基于電子信息技術的檔案備份與管理

張玉梅

【摘要】隨著信息化水平的不斷提高，電子信息技術的管理模式以高效、方便的優勢逐漸取代傳統管理模式。而通過電子信息技術能在很大程度上提高檔案管理與檔案存儲備份水平，加大數字檔案資源的質量保障，從而進一步提高檔案資源分享效率。文章基于電子信息技術的檔案備份與管理進行探討，并提出建議以供參考。

【關鍵詞】電子信息技術；檔案管理：檔案備份

一、電子信息技術的檔案備份涵義及必要性

（一）電子信息技術檔案備份的涵義。電子信息技術檔案備份所指的是為了防止檔案數據丟失，提前做好檔案數據的備份工作。只有這樣才能夠在數據丟失的情況下恢復檔案數據，這也是作為檔案信息化最后的安全保障。其主要的運行原理是通過其中某種數據冗余機制，來實現現用檔案與備份檔案之間進行隔離，在現用的電子檔案遭到損害或侵害時，可以通過檔案備份進行完整的檔案數據恢復。通常情況下，電子檔案備份系統需由存儲硬盤、備份軟件與備份對策三個重要結構組成。

（二）必要性。當前，檔案信息化已是檔案工作的重要內容。對紙質檔案進行數字資源化加工，更是檔案信息化工作的當務之急。通過電子信息技術對大量生成的數字資源進行有效管理，確保數字資源的安全，是目前公認的管理方式。在完成電子檔案備份之后，當原有的檔案資源受到病毒木馬、電腦硬盤損壞或管理人員錯誤操作而使得檔案信息遭到破壞或刪除時，可以通過備份軟件來進行原有檔案資源的修復，從而強化電子檔案的安全工作。

檔案信息化后進行電子檔案備份有利于檔案資源能夠長期有效地保存。隨著時代的不斷發展，檔案資源的積累也越來越多，而這些資源對于各項工作有著重要作用。另外，發揮著保存民族記憶的“印記”作用，然而其本身的原始性、唯一性特點決定了一旦遭到損毀，將永遠消失。電子檔案備份從源頭上避免了檔案“永久”消失問題的發生。

電子檔案備份是檔案信息化不可或缺的重要內容。電子檔案備份相關工作的完成是數字檔案資源安全的基礎保障。另外，對電子檔案進行備份是建立檔案安全系統的重點所在，具有保障電子檔案的數據安全，防止意外造成數據丟失以及病毒入侵及時恢復等許多特點，而體現出電子檔案備份的必要性。

二、電子信息技術檔案備份與管理所面臨的問題及對策

通過采用電子信息技術進行檔案備份與管理是創新型檔案工作，然而許多單位仍保留著傳統管理觀念，大部分的檔案管理人員仍習慣于傳統的手工管理，缺乏電子信息化檔案相關專業知識，無法對數字檔案資源管理進行有效管理，檔案管理人員的安全觀念長期受傳統紙質檔案管理的影響，而對于電子檔案數據的安全管理認識不夠深刻，簡單地認為，只要把計算機保管妥當就不會產生安全問題。隨著電子信息技術在檔案管理工作中的不斷發展，檔案的安全管理問題將面臨新的挑戰。

在數字檔案資源管理相關的安全工作中，出現頻率最高以及影響最為惡劣的安全問題就是計算機病毒的感染。在電子檔案遭遇到病毒感染之后會造成網絡通信阻塞，從而導致大量的數據與文件丟失，計算機系統也難以將丟失或破壞的檔案資源進行恢復，這樣將會給檔案資源帶來巨大的損失，尤其是在檔案資源當中一些較為久遠的數據丟失，將難以挽回。

隨著計算機信息技術在檔案事業管理工作中的不斷應用，檔案管理逐步向信息化發展，計算機及網絡技術的使用越來越廣闊，在進行內部信息與外部信息傳輸過程當中，內部網絡在傳輸過程中容易受到侵害而影響其他網絡的運行。所以，在進行檔案信息化時應當把公共服務器與其他信息管理服務器進行隔離處理，避免因服務器共同使用而使得檔案資源外泄。另外，應當對外網的服務請求進行檢查過濾，只允許正常通信的數據包到達相應主機，其它的請求服務在到達主機之前就應該遭到拒絕。

保障電子檔案的物理安全是構造信息化系統安全的前提條件。在進行檔案信息化過程當中，如果沒有良好的物理性能，在遇到自然災害或人為破壞的侵害時容易造成電子檔案信息資源的損失。因此，使用具有良好物理性能的儲存硬盤，設計雙機多冗余，保障機房環境設置報警系統，提高管理人員安全意識等。

三、電子信息技術檔案備份與管理的優勢

首先，隨著信息化技術發展速度的逐漸加快，檔案資源也將越來越多，而這也一定程度上加大了其管理與備份的難度。如何合理地保存與管理信息資源，使其能夠充分地發揮作用是當前急需解決的一大難題。通過電子信息技術來加強檔案備份與管理水平，其管理優勢主要體現在以下幾個方面：首先通過相關計算機網絡技術建設的電子檔案，能夠更加方便地保存檔案資料。以往是通過把檔案資料記錄在紙張上用于保存，數字化檔案只需要占據計算機的極小部分容量就能夠很好地把檔案資料保存下來。以往的紙質檔案管理方法可能受天氣或時間的影響，記錄檔案的載體很容易就會發霉變質，而所記錄的檔案信息也會因此而遭到損壞。數字化檔案可以完全不受此影響，能夠非常長久有效地保存檔案信息。

