如何做好新時期檔案專業管理工作

趙素云

摘 要：檔案管理工作是根據國家和地方各級檔案行政管理部門有關檔案工作的法規、標準和各機關檔案工作的實際現狀、規劃，確定工作目標，制定工作標準，并按嚴格規定程序進行考評、認定等級的一種管理辦法和管理活動。全面加強新時期檔案管理工作和依法提高機關檔案工作整體水平，為歷史檔案管理提供科學、準確、完整的各類資料信息和數據管理，對于促進機關單位各項工作的規范化建設，進一步加強本機關與上級有關檔案管理工作的有效對接，維護黨和國家的歷史記憶，服務全社會的科學發展，都具有重要的現實意義和深遠的歷史意義。

關鍵詞：檔案管理 規范 保密

中圖分類號：G25 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082 （2017） 04-0070-01

目前我國一些地方機關檔案管理尚不夠規范、科學，諸如：文件資料收集不完整、文件歸檔種類不明確、檔案缺乏集中統一管理、檔案管理建設有待進一步加強等。那么，作為一名機關專業檔案管理員，如何全面有效地做好新時期檔案專業管理工作？應從以下幾個方面著手：

一、加強專業理論學習，不斷提高檔案管理工作的技能和水平

作為一名機關專業檔案管理員，首先要把學習作為“第一要務”，樹立終身學習的理念，把學習作為提高自身專業素質和技能的一種內在動力和自覺行動，認真鉆研學習國家有關檔案管理的系列法規、文件，如《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《中華人民共和國行業標準檔案分類標引規則》、《檔案工作實務》、《機關檔案工作目標管理》、《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限歸檔》、《檔案工作基本術語》、《關于加強全省檔案安全體系建設的意見》、《山西省檔案管理條例》等專業書籍、報刊以及網絡研修學習，進一步熟悉掌握和了解檔案管理專業基本技能操作，吃準吃透檔案管理操作規程，同時，要積極參加國家、省、市（縣）、區舉辦的各級各類專業培訓學習，加強交流學習，及時向有經驗的老領導、老管理人員請教學習，解決工作中的疑惑和難題，尤其要做好新時期電子檔案數據化的管理工作，正確處理好檔案的日常規范化管理與新型電子檔案管理工作以及公共檔案信息服務三者之間的內在統一關系，全力做好檔案工作的安全體系建設工作，全面提高檔案安全保障能力，確保檔案工作的保密性、完整性，為檔案工作提供強有力的安全建設體系保障。

二、做好常規管理，確保檔案管理的完整性、規范性、保密性

1.在日常檔案管理工作中，我們要進一步深入了解檔案的起源、發展、屬性、價值、作用、種類以及檔案管理工作的基本原則、檔案管理的各項制度、公文文書檔案相關知識的處理、檔案的收集、立卷、裝訂、分類、排序、編號、編制目錄、整理和歸檔鑒定以及電子文件、錄音、錄像、照片、圖片、磁卡、特種載體檔案的鑒定歸檔管理等，認真做好常規檔案管理工作。

2.按照1987年9月5日公布的《中華人民共和國檔案法》規定“檔案工作實行統一領導，分級管理的原則，維護檔案完整與完全，便于社會各方面的利用。”的基本原則，檔案的收進、移出、銷毀均須進行登記造冊，定期進行統計分析和年報，做到有物有賬，帳物相符。我們在悉心全面做好日常檔案管理工作的同時，要全面做好檔案的保管與保護技術，諸如：檔案室的衛生、電源、通風、防潮、防塵、防火、防鼠、防蟲、防高溫、定期消毒、各種檔案柜具的科學擺放、新標簽的更換、檔案安全檢查、消防設備的配備、檔案的維護等等以及非永久性檔案超過保存期限檔案鑒定銷毀的記錄和上報。并做好日常單位機關或個人使用或轉借檔案的詳細記錄工作，及時督促歸還檔案，做好日常檔案明細記錄臺賬，做到心中有數，賬冊記錄清楚。同時，要創造性地做好檔案信息資源的開發利用、檔案參考資料的編研、專題概要的編寫，使檔案工作更好地服務于社會各個方面。

