文書檔案管理工作中存在的問題及對策分析

李巍

摘要：文書檔案管理水平體現出單位的檔管理水平，關系到單位的發展，這就需要領導能夠正確、全面地認識到其價值，加強對管理工作的重視程度，實現檔案資料的完整性，體現其實用價值，提高文書檔案管理工作的質量。這就需要各單位能夠結合自身的實際情況，對文書檔案管理的需求，注重有效的文書檔案收集，不斷完善管理規章制度，為檔案管理人員提供培訓，提高他們的專業水平和綜合技能，在文書工作與檔案工作上實現有效的銜接，保證文書檔案能夠得到最大化的利用，讓單位能夠更好地發展。

關鍵詞：文書檔案；管理；問題；對策

中圖分類號：G275 文獻標識碼A

一、文書檔案管理重要性分析

文書檔案管理工作較為重要，主要因為文書檔案與各個部門之間產生密切聯系，只有提升文書檔案管理效率，才能為國家提供良好的歷史資料與文學資料，以便于相關部門系統的開展指導與監督工作，同時，相關管理人員做好文書檔案管理工作，有利于提升機關部門的工作效率，發揮群眾文化的作用，有利于機關檔案管理部門增強自身的工作效果，減少工作中存在的各類問題。

二、當前文書檔案管理中存在的主要問題分析

（一）重視程度不足。首先，當前一些單位中，對于文書檔案的重要性缺乏系統的認識。一些單位認為文書檔案管理就是簡單的整理文書檔案，而沒有從信息分類、建庫、歸納、提取的角度看待文書檔案管理問題。與之相對應的，文書檔案管理部門在單位中所處的地位較低，被管理層當作“后勤部門”看待，在人員配置和基礎設施配置方面也得不到應有的重視。其次，在專業技能訓練方面，由于重視程度不足，很多單位的文書檔案管理工作人員都是臨時補缺，入職前缺乏不要的專業技能訓練，入職后也沒有進行過有效地繼續教育。單位不愿向文書檔案管理部門投入教育經費進行人員培訓，客觀上導致很多工作人員對文書檔案的管理一知半解，認為“只要不丟失”便是工作合格。加之一些單位未能向文書檔案管理部門配置信息化設備，導致很多單位的文書檔案管理和查閱工作十分麻煩，嚴重阻礙了文書檔案的應用。

（二）人力資源力量不足。所謂人力資源力量不足體現在兩個方面，一是人員數量不足，不少單位未能給文書檔案管理部門配置足夠的工作人員，現有工作人員也多是兼職的形式負責文書檔案管理工作。有的單位由辦公室秘書兼職文書檔案管理，由于秘書本身需要負責單位的草擬文、傳發文，本職工作已經較為繁重，對于文件檔案管理自然缺乏主動性和積極性。二是人員素質不高。很多單位并未引進具有專業背景的文書檔案管理人員，現有的管理員多是從其他崗位調崗而來的，甚至有些單位講文書檔案管理部門作為“預備退休部門”，把一些臨近退休、離職的人員安排在文書檔案管理部門之中任職，這些人員素質參差不齊，對檔案管理缺乏系統的了解和認識，日常管理方式也存在很多漏洞，遺失、錯置文書檔案的事件頻發。

（三）文書工作和檔案工作間協作不足。文書管理與檔案管理應當是一個系統性的管理，二者之間關系密不可分，缺一不可。也只有將二者的管理銜接起來，才能真正發揮文書檔案在企事業單位管理中的作用。但在現實工作中，很多單位重視日常文書管理，卻忽視了檔案管理，對于文書檔案管理也多是不同部門分塊操作，未能形成一個統一的整體，一些單位制定的管理制度形同虛設，客觀上拉大了文書管理和檔案管理工作之間的差距。

三、加強和改進文書檔案管理的有效對策

（一）提高對文書檔案管理的重視程度。加強重視是提高文書檔案管理工作的前提。具體來說，應當從兩個方面加強重視。首先，單位的主要領導應當給予文書檔案管理工作應有的重視，為文書檔案管理部門配置必需的人員、設備、經費，確保文書檔案管理部門的正常運轉。將文書檔案管理工作納入到單位整體管理決策之中來。其次，作為文書檔案管理部門的工作人員，應當認識到自身工作崗位對于單位發展、運行的重要意義，更不能主動將自己“降格”為“后勤部門”，無論是單位的各種活動還是各類規章制度，文書檔案管理部門都應當積極主動的參與，嚴格有效的落實，

（二）提高文書檔案管理人員的整體素質。企事業單位的文書檔案管理工作有一套詳盡的規章制度和科學的評價體系，因而在人員配置方面，也應以規章制度和評價體系為配置標準，不斷提升文書檔案管理人員的整體素質。首先，應當聘用一些具有專業教育背景的文書檔案管理人才為專職工作人員，處理單位的文書檔案尤其是一些較為重要的文書檔案。二是重視文書檔案管理部門人員的入職培訓和在職教育工作。新入職文書檔案管理部門的人員必須接受入職培訓，了解基本的工作方法與工作程序，明白自己的崗位職責和日常任務，使其對自身的工作有必要的重視。在職工作人員必須定期接受在職教育，樹立主動學習新知識、新業務的意識和理念。尤其是信息化背景下做好文書檔案管理工作的必要技能，使其更好地完成今后的工作。

（三）加強各部門的互動，有序開展文書檔案工作。只有確保實現文書檔案的有效收集，才能最大化地對其進行利用，保證檔案的質量，這就需要各部門能夠加強彼此之間的互動，文書檔案管理人員需要主動地去了解每個部門的信息，能夠及時地掌握材料，讓文書檔案管理工作水平不斷提高。另外，文書檔案工作需要保證有秩序地開展，就需要滿足單位未來發展的需要，結合單位的發展方向和目標，保證為單位的決策提供有效的參考，實現文書檔案管理工作的現代化發展。

綜上，文書檔案管理工作內容涉及多個方面，包括文件的收集、整理、催辦、歸檔、利用等，這其中包含的內容非常多，只有保證文書檔案管理的水平才能讓單位更好地發展，因此需要對管理中的問題進行分析，并找出有效的解決策略。

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（作者單位：龍江縣便民熱線服務中心）