善。應用數碼影像技術和縮微攝影技術可以對影像信息進行精確的拷貝以及較長時間的存儲，這樣的方式還可以更好的實現人們使用計算機對這些信息進行查找與使用。隨著上述技術的廣泛應用，檔案管理的工作發展朝著數字化方向的腳步逐漸加快，有相當大的增長空間。電子文件資源具有較為顯著的可塑性和高效性，這種優勢特性是傳統紙質文件沒有辦法相比擬的。傳統文件收發的相關流程也被電子文件所改變。借助于先進的計算機設備對有形的信息資源進行登記并存儲時，不需要重復的進行，只需要輸入一次就可以不限次數、形式的進行輸出，方便了用戶的使用，便捷性的特點顯而易見，促進了檔案管理的發展的現代化進程。

3 信息網絡化發展方向

目前，我國的發展特點為高信息化，不斷發展并應用的一些網絡技術手段已經深深的融入了人們的工作、生活以及學習之中，同樣的還能夠幫助檔案管理工作發展更好、更快、更方便，為其奠定了堅實的技術基礎。

目前，不管是在國有企業、事業單位或者是民營企業之中都形成了完善的局域網絡系統，為了保護公司機密，一些單位加強了管理，直接規定本單位的網絡是不能接入至互聯網中去的，有些單位則直接與互聯網進行了物理隔離。然而，技術是不斷的更新的，例如密碼技術、語音識別以及指紋識別的廣泛應用，將文件資料信息的安全性得到了極大的增強。對于文件信息真假的辨別，也因為用于簽署電子文件的技術被各單位大量的應用，而建立了十分好的口碑基礎。簽署電子類型的文件時，不同于傳統的紙質文件，方式更為特殊，具有很鮮明的“印記”特征，能夠很容易的對簽署人的身份進行認證，有效預防了文件被不法人員盜竊、修改等。文件接收者還可以根據“印記”進行簽署人的判別，防止捏造簽名，保證了文件內容的真實性。網絡傳輸的特點為成本低、真實準確、范圍廣、傳輸效率高等，同時隨著網絡建設的不斷發展和電子文件工作的不斷完善，人們將不同類別的信息資源進行了更快捷的分享以及存儲，提高了檔案資源的利用程度。

4 多元智能化發展

時代進步的進程中，許多新技術不斷的涌現，檔案資源的載體呈現出了多元化發展的趨勢特征。相較于傳統的檔案資源中的紙質以及圖片的形式，存儲方式已經演變出了磁盤、光盤等各種存儲方式，同時資源種類也不僅僅限制為圖片與文字，視頻、音頻也可以被列入存儲的資源中，同時也將用以存儲檔案的方式方法進行了補充。檔案載體方式演變的多樣化還可以進一步實現檔案館藏資源的種類更加多元化，使館藏的數量越來越多，以往的獲取信息資源的方式只是簡單的進行紙質的查閱，對其管理也有很多缺點，因此對于新時代的發展需要來說，已經無法再適應人們的需求，因此，用于管理檔案的相關設備應該不斷的進行更新，緊跟社會的發展。在先進的一些計算機技術中，例如最為高端的語音識別技術，它的開發以及廣泛應用可以推動檔案管理工作朝著智能化的方向來發展，在未來還可以設想，管理檔案時，通過使用人工智能技術，可以記錄各個用戶的索引習慣，并對資源進行分析與處理，從而為用戶提供更為方便、合理、快捷的服務，輔助以大數據系統，還可以實現檔案管理工作發展的跨越式，為有相關需求用戶提供更優質的服務，保證參考信息的準確性，促進管理檔案手段的智能化。

5 社會市場化發展方向

隨著檔案管理工作方式的不斷改進，管理檔案的工作將進一步與新時代的發展接軌，有助于實現資源共存以及共享局面的形成。管理檔案工作實現市場化，還可以增強人們對檔案資源的保護意識，將共同分享的機制進行改進，發揮檔案資源的最大價值，同時還能夠推動檔案資源管理工作的全面化發展，不僅如此，實現檔案資源的市場化還可以推動檔案管理工作向著良性、健康的方向發展。

參考文獻

[1] 張長河 . 檔案管理原理在檔案管理現代化中應用的分析 [J].蘭臺世界 ，2013（20）.

[2] 張記銘 . 淺析檔案管理現代化 [J]. 黑龍江對外經貿 ，2016（5）.

[3] 李新梅 . 現代化檔案管理中檔案管理原理的應用 [J]. 科技經濟市場 ，2014（9）.

[4] 張偲盟 . 基于檔案管理信息化條件探討檔案管理的現代化趨向 [J]. 科學與財富 ，2016（7）.

[5] 金晶 . 淺議檔案管理原理在現代化檔案管理中的應用 [J].城市建設理論研究 ，2015（20）.

作者簡介

王勤（1982-），女，漢，天津市，天津市市區不動產登記事務中心，本科，初級，研究方向：檔案管理。