新形勢(shì)下醫(yī)療事業(yè)單位人事檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

孫麗銘

摘 要：作為醫(yī)療事業(yè)單位各項(xiàng)工作開展進(jìn)程中的文字載體，文書檔案全面記錄了醫(yī)療事業(yè)單位各個(gè)工作方面的相關(guān)內(nèi)容，文書檔案管理工作的好壞在較大程度上決定著事業(yè)單位的發(fā)展。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型逐漸進(jìn)入關(guān)鍵階段，事業(yè)單位整體水平、工作開展都呈現(xiàn)出不斷發(fā)展的趨勢(shì)，新形勢(shì)下如何加強(qiáng)事業(yè)單位文書檔案管理工作就成為當(dāng)前急需解決的重要課題。本文分析了目前醫(yī)療事業(yè)單位文書檔案管理工作的發(fā)展現(xiàn)狀及存在的主要問題，最后針對(duì)這些問題提出了幾點(diǎn)建設(shè)性的應(yīng)對(duì)措施。

關(guān)鍵詞：文書檔案 檔案管理工作 發(fā)展現(xiàn)狀

Reflections on the Management of Personnel Files in Medical Institutions under the New Situation

Abstract： As the carrier of the medical institutions in the process of carrying out the work of the text carrier， the archives of a comprehensive record of the medical institutions of the various aspects of the work， the quality of the file management work to a large extent determine the development of institutions. With the gradual transformation of China's economy into the critical stage， the overall level of institutions， work carried out are showing a continuous development trend， how to strengthen the new situation of institutions file management work has become an urgent need to solve the important issue. This paper analyzes the current situation and the main problems of the development of the archives management of medical institutions， and puts forward some constructive countermeasures in view of these problems.

Key words： archives； archives management； development status quo

近些年來，隨著生產(chǎn)力水平的不斷提高，我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度始終保持著穩(wěn)中求進(jìn)的良好態(tài)勢(shì)。在此前提下，為進(jìn)一步促進(jìn)社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展，各領(lǐng)域醫(yī)療事業(yè)單位的發(fā)展?fàn)顩r是不容忽視的。其中，最為重要的就是文書檔案管理工作，科學(xué)高效的文書檔案管理工作不僅能使人事單位做出合理正確的決策，同時(shí)還能提高人事單位的管理水平，是促進(jìn)人事單位進(jìn)步和發(fā)展的有效舉措。眾所周知，文書檔案管理工作一般對(duì)專業(yè)性要求較高，因此我們必須給予其高度重視，不斷提高文書檔案管理工作水平。值得注意的是，在新形勢(shì)下，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，使醫(yī)療事業(yè)單位的檔案信息量越來越大，而且信息內(nèi)容繁瑣，這為醫(yī)療事業(yè)單位的文書管理工作帶來了更大的挑戰(zhàn)。為不斷使醫(yī)療事業(yè)單位做好文書檔案管理工作，為不斷滿足現(xiàn)代化發(fā)展的需求，努力提高醫(yī)療事業(yè)單位文書檔案管理工作水平是勢(shì)在必行的。一般來說，檔案是指對(duì)員工個(gè)人信息和單位工作信息的記錄，因此具有很強(qiáng)的專業(yè)性和機(jī)密性。具體來說，一方面對(duì)于醫(yī)療事業(yè)單位的文書檔案管理工作一定要讓專業(yè)人員進(jìn)行管理，科學(xué)收集、分類、整理，防止出現(xiàn)誤差，影響單位決策；另一方面要注重文書檔案信息的機(jī)密性，即要對(duì)檔案信息進(jìn)行保密，不能隨意泄露，否則將會(huì)嚴(yán)重影響到個(gè)人信息安全和醫(yī)療事業(yè)單位的發(fā)展。

1.當(dāng)前文書檔案管理工作中存在的問題

1.1對(duì)文書管理工作不夠重視，收集不完整

文書檔案工作不易體現(xiàn)其成績(jī)，因此使單位領(lǐng)導(dǎo)不大愿意投入更多和關(guān)注， “重技術(shù)、輕檔案”的比較突出，僅要求保管好文件，需要時(shí)可以提供參考即可。這些想法造成各科室也不重視文書檔案工作，在收集文件資料時(shí)往往不太配合和協(xié)作，一些科室覺得自己留檔方便工作，致使文書檔案的收集難以完整，進(jìn)而影響到文書檔案管理工作的開展。

1.2文書檔案管理不夠規(guī)范

主要表現(xiàn)為檔號(hào)不規(guī)范、案卷標(biāo)題不規(guī)范、大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄、組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重等情況。

1.3文書檔案管理人員專業(yè)能力偏低

目前，單位雖然有了穩(wěn)定而發(fā)展的檔案人員，但文書檔案管理隊(duì)伍的文化程度和專業(yè)素質(zhì)還不適應(yīng)新時(shí)期開展檔案工作的需要，特別是進(jìn)入信息化時(shí)代以來，熟悉檔案內(nèi)容，能進(jìn)行檔案信息深層次研究和開發(fā)的專業(yè)人才十分匱乏。

