企業財務檔案管理思考

溫光遠

[提要] 我國《會計法》中規定了財務檔案的分類和范圍，強調了企業財務檔案管理工作的重要性，要求企業不斷提高財務檔案管理水平。本文從企業財務檔案管理工作內容入手，著重分析了企業財務檔案管理工作存在的問題，并探索了企業財務檔案管理問題的對策。

關鍵詞：企業；財務檔案管理；問題；策略

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

收錄日期：2017年4月11日

在現代管理理念下，企業財務管理工作十分重視財務檔案的管理，并對財務檔案管理提出了更高的要求。但現階段，我國部分企業缺乏對財務檔案的重視，財務檔案管理工作相關要求并沒有真正落實到位，財務檔案管理效率不高。甚至有些企業財務檔案管理工作中存在著違法違規行為，嚴重影響企業財務管理工作效率的提升。在這種情況下，企業應加強重視財務檔案管理工作，積極探索財務檔案管理的科學策略。研究企業財務檔案管理工作問題不僅能夠提高企業財務檔案管理工作水平，而且對企業財務工作的開展有著直接的現實意義。

一、企業財務檔案管理工作的內容

（一）財務檔案的收集。接收財務檔案是企業財務檔案管理工作的起點，也是企業財務檔案管理的基礎環節。并且，企業財務檔案的接收會影響到后期的財務檔案管理工作。因此，企業應對規定財務檔案的接收程序和接收規范進行明確，確保企業財務檔案接收的有效性。另外，企業應積極搜集與企業財務檔案相關的資料，增強企業財務檔案的完整性和系統性，為后期財務檔案管理工作奠定基礎。為此，企業在接收財務檔案的過程中應明確財務檔案的數量、名稱和編號，并對每一卷財務檔案進行核對。并且在核對之后，企業財務檔案管理人員應在短時間內對財務檔案進行整理并搬運上架。

（二）財務檔案的整理。企業財務檔案的整理主要包括分類、立卷、排列和編目。首先，分類主要根據財務檔案的名稱和類別進行歸檔，確保財務檔案沒有遺漏。并且，財務檔案的分類應該按照財務檔案自身的特點和規律進行分類，保證各項財務檔案之間的關聯性和邏輯性，進而形成嚴密的財務檔案體系；其次，立卷主要指財務檔案管理人員在堅持立卷基礎上，保證檔案之間的聯系性和完整性，將財務檔案裝訂成冊，便于以后查找；再次，排列主要指對財務檔案按照類型、年份、保管期限等進行順序排列，重視財務檔案的清晰度和美觀性；最后，編目主要指采用一定的方法和規定對財務檔案進行編號和裝訂，并將財務檔案按照編號進行固定，之后登記財務檔案的案卷目錄。

（三）財務檔案的保管。財務檔案的保管主要包括清潔、裝訂和保存工作。首先，清潔主要指對財務檔案和檔案盛放容具進行消毒，盡可能徹底殺菌，保證財務檔案處于一個清潔的環境中；其次，裝訂主要指采用多種類型和規格的裝具對財務檔案進行裝訂。為此，企業應根據財務檔案的外形尺寸制定多種類型的檔案盛放工具，并制作檔案的封面、卷背、目錄等。另外，企業應建立財務檔案的檢索目錄、總賬和分類賬，為檔案查找提供方便；最后，企業應在檔案室放置防蟲藥品、吸潮物品等，并定期打掃檔案室衛生，確保檔案保存的安全性。

（四）財務檔案的利用。財務檔案的利用主要包括基礎性利用和針對性利用。基礎性利用主要指財務檔案信息資源調查、數據提供、解決經濟糾紛、資料需求調查等工作對財務檔案的利用。針對性利用主要指企業在外部競爭和企業反傾銷訴訟等過程中對財務檔案的利用。

（五）財務檔案的鑒定和銷毀。大多數企業都會定期對財務檔案進行鑒定并對達到保存期限的財務檔案進行銷毀。而企業財務檔案的鑒定和銷毀需要有企業的財務領導人員帶頭組成專門的工作小組，檢查需要鑒定檔案的內容、數量和順序。并且，財務檔案管理人員需要保存仍有經濟糾紛或債務糾紛的財務檔案。最后，財務檔案管理人員需要根據檔案鑒定結果對需要銷毀的檔案建立銷毀清冊并辦理相關的審批手續，之后將需要銷毀的檔案送到銷毀單位，由銷毀單位進行銷毀并永久保存銷毀清冊。

