工人文化宮傳統檔案與電子檔案管理的探討

摘 要： 隨著科學技術的不斷完善，檔案管理也開始突破傳統的管理模式，逐漸向電子檔案管理的方向發展。工人文化宮的檔案管理在其發展過程中占據著重要的地位，對于促進社會主義精神文明社會的構建有著積極的影響。本文將針對工人文化宮的傳統檔案管理和電子檔案管理進行深入的分析，明確電子檔案管理工作的優勢地位，為工人文化宮的檔案管理實踐工作提供更多的參考依據。

關鍵詞：工人文化宮 傳統檔案 電子檔案 檔案管理

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）03-0041-01

前言

在建設中國特色社會主義社會的過程中，文化工作是非常重要的組成部分，對于提升人民群眾的精神文明素質有著積極的影響。工人文化宮作為一種公益性的文化事業單位，在傳播文化的過程中發揮著至關重要的作用，是構建精神文明社會的重要組織部門，具有一套完整的公共文化體系，對于我國文化事業的建設方面有一定的促進作用。由此可見，加強對工人文化宮的檔案管理是非常必要的。隨著科學技術的飛速發展，電子檔案已經成為工人文化宮檔案管理的必然趨勢。

一、傳統檔案管理與電子檔案管理之間的異同

1.傳統檔案管理與電子檔案管理的聯系

1.1電子檔案的形成建立在傳統檔案的基礎之上

隨著科學技術的飛速發展，電子化信息資源在檔案管理中的應用已經比較常見，但是，電子化信息資源的使用仍然需要傳統檔案的支持。檔案的信息資源不會自己進入到網絡當中，而是通過電子的形式傳輸到網絡當中，然后在傳統檔案的基礎之上作出進一步的加工與整理，形成電子檔案在網上使用。

1.2電子檔案進一步擴大了傳統檔案的信息資源

網絡的儲存空間非常大，能夠將各種類型的檔案資料全部收集在其中，有關人員隨時都能夠在網上查閱到自己需要的檔案。而且，利用資源的共享還能夠實現互助互利的目標，為電子檔案管理提供了很大的便利。另外，工人文化宮的工作人員還能夠利用電子檔案調出實體檔案的所在地，然后進行直接獲取，與傳統檔案管理相比節省了更多的時間，是電子檔案與傳統檔案的完美結合[1]。

2.傳統檔案管理與電子檔案管理的區別

傳統檔案與電子檔案管理的區別主要表現在三個方面，分別是歸檔時限不同、查詢方式不同、保管方式不同。從歸檔時限的角度來看，電子檔案可以在文件辦理結案后進行歸檔，也可以在某一特定的時間周期內進行統一的歸檔，歸檔后通過網絡傳輸到有關管理部門進行統一歸類，避免出現檔案遺漏、檔案丟失的情況發生。從查詢方式的角度來看，電子檔案只要在條件允許的情況下，就能夠隨時對檔案進行查詢和復制，方便調檔。而傳統檔案管理需要根據記錄進行檔案位置的查詢，在查詢的過程中浪費了很多時間，不利于其他工作的順利進行。從保管方式的角度來看，電子檔案可以通過網絡數據庫和存儲載體的方式進行保管，在經歷多年之后必然會發生老化的現象，從而影響了存儲載體中的內容。而且，現代科學技術的發展非常迅猛，計算機更新的速度非常快，在更新的過程中也不能避免對電子檔案造成一定的威脅。但是，傳統檔案管理有效的改善了這一問題，紙制品的備份更加易于保存，即使重新錄入也不會因為檔案丟失的情況而無法進行[2]。

二、提升工人文化宮電子檔案管理的手段

1.加強對電子文件的收集與整理

檔案收集是檔案管理的基礎工作，為工人文化宮后續的檔案管理工作提供了更加全面的參考信息，是檔案管理真實性與準確性的基本保障。像是工人文化宮的歷史檔案、業務檔案的管理都需要建立在檔案資料收集的基礎之上，從而更好的進行這些檔案的查閱與利用。而從工人文化宮電子檔案管理的角度來看，也應該將電子文件資料的收集作為檔案管理的基礎工作，像是收集工人文化宮舉辦活動的電子文件資料、收集工人文化宮歷史電子檔案資料等。但是，在進行電子文件的收集過程中，要注意收集方法、收集要求和收集范圍的使用與規定，與傳統檔案管理相比，電子檔案管理中的文件收集還是存在一定的差異性[3]。

2.積極使用現代化的歸檔管理手段

工人文化宮電子文件的歸檔主要就是指對電子文件的整理，根據電子文件中的內容確定其屬性，之后從存儲器上拷貝或刻錄到存儲載體上，為電子文件的長期保存提供了便利。工人文化宮電子文件的歸檔方法需要根據其電子文件的產生條件來確定，如果工人文化宮有計算機網絡系統，就可以通過電子數據庫的形式對電子文件進行歸檔；如果工人文化宮是以存儲載體的形式對電子文件進行保存，就需要進行相應的輔助工作與認證工作，結合傳統檔案進行電子文件的歸檔。

3.健全電子檔案管理審核制度

健全電子檔案管理審核制度是確保工人文化宮檔案管理質量的重要手段，一套完整的電子檔案審核制度能夠為工人文化宮檔案管理的有效性提供基本保障，對于中國特色社會主義社會的構建有一定的幫助。工人文化宮應該積極的進行電子檔案管理審核制度的完善與創新，定期進行工人文化宮的文書部門和檔案部門的檢查與管理，一旦在檢查的過程中發現任何問題，要按照電子檔案審核制度中的規程進行嚴格的而處理，確保工人文化宮電子文件資料的完整性與真實性，全面推動工人文化宮檔案管理的規范化發展[4]。

結論

綜上分析可知，工人文化宮的檔案管理相比于一般部門的檔案管理來說具有一定的特殊性，在檔案管理的過程中涉及到的文件資料比較全面，不僅涉及到對工人文化宮舉辦活動的檔案進行管理，還需要對職工檔案和工會檔案進行管理。打破傳統的檔案管理模式，采用電子檔案的方式進行檔案管理，對于提升工人文化宮檔案管理的質量和效率方面有很大的幫助，在節約時間、空間上也有著積極的意義。

參考文獻

[1]陳芳.工人文化宮傳統檔案與電子檔案管理之我見[J].科技風，2016，（17）：205.

[2]王莉娜.淺談電子檔案與傳統檔案管理工作的區別[J].辦公室業務，2013，（05）：119-120.

[3]方芳，李書錦，姚路明.淺論電子檔案與傳統檔案管理的差異和共性[J].科技情報開發與經濟，2011，（02）：138-140.

[4]岳銳.電子檔案管理與傳統檔案管理的區別[J].黑龍江科技信息，2011，（01）：131.

作者簡介：童大鵬（1978.2-），男，山東省濟寧市兗州縣人，本科學歷，畢業于濟寧大學，現有職稱：助理館員，研究方向：檔案管理。