電力基建項(xiàng)目檔案歸檔難度與對(duì)策研究

何麗冰

摘 要：電力基建項(xiàng)目是電力系統(tǒng)正常運(yùn)行的前期基礎(chǔ)，如果沒(méi)有做好基建項(xiàng)目工作，電網(wǎng)運(yùn)行便恰如無(wú)米之炊，勢(shì)必會(huì)引發(fā)一系列的問(wèn)題，給電力事業(yè)的發(fā)展帶來(lái)消極影響。在電力基建項(xiàng)目工作落實(shí)過(guò)程中，檔案歸檔存在諸多困難與不便，亟待有效合理的解決改善。該文試對(duì)電力基建項(xiàng)目檔案歸檔難度進(jìn)行分析，并針對(duì)如何解決歸檔難題提出積極策略，旨在為促進(jìn)電力事業(yè)發(fā)展略盡綿薄之力。

關(guān)鍵詞：電力基建項(xiàng)目 檔案歸檔難度 對(duì)策研究

中圖分類(lèi)號(hào)：D80 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2017）04（a）-0147-02

改革開(kāi)放至今，我國(guó)電力事業(yè)隨著經(jīng)濟(jì)水平的日漸提高得以迅猛發(fā)展，國(guó)家與人民對(duì)電力企業(yè)給予了更多、更高的期待要求。作為電力系統(tǒng)正常運(yùn)行的前提基礎(chǔ)，電力基建項(xiàng)目具有十分重要的意義，只有全面、系統(tǒng)地做好電力基建項(xiàng)目工作，才能保障電力企業(yè)能夠進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)一體化管理、規(guī)范化管理的要求。然而在我國(guó)電力基建項(xiàng)目檔案歸檔的工作進(jìn)程中，尚存在許多不合理的問(wèn)題，導(dǎo)致歸檔工作充滿了挑戰(zhàn)性與多變性，難度重重。要想解決問(wèn)題，改善基建項(xiàng)目檔案歸檔的不良現(xiàn)狀，就要切中肯綮，有的放矢，才能讓檔案的歸檔方法更加合理，有效提高電力基建項(xiàng)目工作的效率，將基建項(xiàng)目檔案的效果最大化，進(jìn)而對(duì)完善基建項(xiàng)目建設(shè)、促進(jìn)電力發(fā)展起到至關(guān)重要的作用。

1 電力基建項(xiàng)目檔案歸檔的重要性

如今，我國(guó)電力事業(yè)的規(guī)模在逐漸擴(kuò)大，“電力項(xiàng)目建設(shè)不斷增加，檔案的數(shù)量越來(lái)越多，檔案歸檔管理也就更加重要，特別是在信息化發(fā)展的今天。轉(zhuǎn)變電力檔案歸檔方法和管理效果是企業(yè)檔案管理發(fā)展的趨勢(shì)[1]。”對(duì)于電力企業(yè)而言，其工作獨(dú)具特殊性與復(fù)雜性，往往需要大量的檔案信息提供借鑒幫助，如果再?zèng)]有進(jìn)行及時(shí)的歸檔，就會(huì)導(dǎo)致檔案缺少完整性，而檔案得不到妥善的保存保管，可能會(huì)出現(xiàn)破損、殘缺，甚至丟失，這都不利于今后基建項(xiàng)目建設(shè)工作的展開(kāi)，因此，檔案歸檔是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)，是發(fā)展電力基建項(xiàng)目建設(shè)的必行之舉。

2 電力基建項(xiàng)目檔案歸檔難度根源

2.1 認(rèn)識(shí)程度不足

目前，我國(guó)大部分的電力企業(yè)對(duì)于實(shí)際供電工作十分重視，然而對(duì)于行政管理工作卻往往沒(méi)有嚴(yán)肅對(duì)待，這些電力企業(yè)常常將檔案管理工作視為基建項(xiàng)目建設(shè)中最微不足道的一個(gè)環(huán)節(jié)，繼而忽略了檔案在基建項(xiàng)目建設(shè)中的重要作用。由于缺少了對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)，所以很多電力企業(yè)在檔案管理方面做得并不到位，檔案管理人員也缺少對(duì)檔案的分類(lèi)、檢查、追回等管理行為，導(dǎo)致很多檔案在借出后并沒(méi)有及時(shí)歸檔，或在歸檔時(shí)出現(xiàn)了嚴(yán)重的破損、毀壞、質(zhì)量不佳等現(xiàn)象，而管理人員并未就此進(jìn)行處理；還有的檔案在歸還后就被隨意地收入柜中，并沒(méi)有根據(jù)其作用、性質(zhì)、內(nèi)容等進(jìn)行嚴(yán)格分類(lèi)，這不僅不利于檔案的再次應(yīng)用，更不利于檔案的保管。

