淺談街道辦事處的檔案管理工作

李紅梅

摘 要：街道辦事處是檔案形成的最基本單位，是構(gòu)成國家檔案的基本單元，也是街道建設(shè)的一項基礎(chǔ)性工作，具有十分重要的意義，本文分析了街道檔案管理工作中存在的問題，通過先進單位在街道管理工作所采取的措施進行分析，為街道檔案管理工作提出幾項工作基本要點。

關(guān)鍵詞：街道辦事處 檔案管理

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082 （2017） 04-0041-01

街道是我國最基本的行政單元，街道檔案管理工作是街道辦事處工作的基礎(chǔ)，能反映街道的基本情況，是基層建設(shè)的重要部分[1]。街道檔案中擁有街道最基本的檔案數(shù)據(jù)，是街道工作順利進行、統(tǒng)查街道工作的基本數(shù)據(jù)來源。因此，對于街道檔案管理需要重視起來，充分認識到檔案管理工作是街道建設(shè)的一項基礎(chǔ)性工作，街道各項工作都離不開檔案工作。做好街道檔案工作，對于提高街道檔案管理水平，切實將社會保障落戶到位、解決鄰里糾紛、做好街道調(diào)節(jié)工作、建設(shè)和諧社區(qū)文化具有十分重要的意義。除此之外，街道檔案是構(gòu)成了國家檔案，它真實的記錄街道的發(fā)展和建設(shè)的過程。

一、街道檔案管理工作存在的問題

1.基礎(chǔ)設(shè)施條件建設(shè)較差

目前街道辦事處很少有單獨的檔案管理工作室[2]，一般與雜物間共用，設(shè)施簡陋，基本環(huán)境條件差，沒有專人負責安全防護工作，難以達到檔案保管的要求。

2.檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)差，流動性強

街道辦事處工作瑣碎，工作人員數(shù)量較少，工作人員流動性強[3]，并沒有專職檔案管理人員，導致檔案部門的業(yè)務(wù)培訓難以起到一定的作用，形成一種年年培訓但很少起到檔案管理水平的促進作用，管理人員總體素質(zhì)不高，管理質(zhì)量達不到要求。

3.檔案規(guī)范化管理程度不夠

街道辦事處的檔案管理工作渙散，管理制度不成體系。檔案的收集、整理、保管等方面的管理制度落后，檔案管理混亂，職責不明確，任務(wù)交接不落實，很多檔案借出后不知去向，沒有專門的檔案管理小組進行管理，有的街道辦事處雖然成立了檔案管理領(lǐng)導小組，但由于執(zhí)行力度不夠，不能夠開展有效的檔案管理工作。

二、案例分析

針對目前街道檔案管理存在的問題，部分城市的街道已經(jīng)開始提出針對性的檔案管理措施，目的在于加強街道的檔案規(guī)范化管理，使檔案在工作和服務(wù)中起到其最基本的作用。

1.鼓樓街道的多措并舉提升檔案管理工作

（1）加強領(lǐng)導，完善管理機制。鼓樓街道針對基層檔案工作基本情況，專門制定了相適應的工作管理制度，細化檔案管理工作基本機制，使檔案工作做到按規(guī)章制度嚴格執(zhí)行，實現(xiàn)檔案管理工作精細化。

（2）提高檔案管理意識，責任制管理。鼓樓街道多次為管理人員提供檔案管理的專業(yè)培訓，提高工作人員對于檔案管理工作意識的認識水平。同時，將檔案管理工作中的責任，細化分解，責任到人，明確獎懲，全面提升檔案工作的自覺性、主動性和創(chuàng)造性。

（3）細化檔案工作，精細管理。為加強檔案管理工作，鼓樓街道堅持以“收集為基礎(chǔ)、安全保管為重要、合理化利用檔案為目的”的原則，進行檔案的細致化管理。在相應辦公制配備專門檔案柜，檔案就地保存，提高檔案利用率和辦事效率。同時，積極創(chuàng)新保管載體，支持聲、像等檔案的收集保管工作，實現(xiàn)從單一紙質(zhì)載體，向數(shù)字化多媒體載體轉(zhuǎn)變。

