探究醫院檔案管理工作中存在的問題及對策

龍一鳴+韓長竹+田超

摘 要：近年來，社會經濟飛速發展，為了滿足人們越來越高的生活質量需求，我國積極進行了醫療體系的建設和完善，在這種情況下，醫療機構的規模不斷擴大，服務也更加全面。因此，醫療機構日常運行中會產生大量的數據，這些數據不僅同患者的健康息息相關，同時對我國醫療技術的創新以及醫療水平的整體提升具有重要的價值。正因為如此，新時期我國在積極進行醫療體系建設的過程中，必須增加對醫院檔案管理工作的重視，為不斷提升我國醫療服務水平奠定良好的基礎。

關鍵詞：醫院 檔案管理工作 問題 對策

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082 （2017） 04-0021-02

醫院運行過程中，各項工作的開展都會產生大量的數據和資料，如護理、藥品管理以及行政管理等，這些資料通常會以聲像、影像、數據以及文字等形式構成，是醫院未來優化各項工作的重要依據。由此可見，醫院日常運行過程中，一項重要的基礎性工作就是檔案管理。然而，我國傳統醫院運行過程中，在檔案管理工作方面還存在一定缺陷，新時期這一問題必須引起相關部門的高度重視，并有針對性的提升醫院檔案管理工作質量，才能夠為提升自身的綜合競爭力奠定良好的基礎。

一、加強醫院檔案管理工作的重要性

作為歷史記錄，檔案能夠從各個角度出發，對醫院運行過程中的醫療水平、服務質量等進行反映，在對醫院檔案進行全面觀察的過程中可以發現，不同的歷史時期里，醫院呈現出了不同的醫療水平以及醫療技術能力，同時，各項檔案還對醫院的改革和創新進行了詳細的記錄，是醫院成長和革新的重要見證。同時，這些歷史記錄也能夠為醫院未來的發展提供數據和資料依據，是醫院實現可持續發展、提升自身綜合競爭力的關鍵[1]。但是要想將醫院檔案的功能充分發揮出來，就要求醫院管理人員在日常工作中增加對檔案管理工作的重視，新時期，努力促進信息技術同檔案管理工作的融合，提升信息搜集和分析處理效率，在科學、標準的進行醫院檔案管理的背景下，為檔案管理工作質量的提升奠定良好的基礎。因此，現階段我國醫院在運行過程中，必須努力進行檔案管理工作方法以及模式的創新。

二、醫院檔案管理工作中存在的問題

1.檔案管理意識薄弱

我國醫院傳統的運行過程中，其將管理工作的重點放在了醫療技術創新方面，各種資金多數都被應用在了學術研究方面，但是對檔案信息管理投入幾乎為零[2]。產生這一現象的主要原因是我國醫院相關管理人員對檔案管理的重要性沒有產生深刻的認知，認為檔案管理工作只是單純的資料收集和儲存，不規范的檔案管理流程導致醫院工作人員在查找檔案的過程中需要耗費大量的時間，更重要的是管理工作開展難度越來越高，一定程度上制約了醫院的全面發展。

2.管理制度有待完善

近年來，我國醫院規模不斷擴大，功能得到了完善，在這種情況下，傳統的檔案管理制度已經無法滿足現代醫院運行的需求，導致檔案管理人員無法高效、全面搜集檔案資料，在實施管理的過程中也呈現出相對分散的特點，最終導致檔案管理的價值無法充分的發揮出來。事實上，現階段我國醫院在運行的過程中已經意識到加大內部管理的重要性，各個部門在實際運行中，為了提升醫療服務質量，都有針對性的制定了相對完善的規章制度，通過規范性較強的日常管理，來實現醫療水平的提升[3]。相比之下，檔案管理相關制度的建設卻存在嚴重的滯后性，這主要體現在檔案管理部門并沒有針對具體的檔案管理流程進行明確的規定，同時也沒有對檔案管理工作人員的操作行為等進行規范化管理，缺乏統一標準的檔案管理工作，導致檔案資料的搜集、儲存、處理和分析的力度相對較低，檔案信息的不完善，導致嚴重的脫節現象產生于檔案管理和醫院運行中的海量檔案信息之間，因此積極加強醫院檔案管理制度建設勢在必行。

