高校影像檔案信息化的管理與應用

林敏

隨著社會的發展以及科技的進步，我國很多高校在影像檔案管理中存在的問題逐漸暴露出來，例如管理意識薄弱，管理方式落后、管理人員素質偏低等，這些問題如若得不到有效解決，高校的檔案管理水平很難提升。而怎樣才能夠擺脫這些問題的困擾，筆者認為，必須分析清楚高校影像檔案信息化管理與應用的重要意義，并針對管理中存在的問題采取科學有效的措施，從而加強高校影像檔案信息化管理的水平。筆者將結合自身的工作經驗，針對高校影像檔案的信息化管理與應用這一問題在下文中展開論述。

1.高校影像檔案的概念

所謂高校影像檔案指的是高等學校在招生、教學、科研以及管理等行為中形成的，對于學校、師生以及社會具有保存價值的，以光盤、電腦文件等作為載體的影像資料。高校的影像檔案不僅記錄了學校師生、員工的精彩活動，反映了其德、能、勤、績等諸多方面，同時也是高校最基本職能活動的反映，可以說高校影像檔案是其發展歷程中最為權威的信息庫。所以，加強對高校影像檔案資料的應用，發揮出其應有的作用，成為高校影像檔案管理工作信息化、數字化的必然趨勢，為高等學校數字化進程的發展奠定堅實的基礎。

2.高校影像檔案管理與應用中存在的問題

2.1影像檔案管理方式落后

通過筆者對高校影像檔案相關信息展開調查發現，高校檔案室影像資料的數量正在急劇增加，而且這一增長幅度正在呈現上升之勢。自上世紀九十年代以來，隨著計算機技術以及各種數碼設備的發展和普及，影像檔案館藏量的增長呈現井噴之勢。然而，面對這一迅猛的增長勢頭，很多高校在檔案管理中仍然以手工管理為主，雖然部分高校在影像檔案管理中利用了計算機，但是其作用也僅僅局限于簡單檢索和查詢功能，并沒有形成真正的電子影像立體化檔案管理方式，也就無法從本質上摒棄傳統檔案管理中存在的安全性低、速度慢等缺點。此外，伴隨著信息技術的迅猛發展，出現了很多電子影像檔案，使得影像檔案管理工作的難度大大提升，同時也在一定程度上提升了管理人員的工作強度。此時，如果繼續沿用傳統的檔案管理方式，勢必會導致檢索速度低、安全性差等問題。此外，由于影響檔案資料有相當一部分使用光盤存儲，如果防護措施不到位，很容易使資料受損而無法查閱。

2.2影像檔案管理意識不強

以往在高校的影像檔案管理中，上至學校領導，下至學校員工以及師生，都認為高校的發展重點應該是科研與教學，對影像檔案的管理不夠重視，把該工作完全推到檔案管理部門，而其他部門的配合程度不高。這就使得很多重要的影像檔案資料無法得到及時歸檔保存，形成積壓，久而久之，勢必使得很多資料丟失，影像檔案資料的完整性無法得到有效保障。

2.3影像檔案管理人員素質偏低

高校專門從事影像檔案管理工作的人員，多為學校的老職工，年齡結構偏大，真正擁有全日制檔案管理專業畢業人才的寥寥無幾，真正能夠掌握現代化信息管理技術而且精通檔案管理工作的應用型人才非常匱乏。所以，高校檔案人員的素質有待提升，不僅需要做好自身的本職工作，還應該努力學習新技術，滿足影像檔案信息化管理的要求。

3.高校影像檔案信息化管理與應用的意義

3.1有效保護檔案原始資料，提升經濟效益

無紙化辦公時代已經隨著計算機技術的普及而到來，通過把原始的光盤形式的影像檔案轉換為計算機存儲的形式，和原有光盤影像檔案一道，構成檔案信息資料庫，豐富影像檔案資料的形式，提升影像資料的安全性。隨著影像檔案利用次數的增多，光盤中的信息難免會有磨損，通過將其轉換為計算機電子文件的形式，能夠有效避免影像資料的丟失與破壞，大大提升了檔案的使用期限。所以，高校影像檔案信息化的管理及應用，不僅節約了存儲空間，而且也避免了由于資料的復制而浪費人力、財力的現象，為學校的檔案管理工作節約了大量的資金，有利于經濟效益的提升。

3.2能夠改善檔案存儲方式，有利于工作效率的提升

高校影像檔案進入信息化管理與應用的時代，高校的檔案管理人員能夠從以往復雜的管理工作中得以解放，摒棄傳統手工整理、搜集影像檔案資料的落后工作方式，能夠有效推動檔案工作的實時化與自動化的實現，在一定程度上提升了工作效率。此外，在高校影像檔案信息化管理和應用中，工作人員搜集與整理檔案更加便捷，同時也使得檔案管理的服務功能得以體現。

