淺談環(huán)衛(wèi)檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策

王健

摘要：近年來(lái)，伴隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，環(huán)衛(wèi)檔案工作得到了越來(lái)越多人的重視，可以說(shuō)檔案工作也發(fā)生了很大的變化，尤其是信息時(shí)代，不但給人們和社會(huì)帶來(lái)了好處和方便，也為環(huán)衛(wèi)檔案工作提供了更多的管理方式，促進(jìn)了環(huán)衛(wèi)檔案工作的管理，也給所有的檔案管理工作提供了方便。本文首先介紹了當(dāng)前環(huán)衛(wèi)檔案管理工作中存在的問(wèn)題，然后提出可行性的發(fā)展對(duì)策。

關(guān)鍵詞：環(huán)衛(wèi)檔案；管理；問(wèn)題；對(duì)策

隨著我國(guó)環(huán)衛(wèi)事業(yè)的發(fā)展，環(huán)衛(wèi)科技含量的增強(qiáng)，環(huán)衛(wèi)科技檔案的管理工作也逐步成為環(huán)衛(wèi)科研人員極為關(guān)注的問(wèn)題。嚴(yán)格、有效地管理環(huán)衛(wèi)科技檔案，是進(jìn)一步開(kāi)發(fā)、利用其價(jià)值的基礎(chǔ)和前提，對(duì)于城市環(huán)衛(wèi)事業(yè)的發(fā)展有著極為重要的意義。

一、環(huán)衛(wèi)科技檔案的特點(diǎn)

首先，環(huán)衛(wèi)科技檔案的特點(diǎn)是種類多、范圍廣、綜合性強(qiáng)。它既包括環(huán)衛(wèi)專用機(jī)械、設(shè)施的研究、制造，垃圾無(wú)害化處理和綜合利用方面的問(wèn)題，又包括對(duì)大氣、水、土壤、規(guī)劃建設(shè)、居住條件等自然和社會(huì)因素的研究，還涉及居民小區(qū)的衛(wèi)生要求和標(biāo)準(zhǔn)。由于環(huán)境衛(wèi)生是多學(xué)科的專業(yè)，有些科技檔案不易分檔。如一個(gè)公廁的規(guī)劃設(shè)計(jì)、建造，與城市規(guī)劃、建筑、環(huán)境科學(xué)等都有著密切的聯(lián)系。因此，嚴(yán)格、有效地管理環(huán)衛(wèi)科技檔案必須保證其完整性，根據(jù)各項(xiàng)活動(dòng)聯(lián)系的密切程度進(jìn)行整理。其次，由于我們環(huán)衛(wèi)科研所從事的是環(huán)境衛(wèi)生科學(xué)的基礎(chǔ)研究，研究周期長(zhǎng)，認(rèn)真收集、整理和保管好環(huán)衛(wèi)科研過(guò)程中形成的各種有保存價(jià)值的材料，并進(jìn)行歸檔保存，使它完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確，是非常重要的。

二、目前環(huán)衛(wèi)檔案管理中存在的問(wèn)題

1.環(huán)衛(wèi)檔案管理工作人員業(yè)務(wù)水平還有待提高

伴隨著社會(huì)的快速發(fā)展，信息時(shí)代正在不斷向前推進(jìn)，就當(dāng)前我國(guó)環(huán)衛(wèi)檔案管理工作來(lái)說(shuō)，我們的環(huán)衛(wèi)檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平還不夠高，已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代環(huán)衛(wèi)檔案事業(yè)的發(fā)展需要。從實(shí)際情況來(lái)看，大部分環(huán)衛(wèi)檔案管理人員對(duì)環(huán)衛(wèi)檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不夠?qū)I(yè)，接受的檔案管理工作培訓(xùn)不多。所以說(shuō)我國(guó)環(huán)衛(wèi)檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平亟待提高。

