電子檔案憑證作用生效分析

孫道巖

摘 要：現(xiàn)階段的檔案管理管理工作，由于相關(guān)電子信息技術(shù)的革新，以及網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用普及，促使檔案管理工作向電子檔案管理方式轉(zhuǎn)變，檔案對(duì)于一個(gè)國(guó)家一個(gè)城市的發(fā)展起著非常重要的作用，檔案自身具有一定的憑證性等特征，但是對(duì)于電子檔案而言，電子檔案技術(shù)屬于新型技術(shù)，部分規(guī)定還未涉及到相關(guān)的內(nèi)容，其中電子檔案的憑證性近年來通過相關(guān)的研究，對(duì)其是否就有憑證性作用并未得出一個(gè)明確的詮釋，根據(jù)目前現(xiàn)有的法律規(guī)定對(duì)于電子檔案的憑證性也沒有一個(gè)明確的定義，所以對(duì)其是否具有憑證作用生效進(jìn)行相應(yīng)的分析討論。

關(guān)鍵詞：電子檔案；憑證作用；生效

電子檔案作為新形勢(shì)下的科學(xué)技術(shù)產(chǎn)物，改善了傳統(tǒng)檔案的部分弊端，對(duì)于傳統(tǒng)檔案較難保存，整理困難等情況做出了一定的改變，提升了檔案管理的工作效率，隨著使用和社會(huì)的發(fā)展，電子檔案在應(yīng)用過程中的相關(guān)問題也隨之產(chǎn)生，其中電子檔案是否具有憑證作用的問題一直是，電子檔案管理部門關(guān)注的重點(diǎn)，電子檔案關(guān)系到每個(gè)人、每一個(gè)城市甚至各國(guó)家的信息安全問題，對(duì)于是否具有憑證作用也非常重要，下面通過理論分析電子檔案是否具有憑證作用，以及憑證作用的生效問題進(jìn)行探討。

1 相關(guān)法律基礎(chǔ)

1.1 通過國(guó)家檔案局在2012年頒布的《電子檔案移交與接收辦法》中第二條規(guī)定，“電子檔案是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過程中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值并歸檔保存的電子文件。”該定義從電子檔案相關(guān)的技術(shù)形態(tài)、來源和價(jià)值等方面進(jìn)行分析定義，而在后期修訂的《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》標(biāo)準(zhǔn)中，對(duì)于電子檔案的定義表述成具有一定的憑證作用、查考和保存價(jià)值并歸檔的電子文件的集合。從定義上來看電子檔案由后期的歸檔操作形成，通過相關(guān)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)將電子文件轉(zhuǎn)化成電子檔案的形式，再由移交至檔案館，并由檔案館分類再通過相關(guān)單位進(jìn)行接收。

1.2 根據(jù)我國(guó)對(duì)于相關(guān)電子數(shù)據(jù)的法律條文規(guī)定，電子檔案在形成時(shí)要符合多方面要求進(jìn)行規(guī)范，其一要保證電子檔案的完整性，其二就是對(duì)于電子檔案的可靠性進(jìn)行要求。完整性是指其完成內(nèi)容的完整性以及在完成過程中的完整性，內(nèi)容的完整性體現(xiàn)在，其內(nèi)容描述特定的事件、對(duì)其時(shí)間、內(nèi)容、人員以及結(jié)果的相關(guān)材料的完整。過程的完整性是指設(shè)計(jì)的中間過程環(huán)節(jié)，具體的流程等相關(guān)信息的完整，并對(duì)檔案的處理活動(dòng)的形式進(jìn)行一定的信息保存。

1.3 可靠性的要求體現(xiàn)為電子檔案形成來源的可靠和保存管理的可靠，具體表現(xiàn)在電子文件歸檔和電子檔案管理制度設(shè)計(jì)的可靠性和系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的可靠性。制度設(shè)計(jì)的可靠性要求各立檔單位和各檔案館應(yīng)當(dāng)按照文件檔案管理的要求和法律法規(guī)對(duì)證據(jù)的要求，建立涵蓋電子文件和電子檔案管理整個(gè)生命周期的管理制度，明確電子文件產(chǎn)生、歸檔和電子檔案管理各環(huán)節(jié)、各崗位、相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任和操作要求。

1.4 系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的可靠性體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是系統(tǒng)能夠保證電子檔案自形成起“內(nèi)容保持完整、未被更改”，也就是“原件”的特征要求，辦理完畢的電子文件及其相關(guān)信息集合在一起，經(jīng)過歸檔操作（整理、編目、必要的格式轉(zhuǎn)換、檢查、確認(rèn)或賦予歸檔標(biāo)識(shí)）后形成電子檔案這個(gè)時(shí)間點(diǎn)產(chǎn)生的電子檔案數(shù)據(jù)包是電子檔案的“原件”，確認(rèn)電子檔案的“原件”特征，核心點(diǎn)就是電子文件歸檔點(diǎn)留存的時(shí)間信息。