二、企業財務檔案管理工作存在的問題

（一）基本管理問題。首先，部分財務檔案管理人員缺乏對財務檔案管理工作的正確認識，財務檔案意識不高，尤其對信息化財務檔案管理工作發展趨勢認識不足，缺乏信息化的財務檔案管理方式。另外，部分企業領導人員只重視企業的經濟效益和企業的運行發展，缺乏對企業財務檔案管理工作的重視，沒有制定財務檔案管理工作的相關規范和制度，嚴重影響財務檔案管理規范化發展；其次，部分企業的財務檔案管理制度不健全，尤其在信息化檔案管理發展趨勢下，很多企業都沒有及時轉變財務檔案管理模式，缺乏與企業信息化發展相配套的財務檔案管理機制，導致企業財務檔案管理工作沒有章法可循；再次，部分企業的財務檔案立卷、歸檔和銷毀工作不夠完善，沒有嚴格按照工作要求開展工作。例如，企業財務檔案立卷填制不仔細、檔案歸檔不夠完整、檔案沒有進行定期銷毀等；最后，部分企業財務檔案保管模式十分落后，仍然采用傳統的人工保管和紙質保管的方式，財務檔案保管需要花費大量的時間和人力。

（二）檔案利用問題。首先，部分財務檔案管理人員缺乏對財務檔案利用的客觀認識，認為財務檔案主要指為了行政檢查和外部審計而開展的，無法為企業創造經濟效益。在這種情況下，很多企業都不重視財務檔案的管理工作。另外，還有些企業缺乏對電算化財務檔案管理的認識，不了解現代化的信息數據和信息媒介，財務檔案的利用效率不高；其次，部分財務管理部門過度強調財務檔案的保密工作，要求財務檔案的利用必須經過企業領導人員書面批準。并且，大多數企業的財務檔案只能由財務檔案管理人員進行查閱，保密措施十分到位。但是，這種過度保密會將很多檔案使用者拒之門外，嚴重影響檔案利用效率的提升；最后，企業財務檔案利用方式單一。大多數企業的財務檔案都在檔案室保存著，檔案利用需要跟檔案管理人員進行溝通。并且，檔案查找工作需要花費大量的時間，單一的人工措施無法滿足檔案利用的需求。

（三）管理人員問題。首先，財務檔案管理人員素質不高。部分財務檔案管理人員缺乏對先進管理知識和財務檔案管理技能的學習，無法勝任財務檔案管理工作。并且在當今信息化時代，財務檔案的信息化管理已經成為財務檔案管理的重要發展方向。但是，部分財務檔案管理人員缺乏基本的信息技能，無法適應信息化的財務檔案管理，業務素質有待提升；其次，部分財務檔案管理人員存在著一定的職業道德問題。有些企業的財務檔案管理人員在崗工作中缺乏誠信意識，沒有做到廉潔自律，利用工作崗位之便偽造或篡改檔案數據，給企業帶來重大的經濟損失。

三、企業財務檔案管理工作建議

（一）完善財務檔案的基本管理。首先，企業應加強財務檔案管理人員的檔案意識，使財務檔案管理人員充分認識到財務檔案管理工作對企業發展的重要性，提高財務檔案管理人員對本職工作的重視程度；其次，企業應重視對財務檔案管理制度的完善，積極制定財務檔案管理的相關規章制度，并真正落實財務檔案管理的規章制度。同時，我們還應將財務檔案管理工作上升到法律高度，增強企業財務檔案管理的法制化程度。如，企業財務檔案管理規章制度的制定需要根據我國財務檔案管理的相關法律，積極完善原有財務檔案管理制度的漏洞，明確財務檔案管理各部門的管理責任和管理目標，確保財務檔案管理工作有序開展；再次，企業應積極規范財務檔案的立卷、歸檔和銷毀工作，明確財務檔案立卷、歸檔和銷毀工作的流程和標準，增強財務檔案立卷、歸檔和銷毀的規范性；最后，企業應促進財務檔案管理的信息化發展，將信息技術運用于財務檔案管理過程中，積極購置設施完備的信息化設備，加強互聯網通信建設，引進信息化財務檔案管理人員，不斷提高財務檔案管理的信息化水平。

（二）提高財務檔案利用效率。首先，企業財務檔案管理部門應積極樹立服務觀念，堅持以人為本的理念開展財務檔案管理工作，將財務檔案管理工作的重點放在為普通群眾服務上，建立為人民群眾服務的財務檔案利用體系。并且，企業針對涉及人民群眾切身利益的財務檔案要充分考慮財務檔案利用者的需求；其次，企業財務檔案管理部門應積極更新服務方法，采用多樣化的服務方式。為此，企業財務檔案管理部門應積極開展口頭咨詢、電話咨詢、書面咨詢、網絡咨詢等多樣化的財務檔案信息服務工作，在提高檔案服務水平的同時提升檔案的利用程度。

（三）提高管理人員素質。首先，企業應不斷提高財務檔案管理人員的專業素養，加強財務檔案管理人員對現代化管理知識和財務檔案知識的學習，完善財務檔案管理人員的知識結構，使財務檔案管理人員深入了解管理工作要求和操作程序。并且，企業應組織財務檔案管理人員參加業務實踐，不斷提高財務檔案管理人員的管理能力，鼓勵財務檔案管理人員運用現代化管理技能開展財務管理工作；其次，企業應結合財務檔案管理法律法規，加強對財務檔案管理人員的職業道德教育，提高財務檔案管理人員的法律意識和自律意識，不斷提高財務檔案管理人員的職業道德素質，在最大程度上避免財務檔案管理人員違規操作情況的發生。

主要參考文獻：

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