2.2 基建項(xiàng)目檔案管理部門(mén)人員配置不足

由于缺少對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，所以很多電力企業(yè)對(duì)于檔案管理人員的選拔任用并不在意，以至于直接調(diào)派其他部門(mén)的工作人員兼而管之，這就意味著大部分的檔案管理人員根本不具備專(zhuān)業(yè)的檔案管理理論知識(shí)和能力，從技術(shù)上來(lái)看不能有效地、合理地對(duì)檔案做出管理。另一方面，其既要完成檔案管理工作，又要完成自身的工作任務(wù)，導(dǎo)致檔案工作缺少規(guī)范性。檔案工作看似簡(jiǎn)單，實(shí)際上工作量極大，且十分復(fù)雜，因此在操作時(shí)需要秉持細(xì)致、謹(jǐn)慎、專(zhuān)一的工作態(tài)度，否則將難以完成檔案資料的收編整理。

2.3 檔案管理過(guò)程中缺少檢查工作

“電力基建檔案是對(duì)電力基建項(xiàng)目工程的全面真實(shí)的記錄，是整個(gè)電力基建項(xiàng)目的基礎(chǔ)工作，具有非常重要的作用[2]。”因此，電力企業(yè)應(yīng)保障電力基建檔案質(zhì)量好、完整度高、有效性強(qiáng)，才能確保基建檔案在今后的工作中能夠發(fā)揮出其所具有的巨大價(jià)值。然而，我國(guó)電力基建檔案歸檔管理工作在落實(shí)的過(guò)程中存在諸多不足，尤其缺少必要的檢查步驟，這就導(dǎo)致很多歸檔的檔案規(guī)范性不強(qiáng)，質(zhì)量不高，甚至信息內(nèi)容不完整。比如一些合同文件沒(méi)有注明明確的協(xié)議日期，或者將工程名稱(chēng)標(biāo)錯(cuò)，這些問(wèn)題會(huì)給后續(xù)工作帶來(lái)極其嚴(yán)重的負(fù)面影響。所以，沒(méi)有進(jìn)行充分檢查，勢(shì)必會(huì)令檔案歸檔工作變得十分艱難。

2.4 參建人員流動(dòng)性強(qiáng)

由于電力基建項(xiàng)目建設(shè)的內(nèi)容比較繁雜，因此涉及到的工作人員十分多，且這些工作人員的流動(dòng)性非常強(qiáng)，就導(dǎo)致檔案也經(jīng)常發(fā)生不定期的流動(dòng)應(yīng)用，這就給檔案的歸檔保管帶來(lái)了巨大的難度。如果是紙質(zhì)檔案，長(zhǎng)期離開(kāi)檔案人員的妥善管理可能會(huì)出現(xiàn)破損現(xiàn)象，如果出現(xiàn)丟失情況，則嚴(yán)重影響檔案的完整度。即使沒(méi)有發(fā)生破損、丟失等問(wèn)題，也容易導(dǎo)致紙質(zhì)檔案的清潔度受影響，所以當(dāng)有些檔案需要經(jīng)由多人手中時(shí)，必須加強(qiáng)檢查、備份工作的落實(shí)，否則就會(huì)給檔案造成巨大損失。

3 加強(qiáng)電力基建項(xiàng)目檔案歸檔工作的對(duì)策

3.1 提高檔案管理人員的意識(shí)、素質(zhì)

電力基建項(xiàng)目檔案對(duì)于電力事業(yè)的發(fā)展具有舉足輕重的意義，電力企業(yè)必須明確認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，繼而才能采取積極的應(yīng)對(duì)策略來(lái)加強(qiáng)完善電力基建項(xiàng)目的檔案管理工作。因此，電力企業(yè)應(yīng)首先令檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的重要性有著深刻的了解認(rèn)知，這樣有利于管理人員提高自身的責(zé)任意識(shí)，只有在工作中態(tài)度積極、認(rèn)真、細(xì)致，才能確保檔案歸檔管理工作不會(huì)出現(xiàn)疏漏。另一方面，檔案管理人員要不斷加強(qiáng)自我素質(zhì)的提高完善，積極參加企業(yè)組織的培訓(xùn)活動(dòng)，以期能夠更好地處理檔案歸檔問(wèn)題，以專(zhuān)業(yè)化、系統(tǒng)化的檔案管理水平改善當(dāng)前的檔案歸檔現(xiàn)狀。