1.5 之后，電子檔案的內(nèi)容，包括一份電子檔案內(nèi)所有的內(nèi)容信息和過程信息，在各形成單位檔案室和各級(jí)各類檔案館的電子檔案管理系統(tǒng)中都不能被修改，除了發(fā)生數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換和系統(tǒng)遷移等情況，確有需要進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換后，“格式不相同但是能夠準(zhǔn)確表現(xiàn)原來生成、發(fā)送或者接收的內(nèi)容”。二是在關(guān)鍵環(huán)節(jié)和特殊操作后，系統(tǒng)要檢查電子檔案內(nèi)容在操作前后的一致性，如在歸檔、移交接收環(huán)節(jié)和格式轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)遷移等操作中，系統(tǒng)要根據(jù)電子文件歸檔、電子檔案移交接收、電子檔案管理的相關(guān)制度規(guī)定要求，采取自動(dòng)或人工方式對(duì)電子檔案的內(nèi)容進(jìn)行一致性檢測(cè)，保證在進(jìn)行相關(guān)操作后前后內(nèi)容一致，并予以記錄。

2 電子檔案管理要求

2.1 電子文件經(jīng)歸檔環(huán)節(jié)形成電子檔案后，一般都由檔案機(jī)構(gòu)，即各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案室和各級(jí)各類檔案館進(jìn)行有效管理和發(fā)揮效用。如何管理電子檔案才能符合法律所要求的證據(jù)特征？從前面引用的相關(guān)法律條款可以看出，作為證據(jù)的電子數(shù)據(jù)保存應(yīng)當(dāng)滿足三個(gè)條件：

一是能有效呈現(xiàn)；二是格式不變，如有變化，內(nèi)容應(yīng)當(dāng)前后一致；三是當(dāng)電子數(shù)據(jù)保存地址發(fā)生變化時(shí)，要記錄移送過程相關(guān)信息，特別是相關(guān)操作的時(shí)間信息和人員信息。由此我們可以歸納出電子檔案在各級(jí)各類檔案機(jī)構(gòu)保存時(shí)應(yīng)當(dāng)采取的管理要求：第一，要制訂電子檔案管理辦法，要按照國(guó)家法律法規(guī)的要求，制訂檔案室/檔案館的電子檔案管理辦法，要規(guī)范和賦予檔案室/檔案館在管理電子檔案方面的崗位設(shè)置和職能職責(zé)。第二，要在電子檔案管理系統(tǒng)中采取適當(dāng)?shù)募夹g(shù)手段，保證系統(tǒng)內(nèi)電子檔案不被更改，或者采取有效的技術(shù)手段，證明系統(tǒng)內(nèi)電子檔案沒有被更改。

2.2 根據(jù)目前的相關(guān)技術(shù)的發(fā)展形式來看，對(duì)于技術(shù)的采用需要進(jìn)行一下幾種技術(shù)措施：第一種是數(shù)據(jù)格式固化措施，在歸檔的過程中將普通文件轉(zhuǎn)化為一定的版式文件，版式文件在不同系統(tǒng)中呈現(xiàn)的內(nèi)容，不會(huì)因系統(tǒng)的不同產(chǎn)生一定的亂碼錯(cuò)版現(xiàn)象，并且受到一般權(quán)限的控制內(nèi)容不能夠進(jìn)行更改；第二種對(duì)于系統(tǒng)內(nèi)部的電子檔案內(nèi)容屬性設(shè)定成“只讀”狀態(tài)，并且不能夠?qū)ζ鋬?nèi)容進(jìn)行更改；第三種是數(shù)據(jù)量小的電子設(shè)備存儲(chǔ)方式采用一次性輸入的光盤形式作為載體，無論相關(guān)的使用者擁有何種權(quán)限都不能對(duì)其內(nèi)容進(jìn)行更改。

2.3 電子檔案憑證作用的生效，是多方面原因組合形成的結(jié)果，并根據(jù)相關(guān)法律部門進(jìn)行認(rèn)證，對(duì)電子檔案的完整程度、信息的準(zhǔn)確性和具有的一定的公信度。由于社會(huì)的不斷發(fā)展和變化，而傳統(tǒng)檔案證明記錄方式由于信息量的增加，在測(cè)定相關(guān)的電子檔案的憑證作用時(shí)，由于技術(shù)等等多方面原因無法解決目前的情況，由于檔案本身具有的一定的公信度受到法律和社會(huì)的認(rèn)可，所以電子檔案在今后的發(fā)展過程中，對(duì)于電子檔案憑證作用生效的情況應(yīng)當(dāng)加以重視，保證在一定程度上滿足原有的權(quán)威性。

結(jié)束語

社會(huì)的不斷發(fā)展，科學(xué)技術(shù)手段的提高，對(duì)于檔案來說其存在模式要進(jìn)行相應(yīng)的改變和調(diào)整，從而滿足社會(huì)發(fā)展的需要，檔案作為歷史的見證者，檔案的存在證明某些發(fā)生過的事情真實(shí)性，所以現(xiàn)階段的電子檔案應(yīng)當(dāng)遵從原有檔案的屬性特征，保證其電子檔案憑證生效，這樣就需要從事相關(guān)檔案管理和工作的人員，利用專業(yè)的知識(shí)。和職業(yè)道德素養(yǎng)保證電子檔案相關(guān)工作的順利進(jìn)行，從而促進(jìn)社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步。

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