交通部門辦公室檔案管理的優化路徑

侯民

摘要：隨著中國道路與交通事業的快速發展，交通管理部門的辦公室檔案管理涉及的內容不斷增加，檔案管理作業的難度也不斷的提升。交通管理單位辦公室的檔案管理作為記錄交通行政管理日常工作以及交通事故的載體，對整個交通管理工作有著極其重要的意義。本文中對交通管理單位辦公室檔案管理工作的內容以及優化路徑進行了分析，希望能對交通管理單位的發展起到一定作用。

關鍵詞：交通管理單位；辦公室；檔案管理；優化路徑

一、交通管理單位辦公室檔案管理工作的內容

辦公室工作是交通管理單位所有工作的結合點，而檔案管理工作又是辦公室工作的基礎。國內交通管理單位的辦公室檔案管理主要包括四方面內容。分別是檔案的收集工作、檔案的整理工作、檔案的鑒定工作以及檔案的保管工作。

（1）檔案的收集工作

交通管理部門的辦公室檔案管理的收集工作非常復雜，涉及資料、數據非常多，在這種狀況下，做好檔案管理工作就變得尤為重要。交通管理單位辦公室檔案收集工作是檔案管理的基礎和前提。隨著檔案管理的發展，數據的記錄形式出現了巨大的更新和變化，越來越多的檔案文獻不再使用紙質的形式，記錄形式顯示出了多樣化的特點。隨著互聯網和計算機技術的引入，交通管理部門辦公室檔案記錄的形式變得更加的豐富，出現了文字資料，圖片資料乃至視頻資料等多種形式。這在一定程度上，增加了辦公室檔案收集作業的難度。檔案文件以各種形式存儲在數據庫中以確保文件的完整性，這些都是交通部門辦公室檔案收集工作的內容。

（2）檔案的整理工作

交通管理部門的辦公室檔案管理的整理工作同樣非常復雜，由于交通檔案文件的格式是各種各樣的，檔案形成事件極其的散亂，搜集到的各種類型的交通檔案材料混合在一起，非常需要有效的整理方法。和其他檔案相同，交通部門的檔案也需要根據不同的分類標準進行分類整理，化零散為系統。目前，交通管理部門辦公室檔案的整理工作是借助計算機完成的，在科學的算法下，根據交通檔案的時間、地點、形式等因素進行整理。

（3）檔案的鑒定工作

交通管理單位的辦公室檔案資料內容非常多，不同檔案的重要性也不盡相同，所以，交通部門檔案的收集工作、整理工作和保存工作還與檔案價值的大小有很大關系。對于不同檔案重要程度的判定就是所謂的檔案鑒定工作。交通部門檔案管理人員要分出工作內容的主次，然后再開展其他工作。

（4）檔案的保管工作

對于交通部門的檔案來說，檔案的保管工作至關重要，很多無法預測的交通事故都需要檔案的信息。做好交通部門檔案的保管工作對保障檔案信息完整性和安全性都有著積極的意義，并且可以提高交通部門檔案的使用效率。

二、交通管理單位辦公室檔案管理的信息化建設

（一）檔案管理信息化建設的含義

信息化是檔案管理模式轉變的大趨勢，傳統檔案管理工作的重點在與檔案實體的保管作業。而信息化建設使得檔案管理由實體檔案向著數字化信息檔案轉變。檔案管理的信息化建設需要把檔案信息進行數據化的處理，使檔案管理的各個環節，諸如傳遞、接收、存儲等環節連為一體，優化檔案信息的共享機制。在檔案管理信息化建設的進程中，管理工作者需要借助多種技術手段，比如，數據庫技術、掃描技術、數據處理技術等。在這些技術的幫助下，傳統的形式的檔案文件系統化地連接在了一起，構成有序的檔案信息庫。

（二）檔案管理信息化建設的可行性

隨著信息技術的發展，數據技術開始廣泛應用到各行各業中，也為科學化檔案管理改革提供了契機。目前，國內絕大部分地區的交通檔案管理部門都配有信息化的網絡，并且有關檔案管理人員也能夠進行信息化的操作。交通管理單位對檔案管理信息化建設的嘗試，為宏觀的檔案管理工作的變革提供了經驗。我國陸陸續續地制定了一系列關于信息化檔案管理的規范標準，相關的法律也在不斷地健全，這種舉措大大增強了交通管理單位對檔案管理的重視，對檔案管理信息化的建設具有非常積極的意義。

三、交通管理單位辦公室檔案管理的優化路徑探究

交通管理單位的日常工作會產生很多檔案資料，檔案管理又是辦公室工作的重要部分，優化交通單位的檔案管理工作的路徑要求交通部門辦公室人員有著較高的專業素養。在新的形勢下，交通管理單位的辦公室人員要轉變思路，優化檔案管理模式，創新檔案管理辦法，以保障交通管理單位日常工作的開展。

（1）提高交通管理部門辦公室人員的專業素養

隨著數據技術的發展，檔案管理的模式和辦法也在不停地發展，各種高科技的輔助工具出現在了交通部門的檔案管理工作中。計算機、數據庫已經成為了交通部門最基礎的檔案管理工具，并且給辦公室工作帶來了非常大的便利，同時也引發了很多問題。為了優化交通單位的辦公室檔案管理工作，就必須提高從事檔案管理工作的辦公室工作人員的專業素養。

對于交通單位的人力資源部門來說，要做好檔案管理人才的招聘工作，從源頭上保障辦公室檔案工作人員的業務能力，以保證工作效率。辦公室要加強對新入職員工的培訓工作，此外，在日常工作中也要注重加強同事之間的檔案管理的交流與互動。這樣做不僅可以提高其檔案管理的業務能力，還能提高辦公室檔案管理人員的團隊合作能力，進而提高交通部門檔案管理工作的效率與質量。

（2）打造更加科學的交通部門檔案管理制度

交通行業的飛速發展對交通檔案管理工作提出了越來越嚴格的要求，為了使得交通檔案管理更加地規范化、科學化，交通部門必須制定與檔案信息化管理相適應的規章標準，以確保交通信息檔案管理做現代化與標準化的推行。對于交通部門的辦公室來說，進行高效率的檔案管理工作，就必須認真應對自己工作中的不足，參考先進的檔案管理的模式打造檔案管理者的考核評價制度，以優化交通部門檔案的管理制度。

（3）優化交通部門檔案管理的硬件建設

在信息化高度普及的形勢下，辦公室檔案管理工作對硬件設施的要求越開越高。交通部門的檔案管理室要按照業內檔案管理工作的標準來設置，要有計算機、滅火器、溫度濕度監測裝置等，這是設備都是保障交通信息檔案安全必不可少的。交通部門的采購人員要嚴格控制這些設備的質量，以優化交通部門檔案管理的硬件建設。

結束語

在信息化與大數據的今天，交通管理單位的辦公室人員要善于創新，根據交通檔案管理工作的具體內容，從多途徑優化交通部門檔案管理工作以提高檔案管理作業的效率。本文對交通部門檔案管理的具體流程進行了簡單的說明，隨后分析了交通部門檔案管理的信息化建設以及優化交通部門辦公室檔案管理工作的優化路徑。希望通過本文的分析，可以給交通管理單位辦公室檔案管理工作的優化帶來一定的幫助。