關于加快紅十字會檔案管理信息化建設的思考

劉佳

【摘要】隨著我國公益事業的快速發展，中國紅十字會也得到了迅速發展。與此同時，紅十字會在日常工作中所形成的檔案也越來越多。這給檔案管理部門帶來了不小的壓力。加快檔案信息化建設是順應時代發展的要求，也是提高紅十字會檔案管理水平的有效途徑。因此，本文主要論述了紅十字會檔案管理信息化建設的現狀與解決對策，以供參考。

【關鍵詞】紅十字會；檔案管理；信息化建設

中國紅十字會系世界紅十字會的重要成員，是一個非營利性的公益組織。嚴格按照人道主義原則，積極從事各類社會救助、災后重建等公益性活動。隨著人們公益意識的增強，紅十字會會員數量逐漸增多。這為紅十字會工作的持續有效開展奠定了基礎，但同時也給檔案管理工作增加了不小的壓力。在信息化時代的背景下，紅十字會要加快檔案信息化建設，依托先進的信息技術實現檔案管理的電子化、數字化與自動化，從根本上扭轉檔案管理效率低下的局面。

一、我國紅十字會檔案管理信息化建設的現狀

我國紅十字會的檔案管理主要始于上世紀80年代，主要依靠人工對檔案進行整理歸檔、保存與記錄。近年來隨著信息技術的快速發展，一些紅十字會已開辦了自己的網站，主要介紹館藏資源，內設機構的職責以及辦事流程。這說明國內紅十字會檔案信息化建設正處于起步階段。這一現狀與當前檔案信息化管理的要求還存在較大的差距，與迎接信息時代的到來的要求也相去甚遠。這主要表現為以下三方面：

（一）紅十字會檔案信息網絡技術水平偏低。很多縣市級紅十字會檔案信息管理正處于起步階段，特別是網絡建設方面的各項標準還不完善。現行的檔案技術標準與組織工作流程標準都沒有考慮到計算機信息處理技術發展特點。磁盤、光盤是當前主要的文檔載體。

（二）檔案信息管理基礎工作還未實現規范化與標準化。受地區經濟發展水平的限制，各地紅十字會檔案業務呈不均衡發展局面。整體來說，還未形成一個統一的檔案管理標準，卷宗質量不高。其中，不同地區紅十字會檔案的著錄細則缺乏相容性，系統軟件移植性差。另外，紅十字會檔案自動化管理也缺少統一標準。各地紅十字會只從當地的檔案管理出發制定標準，因此，給全面推廣統一標準增加了不小難度。這也是當前制約紅十字會檔案信息化發展的主要原因。

（三）缺乏高素質的檔案信息管理人才。檔案信息化建設離不開高素質、專業性的管理人才。這些專業人才不僅要掌握必備的計算機操作技術，更要具備較強的檔案管理能力。這類人才在不少基層紅十字會是稀缺的人才資源。即使引進了現代化設備與技術，若缺少專業人才仍難以充分發揮作用。因此，人才的匱乏也是制約基層紅十字會檔案信息化發展的一大因素。

二、加快紅十字會信息化建設的對策

（一）建立有效的紅十字會檔案信息管理系統。要實現檔案信息化，紅十字會必須建設相應的文件檔案管理信息系統，分為內部服務網與公眾服務網，充分發揮網站作用。根據計算機特點適當改進文件檔案管理工作流程，使其更符合檔案信息化管理的需要。參考文件處理流程來合理設計檔案信息管理系統軟件功能，搭建高效、可靠的檔案信息管理平臺。

（二）解決好檔案電子文件的保存問題。目前，大部分檔案以電子文件的形式進行保存。從理論上講，化學磁性材料的保存介質由于不存在磨損問題，能夠長時間保存電子文件。同時，介質層上所保存的信息不會受到空氣中的灰塵、水分以及有害氣體、磁場的干擾，能夠極大提升信息保存的安全性。但是，針對需長期保存的電子文件仍建議定期備份，以免信息丟失。

（三）解決好檔案信息化建設中的安全問題。為避免檔案信息遭到破壞與竊取，必須做好電子文件的安全管理工作。首先要在內網建設防火墻，以隔絕木馬、病毒等網絡毒瘤，從而保證網絡的安全性。同時，要設置訪問權限，將已歸檔的電子文件設為“只讀性”文件，表明非權限人員只能讀取文件不能更改文件，從而確保文件的安全性與可靠性。

（四）加強檔案信息化管理人才建設。通過信息化管理系統的運用，從檔案的登記、立卷、歸檔、著錄到檢索、利用都實現了自動化。這就要求紅十字會檔案工作人員不僅要全面掌握電腦操作知識與網絡安全防護知識，還要了解電子文件的管理特征以及檔案專業知識，以保證電子文件的安全性與完整性。因此，紅十字會要加強對檔案人員的培訓，通過集中培訓、離崗培訓、外出深造，以老帶新等辦法不斷提高檔案隊伍的專業素養。

三、結語

總之，在信息化時代，紅十字會檔案管理部門必須轉變觀念，加快檔案信息化管理系統建設，并逐步建立配套的電子檔案管理標準與規范，以進一步提高檔案管理水平，更好地為紅十字會的發展服務。

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