2.新時(shí)期做好文書檔案管理工作的對(duì)策和措施

2.1加強(qiáng)文書檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的提高

文書檔案人員的專業(yè)素質(zhì)是提高檔案管理水平的一個(gè)重要因素。因此，加強(qiáng)現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育是目前和今后一段時(shí)間內(nèi)一項(xiàng)刻不容緩的工作任務(wù)，讓他們參加各種培訓(xùn)學(xué)習(xí)，特別是電子檔案管理方面，不斷增加和豐富自己的知識(shí)，學(xué)習(xí)新技術(shù)，學(xué)習(xí)檔案管理的新方法，更新觀念，使專業(yè)知識(shí)得到提高和更新，改變知識(shí)老化和知識(shí)面較窄的狀況尤為必要，這樣才能與時(shí)俱進(jìn)地搞好文書檔案管理工作。

2.2建立健全文書檔案管理制度

建立健全文書檔案管理制度是有效保障事業(yè)單位文書檔案管理工作順利開展的先決條件。這就需要事業(yè)單位綜合參考自身實(shí)際情況與檔案管理工作現(xiàn)狀，針對(duì)現(xiàn)有的文書檔案管理制度進(jìn)行有效的整理優(yōu)化，并積極借鑒企業(yè)在檔案管理工作方面的成功經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步完善文書檔案管理制度。與此同時(shí)，為進(jìn)一步保障檔案管理制度的有效落實(shí)，建立對(duì)等的獎(jiǎng)罰制度，將文書檔案管理相關(guān)的工作納入考核指標(biāo)當(dāng)中，針對(duì)工作能力與業(yè)績(jī)突出的人員，不僅需要給予物質(zhì)層面的獎(jiǎng)勵(lì)，同時(shí)還需要提供晉升渠道，在有效明確檔案管理人員責(zé)任的同時(shí)，更好地發(fā)揮激勵(lì)作用。除此之外，為進(jìn)一步保障文書檔案管理工作的質(zhì)量，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行核查，通過構(gòu)建科學(xué)合理的審查機(jī)制，以便于針對(duì)文書檔案進(jìn)行全面的審查核對(duì)，進(jìn)一步保障文書檔案的規(guī)范、真實(shí)以及完整。

2.3加大文書檔案信息化建設(shè)力度

事業(yè)單位文書檔案管理工作本身是一項(xiàng)極為復(fù)雜、繁瑣的工作，當(dāng)中涉及的內(nèi)容較為廣泛，傳統(tǒng)的文書檔案管理不僅投入巨大的人力資源，同時(shí)還需要高度重視文書檔案管理工作的質(zhì)量，避免檔案資料存在遺漏或者不完善的現(xiàn)象?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時(shí)代，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)主動(dòng)引入檔案管理信息化技術(shù)，通過加大文書檔案信息化建設(shè)，在有效節(jié)約人力、物力的同時(shí)，全面提升文書檔案管理的效率與質(zhì)量。首先，加強(qiáng)文書檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，主動(dòng)針對(duì)各種分散的、多種介質(zhì)的檔案文本、照片、錄像以及錄音等進(jìn)行有效的轉(zhuǎn)化歸檔處理，真正實(shí)現(xiàn)檔案資料的自動(dòng)整理、檢索、查閱以及利用。其次，建立健全文書檔案信息化管理制度，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)綜合參考自身實(shí)際發(fā)展情況與檔案資料庫(kù)大小，建立一套完善的信息管理規(guī)章制度，進(jìn)一步明確檔案管理的數(shù)量、人員以及檔案室進(jìn)入要求等，將責(zé)任進(jìn)行細(xì)化，并落實(shí)到具體崗位。最后，事業(yè)單位文書檔案管理還應(yīng)當(dāng)主動(dòng)嘗試融入辦公一體化，通過外包給企業(yè)的方式，基于辦公一體化的基礎(chǔ)，設(shè)計(jì)文書檔案管理軟件，使其能夠真正融入整個(gè)事業(yè)單位的管理工作中，進(jìn)一步提升文書檔案管理工作的效率與質(zhì)量。

3.結(jié)語(yǔ)

綜上所述，醫(yī)療事業(yè)單位的文書檔案工作是十分重要的，嚴(yán)重影響著醫(yī)療事業(yè)單位的進(jìn)步與發(fā)展，因此，我們應(yīng)給予其高度重視。并在了解目前醫(yī)療事業(yè)單位的文書檔案工作發(fā)展現(xiàn)狀惡化主要問題的基礎(chǔ)上采取以上措施進(jìn)行解決，不斷完善事業(yè)單的文書檔案管理工作，從而提高文書檔案管理工作水平。

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