淺談如何實現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化

羅春梅

摘要：當(dāng)前是信息化時代，各行各業(yè)的發(fā)展中都意識到了引入先進技術(shù)的重要性，而檔案管理工作也應(yīng)如此，使檔案管理工作實現(xiàn)現(xiàn)代化是當(dāng)今時代背景下檔案管理工作未來的主要發(fā)展方向，筆者對此問題進行了分析，而后針對檔案管理現(xiàn)代化的方式這一問題提出了切合實際的建議，以下為詳述。

關(guān)鍵詞：檔案管理工作；現(xiàn)代化

檔案記錄和存儲是生產(chǎn)活動成果以及科學(xué)技術(shù)理論知識等涵蓋多種內(nèi)容的科技文件，也是實現(xiàn)科技成果和知識創(chuàng)造實現(xiàn)轉(zhuǎn)化的的重要資源類型，這些文件類型都具備極強的經(jīng)濟效益和重復(fù)利用價值。在當(dāng)前的信息時代背景下，知識經(jīng)濟不斷的對各行各業(yè)實現(xiàn)著改革，諸多的現(xiàn)代化設(shè)備涌入到行業(yè)發(fā)展中，而檔案管理環(huán)節(jié)亦是如此，傳統(tǒng)的檔案管理模式不僅會需要大量的人力勞動，同時還會遇到很多阻礙性問題，比如，檔案記錄誤差、檔案文件丟失以及記錄工作不及時等等，這些問題都會給檔案工作的落實形成阻礙，所以，檔案管理工作的現(xiàn)代化模式已經(jīng)成為檔案管理未來的發(fā)展趨向，筆者基于如何實現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化這一問題進行了探討。

一、構(gòu)建檔案管理機制，體現(xiàn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化

檔案管理工作的落實過程中，應(yīng)當(dāng)本著“依法管理檔案、夯實基礎(chǔ)、積極創(chuàng)新、管理模式改革”這幾個原則，逐步構(gòu)建一個極為系統(tǒng)化的檔案機構(gòu)或是專業(yè)部門，在工作實踐中，積極健全檔案管理機制中的內(nèi)容，促使檔案管理工作更具規(guī)范化和科學(xué)化。

（一）構(gòu)建完善的檔案工作管理機制。結(jié)合檔案管理工作需要，應(yīng)當(dāng)在工作實踐中，構(gòu)建完善的檔案文件登記、保密管理以及檔調(diào)檔查閱等環(huán)節(jié)，對每一個環(huán)節(jié)的程序予以規(guī)范，對業(yè)務(wù)工作程序進行完善，嚴(yán)格督促部門人們做好檔案管理工作，對檔案材料予以歸檔、搜集和記錄[1]。

（二）構(gòu)建完善的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化機制。檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)涉及內(nèi)容較為豐富，結(jié)合其本身的性質(zhì)來規(guī)劃，可以將其分為三個層面，其一，檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，其二，檔案管理工作基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，其三，檔案管理工作方法標(biāo)準(zhǔn)，要想使檔案管理的現(xiàn)代化和科學(xué)化，就應(yīng)當(dāng)參照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，逐步構(gòu)建一個完善的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化體系，最終提高整體的檔案管理水平[2]。

（三）構(gòu)建科學(xué)的檔案管理模式。建設(shè)基層信息系統(tǒng)，其中涵蓋著審核、上報、采集、錄入以及反饋等內(nèi)容，使檔案管理更具統(tǒng)籌性，并體現(xiàn)出檔案管理工作的規(guī)范化特征，在此過程中，還應(yīng)當(dāng)對檔案盒、檔案封面和以及檔案樁定方式等予以統(tǒng)一化和規(guī)范化。

二、建設(shè)數(shù)字化的管理平臺，提高檔案管理工作水平

檔案管理工作的落實一定要順應(yīng)時代的發(fā)展趨勢，符合信息化發(fā)展的需求，加快信息化建設(shè)腳步，對傳統(tǒng)的檔案管理模式予以改革和創(chuàng)新，不斷地體現(xiàn)出數(shù)字化特征，最終極大的提高檔案管理工作水準(zhǔn)。

（一）強化檔案管理工作的數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。要想促使當(dāng)前的檔案管理更具現(xiàn)代化特征，首先就要為工作人員提供現(xiàn)代化科技成果，檔案管理工作過程中，應(yīng)當(dāng)本著“網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、自動化”的原則，通過數(shù)字化帶動戰(zhàn)略，強化檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)力度，構(gòu)建電子文件中心和應(yīng)用平臺，凸顯檔案管理的數(shù)字化特征[3]。