3.2 加強(qiáng)人員配備，提高分工合理性

目前，由于很多電力企業(yè)缺少對(duì)檔案管理的重視程度以及專(zhuān)業(yè)型人才不足的緣故，導(dǎo)致在基建項(xiàng)目檔案管理方面配備的人員較少，這給檔案歸檔帶來(lái)了極大的不便。因此，企業(yè)應(yīng)進(jìn)一步增加人員配備，加大在檔案管理方面的投入力度，積極吸納專(zhuān)業(yè)型人才，使其迅速融入檔案管理工作中，并進(jìn)行合理化分工，只有分工明確，各自的職責(zé)內(nèi)容清晰，管理人員才能更加有條不紊地展開(kāi)工作，提高管理效率與質(zhì)量。

3.3 做好歸檔檢查和自查工作

檔案歸檔過(guò)程中，如果沒(méi)有進(jìn)行充分的、全面的、細(xì)致的檢查，就等于放任錯(cuò)誤、疏漏的存在，而任何一個(gè)微小的差錯(cuò)都有可能給后續(xù)工作帶來(lái)巨大的損失。因此，檔案管理人員應(yīng)明確認(rèn)識(shí)到檢查管理的重要性，而工作人員也應(yīng)明確意識(shí)到自身的檢查義務(wù)。只有經(jīng)過(guò)這兩道檢查工序，才能保證檔案的質(zhì)量與完整度。因此在檔案進(jìn)行歸檔之前，工作人員要先對(duì)檔案進(jìn)行問(wèn)題排查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)歸檔檔案中存在的漏洞與疏忽，并立刻處理修正，提高檔案質(zhì)量，在交由檔案管理人員后，管理人員也應(yīng)及時(shí)進(jìn)行檢查、驗(yàn)收等工作，從整理、組卷到編排等都建立在嚴(yán)格檢查的基礎(chǔ)上；與此同時(shí)，加強(qiáng)與基建部門(mén)的溝通聯(lián)系，了解實(shí)際情況，積極主動(dòng)地提高檔案的規(guī)范性和有效性。

3.4 落實(shí)監(jiān)督管理工作

為了防止檔案管理部門(mén)出現(xiàn)紕漏，或者態(tài)度意識(shí)不端正的情況，電力企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理部門(mén)的監(jiān)督管理力度，通過(guò)采取獎(jiǎng)懲手段與評(píng)價(jià)機(jī)制對(duì)管理人員的行為進(jìn)行審核考察，一旦發(fā)現(xiàn)其出現(xiàn)了涂改檔案或破壞檔案的舉動(dòng)，要及時(shí)進(jìn)行處理，如果檔案管理人員在歸檔過(guò)程中不夠嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致，導(dǎo)致檔案質(zhì)量不佳等情況，監(jiān)督人員要將此納入崗位績(jī)效中，只有這樣，才能有效刺激檔案管理人員的工作積極性，使其明確自身責(zé)任，端正自身態(tài)度，確保基建檔案管理工作的有效。

3.5 提高檔案管理技術(shù)水平

“隨著信息化的迅猛發(fā)展，近年來(lái)電子文件與電子檔案大量產(chǎn)生并廣泛應(yīng)用[3]。”電子檔案的出現(xiàn)與應(yīng)用有效地彌補(bǔ)了紙質(zhì)檔案的不足，提高了檔案的應(yīng)用效率與應(yīng)用性，便于讀取、儲(chǔ)存、發(fā)送，因此電力企業(yè)應(yīng)積極吸納計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，促進(jìn)電子檔案的應(yīng)用進(jìn)程，利用電子檔案進(jìn)行備份，以確保檔案的完整性。同時(shí)，利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的強(qiáng)大信息數(shù)據(jù)分析、處理、檢索能力，進(jìn)一步排查檔案中的問(wèn)題與疏漏，保障檔案的質(zhì)量。計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用不僅能夠節(jié)省人力資源，還可以延長(zhǎng)檔案的儲(chǔ)存壽命，對(duì)于電力企業(yè)而言，具有積極的參考作用。因此，提高檔案管理的技術(shù)水平，是解決檔案歸檔問(wèn)題的有效途徑。

4 結(jié)語(yǔ)

在電力基建項(xiàng)目施工過(guò)程中，由于檔案管理涉及單位多、人員多、程序多，且整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)周期普遍較長(zhǎng)，施工工藝復(fù)雜，所以基建項(xiàng)目檔案的歸檔一直存在許多問(wèn)題。這些問(wèn)題如果得不到妥善的、有效的改善，就會(huì)導(dǎo)致檔案無(wú)法在今后的參閱中起到良好的參考作用，甚至?xí)绊懙胶罄m(xù)的工作。因此，電力企業(yè)必須采取多方措施，令檔案管理部門(mén)充分發(fā)揮效用，加強(qiáng)檔案歸檔工作，保障基建檔案質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

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