（4）用“活”檔案，服務(wù)群眾。鼓樓街道堅持檔案“貴在利用”，努力用好、用活檔案資源。將“以檔執(zhí)法”，與實地走訪相結(jié)合，建立檔案動態(tài)補充完善機制，從被動補充到主動完善，從而更好地服務(wù)轄區(qū)內(nèi)群眾生活。

2.人民街道檔案管理的提升措施

（1）提高認識，切實加強檔案管理工作的領(lǐng)導

領(lǐng)導重視是做好工作的前提，為加強辦事處檔案管理工作的領(lǐng)導，人民街道成立檔案管理工作領(lǐng)導小組，做到了領(lǐng)導負責制，經(jīng)辦人員將工作做實在，并將檔案工作列入年度計劃和長期規(guī)劃中，與街道中心工作同部署、同落實。

（2）加強制度建設(shè)，規(guī)范檔案管理

辦事處先后制定了檔案工作崗位責任制度、檔案的收集、整理、歸檔、保管等各項制度。同時，辦事處按照檔案管理要求，制定了單位檔案分類方案并對歷年歸檔的文件材料編制了檢索目錄，對各種門類、不同載體的檔案及有關(guān)資料實行標準化、規(guī)范化、電子化管理。分門別類對各種檔案進行排列、編序，做到不同類別的檔案不同櫥、不同年代的檔案不同卷，實現(xiàn)了檔案管理數(shù)字化，既保護了紙質(zhì)檔案，又提高了工作效率。

（3）強化檔案安全工作，做好事前防范

定期進行安全檢查，對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題和隱患，采取了有力措施，及時整改，防止發(fā)生各種危害檔案的安全事故。及時清查霉變蛀蟲等現(xiàn)象的檔案袋，并做好記錄，進行及時修補。

三、提高街道檔案管理工作要點

針對街道辦事處檔案管理存在的問題以及部分先進街道提出的檔案管理整改措施，提出以下幾項檔案管理工作的要點：

1.提升領(lǐng)導重視，增強檔案管理意識

首先要加強領(lǐng)導對檔案管理工作的支持和重視，調(diào)查發(fā)現(xiàn)在領(lǐng)導重視的地區(qū)，該單位的檔案管理工作質(zhì)量較高。街道辦事處的工作冗雜，作為檔案管理人員應及時向領(lǐng)導匯報檔案管理存在的問題和有待提升的地方。另外，管理者應從各個方面增強檔案管理人員對檔案重要性認識的意識，在工作中能夠認識到自己工作角色的重要性，認識到檔案的重要性和潛在價值，認真對待檔案管理工作。

2.加強提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，吸引復合型人才

適時對檔案管理人員進行集中學習、現(xiàn)場觀摩等多種方式加強培訓和業(yè)務(wù)指導工作，邀請專家進行專業(yè)的輔導和講授，定期舉辦業(yè)務(wù)知識的培訓。單位應多創(chuàng)造機會邀請專業(yè)資深檔案員對領(lǐng)導和管理人員進行單獨輔導，現(xiàn)場操作講授。管理人員的專業(yè)素質(zhì)提高了才能使檔案管理工作有效進行，才能發(fā)揮檔案的最大效能。

3.加大對硬件設(shè)施環(huán)境的改善

街道辦事處的檔案管理室基本自然條件較差，不利于檔案的長期保存，特別是對年代久遠的檔案的保存，需要極其高要求的環(huán)境，包括室內(nèi)的濕度、防火、防蟲等保護設(shè)施，按時對檔案進行歸檔、歸納和整理?，F(xiàn)代社會數(shù)字化管理已經(jīng)廣泛應用于各行各業(yè)的檔案管理工作，數(shù)字化的檔案便于儲存、方便攜帶，街道檔案管理工作也應緊跟科技發(fā)展步伐，將數(shù)字化檔案管理理念貫徹下去。

參考文獻

[1]許向文.淺析街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（19）：198-198.

[2]張文會.淺談如何做好街道檔案管理工作[J].黑龍江史志，2014（1）.

[3]張馨月.對街道辦事處檔案管理工作的現(xiàn)狀分析[J].城市地理，2015（2）.