淺談高校教學秘書如何助力教學教育質量的提高

（西安交通大學航天航空學院，陜西 西安 710049）

在高校中，教學秘書是最基層的教學管理者，是高等學校教學管理隊伍中的一個重要成員。教學秘書參與高校教學管理工作的各個環節，服務對象包括教師、學生及校院各級教學管理者，因而是校教務處、學院主管教學院長、學院教師和在校本科學生溝通的橋梁。教學秘書主要通過諸多繁雜性的日常工作，來保障教學管理工作中的各項規章制度，使培養方案、教學計劃和教學過程能有效實施，對學校整個教學管理起著非常重要的作用。從教學秘書工作的重要性及特點來看，這就需要教學秘書具備愛崗敬業、奮發進取、甘于奉獻、熱心服務的精神，同時具備高的綜合素質、強的業務本領和在平凡崗位上做出不平凡業績的品質。

一、教學秘書的工作職責

教學秘書作為高校教學管理隊伍的基層執行者，工作職責主要包含以下方面。

1.穩定教學秩序。教學秘書要維護日常教學秩序的正常運行，如制訂每學期教學計劃，安排課表和教師調課，各課程的期中、期末考試安排及監考安排，各種教學活動教室的借用等。這些都關系到學院整個教學的運行，必須認真仔細，不能出差錯。同時，教學秘書還要參與監督、檢查教學過程的執行情況，如期中教學質量檢查、期末考試巡考等。

2.教學文件管理。學院教學文件種類很多，有培養方案、教學計劃、課程簡介、教學大綱、每學期課表、教學日歷、各種項目申請書、教材使用計劃表等。有的需要期末歸檔，如試卷、學生成績單、記分冊、實驗報告、課程論文（報告）等資料。如何科學地管理保存這些文件，需要教學秘書進行全面合理的統籌安排。

3.服務教學過程。服務教學是教學秘書的基本職能，樹立服務意識，服務教學，服務師生，如及時幫助師生解決在教學和學習過程中遇見的問題。同時，做好領導的參謀助手。教學秘書要保障各種教學活動的正常進行，如為相關教學活動申請借用活動場地、為教師預定課程教材、組織教師申報改革項目、組織學生申請各種大學生創新訓練項目等。

4.協調教學參與者。教學秘書在日常教學工作中起著上傳下達、下情上報的作用，及時把學校教務處的政策和任務傳達給學院教師和學生，也要把教學過程中教師和學生提出的意見和建議及時反饋給相關部門負責人，有時候還需要教學秘書協調學院與學院、學院與職能部門之間的關系。只有具備一定的協調能力，才能得到教學管理者、教師和學生的理解與支持。

二、教學秘書的工作特點

教學秘書在高等學校教學管理中起著關鍵的作用，是提高教學質量的重要環節，其工作具有以下特點。

1.繁雜性。在教學執行過程中，教學管理的工作主要集中在每個學期初、期中和期末。學期初，檢查上課教師和學生是否到位，教師是否按制定好的進度表授課；期中，協助學院教學院長、各系教學副主任做好期中教學質量檢查工作，處理一些突發情況；期末，安排好課程考試的相關工作。這就要求教學秘書提前做好計劃，統籌教學工作的各個方面。此外，學生從入學到畢業的成績、學籍檔案、重修與補考、調課與停課、考試與監考，甚至其他不可預見的事務，都使得教學秘書工作頭緒多、內容雜。

2.服務性。教學秘書的工作對象是師生，核心內容就是服務，是為師生提供一切盡可能的幫助，如制訂教學計劃、落實任務、上報教材使用情況、保管學生成績檔案和教學文件保管、裝訂試卷、教師調課、教室變動等；組織學生報名參加英語四、六級考試，發放準考證和成績報告單；學期末，提前為學生安排好每門課程的考試時間、教室，對選錯課或漏選、改選課的學生，給予指導和幫助；對留級、轉專業、退學的學生辦理學籍移動；對應屆畢業生進行畢業資格審查，隨時解答師生遇到的各種問題……這都體現了教學秘書工作的服務性。

