論現代網絡技術在人事檔案管理中的應用

高蕾

摘要：當今時代，計算機能夠幫助人事檔案管理人員在記錄、調配、工資、更新等管理方面提高效率、提高數據的準確性，為領導科學決策提供依據。

關鍵詞：人事；檔案管理；網絡技術；效率；數據；資源共享；節約成本

當今時代，計算機能夠幫助人事檔案管理人員在記錄、調配、工資、更新等管理方面提高效率、提高數據的準確性，為領導科學決策提供依據。我單位編制居多，更應加強計算機在人事檔案管理方面的應用，使計算機為人事檔案管理工作發揮更大作用。

一、計算機網絡技術在人事檔案管理工作中的作用

1.什么是計算機網絡技術

計算機網絡是指以能相互共享資源的方式互連起來的獨立計算機的集合。計算機網絡技術是通信技術與計算機技術相結合的產物。

計算機網絡在網絡操作系統和網絡管理軟件及通信協議的管理和協調下，實現資源共享和信息傳遞。資源共享指共享硬件、軟件和數據資源，信息傳遞指對共享數據資源集中處理及管理和維護。

計算機網絡技術的最大貢獻是實現了資源共享，如此便極大地提高了工作效率，促進了辦公自動化的發展，因此這個當前最活躍的高新技術，被廣泛應用于政府、機關、學校等不同部門。

2.什么是人事檔案管理

人事檔案管理就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。人事檔案是人事管理活動中形成的，記述和反映個人經歷和德才表現，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養、選拔和使用人員的工作活動中形成的，是個人經歷、學歷、社會關系、思想品德、業務能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄，是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實反映。

3.計算機網絡技術在人事檔案管理工作中的作用

（1）提高管理效率，單位人事檔案儲存著員工個人履歷、德能勤績、人事關系變動、工資、獎懲等重要信息，是日常工作中領導和相關部門需要經常查閱的材料。計算機網絡技術使這些信息共享變得輕松容易，增強了實時性、準確性，節省了時間，提高了管理工作效率。

（2）節約成本，人事信息屬性繁多，因性質不同而情況復雜程度不一。包括不同編制下的工資統計、編制歸屬情況、老干部情況統計等方面，其涉及的面之廣，數據量之大可想而知，若利用手工進行統計，將花費大量的人力、物力、財力等。多媒體信息網絡系統建立以后，我們就可以快速準確調取信息，信息一經錄入，便可以共享，而且利用專業輔助軟件還可自動生成審批表等材料，節省了成本。尤其是，利用計算機存儲的電子信息，使紙質稿檔案可以減少翻閱次數，從而降低了原稿的磨損度，進而降低成本。

（3）多媒體信息的擴充，信息可以分為文字、圖像、聲音、影視、動畫等多種形式，稱為多媒體信息。隨著時代科技的發展，多媒體技術日漸成熟。人事資料可以通過多媒體技術采集聲、像、視頻等方式進行擴充，使人事信息更加全面、直觀和生動，在深度和廣度上有了進一步拓寬。而計算機網絡技術則使多媒體信息的儲存、傳輸和處理成為了可能。

（4）減少失誤率，由于計算機具有運算速度快、存儲容量大、計算精度高的特點，在管理工作中使用計算機就可以減少許多由人工抄錄引起的失誤，使數據更加準確。

二、人事檔案管理工作已實現的網絡技術

隨著計算機的應用和普及，運用計算機網絡技術實現檔案管理現代化乃大勢所趨。應用計算機網絡的情況總結如下：

1.建立了基本信息查詢數據庫。只要輸入某種類別關鍵字，如“姓名”或“職務”等，就可以快速查閱到信息。

2.建立了材料接收登記數據庫。人事檔案材料原件的接收、登記、歸檔、日期、接手人等信息通過計算機錄入成為電子信息，使檔案接收管理工作有序有據。

3.建立了與上級管理部門關聯的網絡版數據庫。隨著網絡技術的發展與進步，上級人事管理部門統一了信息管理系統，便于信息的共享與交流，公文、郵件材料等更是通過網絡進行交互。

4.建立了人事檔案目錄數據庫.人事檔案原件的編號、存放柜號是查找該檔案的關鍵信息，我院將所有員工檔案按職稱分類存放，建立了以“姓名”和“職稱”為檢索關鍵字的數據庫，使查找人事檔案存放位置變得更為快捷。

三、需要解決的網絡技術問題

在人事檔案管理工作上實現了基本的存儲和查詢等操作技術，但仍有許多問題需要解決。

1.思想觀念較落后。隨著計算機網絡技術的發展，人事檔案管理工作由手工化轉為自動化、網絡化是必然趨勢。但往往由于檔案管理人員的思想觀念未發生轉變，仍固守于原有的手工化處理的習慣，使這項現代化進展緩慢。在管理工作中，墨守成規的思維方式決定了人仍像以往一樣手工處理問題，而想不到計算機的快捷，明明知道用電腦寫更快，但還是愿意手寫，以至于最后還要做重復工作。所以提高管理人員的素質，加快思想觀念的轉變很重要。

2.軟硬件建設跟不上。由于思想觀念的落后，導致經費投入不夠，進而導致設備不夠先進、管理人員的操作技術水平不受重視、技術培訓跟不上等問題是檔案管理現代化的阻礙。

3.資源無法實現更大范圍的共享。由于網絡技術應用水平的限制，人事檔案管理的信息共享僅限于人事部門與上級和同類部門之間，需進一步提高計算機網絡應用水平，開發網絡數據庫軟件，使信息資源實現更大范圍內的共享，使領導和廣大員工更易查詢到自己想要的信息。

總之，人事檔案管理是一項數據量大而繁瑣的工作，計算機網絡技術在人事檔案管理中的應用將會隨著科學技術的發展、管理者素質的提高越來越深入，信息資源也將得到越來越廣泛的共享和應用。

（作者單位：山東省濰坊市奎文區園林綠化管理處）