淺談如何實現檔案管理工作現代化

羅春梅

摘要：當前是信息化時代，各行各業的發展中都意識到了引入先進技術的重要性，而檔案管理工作也應如此，使檔案管理工作實現現代化是當今時代背景下檔案管理工作未來的主要發展方向，筆者對此問題進行了分析，而后針對檔案管理現代化的方式這一問題提出了切合實際的建議，以下為詳述。

關鍵詞：檔案管理工作；現代化

檔案記錄和存儲是生產活動成果以及科學技術理論知識等涵蓋多種內容的科技文件，也是實現科技成果和知識創造實現轉化的的重要資源類型，這些文件類型都具備極強的經濟效益和重復利用價值。在當前的信息時代背景下，知識經濟不斷的對各行各業實現著改革，諸多的現代化設備涌入到行業發展中，而檔案管理環節亦是如此，傳統的檔案管理模式不僅會需要大量的人力勞動，同時還會遇到很多阻礙性問題，比如，檔案記錄誤差、檔案文件丟失以及記錄工作不及時等等，這些問題都會給檔案工作的落實形成阻礙，所以，檔案管理工作的現代化模式已經成為檔案管理未來的發展趨向，筆者基于如何實現檔案管理工作現代化這一問題進行了探討。

一、構建檔案管理機制，體現檔案管理工作的標準化

檔案管理工作的落實過程中，應當本著“依法管理檔案、夯實基礎、積極創新、管理模式改革”這幾個原則，逐步構建一個極為系統化的檔案機構或是專業部門，在工作實踐中，積極健全檔案管理機制中的內容，促使檔案管理工作更具規范化和科學化。

（一）構建完善的檔案工作管理機制。結合檔案管理工作需要，應當在工作實踐中，構建完善的檔案文件登記、保密管理以及檔調檔查閱等環節，對每一個環節的程序予以規范，對業務工作程序進行完善，嚴格督促部門人們做好檔案管理工作，對檔案材料予以歸檔、搜集和記錄[1]。

（二）構建完善的檔案工作標準化機制。檔案管理工作標準涉及內容較為豐富，結合其本身的性質來規劃，可以將其分為三個層面，其一，檔案管理現代化建設標準，其二，檔案管理工作基礎標準，其三，檔案管理工作方法標準，要想使檔案管理的現代化和科學化，就應當參照檔案管理的相關規定，逐步構建一個完善的檔案管理標準化體系，最終提高整體的檔案管理水平[2]。

（三）構建科學的檔案管理模式。建設基層信息系統，其中涵蓋著審核、上報、采集、錄入以及反饋等內容，使檔案管理更具統籌性，并體現出檔案管理工作的規范化特征，在此過程中，還應當對檔案盒、檔案封面和以及檔案樁定方式等予以統一化和規范化。

二、建設數字化的管理平臺，提高檔案管理工作水平

檔案管理工作的落實一定要順應時代的發展趨勢，符合信息化發展的需求，加快信息化建設腳步，對傳統的檔案管理模式予以改革和創新，不斷地體現出數字化特征，最終極大的提高檔案管理工作水準。

（一）強化檔案管理工作的數字化基礎設施建設。要想促使當前的檔案管理更具現代化特征，首先就要為工作人員提供現代化科技成果，檔案管理工作過程中，應當本著“網絡化、數字化、自動化”的原則，通過數字化帶動戰略，強化檔案數據庫建設力度，構建電子文件中心和應用平臺，凸顯檔案管理的數字化特征[3]。

（二）融入數字化信息理念。應當重視數字化信息技術的應用，其中涵蓋著全文檢索、數字水印、條形碼、信息平臺、元數字管理以及流媒體等內容，通過數字化管理技術平臺，實現檔案管理工作，最終極大的 提高檔案管理效率。

（三）強化檔案管理的數字化建設。在進行檔案管理工作的過程中，要充分發揮檔案信息網的應用優勢，本著安全、及時以及有效的原則，通過網頁文件編制方式，對電子檔案進行編輯和管理，促使檔案信息整理、檢索、保管、采集、存儲和保管等，從檔案產生到利用的過程中，都會便于檔案資料的后期應用和檢索。

三、增強檔案管理工作人員的綜合素質，促使檔案管理規范化

檔案管理工作屬于一項極具系統化和科學性的工作內容，檔案管理人員綜合素質的高與低，可以直接給檔案管理工作質量帶來影響，現階段的檔案管理對于檔案管理工作人員的專業技能和理論知識統籌能力具有較高的要求，因此，相關的檔案管理人員需要強化自身的綜合素質，提升檔案管理工作人員的業務專業和職責意識，凸顯檔案管理工作的現代化特征。

其一，重點關注檔案管理工作落實的重要性，對檔案管理工作人員進行培養和教育，可以通過組建培訓班的形式，以此為基礎，增強檔案管理人員的專業水準，對各類檔案管理程序予以規范化，促使檔案管理人員明確自身的價值和所處地位，將自身的優勢體現出來，使檔案管理體制建設、歸檔范圍以及資料匯總的標準更為科學，提高檔案管理人員的業務水平[4]。

其二，檔案管理工作人員應當結合實際的檔案管理工作需求，對檔案管理中的內容進行總結和歸納，對發展理念予以更新，對工作思路予以創新和改革，促使檔案管理水平實現新突破。

不僅如此，相關的檔案管理工作人員還應當結合自身的工作范圍和任務，積極將創新思維融入其中，樹立正確的道德意識，在工作實踐中努力總結經驗，不斷的完善自我，拓展自身的知識層次和技能掌握能力，相應的增強專業水平，為檔案管理的現代化目標奠定堅實的基礎。

綜上所述，二十一世紀是信息化和數字化的時代，在此時代發展背景下，各行各業若想使自身的發展水平提升一個層次，就要順應時代的發展趨勢，令自身的發展趨勢體現出現代化的特色，而檔案管理工作也應如此，轉變傳統的檔案管理模式，凸顯數字化和信息化的特征，提高管理人員的綜合素質，樹立正確的職業道德精神，融入創新思維，通過自學的方式，拓展視野，學習檔案管理技能，更能符合檔案管理現代化的發展需求，極大的推動我國檔案管理事業的發展。

參考文獻：

[1] 王希元.中等教育學校檔案管理信息化建設中存在的問題及對策[J].檔案與建設，2011，69（7）：72-73.

[2] 張長河.檔案管理原理在檔案管理現代化中應用的分析[J].蘭臺世界，2013，47（20）：53-54.

[3] 王艷.做好新時期檔案管理提升檔案現代化水平[J].華章，2011，58（11）：250.

[4] 張金來.檔案現代化管理中的基礎工作[J].中國管理信息化，2016，19（16）：173-174.

（作者單位：新疆廣電局2041臺）