基于房屋檔案信息化管理的措施研究

黃雅丹

摘要：文章首先介紹房產檔案信息化管理特點，分析房產檔案信息化管理存在的問題，最后探討加強房產檔案信息化管理的措施。

關鍵詞：房產檔案；信息化；查詢；網絡化；措施

引言

房屋檔案信息化管理是現代檔案管理發展的必然趨勢，其能夠有效提高效率，而且可以為房產糾紛仲裁、房產交易、史跡考證、權屬登記等提供重要的依據，城市的房屋檔案信息化管理對決策者和管理者而言是至關至要的，其在不斷地建設過程中，盡管取得了較大的成就，但仍會面臨較多的問題沒有解決，就比如檔案信息的采集系統、人員素質等問題，這些對房屋檔案信息化管理建設都產生了阻礙。成為房屋檔案信息化建設者們亟待解決的問題。

1房產檔案信息化管理特點

房產檔案信息化管理是利用計算機技術、掃描技術、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術等高新技術，通過文字、圖形、圖像等形式，把各種房產檔案資源轉化為數字化電子檔案信息，以電子信息形式存儲，網絡化的形式聯結，利用計算機系統進行管理，形成一個有序的檔案信息系統，及時有效進行管理、提供利用，實施資源共享。

隨著房產檔案信息化管理的深入，計算機在房產檔案管理領域的普及應用，使得信息能夠隨時隨地獲得，這大大提高了檔案管理的效率，也使房產檔案信息化管理優越于一般的檔案管理，具有自己的特色：

1.1檔案資料存儲的數字化

房產檔案信息化管理就是要使各種房產資源轉化成數字化電子信息，這些信息能夠直接被計算機的程序識別和讀取。大量的資料在經過整合處理之后，形成相關的信息數據庫，建立信息管理系統，對這些信息進行收集、分類、整理、存儲，這樣在需要信息的時候可以方便、及時的查閱到。

1.2檔案信息傳輸的網絡化

房產檔案信息化的核心就是利用計算機網絡進行信息傳遞和交流。通過借助互聯網的平臺，房產檔案信息可以在世界各地進行異地傳輸，隨時隨地都可以查閱到你所需要的信息，有利于房產管理部門、房產開發商、需求者之間更好地交流，房產檔案的價值也能得到充分發揮。

1.3查詢應用智能化

由于房產檔案信息存儲都是數字化，這使得檔案信息網上檢索智能化，瀏覽快捷方便，這樣節省了很多人力物力。

2房產檔案信息化管理存在的問題

2.1房屋檔案管理信息化建設資金短缺。

眾所周知，房屋信息化建設并不是一朝一夕就可以完成的過程，其需要對軟件進行開發，對硬件進行購買，由于資金不足，致使很多地方在房屋檔案信息化建設中受到嚴重的阻礙，從而信息化程度低下，網絡速度慢，信息不暢通，軟件無法跟上時代的步伐，仍停留在依靠手工進行房屋檔案信息的查閱工作。

2.2缺乏先進的房產檔案管理理念

長期以來，某些房產檔案管理部門的工作人員形成了一定的思維定勢，這種定勢具有較強的慣性，很難在短期內真正改變。觀念的滯后，必然導致行動上的消極懈怠，這樣導致信息化建設的許多工作完成不力，影響信息的完整性和可靠性。

2.3檔案管理員專業素質不高

房產檔案管理工作者的素質，是房產檔案信息化建設的關鍵因素。但目前，房產檔案管理員專業素質水平差異比較大，許多地方的房產檔案管理人員整體素養偏低，尤其是對現代信息技術了解甚少，而且學習能力和學習積極性、主動性不高，缺乏開拓進取的精神，滿足于現狀，業務水平、組織管理能力等方面都比較欠缺。

2.4技術手段落后

目前許多房產檔案管理部門無論是信息化基礎設施建設、應用水平，還是對互聯網的認識程度、參與程度等都遠低于其它行業。多數房產部門的工作方式基本上是接收移交檔案，編目立卷、存出入庫、查閱調卷。辦公電腦的應用主要還是在文字處理、財務管理等數據處理方面，管理介質大多數仍為紙質檔案，光盤技術和機讀方式等信息化手段雖已有運用，但十分有限，數據庫的功能和水平與當今信息傳輸技術和房產檔案應用的要求相差比較遠。

2.5檔案檢索效率不高

檔案檢索方式有手工檢索和計算機檢索。目前，傳統的手工檢索占有很大比重。各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了多種形式的檢索工具。在編制檢索工具中出現了求“多”不求“精”的現象，誤認為編制的檢索工具越多檔案工作服務質量就會越高。