（二）融入數(shù)字化信息理念。應(yīng)當(dāng)重視數(shù)字化信息技術(shù)的應(yīng)用，其中涵蓋著全文檢索、數(shù)字水印、條形碼、信息平臺、元數(shù)字管理以及流媒體等內(nèi)容，通過數(shù)字化管理技術(shù)平臺，實現(xiàn)檔案管理工作，最終極大的 提高檔案管理效率。

（三）強化檔案管理的數(shù)字化建設(shè)。在進行檔案管理工作的過程中，要充分發(fā)揮檔案信息網(wǎng)的應(yīng)用優(yōu)勢，本著安全、及時以及有效的原則，通過網(wǎng)頁文件編制方式，對電子檔案進行編輯和管理，促使檔案信息整理、檢索、保管、采集、存儲和保管等，從檔案產(chǎn)生到利用的過程中，都會便于檔案資料的后期應(yīng)用和檢索。

三、增強檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，促使檔案管理規(guī)范化

檔案管理工作屬于一項極具系統(tǒng)化和科學(xué)性的工作內(nèi)容，檔案管理人員綜合素質(zhì)的高與低，可以直接給檔案管理工作質(zhì)量帶來影響，現(xiàn)階段的檔案管理對于檔案管理工作人員的專業(yè)技能和理論知識統(tǒng)籌能力具有較高的要求，因此，相關(guān)的檔案管理人員需要強化自身的綜合素質(zhì)，提升檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)專業(yè)和職責(zé)意識，凸顯檔案管理工作的現(xiàn)代化特征。

其一，重點關(guān)注檔案管理工作落實的重要性，對檔案管理工作人員進行培養(yǎng)和教育，可以通過組建培訓(xùn)班的形式，以此為基礎(chǔ)，增強檔案管理人員的專業(yè)水準(zhǔn)，對各類檔案管理程序予以規(guī)范化，促使檔案管理人員明確自身的價值和所處地位，將自身的優(yōu)勢體現(xiàn)出來，使檔案管理體制建設(shè)、歸檔范圍以及資料匯總的標(biāo)準(zhǔn)更為科學(xué)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平[4]。

其二，檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)結(jié)合實際的檔案管理工作需求，對檔案管理中的內(nèi)容進行總結(jié)和歸納，對發(fā)展理念予以更新，對工作思路予以創(chuàng)新和改革，促使檔案管理水平實現(xiàn)新突破。

不僅如此，相關(guān)的檔案管理工作人員還應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身的工作范圍和任務(wù)，積極將創(chuàng)新思維融入其中，樹立正確的道德意識，在工作實踐中努力總結(jié)經(jīng)驗，不斷的完善自我，拓展自身的知識層次和技能掌握能力，相應(yīng)的增強專業(yè)水平，為檔案管理的現(xiàn)代化目標(biāo)奠定堅實的基礎(chǔ)。

綜上所述，二十一世紀(jì)是信息化和數(shù)字化的時代，在此時代發(fā)展背景下，各行各業(yè)若想使自身的發(fā)展水平提升一個層次，就要順應(yīng)時代的發(fā)展趨勢，令自身的發(fā)展趨勢體現(xiàn)出現(xiàn)代化的特色，而檔案管理工作也應(yīng)如此，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，凸顯數(shù)字化和信息化的特征，提高管理人員的綜合素質(zhì)，樹立正確的職業(yè)道德精神，融入創(chuàng)新思維，通過自學(xué)的方式，拓展視野，學(xué)習(xí)檔案管理技能，更能符合檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展需求，極大的推動我國檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

參考文獻：

[1] 王希元.中等教育學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題及對策[J].檔案與建設(shè)，2011，69（7）：72-73.

[2] 張長河.檔案管理原理在檔案管理現(xiàn)代化中應(yīng)用的分析[J].蘭臺世界，2013，47（20）：53-54.

[3] 王艷.做好新時期檔案管理提升檔案現(xiàn)代化水平[J].華章，2011，58（11）：250.

[4] 張金來.檔案現(xiàn)代化管理中的基礎(chǔ)工作[J].中國管理信息化，2016，19（16）：173-174.

（作者單位：新疆廣電局2041臺）