對高職院校檔案管理信息化建設的思考

楊文文

【摘要】隨著科學技術的飛速發展，我國的檔案信息化建設也早就被提上日程。為了更好地適應當代社會需要，高職院校也必須加強學校的檔案信息化建設，對建設過程中的缺陷進行研究，使建設工作更好地開展。本文對于當前我國高職院校信息管理工作存在的缺陷進行研究，并針對檔案信息化建設出現的缺陷提出一些解決策略，希望對相關研究工作提供借鑒。

【關鍵詞】高職院校；檔案信息化；建設

一、高職院校檔案管理的現狀

在最近幾年，信息技術在各個領域都取得了相當大的成就，高職院校檔案管理工作在一些層面上也取得了很大進展，學校對于該方面建設也越來越重視。但是當前高職院校檔案信息化建設工作仍然無法滿足新時代要求，還有一些不足之處需要去完善。

（一）亟須建立統一的標準和規范。高職院校檔案管理信息化建設突出的缺陷還是因為學校對于相關工作不夠重視，在當前高職院校檔案管理的建設期雖然是響應國家號召，在人員和資源上都滿足了一定的要求，但是在相關制度的建設上卻始終無法緊跟時代的腳步，相關的工作制度也只是停留在傳統的階段，也就是收集和記錄檔案工作，學校對于相關人員的投入、資源的建設明顯不夠重視，更有甚者對于檔案資料的工作都不夠重視，從而導致學校信息資源不夠完善，對學校正常教學產生了負面作用，因此對于學校檔案管理信息化建設的發展起到阻礙作用。

（二）缺乏基礎設施。雖然當前高職院校的檔案管理信息化工作都在正常進行，但時代的發展也為相關建設提出了更高的要求。為了使高職院校檔案管理信息化工作更好地滿足新時代的號召，就必須加強基礎設施投入力度，為相關工作打下堅實的基礎。然而高職院校當前面臨的問題是缺乏大量的資金投入，或者由于以往的建設導致無法償還一些賬目。當前我國對于高職院校的管理力度不足，有些高職院校缺乏一些必要的基礎設施，如防火、防水等設施。并且對于檔案管理信息化建設必備的一些技術設施也投入不足，從而影響到了相關工作和建設的發展。

（三）缺乏高效的檔案管理隊伍。根據調查，當前我國很多的高職院校對于檔案信息化建設工作都沒有投入較多資金，從而對相關人員的管理也沒有投入太多精力，在檔案管理工作人員配置上始終未按照相關標準進行合理規劃。這大致體現為兩個方面，首先是缺少高素質專業人員，也就使得檔案管理工作的整體水平較低，其次是很多高職院校花錢請一些非專業人員來學校進行檔案管理工作，從而導致相關隊伍良莠不齊，工作效率受到了很大的影響，并且在相關工作的進展上沒有條理，因此導致工作的進行較困難。

二、加強高職院校檔案信息化建設的主要策略

由于高職院校檔案管理工作對于其信息化建設相當重要，因此要重視對相關建設的投入，為學校的管理和建設工作的發展提供廣闊空間，并且要緊緊抓住當前信息時代的主要優勢，為該工作的順利進行夯實基礎。

（一）加強領導，提高檔案管理意識。提高檔案管理工作的效率，應該先加強對相關工作的認識，意識到檔案建設的質量好壞對學校發展的重要作用，學校要積極引入資源和人才，對相關工作的開展要予以支持。同時要重點建設相關工作的基礎設施，因為良好的工作環境是提高工作質量的重要保障，也是使相關工作順利開展的基礎。同時校方要營造良好的工作環境，為相關建設的順利開展提供支持。

（二）規范制度，統一管理標準。由于高職院校的檔案管理工作需要不同機構的協調才能更好地進行下去，其牽涉到的東西較多，因此必須制定和完善相關工作的管理機制，制定科學、規范的制度，對相關工作實施集中管理、規范管理的模式，同時對信息化建設中的收集、整理、裝訂等內容也制定出一整套行之有效的解決方案，提高管理工作的效率，讓制度變成促進其順利開展的內生動力。在制定檔案管理制度時，尤其要重視高職院校檔案管理在信息化建設過程中的制度制定，為學校檔案信息化的開展提供更優質的制度基礎。

（三）建設高素質檔案管理隊伍。管理人員專業素質的高低，對于一個學校檔案管理信息化建設工作進展的好壞有很大的影響。信息時代對高職院校管理人員的能力也有特殊的需求，學校應該充分重視相關管理的信息化建設，加大人才投入。比如學校可以建設專門的人才培訓部門，引入適當的競爭機制，為學校的檔案管理工作培養更加全面的高素質人才，建立一支更加穩定的管理團隊，使高職院校的檔案管理信息化建設工作不斷向前發展。

三、結語

當前高職院校檔案信息化建設還處于發展階段，并且在未來的發展中會面臨各種各樣的挑戰，因此就需要攻克一些信息化難題，同時要創新檔案管理信息化建設的模式，為相關工作在將來更好地發展夯實基礎。

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