2.環(huán)衛(wèi)檔案管理不規(guī)范

經(jīng)過(guò)調(diào)研和不完全統(tǒng)計(jì)，大多數(shù)城市環(huán)衛(wèi)檔案管理普遍存在管理不規(guī)范的問(wèn)題，主要表現(xiàn)在檔號(hào)不夠規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)、案卷標(biāo)題不統(tǒng)一、案卷缺少卷內(nèi)目錄、組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重。在材料的歸檔方面，往往疏于管理和嚴(yán)格把關(guān)，將一些不夠真實(shí)的數(shù)據(jù)資料進(jìn)行了歸檔，給環(huán)衛(wèi)檔案管理帶來(lái)了嚴(yán)重的不足，失去了其應(yīng)有的價(jià)值。并且存在檔案收集不及時(shí)的現(xiàn)象，不能將有價(jià)值的數(shù)據(jù)資料快速歸檔，錯(cuò)過(guò)了資料收集的最佳機(jī)會(huì)，造成大量原始數(shù)據(jù)遺失，不能保證環(huán)衛(wèi)檔案的完整性。

3.信息化水平不高

環(huán)衛(wèi)檔案信息化管理是環(huán)衛(wèi)檔案工作適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的必然要求，是全面提升環(huán)衛(wèi)檔案工作為社會(huì)服務(wù)能力的必然選擇。近年來(lái)，環(huán)衛(wèi)檔案大力推進(jìn)管理信息化建設(shè)，力圖使檔案工作與城市建設(shè)發(fā)展同步。但是，目前大量環(huán)衛(wèi)檔案不能做到信息化管理，

相關(guān)目錄和索引沒(méi)有進(jìn)行數(shù)字化管理，不能快速有效地進(jìn)行檢索和查閱，始終停留在過(guò)去傳統(tǒng)手工檢索的基礎(chǔ)上，影響了城建檔案管理的效率。

4.對(duì)環(huán)衛(wèi)檔案管理的投入較少

在環(huán)衛(wèi)檔案管理過(guò)程中，設(shè)備、硬件、軟件系統(tǒng)、人員技術(shù)等方面的配套需要投入大量的資金，同時(shí)還需大量的資金支持維護(hù)。由于落后思想觀念的制約，環(huán)衛(wèi)檔案管理工作不能帶來(lái)直接的經(jīng)濟(jì)效益，致使管理者無(wú)暇顧及環(huán)衛(wèi)檔案工作中的硬件更新，配套資金不能到位，有時(shí)經(jīng)費(fèi)還會(huì)被一些更為緊急或者重要的工作所臨時(shí)挪用，因而無(wú)法購(gòu)置好的硬件設(shè)備和建立高起點(diǎn)的檔案網(wǎng)絡(luò)，更談不上對(duì)硬件設(shè)備的及時(shí)更新，致使環(huán)衛(wèi)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入不足，檔案柜等設(shè)施落后，庫(kù)房、檔案室建設(shè)簡(jiǎn)陋、條件差，為檔案資料的長(zhǎng)期保存帶來(lái)較大困難，制約了檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。

三、對(duì)環(huán)衛(wèi)檔案管理的對(duì)策建議

1.加強(qiáng)檔案專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，提高環(huán)衛(wèi)檔案管理人員素質(zhì)

人才匱乏是環(huán)衛(wèi)檔案管理需要面對(duì)的一個(gè)嚴(yán)峻問(wèn)題，綜合性人才尤其是計(jì)算機(jī)人才的緊缺需要引起相關(guān)部門的重視。要加強(qiáng)人才的培訓(xùn)，樹立“以人為本”的觀念，培養(yǎng)出一支高素質(zhì)的隊(duì)伍，保證管理工作能夠順利實(shí)施。要對(duì)從業(yè)人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，不斷更新最新知識(shí)，提高自身素質(zhì)，加強(qiáng)工作效率和工作質(zhì)量。另外為了適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的要求，還需要管理人員熟悉掌握現(xiàn)代化辦公軟件，以便更好地為管理工作服務(wù)。

2.完善環(huán)衛(wèi)檔案規(guī)章制度、實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理

