信息時代如何做好基層電視臺檔案管理工作

李鐵梅

【摘要】信息時代下的檔案管理工作有了新進展，借助信息化手段能夠極大地提升檔案管理的質量和效率。基層電視臺檔案管理應該抓住信息化發(fā)展契機，積極走檔案管理信息化建設之路。

【關鍵詞】信息化；基層電視臺；檔案管理

當前，我國已經步入了信息化時代，信息技術早已被應用到社會生產的諸多領域，促進了社會的發(fā)展和進步。然而，基層電視臺的檔案管理信息化程度并不高，檔案管理的方式和手段依然比較落后，這與快速發(fā)展的信息化進程相差甚遠。檔案管理的重要性毋庸置疑，運用信息技術來提高檔案管理的質量和效率是基層電視臺檔案管理實現創(chuàng)新發(fā)展的必然選擇。

一、實現規(guī)范化管理，提高信息化水平

現階段，信息化水平成為衡量當代檔案管理工作的重要標尺。基層電視臺檔案管理的首要工作就是要在規(guī)范化管理的基礎上提高自身的信息化水平。為此，基層電視臺必須將信息化建設作為當前檔案管理的重點突破口，不斷提高檔案管理的信息化水平。長期以來，基層電視臺確保統一的信息化建設標準，沒有實時更新檔案資源數據庫，無法有效發(fā)揮檔案信息資源的價值。為此，基層電視臺有必要統一和規(guī)范信息化管理標準，建立健全檔案信息化系統，將分散在個人手中的檔案資料收回，及時地對資料進行記錄，完善數據庫資料，為以后資料的查詢、開發(fā)、利用做好準備。再者，當前基層電視臺檔案管理需要逐步完善信息化建設，引入先進的信息管理軟件，加強對電子檔案的管理，確保歸檔資料的真實、具體、全面。基層電視臺在推行檔案信息化管理的過程中，還需要重視相關信息安全機制的建立，在建檔、查檔、歸檔、調檔等過程中，必須增強安全防范意識，防止出現丟當、失密現象。為了提高檔案資源的利用效率，可以建立檔案信息資源目錄，同時采用加密措施，做好防火墻的設置和數據備份工作，確保檔案信息的安全使用。

二、實現系統化管理，做好檔案的分類

基層電視臺檔案管理需要從實際工作需要出發(fā)，針對檔案管理的各個流程與環(huán)節(jié)，建立信息化檔案管理系統，以便于強化檔案管理的功能，更好地實現信息共享，提高檔案資料的查詢、使用效率。基層電視臺檔案管理系統化建設，能夠在各部門之間建立一個完善的網絡框架，編輯室、欄目組等各部門之間可以通過信息管理系統實現相互間檔案信息的有效利用，有助于提高基層電視臺的整體工作效率。與此同時，傳統的人工查詢檔案資料特別慢，而且由于檔案管理工作量大，有時會出現檔案資料亂放一氣的情況。信息時代基層電視臺檔案管理工作可以借助信息化手段，做好檔案的分類管理。分類管理是檔案系統化管理的前提和基礎，基層電視臺的工作面寬，涉及到的檔案資料較多，有來自各部門的視頻資料、音像資源、照片資料、紙質資料等，為了方便大家檢索，就需要做好檔案的分類管理，將素材檔案、新聞檔案、節(jié)目檔案進行分門別類，并存儲到檔案資源數據庫中，方便人們及時查詢和使用檔案資料。

三、實現現代化管理，提升自動化程度

信息時代基層電視臺需要不斷提高檔案管理的自動化程度和現代化水平。一方面，要配備現代化設備，完善信息化設施建設。基層電視臺應該將配備現代化設備作為自身發(fā)展規(guī)劃中非常重要的一個項目，滿足檔案管理信息化建設的物質條件基礎。基層電視臺需要引進檔案管理的硬件和軟件系統，及時更新落后或損壞的計算機、復印件、打印機、掃描儀等設備，安裝先進的檔案管理軟件，做好各種檔案文件資料的接收、整理、存儲、檢索工作，真正實現檔案管理數字化、網絡化、自動化發(fā)展，充分利用先進的設備和軟件開展檔案資源管理工作。同時，基層電視臺應統一配備軟硬件設備和系統，防止出現各部門檔案數據不兼容等問題，消除檔案信息化管理中的各種障礙，采用自動編目檢索、自動標引、計算機輔助立卷等現代化管理手段，提高檔案管理的自動化程度。另一方面，要不斷優(yōu)化電子檔案。電子檔案相對來說要比紙質檔案傳遞速度快、存儲密度大且易于復制和使用。電子檔案也是檔案管理信息化建設的核心，電子檔案有助于人們搜集、篩選以及反復使用，所以，基層電視臺應該利用先進技術通過掃描、照相等手段將紙質檔案轉化為電子檔案，以便于完善檔案資源數據庫，確保電子檔案的齊全。此外，基層電視臺所產生的音頻、視頻資料應該按照電子文件檔案管理規(guī)范進行標準化存儲，做好電子檔案的檢驗和審核，確保電子檔案的真實性。為了確保電子檔案的安全性，還可以采用云技術，將重要的檔案資料上傳到網絡空間站，同時做好電子檔案的數據備份工作。

四、實現人性化管理，培養(yǎng)信息化人才

基層電視臺應該多關注檔案管理人員的工作情況，給予檔案管理更多的鼓勵和支持。在引進先進的信息化設備和軟件后，還需要及時安排檔案管理人員進行相關技術知識的學習，提高檔案管理人員的計算機操作水平，增強檔案管理人員信息加工和處理的能力。與此同時，作為檔案管理人員，也應該加強自我學習，熟練運用計算機和軟件系統，積極參與單位組織的信息化培訓，不斷提高自身的職業(yè)素養(yǎng)，迅速成長為一名既懂信息技術又懂檔案管理的復合型人才。

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