3加強房產檔案信息化管理的措施

3.1加大房屋檔案管理信息化資金的投入。

房屋檔案信息化管理建設是一個需要大量花費的長期系統工程，由于受到資金制約，便無法有創新和突破。為此，可以采用多渠道籌集資金的方式來加大資金的投入力度，具體的籌措可以通過銀行加單位加財政支持，也可以對房屋檔案管理信息化建設資金納入各地方財政預算之中，實現專款專用，使得信息化發展得到資金保障，最后可以對房地產商征收房屋檔案信息化建設專項資金。

3.2提高房產檔案管理人員的專業技能和素質

提高房產檔案管理工作者的素質，是加速房產檔案信息化建設步伐、推動檔案事業發展的關鍵。房產檔案管理人員應努力學習，拓寬視野，了解所涉及工作領域的現狀及發展動態，提高自身素質，增強對信息的概念、作用和檔案信息化的重要意義的認識，運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案工作。加強檔案管理人員的業務培訓，尤其是信息化素養的培訓。幫助他們樹立改革意識、科技意識、競爭意識、創新意識等一系列全新的觀念。

在房產檔案管理工作隊伍建設中應當引入競爭激勵機制，改變在檔案管理部門長期存在的“鐵飯碗”現象，積極推行全員聘任合同制，對現有人員實行公平競爭、擇優上崗，真正做到優勝劣汰，能者上庸者下，從而使檔案工作者清醒地認識到自己的工作成績與其生存和發展息息相關，從而激發每個人的工作活力和開拓創新精神，最大限度地發揮個人潛力，使房產檔案管理工作出現充滿生機活力的新局面。

3.3完善房產檔案管理的技術系統

房產檔案管理的技術系統主要包括信息歸集系統、信息檢索系統、檔案咨詢系統、數據分析系統和信息安全系統等。信息歸集系統是全面、準確地收集房屋產權的靜態與動態信息，形成房產檔案數據庫的工作系統。完善信息歸集系統主要要做到兩點，一是要保證信息資料的準確性和全面性，二是要及時更新數據庫存的信息，保證房產檔案信息與房屋產權變動情況同步。

信息檢索系統是房產檔案輸出和利用的系統，建立房產數字檔案的目的主要就是檢索方便，利用和管理方便。要充分利用計算機技術的優勢，建立一個多功能、多角度、方便、快捷的檢索系統，在數據庫存可以將房屋地址、產權人姓名、房屋面積、交易時間、產權狀況等與房屋產權管理相關的每一個要素作為檢索條件，并建立多級檢索系統，從而提供方便、快捷的檢索服務。數據分析系統是發揮房產檔案管理的政策咨詢功能的一個系統。因為房產檔案信息不僅要滿足房屋產權交易和咨詢的需要，而且也應該為政府職能部門進行宏觀調控提供科學的決策依據，所以必須建立完整的房產檔案數據分析系統，以便對房產檔案信息進行多角度、多方面的分析、整理和利用，從而為政府適當運用宏觀調控手段，調整房地產市場的結構、保證房地產市場的平衡，保證房地產市場健康發展提供準確、科學的決策信息。

信息安全系統是保證房屋產權信息完整保存，不被損壞或丟失，不被非法篡改和利用的保障系統。數字檔案的安全保存存在許多技術上的問題。房產檔案管理部門應充分研究房產數字檔案保存可能存在的諸多危險因素，做到防微杜漸，并做好充分的技術保障。

3.4完善房產數字檔案管理的法律與制度

近年來，隨著經濟建設的發展和廣大人民群眾法制觀念的不斷增強，涉及到房產方面的民事案件和刑事案件不斷增多。現有的檔案法律法規和有關制度，一方面存在對新興的數字檔案管理的適應性問題，同時檔案管理事業的發展日新月異，不斷地提出法律和制度方面的要求，因而關于房產檔案管理工作的法律和制度建設問題擺在我們面前。房產數字檔案資料是由產權人提供的歷史記錄和依據，既具有私人權益屬性，又屬于社會財富。所以在查閱、利用方面時常出現一些矛盾和沖突，為此，在查閱、利用房產數字檔案問題上，應盡快建立健全相關法律依據和規章制度，在完善管理措施的基礎上，把檔案用活，最大限度地發揮房產檔案的社會效益和經濟效益。

4結束語

房產檔案管理在土地管理和房屋管理中發揮著重要的作用，為了充分發揮房產檔案的價值，房產檔案管理人員應該加強對房產檔案的規范化管理。加強房產檔案管理的信息化管理，建立房產檔案的網絡化服務模式，從而更好地發揮房產檔案的價值。