人事檔案管理信息化建設(shè)工作芻議

李艷斐

摘要：在對人事檔案管理信息化工作主要內(nèi)容進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上，探討了當(dāng)前人事檔案管理信息化建設(shè)工作存在的主要問題。結(jié)合人事檔案管理工作的特點，以提高人事檔案管理信息化建設(shè)為主要目標(biāo)，提出了對應(yīng)的信息化建設(shè)、管理策略，為提高人事檔案信息化建設(shè)整體水平提供參考。

關(guān)鍵詞：人事檔案；信息化建設(shè)；檔案管理

人事檔案的信息化即在開展人事檔案管理的過程中積極的采用現(xiàn)代信息技術(shù)，對人事檔案信息資源進(jìn)行處理、管理，并提供信息資源共享服務(wù)。人事檔案管理信息化建設(shè)的最終目標(biāo)在于通過對計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等硬件設(shè)備及相關(guān)的軟件資源進(jìn)行合理配置，實現(xiàn)對人事檔案資源的數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的標(biāo)準(zhǔn)管理，使得整個人事檔案管理工作實現(xiàn)一體化的接收、傳遞，促進(jìn)人事檔案資源共享，實現(xiàn)人事檔案管理工作持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

一、人事檔案管理信息化

人事檔案管理信息化是將人事檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化、高效化作為核心，是當(dāng)前人事檔案管理水平提升的重要途徑。在當(dāng)前階段，計算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，為檔案管理工作提供了更為廣闊的發(fā)展空間。傳統(tǒng)的復(fù)雜、繁瑣、雜亂的人事檔案管理模式可以被信息化管理系統(tǒng)所取代，使得人事檔案的價值得到充分發(fā)揮。通過對人事檔案管理工作進(jìn)行信息化處理，能夠?qū)⒕哂袃r值的人事檔案信息轉(zhuǎn)變成為計算機(jī)系統(tǒng)可以識別的數(shù)字代碼，并利用數(shù)字系統(tǒng)對其中的信息進(jìn)行識別、分類、存儲，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)互連條件下的人事檔案資源信息共享。

二、當(dāng)前人事檔案信息化建設(shè)存在的問題

（一）人事檔案信息化管理層次較低

目前我國相當(dāng)一部分事業(yè)單位人事檔案管理過程中，因為沒有充分意識到該項工作的重要性，其信息化管理水平還較為落后，信息化管理工作依然停留在應(yīng)用計算機(jī)存儲檔案資料的階段。同時，人事檔案沒有及時的進(jìn)行信息化處理和更新，限制了對人事檔案資源的充分挖掘與利用，也阻礙了人事檔案信息化管理水平的提高。

（二）人事檔案信息化系統(tǒng)管理分散

大部分的人事檔案管理信息化建設(shè)工作中，通常都沒有進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)劃和管理，導(dǎo)致資源浪費的情況十分嚴(yán)重。同時，各個部門之間的溝通較少，都只是在自己的崗位范圍內(nèi)開展檔案的信息化建設(shè)工作，存在著工作量重復(fù)、信息資源不共享的問題，與現(xiàn)代檔案管理資源共享的要求相悖，不利于人事檔案管理工作信息化水平的提高。

（三）檔案管理隊伍建設(shè)乏力

檔案管理人員是人事檔案管理工作的主體，其很大程度上影響著人事檔案管理工作及信息化建設(shè)的水平。因此，高水平、高業(yè)務(wù)能力的檔案管理隊伍是保證人事檔案管理信息化水平的關(guān)鍵。但是，當(dāng)前的人事檔案管理工作中，高素質(zhì)的專業(yè)人才嚴(yán)重缺乏，尤其是信息建設(shè)人員的技術(shù)水平較低，不能夠滿足當(dāng)前人事檔案信息化建設(shè)與管理的需要，給人事檔案信息化管理工作留下了較大的隱患。

三、提高人事檔案管理信息化水平的策略與建議

（一）提高人事檔案信息化的整體水平

為了確保人事檔案信息化工作的目標(biāo)得以實現(xiàn)，相關(guān)部門必須制定針對檔案管理信息化的相關(guān)規(guī)章制度，使得人事檔案信息化建設(shè)工作能夠可持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展。在信息化環(huán)境下，檔案使用主要是通過應(yīng)用有效的信息技術(shù)與信息管理方法，在嚴(yán)格的管理制度約束下開展有效的服務(wù)及信息管理工作。只有通過這種方法才可以使得人事檔案管理工作達(dá)到主動服務(wù)的目的，且能夠保證人事檔案信息的安全。用戶若需要檢索人事檔案的相關(guān)信息，則應(yīng)該在制定的安全網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行查詢，在獲得信息獲取權(quán)限之后，在對應(yīng)的安全管理協(xié)議制度下，對人事檔案的信息進(jìn)行有效的管理、合法的應(yīng)用。同時，檔案的另一個基本價值就是作為電子檔案法律憑證，這要求在信息技術(shù)環(huán)境下保證數(shù)字化檔案的真實性。當(dāng)前，我國的相關(guān)法律法規(guī)及檔案管理制度應(yīng)該進(jìn)行相應(yīng)的修改，保證檔案憑證功能得到充分發(fā)揮。

（二） 采用集中統(tǒng)一的管理體制

當(dāng)前人事檔案的管理體制較為松散，使得大梁的信息資源存在重復(fù)輸入、信息重復(fù)錄入等情況，使得信息資源沒有得到充分利用，相關(guān)的信息沒有得到有效的存儲、應(yīng)用。這不但沒有充分發(fā)揮檔案信息資源的重要功能，而且給信息使用帶來了極大的不變。所以，必須集中的采集和應(yīng)用人事檔案信息，建立集中統(tǒng)一的人事檔案管理體制，以現(xiàn)代信息技術(shù)作為支撐，實現(xiàn)人事檔案信息資源的數(shù)字化與共享。在信息化系統(tǒng)構(gòu)建過程中，對應(yīng)的人事檔案信息化軟件、硬件通常是保證自主開發(fā)的基礎(chǔ)上，確保檔案處理的各個環(huán)節(jié)，例如歸檔、編輯、傳遞、借閱等各個環(huán)節(jié)實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化，并最終形成數(shù)據(jù)庫，保證人事檔案信息資源得以快速的整合、使用。

（三） 關(guān)注人事檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)

當(dāng)前，在檔案管理工作信息化趨勢的背景下，缺乏復(fù)合型的檔案管理專業(yè)技術(shù)人才是檔案管理信息化建設(shè)面臨的主要問題。因此，在開展信息化建設(shè)工作中，要針對人事檔案從業(yè)人員進(jìn)行專業(yè)技能培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，構(gòu)建完善、高水平的檔案管理專業(yè)人才隊伍。在培訓(xùn)工作中，要及時的更新工作人員的知識體系，確保其掌握信息的技術(shù)與知識，能夠在檔案管理工作中發(fā)揮更大的作用，可以為人事檔案管理工作提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

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