3.醫院檔案管理缺少對信息化技術的應用

近年來，信息技術以日新月異的速度飛速發展，給人們的工作及生活帶來了極大的轉變[4]。多數企業在經營過程中，為了有效面對較高的市場經濟競爭壓力，都將信息技術同企業管理進行了有效融合，極大的提升了企業管理的效率和質量，為提高企業綜合競爭力做出了重要的貢獻。相比之下，企業檔案管理工作在開展的過程中，對信息技術的應用程度卻相對較低，在對檔案進行記錄的過程中，并未有針對性的開發、設計醫院專用的計算機軟件，與此同時，醫院檔案管理人員的信息技術水平也相對較低，因此，在實際進行檔案記錄的過程中，不僅需要面對復雜的檢索過程，同時在檔案輸入和查詢的過程中速度也相對較慢。

4.醫院檔案管理工作效率低

從整體上來看，現階段我國多數醫院在運行中都制定了相對健全的檔案管理體制，但是在歸檔以及搜集檔案信息的過程中，始終擁有相對緩慢的速度，檔案的功能以及優勢無法充分的發揮出來，一定程度上制約了醫院的全面進步。并且，醫院內部是管理人員匯編以及搜集檔案資料的主要陣地，因此其所掌握的檔案信息無法對社會需求進行充分的反映。再加上檔案管理人員在日常工作中沒有意識到加強檔案管理的重要性，更沒有樹立良好的服務意識，在實際搜集資料中缺乏主動性，因此導致滯后性在檔案搜集以及編制工作中體現出來。在這一過程中，醫院各個發展階段的實際運行情況、取得的成就以及缺陷等都無法充分的反映出來，檔案管理的作用無法充分發揮。

5.醫院檔案管理人員素質有待提升

新時期，要想提升醫院檔案管理工作效率，將檔案的功能充分發揮出來，相關管理人員不僅應當擁有較強的專業管理能力，同時還應當能夠對計算機知識等進行充分的應用，并且，對醫院醫療水平、運行特點等也應當有所了解，只有這樣，才能夠在日常管理工作中提升針對性，通過熟練的操作獲取全面的檔案管理信息，并在對計算機進行充分利用的背景下，高效展開歸檔、整理以及編號等操作[5]。由此可見，新時期，在積極加強醫院檔案管理工作的過程中，檔案管理人員的綜合素質有待提升。

三、新時期加強醫院檔案管理工作的對策

1.樹立良好檔案管理意識

醫院管理工作中，一個重要組成部分就是檔案管理，加強檔案管理不僅可以對醫院發展現狀進行充分的反映，同時還可以高效指導醫院未來的健康發展。而新時期要想提升醫院檔案管理工作質量，醫院經營者以及檔案管理人員首先應當樹立良好的檔案管理意識[6]。只有這樣，醫院運行中，管理人員才會增加在檔案管理工作方面的投入，積極聘請綜合能力較強的檔案管理人員和先進的檔案管理設備，為檔案管理工作質量的提升奠定良好的基礎。

2.健全檔案管理制度

要想促使檔案管理工作質量提升，必須對管理制度進行完善，從而對管理人員的操作行為以及整個管理流程進行規范。眾所周知，檔案管理工作具有復雜性、條理性強等特點，傳統的檔案管理工作存在一定的隨意性，一定程度上降低了檔案管理工作質量。而新時期，醫院必須從自身內部運行特點出發，有針對i型能夠的不斷健全檔案管理制度，并在對《檔案法》等國家法律法規進行遵守的基礎上，有針對性的展開庫房管理、檔案移交和借閱等管理工作，確保各項檔案管理環節有據可依，通過統一管理不同載體的檔案，為推動醫療事業的發展做出重要貢獻。