3.3有利于檔案利用率的提升，促進資源共享

對于高校的影像檔案，前文已經有所提及，不僅能夠對高校發展過程中所有精彩行為予以記錄，而且最為關鍵的在于，通過對影像檔案信息的開發與利用，能夠為高校提供服務。通過影像檔案信息化管理的實現，將網絡管理系統中查詢手段以及檔案信息存儲功能有效發揮出來，有效改變了以往將光盤作為唯一影像檔案載體的存儲形式，使得檔案在搜集、整理以及查閱等環節的效率大大提升，將資源共享變成了現實。注意到如今高校普遍推行的數字化校園建設，將影像檔案存儲在網絡空間中，在校園網中進行用戶授權，提升檔案的利用率，同時也大大降低了管理人員的工作量，實現了影像檔案資源的共享。

4.對高校影像檔案信息化管理與應用的建議

應該正確認識高校影像檔案信息化管理與應用不僅屬于檔案管理工作的范疇，更是高校整體建設的一個重要環節。如今，我國高校的影像檔案信息化管理及應用進程普遍落后于高校的信息化速度，高校的辦公自動化系統并無法真正做到徹底與影像檔案信息化兼容。筆者結合上文中提到的高校影像檔案信息化管理與應用中存在的問題，提出了有針對性地改進建議。

4.1加強系統完善，提升管理效率

影像檔案的信息化管理與應用屬于系統性工程，具有一定的復雜性，必須要有現代化技術作保障，才能夠實現對傳統人工管理方式的替代[4]。可以通過現代電子數碼設備對影像資料進行采集，并對檔案資料進行初步處理，然后采用下載備份等方式，通過計算機的作用對龐大的影像資料進行整合，對檔案查詢系統進行完善。在現代化設備及技術的應用中，影像檔案管理的效率大大提升。

4.2不斷完善各項規章制度，提升重視程度

對于高校的影像檔案信息化而言，體現了檔案管理工作以及時代發展的需求，同時還是體現檔案服務屬性的需求。所以，必須對其提高重視，包括學校領導、員工以及師生等，以管理規章制度的形式來做保障，提升管理力度，使得高校的影像檔案的信息化管理與應用具有制度保障。并和國家關于檔案管理的法規與密級要求緊密結合，使得檔案管理制度向著科學化方向發展。此外，應該努力維護好網絡安全，確保影像檔案資料的安全性。

4.3提升數據安全，增加安全防護措施

在以往的以光盤存儲為主要形式的影像檔案管理中，雖然保密性較高，也有利于檔案管理人員的使用。然而，能夠利用的范圍較小，而且封閉性強，影像檔案的復制、查詢都不方便，而且多次使用后，對于影像檔案的破壞較大。數字信息化影像檔案的操作簡便，存儲空間相對不大，而且服務范圍廣，便于檔案需求者的利用。然而，數字信息的讀取需要以現代化軟硬件設備做依托，這就導致了數據被盜取、篡改的可能性上升，如果不采取有效措施，勢必不利于影像檔案信息的長期安全管理。

針對影像檔案信息化中存在病毒攻擊的可能性，必須預先采取措施，做好檔案資料的備份以及病毒防護工作，將各種潛在的威脅消除[5]。從實際需求出發，對高校影像數據進行隔離或者共享，全面減小數字檔案對于設備的依賴程度。在計算機系統安全以及軟硬件配置工作中，綜合運用多級權限以及密碼管理等多種安全控制方式，對信息的采集、使用與維護電腦等多環節各自的權限進行界定，采用多種現代化防護手段，例如身份識別、數據恢復等，提升數字檔案的保密性、完整性以及可利用性。此外，注重加密防護技術的應用，有效避免影響檔案在使用和管理中被盜取、篡改以及丟失。

4.4提升信息服務意識，加強團隊建設

正如前文所述，檔案的信息化管理與應用屬于一項系統的工程，具有長期性與復雜性，高校的影像檔案也是如此。為此，必須組建專業化的管理團隊，提升對于檔案管理人員的要求，使他們不僅具備影像檔案資料的搜集與整理能力，還應該掌握良好的分析與研究能力。首先，從現代化技術要求出發，充分結合本校影像檔案管理的現狀，根據檔案管理人員的崗位要求、層次等，對其開展有計劃、有針對性的職業教育，科學優化人員結構。定期組織影像檔案管理人員進行業務技能訓練，不斷提升培訓力度，培養出影像檔案管理人員在信息識別、影像信息處理等方面的能力，充分提升他們對于自身工作的積極性，確保他們能夠充分運用數字化加工與管理、信息化系統開發和維護等方面的技能。其次，從檔案管理工作的本質出發，組建起一支專業化的影像檔案信息化管理與應用隊伍，盡可能擴大影像檔案收集范圍，力爭檔案管理的各環節都能夠符合檔案管理的規章制度要求。豐富檔案服務方式，提供多樣化咨詢服務，不斷提升高校影像檔案管理部門的服務意識，為高效的發展提供強大的支撐力。

（作者單位：揚州大學檔案館）