其次，數字檔案能夠在很大程度上便于查閱者查詢檔案。以往的檔案管理模式大多需要通過人工手動完成，相關材料的收集、整理與歸檔都需要專業檔案人員來完成。這種模式極其消耗檔案人員的時間與精力，而且檔案人員不可避免出錯，導致相關信息的準確性有所降低。通過信息化技術能夠有效地防止這一問題的發生，這種模式的建立很大程度上方便了檔案管理人員，同時，也確保檔案信息的準確性和有效性。隨著檔案數量的快速增加，也在一定程度上加大了查閱者查詢檔案資料的難度，查閱者只需要通過搜索關鍵字就能夠在短時間內找到想要的檔案信息，這也在很大程度上提高了檔案的利用率，發揮出檔案資源的價值。最后通過檔案信息化徹底改變以往檔案管理模式。

四、改進電子信息化技術檔案備份與管理的建議與方法

（一）注重檔案人員的服務意識與技術培養。優化檔案管理的最終目的是為了能夠把檔案信息更方便、有效地提供給相關部門與相關人員參考利用。所以檔案工作人員應當牢記檔案信息化的最終目的，加強自身服務意識，堅持服務相關部門與人員使用檔案的核心思想。改變以往的管理模式只注重保管而忽視檔案利用的觀念，在保證檔案資料的安全有效的前提下最大程度地發揮出檔案資料價值，使得檔案資料能夠更好地服務社會大眾。

檔案工作人員在更新傳統管理觀念的同時應當加強自身專業素養。檔案信息化需要檔案人員具有足夠的專業技能才能得以實現，數字檔案資源管理需要具有較高專業素養的綜合型人才，提高檔案管理及相關人員的專業素養對于檔案信息化工作具有重大意義。

（二）提高檔案信息化管理水平。在先進科學技術的推動下，通過使用計算機相關軟件能夠加快檔案信息化建設進程。通過相關計算機管理軟件能夠對信息化檔案的管理工作起到積極作用，使得檔案管理的核心內容朝檔案信息化方向發展，另外應加大電子檔案使用設備的投入，搭建高效的檔案信息化平臺系統，從而為電子檔案的相關活動的開展打下良好基礎。電子檔案雖不能帶來實際效益，但是可以在服務社會中發揮潛在的經濟效益。通過合理的選擇相關計算機管理軟件，是對電子檔案有效利用的關鍵所在，但是也不能夠少了檔案人員及相關工作人員的專業素養，前后兩者均對提高電子檔案管理質量起到重要作用。

（三）加強檔案信息管理。在進行檔案信息化過程當中，應當提前制定好相關工作流程，在整個建設過程中都應保持認真嚴謹的態度。檔案信息化應當結合當前社會需求進行規劃，從而實現高效的檔案管理模式。構建檔案管理網絡平臺，應能夠保障網絡平臺具有擴展性、靈活性等特點，以結合社會需求，拓展開發相關功能、更新軟件系統，保證檔案信息化硬件設施和軟件系統的有效配合，以此保證檔案信息化工作正常開展。

（四）電子檔案備份系統的設計要求。電子檔案是順應時代發展的產物，電子檔案能夠起到與紙質檔案相同的資源管理的作用，但電子檔案的易修改性、不安全性等特點使電子檔案存在不穩定因素。在進行電子檔案備份系統的建設過程中，不但要對電子檔案數據存儲容量、容災能力等要求進行重點考慮，而且應當設定一套高效、完善的備份系統。這套備份系統應當具有全面性、容錯性、實時性及自動備份等功能。另外，應當把電子檔案備份需要較高的硬件設備與軟件要求等因素結合在內，再結合自身要求進行存儲硬盤與備份軟件的選擇，從而設計達到實際要求的電子檔案備份系統。

數字檔案管理相關人員應從以往的檔案實體管理往檔案信息化管理模式轉變。制定具有多樣性、多渠道、實時性的檔案信息化規劃，另外應注重對專業人才的培養，同時對相關培訓與考評逐步改革，從而能夠整體提高檔案工作人員的專業素養與工作能力。

電腦的廣泛使用以及網絡管理技術發展給檔案管理帶來了巨大的便利，充分利用計算機網絡技術，通過相關管理軟件提高檔案管理效率。采用相關計算機網絡技術所構建的網絡平臺不僅能夠使得檔案信息更具真實性，還能夠有效地提高檔案利用率。

五、結語

總而言之，通過紙張來進行檔案備份的傳統管理方式，已經滿足不了當今社會的需求。只有通過電子信息技術來大大提高檔案管理水平。因此，檔案信息化已經成為優化檔案管理質量的最佳方法，相關管理單位應從實際出發，結合社會需要，構建高效的檔案信息化平臺，實現檔案信息化管理，全面提高檔案管理水平與檔案備份水平，注重相關管理人員的專業素養，從而更好地推動檔案工作發展進程。

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