3.嚴格做好檔案的保密工作。檔案是為社會各方面人事、機關、歷史提供參考依據的信息資料載體，保密工作顯得尤為重要。一是我們要嚴格《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《關于加強全省檔案安全體系建設的意見》、《山西省檔案文件整理規則實施細則》、《山西省歸檔文件整理規則實施細則》等法律、法規文件，按操作規程管理保存，嚴格執行國家檔案管理的各項規章制度，嚴禁擅自隨意外出借用，泄露國家單位機關和個人的相關信息，甚至造成檔案損毀、殘缺，甚至檔案遺失，造成不可挽回的損失。不能向身份不明，沒有開具單位證明材料的任何人、任何單位，隨意泄露或提供檔案信息資料。二是保密檔案根據《中華人民共和國保守國家秘密法》》規定，劃分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級，我們要嚴格執行解密劃控的時間標準、有關涉密內容標準及保密范圍、規范標準，主動接受保密部門對調密工作的監督指導，搞好檔案涉密文件的清查鑒定，嚴格劃清密與非密的界限，確定哪些檔案能開放利用，哪些限制在一定范圍內利用，哪些還不能提供利用，為今后進一步搞好規范化、標準化和涉密檔案建設奠定基礎，做到有法必依，執法必嚴，違法必糾，一旦保密檔案秘密保管期限屆滿，要及時劃密解密，按公開文件進行管理，向社會各界開放，發揮保密檔案的時效性，把仍未解密的繼續列入控制使用保密范圍。過去，許多檔案館，對其所保管的注有密級的檔案，沒有定期及時解密，影響了檔案的開放利用。對于劃密檔案進行解密工作，應當遵循《保密法》的相關規定，即：“國家秘密事項要根據其性質和特點，限定在必要的期限內；不能確定期限的，應當確定解密的條件。在保密期限內不需要繼續保密的，原確定密級和保密期限的機關、單位或者其上級機關應當及時解密。”這也就是說，解密是由原確定密級的機關、單位或其上級機關進行。三是要全面做好檔案室、檔案館基礎實施設備的保養維護和更新，如柜架、門窗、安全監控系統、消防系統的定期檢查，確保安全監控系統、消防設備的正常運行。防止因地震、水災、火災等自然災害以及戰爭、恐怖襲擊、群體性社會實踐等人為災害對檔案造成的破壞，要做到“三勤”，即：“手勤”、“眼勤”、“腿勤”，不放過任何瑣碎細小的工作，發現問題及時處理或上報，從各方面構建起檔案安全保密的“防火墻”。

三、精細管理，創先爭優，全面做好機關檔案目標管理達標工作

《關于加強全省檔案安全體系建設的意見》指出：隨著社會形勢任務的發展變化，檔案安全的內涵不斷豐富，外延不斷拓展，形式不斷出新。要樹立新的檔案安全觀，全面實現“五大轉變”，即：一是由關注館藏檔案安全向館藏檔案安全與館外檔案安全并重轉變；二是由關注檔案實體安全向檔案實體安全與檔案信息安全并重轉變；三是由關注檔案庫房安全向靜態保管安全與動態使用安全并重轉變；五是由關注破損檔案保護向破損檔案保護與未破損檔案保護并重轉變。機關檔案工作目標管理的等級標準分為省三級、省二級、省一級，三等，我們要嚴格按照《山西省機關檔案工作目標管理考評標準》，細化量化檔案工作，與時俱進地創造性開展工作，“走出去，請進來”，不斷學習外地檔案管理工作的新經驗、新做法，創新管理，促進本機關單位檔案工作的達標升級。

總之，檔案管理工作事關黨和國家的利益，是一項偉大艱巨的事業，檔案記錄著國家歷史、社會的發展的變遷，與社會各方面發展息息相關，同時檔案促進著全社會各個行業的協調發展，推動著社會的進步，作為檔案管理人員要進一步加大學習力度，認真學習和研讀相關檔案法律法規，不斷鉆研政治業務理論知識，提高專業素養，以高度的政治責任感和使命感，全面做好檔案管理工作，為促進社會和諧進步做出自己應有的貢獻。