在檔案管理工作中，要始終把檔案制度的建設(shè)與落實(shí)放在重要位置，沒(méi)有健全的檔案管理規(guī)章制度就難以確保環(huán)衛(wèi)檔案工作的順利開(kāi)展。建立科學(xué)的環(huán)衛(wèi)檔案管理體系和健全的檔案管理規(guī)章制度是檔案管理的關(guān)鍵。通過(guò)建立與環(huán)衛(wèi)工作相適應(yīng)的科學(xué)檔案管理體系，理順環(huán)衛(wèi)檔案管理體制，完善檔案收集網(wǎng)絡(luò)，逐步形成責(zé)任落實(shí)、人員到位、職責(zé)明確、分工合理、制度健全的檔案工作管理機(jī)制，將環(huán)衛(wèi)各個(gè)門類、不同載體的檔案體系進(jìn)行統(tǒng)一管理，使檔案管理與環(huán)衛(wèi)業(yè)務(wù)同步考核、同步發(fā)展。加強(qiáng)檔案管理工作重要性的宣傳，增強(qiáng)檔案意識(shí)，要將環(huán)衛(wèi)檔案管理工作當(dāng)成是一個(gè)重要的項(xiàng)目，讓檔案管理工作有章可循。在管理檔案的過(guò)程中要做好各個(gè)環(huán)節(jié)，力求檔案管理工作科學(xué)化、規(guī)范化。同時(shí)還要建立一個(gè)健全的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，以便更快地搜捕網(wǎng)絡(luò)信息。

3.加強(qiáng)環(huán)衛(wèi)檔案信息化建設(shè)

隨著現(xiàn)代信息化的發(fā)展，傳統(tǒng)環(huán)衛(wèi)檔案管理現(xiàn)狀已不能適應(yīng)檔案事業(yè)的發(fā)展需要，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用和電子商務(wù)的加快推進(jìn)，使環(huán)衛(wèi)檔案信息管理工作從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案館藏轉(zhuǎn)向以網(wǎng)絡(luò)信息資源為主。信息化為環(huán)衛(wèi)檔案管理提供了新的途徑，也為推進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展提供了強(qiáng)有力的支持。只有改變以往的檔案保存、利用、檢索方式，建立健全適合現(xiàn)代化管理模式的檔案信息化體系，解決手工操作運(yùn)轉(zhuǎn)速度慢、效率低的問(wèn)題，才能使檔案管理工作適應(yīng)社會(huì)潮流，避免檔案管理變成單純的收藏，才能有效地保護(hù)城建歷史檔案，可以有效節(jié)約資源，提高環(huán)衛(wèi)檔案管理工作效率，創(chuàng)造更多的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益。環(huán)衛(wèi)檔案管理信息化應(yīng)重點(diǎn)加強(qiáng)以下方面的建設(shè)：信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，如服務(wù)器、計(jì)算機(jī)等硬件基礎(chǔ)設(shè)施，應(yīng)用系統(tǒng)、檔案信息網(wǎng)絡(luò)等軟件基礎(chǔ)設(shè)施；檔案信息資源建設(shè)，重點(diǎn)從信息的儲(chǔ)備和數(shù)字化兩方面加強(qiáng)相關(guān)工作；檔案的信息標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)，主要包括電子文件的歸檔和電子檔案管理等；檔案信息化的應(yīng)用體系開(kāi)發(fā)與維護(hù)；信息化人才隊(duì)伍建設(shè)。

4.確保環(huán)衛(wèi)檔案管理資金投入

有效、充足的資金投入是確保環(huán)衛(wèi)檔案事業(yè)順利發(fā)展的保證。環(huán)衛(wèi)檔案管理資金的投入主要包括館舍建設(shè)與維護(hù)、檔案柜、辦公器材、計(jì)算機(jī)、掃描儀等硬件設(shè)施投入；人才引進(jìn)、人員學(xué)習(xí)與繼續(xù)教育、軟件開(kāi)發(fā)、網(wǎng)絡(luò)支持系統(tǒng)購(gòu)買等軟件設(shè)施的投入。要制訂資金投入計(jì)劃，做到專款專用，使相關(guān)投入發(fā)揮最大效用，全面提升環(huán)衛(wèi)檔案管理軟、硬件設(shè)施檔次和水平。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜合所述，我們必須正視環(huán)衛(wèi)檔案管理工作中的問(wèn)題所在，并且去積極地解決問(wèn)題。同時(shí)人們必須認(rèn)識(shí)到環(huán)衛(wèi)檔案管理工作的重要性，才能對(duì)其進(jìn)行全方面的完善，更好地提供主動(dòng)服務(wù)，贏得人們的理解和支持，不斷發(fā)揮環(huán)衛(wèi)檔案工作的作用。