3.咨詢性。教學秘書是秘書行業的一分子，處于學校教學主管部門、院（系）領導、教師和學生的中間，是連接校教務處、院領導及各系部的橋梁，要非常熟悉教師教學、科研工作中的相關政策和要求，為教學過程的不同參與者提供政策咨詢。同時，教學秘書還要收集教學過程中各個環節的反饋信息，發現教學中出現的新情況，提出建議和新方案，為領導提供決策依據，在教學改革中發揮作用。

三、如何助力高校教學質量的提高

（一）用心服務，任勞任怨

教學秘書面對的大多是瑣碎而龐雜的工作，如教學任務的落實、課表的合理安排、實踐教學的布置、畢業論文和相關文件的處理、教學檔案的管理等。這些事情細小而繁雜，需要耐心細致和認真對待。唯有耐心，才能在面對教學秘書繁忙而瑣碎的工作時，任勞任怨，有條有理；唯有細心，才能保證在如此復雜紛繁的工作中不出差錯，始終保持旺盛的精力和熱情來對待工作。

教學秘書工作涉及學生成績和學籍的準確管理、教學任務的協調落實、各類考試的細致安排及學生注冊、報到和教師調課等內容，這就必須以強烈的責任心和飽滿的熱情，無怨無悔、全身心地投入本職工作，保持良好心態，善于從辛勤工作中體味甘甜，善于從平凡工作中積極進取，做出更好的成績。

（二）規范管理，開拓進取

高等學校的基本職能是人才培養，而教學工作又是高校的中心工作。教學秘書不僅要按照文件要求處理日常教學事務，也要熟悉教學管理制度，在工作中注重規范日常事務，理順辦事流程，提高辦事效率，做到教學管理工作無差錯。

建立一整套有效的管理機制，提高教學質量和人才培養質量。具體就是，根據培養目標和教學過程要求，制定、完善教學規章制度體系，如培養方案、課程簡介、教學大綱、實驗大綱、生產實習、考試、畢業設計、學習成績管理、學籍處理管理、課程設計管理制度等文件，不斷學習管理、育人、公共關系類相關知識，提升自身素質能力。

教學管理工作是高校教學工作正常有序運行的重要保障，也是規范提高高校教學質量的關鍵因素之一。而教學管理人員是整個教學過程、教學運行評價過程的參與者，是教學管理工作的具體執行者、組織者和協調者。

（三）勤于學習，善于鉆研

現在對教學秘書的要求越來越高，“90后”大學生比較喜歡用短信、微信、QQ來溝通聯系，這就要求教學秘書要不斷充電，學習新知識和新經驗，掌握現代化的辦公技術，跟上時代步伐。

要想提高日常管理工作的水平和效率，就要加強專業知識學習，在熟練掌握本科教學管理信息化軟件的基礎上，熟練使用計算機及一些常用的應用軟件，如Word、Excel、PPT等，不斷提高業務素質。教學秘書還應掌握學院相關專業知識，熟悉學科基本結構，了解各專業的教學過程和教學規律，不斷豐富管理知識和育人知識，通過理論和實踐相結合，提高自身工作能力和水平，為全體教師和學生提供高效率和高質量的服務。

總之，教學秘書工作看似簡單而平凡，但在教學管理過程中是不可或缺的工作環節。高校要創設一個良好的教學環境和教學秩序，必須有一支素質好、懂業務且相對穩定的教學秘書隊伍。而且，教學秘書必須深入鉆研業務，不斷提高個人能力和素質，探索創新，總結經驗，提高業務技能，以勝任所承擔的光榮任務，并努力成為一個優秀的教學管理者。

參考文獻：

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收稿日期：2016-12-02

作者簡介：任蓮蓮（1964-），女，陜西人，西安交通大學航天航空學院，職員，研究方向：教學管理。