3.加大醫院檔案管理信息化建設力度

新時期，要想切實提升醫院檔案管理工作質量，增加對信息技術的應用是關鍵。檔案管理信息化的實現，需要在檔案管理工作開展的各個環節中融入信息技術，提升檔案搜集、儲存以及整理的效率[7]。同時，醫院相關部門還應當加大資金投入，聘請專業人員針對醫院需求開發響應的檔案管理軟件，在對復印機、掃描儀以及打印機等先進設備進行綜合應用的背景下，為從整體上提升檔案管理工作質量做準備。

4.提升醫院檔案編制水平

在提升檔案管理工作效率的過程中，促進檔案編制水平的提升是關鍵。醫院應加大管理力度，以自身發展實際為基礎，有針對性的展開檔案編制管理，檔案管理人員應有針對性的制定編制計劃，提升這一計劃的完整性，并通過有效監督，確保檔案編制工作得以高效落實，為醫院充分利用編制結果，促進自身的全面發展奠定良好的基礎。

5.提高醫院檔案管理人員綜合素質

新時期，要想提升檔案管理工作質量，對檔案管理人員的綜合素質要求較高。因此，醫院應加大資金投入，展開對檔案管理人員的培訓[8]。首先，從思想上加大教育力度，促使其樹立檔案管理服務意識，積極主動的進行醫院內部和外部資源的全面搜集和整理；第二，加大對管理人員信息技術水平的培訓，促使其能夠在檔案管理工作中，熟練的應用計算機硬件和軟件展開檔案搜集、儲存、分析工作，為醫院檔案管理工作質量的全面提升做準備。

結束語

綜上所述，近年來，我國積極落實了醫療體制改革，醫院在運行過程中需要面對更加激烈的市場競爭環境，要想提升自身的綜合競爭力，不僅應從提升醫療技術和水平入手，同時還應當加大內部管理力度，在這一過程中，醫院檔案管理工作的重要性突顯出來。新時期，此項工作必須引起相關管理人員的高度重視，并在同信息技術進行緊密融合的背景下，提升檔案管理效率和質量，只有這樣才能夠為醫院的長期可持續發展奠定良好的基礎。

參考文獻

[1]王歡.檔案管理模式改革在醫院檔案管理中的應用[J].安徽農業大學學報（社會科學版），2014，23（4）：66-69.

[2]李秀云，李莉，段慧等.淺談醫院檔案管理的現狀及檔案信息自動化的管理對策[J].中國醫刊，2014（10）：101-102，104.

[3]尉紅.現代化醫院管理須加快醫院檔案管理信息化建設[J].蘭臺世界，2014（z4）：139-139.

[4]李理.辦公自動化環境下醫院檔案管理的必要性和可行性[J].世界最新醫學信息文摘（連續型電子期刊），2015（78）：178-178，174.

[5]王曉坤.檔案信息化建設在醫院檔案管理中的價值及地位[J].現代養生B，2014（12）：142-142.

[6]方孝梅，明星辰，楊婷等.檔案信息化建設在醫院檔案管理中的價值及地位[J].辦公室業務，2015（13）：160-161.

[7]劉芳.醫院檔案管理中檔案信息化建設的價值分析[J].心理醫生，2016，22（8）：224-225.

[8]李霞.醫院檔案管理中應用檔案管理模式的分析[J].中國衛生產業，2016，13（6）：180-182.

作者簡介：

龍一鳴（1981-），女，籍貫呼和浩特，學歷，本科，單位，內蒙古醫科大學附屬人民醫院，辦公室副主任，研究方向：醫院檔案管理。

韓長竹（1983-），女，籍貫遼寧省營口，學歷：碩士，單位：內蒙古醫科大學附屬人民醫院，宣傳部部長，研究方向：醫院檔案管理。

通訊作者：田超（1987-），女，籍貫：黑龍江漠河，學歷：本科，單位：內蒙古醫科大學附屬人民醫院，團委副書記，研究方向：醫院檔案管理。