對(duì)高職院校檔案管理信息化建設(shè)的思考

楊文文

【摘要】隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，我國(guó)的檔案信息化建設(shè)也早就被提上日程。為了更好地適應(yīng)當(dāng)代社會(huì)需要，高職院校也必須加強(qiáng)學(xué)校的檔案信息化建設(shè)，對(duì)建設(shè)過(guò)程中的缺陷進(jìn)行研究，使建設(shè)工作更好地開(kāi)展。本文對(duì)于當(dāng)前我國(guó)高職院校信息管理工作存在的缺陷進(jìn)行研究，并針對(duì)檔案信息化建設(shè)出現(xiàn)的缺陷提出一些解決策略，希望對(duì)相關(guān)研究工作提供借鑒。

【關(guān)鍵詞】高職院校；檔案信息化；建設(shè)

一、高職院校檔案管理的現(xiàn)狀

在最近幾年，信息技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域都取得了相當(dāng)大的成就，高職院校檔案管理工作在一些層面上也取得了很大進(jìn)展，學(xué)校對(duì)于該方面建設(shè)也越來(lái)越重視。但是當(dāng)前高職院校檔案信息化建設(shè)工作仍然無(wú)法滿足新時(shí)代要求，還有一些不足之處需要去完善。

（一）亟須建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。高職院校檔案管理信息化建設(shè)突出的缺陷還是因?yàn)閷W(xué)校對(duì)于相關(guān)工作不夠重視，在當(dāng)前高職院校檔案管理的建設(shè)期雖然是響應(yīng)國(guó)家號(hào)召，在人員和資源上都滿足了一定的要求，但是在相關(guān)制度的建設(shè)上卻始終無(wú)法緊跟時(shí)代的腳步，相關(guān)的工作制度也只是停留在傳統(tǒng)的階段，也就是收集和記錄檔案工作，學(xué)校對(duì)于相關(guān)人員的投入、資源的建設(shè)明顯不夠重視，更有甚者對(duì)于檔案資料的工作都不夠重視，從而導(dǎo)致學(xué)校信息資源不夠完善，對(duì)學(xué)校正常教學(xué)產(chǎn)生了負(fù)面作用，因此對(duì)于學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展起到阻礙作用。

（二）缺乏基礎(chǔ)設(shè)施。雖然當(dāng)前高職院校的檔案管理信息化工作都在正常進(jìn)行，但時(shí)代的發(fā)展也為相關(guān)建設(shè)提出了更高的要求。為了使高職院校檔案管理信息化工作更好地滿足新時(shí)代的號(hào)召，就必須加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施投入力度，為相關(guān)工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。然而高職院校當(dāng)前面臨的問(wèn)題是缺乏大量的資金投入，或者由于以往的建設(shè)導(dǎo)致無(wú)法償還一些賬目。當(dāng)前我國(guó)對(duì)于高職院校的管理力度不足，有些高職院校缺乏一些必要的基礎(chǔ)設(shè)施，如防火、防水等設(shè)施。并且對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)必備的一些技術(shù)設(shè)施也投入不足，從而影響到了相關(guān)工作和建設(shè)的發(fā)展。

（三）缺乏高效的檔案管理隊(duì)伍。根據(jù)調(diào)查，當(dāng)前我國(guó)很多的高職院校對(duì)于檔案信息化建設(shè)工作都沒(méi)有投入較多資金，從而對(duì)相關(guān)人員的管理也沒(méi)有投入太多精力，在檔案管理工作人員配置上始終未按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行合理規(guī)劃。這大致體現(xiàn)為兩個(gè)方面，首先是缺少高素質(zhì)專業(yè)人員，也就使得檔案管理工作的整體水平較低，其次是很多高職院校花錢(qián)請(qǐng)一些非專業(yè)人員來(lái)學(xué)校進(jìn)行檔案管理工作，從而導(dǎo)致相關(guān)隊(duì)伍良莠不齊，工作效率受到了很大的影響，并且在相關(guān)工作的進(jìn)展上沒(méi)有條理，因此導(dǎo)致工作的進(jìn)行較困難。

二、加強(qiáng)高職院校檔案信息化建設(shè)的主要策略

由于高職院校檔案管理工作對(duì)于其信息化建設(shè)相當(dāng)重要，因此要重視對(duì)相關(guān)建設(shè)的投入，為學(xué)校的管理和建設(shè)工作的發(fā)展提供廣闊空間，并且要緊緊抓住當(dāng)前信息時(shí)代的主要優(yōu)勢(shì)，為該工作的順利進(jìn)行夯實(shí)基礎(chǔ)。

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高檔案管理意識(shí)。提高檔案管理工作的效率，應(yīng)該先加強(qiáng)對(duì)相關(guān)工作的認(rèn)識(shí)，意識(shí)到檔案建設(shè)的質(zhì)量好壞對(duì)學(xué)校發(fā)展的重要作用，學(xué)校要積極引入資源和人才，對(duì)相關(guān)工作的開(kāi)展要予以支持。同時(shí)要重點(diǎn)建設(shè)相關(guān)工作的基礎(chǔ)設(shè)施，因?yàn)榱己玫墓ぷ鳝h(huán)境是提高工作質(zhì)量的重要保障，也是使相關(guān)工作順利開(kāi)展的基礎(chǔ)。同時(shí)校方要營(yíng)造良好的工作環(huán)境，為相關(guān)建設(shè)的順利開(kāi)展提供支持。

（二）規(guī)范制度，統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)。由于高職院校的檔案管理工作需要不同機(jī)構(gòu)的協(xié)調(diào)才能更好地進(jìn)行下去，其牽涉到的東西較多，因此必須制定和完善相關(guān)工作的管理機(jī)制，制定科學(xué)、規(guī)范的制度，對(duì)相關(guān)工作實(shí)施集中管理、規(guī)范管理的模式，同時(shí)對(duì)信息化建設(shè)中的收集、整理、裝訂等內(nèi)容也制定出一整套行之有效的解決方案，提高管理工作的效率，讓制度變成促進(jìn)其順利開(kāi)展的內(nèi)生動(dòng)力。在制定檔案管理制度時(shí)，尤其要重視高職院校檔案管理在信息化建設(shè)過(guò)程中的制度制定，為學(xué)校檔案信息化的開(kāi)展提供更優(yōu)質(zhì)的制度基礎(chǔ)。

（三）建設(shè)高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍。管理人員專業(yè)素質(zhì)的高低，對(duì)于一個(gè)學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)工作進(jìn)展的好壞有很大的影響。信息時(shí)代對(duì)高職院校管理人員的能力也有特殊的需求，學(xué)校應(yīng)該充分重視相關(guān)管理的信息化建設(shè)，加大人才投入。比如學(xué)校可以建設(shè)專門(mén)的人才培訓(xùn)部門(mén)，引入適當(dāng)?shù)母?jìng)爭(zhēng)機(jī)制，為學(xué)校的檔案管理工作培養(yǎng)更加全面的高素質(zhì)人才，建立一支更加穩(wěn)定的管理團(tuán)隊(duì)，使高職院校的檔案管理信息化建設(shè)工作不斷向前發(fā)展。

三、結(jié)語(yǔ)

當(dāng)前高職院校檔案信息化建設(shè)還處于發(fā)展階段，并且在未來(lái)的發(fā)展中會(huì)面臨各種各樣的挑戰(zhàn)，因此就需要攻克一些信息化難題，同時(shí)要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理信息化建設(shè)的模式，為相關(guān)工作在將來(lái)更好地發(fā)展夯實(shí)基礎(chǔ)。

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