檔案局檔案管理工作的研究與探討

王彩玲

摘要：隨著經濟建設的快速發展，檔案管理工作越來越受到人們的廣泛關注。檔案從它的產生、發展、演變到現在，經歷了一個漫長的歷史過程，是人類記憶的傳承。檔案工作，作為保護人類文化遺產的事業，理應得到全社會的重視。因此，檔案局檔案管理工作與檔案局的發展息息相關。在檔案局檔案管理工作中存在檔案意識薄弱、管理滯后方面的問題，嚴重的影響了我國檔案局檔案管理工作的發展[1]。本文主針對現階段檔案局檔案管理存在的一些問題，借鑒國外檔案管理工作對我國的啟示，對我國檔案局檔案管理工作提出了一些建議和對策。

關鍵詞：檔案局；檔案；管理；研究

一、我國檔案局檔案管理存在的問題

（一）理解性差，認識達不到一定的高度

目前，許多人認為檔案管理工作沒有實質上的意義，它只是保管一類額工作，沒有多大的技術含量，認為只要保管好資料即可，只要需要的時候可以查詢的到員工的個人資料就可以了。對檔案局檔案管理工作覺悟性差，忽視了它在企業人力資源管理中的重要作用，造成人員、經費等情況沒有足夠的保障。

（二）檔案管理工作方式單一落后

在檔案管理工作中，并不是所有的企業都有一套完整而獨立的檔案管理軟件，很多檔案局還是依靠手工編輯和檢索來管理的，這種情況就很容易造成檔案歸檔的不及時以及資料遺漏、造成資料收集的不完整。

（三）多頭管理影響檔案局檔案的完整性

檔案局人員受到多頭的領導，由于人員在政府或企業不同工作崗位的流動，致使檔案局檔案的多頭管理跟不上員工移動的節奏，這樣就容易造成記錄收集的不完整，檔案局檔案管理的信息未隨著員工的流動而跟進記錄，影響檔案局檔案管理工作的進程。此外，隨著企業的破產、內部裁員、員工失業、再就業導致勞動管理部門、社會保險部門等無法及時的跟進信息，造成了管理工作的遺漏，比如“丟檔”“斷檔”等問題的出現，影響了檔案局檔案管理的完整性。

（四）管理檔案工作的人員緊張

我國檔案局檔案管理工作有著專業性、機密性等特點。需要專人去保管，但是在實際的操作中，檔案局管理人員編制不夠充足，政府對這方面的管理工作也不是太重視，很少去培養專業人員去從事檔案管理工作，認為沒有必要大費周章的培養這樣一個專業人才，大多數的檔案管理工作還停留在原始、粗放的工作層面、即“你送我裝”“你借我調”，毫無一絲技術含量可言。即使購買了檔案管理軟件，但是由于缺乏專業的技術人才，沒有充分的發揮大數據知識的應用，致使檔案管理工作仍處于初始階段。

（五）檔案管理傳遞方式不規范

目前我國檔案局檔案管理還存在著許多不規范的問題，比如傳遞問題尤為嚴重。人員的辭職、解除合同的時候，檔案局檔案資料并沒有隨著人員的移動而流入新的企業或工作單位。人員調動自己的檔案局檔案，不填轉遞單、不經過密封就讓員工自己拿走，就很容易造成資料的丟失、篡改。而且跟進記錄工作存在缺失，常常出現“檔在人不在”“人在檔不在”等現象，嚴重的影響了我國檔案局檔案管理工作的規范性。

（六）檔案材料的利用率比較低

檔案材料明顯存在著利用范圍狹窄的問題，大多數只是利用檔案資料去了解人員以往的成績、工作內容、個人業績等等。就好比是一張個人簡歷而已，真正的利用率還沒有提升上去，檔案材料還有更大的用處，隨著我國市場經濟的發展、檔案局改革的深入，對檔案局檔案的管理工作也要符合社會的需求，這就要求我們去擴大檔案資料的利用率，為企業提供人才創造良好的條件[2]。

二、檔案局檔案管理制度的開放性

在美國，檔案局檔案資料不僅對本人開放，而且還對個人、企業和被授權的機構開放。但是這些開放是有一定的條件的，必須向法院申請，待法院審核批準以后才可以以被授權人的身份進行查閱。并不是對所有人都開放的。美國公民非常重視自己的知情權，他們有權對自己的檔案資料進行查詢，如果發現錯誤的地方，可以提出質疑，可以向主管部門提出核實的請求，如果請求屬實，可以根據錯誤的地方提交一份澄清事實的備忘錄。對于我國來說，任何公民都是有知情權的，我們要合法保障公民的利益，原來模式的封閉性檔案管理顯然已經不適應新形式下的發展，所以我們的檔案管理工作要切實為人民服務，提供相對開放性以供人民查詢。

三、我國檔案局檔案管理的建設與對策

（一）健全檔案管理制度，規范化統一管理

檔案局檔案是員工真實信息的主要來源。關乎人員的個人前程，目前我國檔案局檔案管理還存在著很多的弊端，比如檔案遺失、篡改等問題，這就要求我們去完善我們的檔案管理制度，進行統一的管理。嚴格把關材料的歸檔、保管、傳遞，并制定明確的原則和基本的程序和注意事項。

（二）加強人員隊伍建設，實行專業化管理

培養專業高效的技術人才，提高檔案人員的工作素質和業務素質等等。及時的更新傳統的觀念，做材料的歸檔、保存、傳遞等工作確定基本的工作流程、工作原則和注意事項，實行高效、專業化的管理

（三）加強檔案局檔案的信息化建設

充分的利用大數據給我們帶來的快捷，檔案的信息化管理是目前檔案管理工作的重要任務。檔案管理人員要及時的錄入人員的基本信息，做到實時更新。并對檔案信息進行維護和更新。不斷的提高檔案局檔案的信息化水平和服務質量，提高檔案管理的快捷性。

四、結束語

檔案業務是檔案工作者利用科學的原則和方法管理檔案，為單位內部和外部服務的工作，是一個單位整體工作的組成部分，是維護單位歷史真實面貌的一項重要工作。隨著電力事業的快速發展，各單位意識逐步提高，檔案管理水平也日趨成熟。

參考文獻：

[1]趙小蘭.淺析檔案局檔案管理存在的問題及解決的措施[J].管理學研究，2011.

[2]黃雅君.檔案局檔案管理工作中的問題及分析[J].平頂山工學院學報，2014.13（1）.